Como calcular a produtividade em todos os níveis: Funcionários, organização e software

By Kate Eby | 10 de December de 2015 (updated 17 de April de 2023)

Em um mundo com inúmeros hacks de vida e rotinas matinais imperdíveis, estamos todos procurando a mais recente e melhor maneira de aumentar a produtividade. Como funcionários, queremos fazer mais em um período menor de tempo. Quando representamos nossas organizações, queremos gerar mais receita com menos recursos. E estamos todos tentando mostrar que as ferramentas que usamos realmente têm um efeito na produtividade.

O verdadeiro desafio é provar esse valor de nossos esforços. Como você calcula a produtividade em funcionários, uma organização ou software de produtividade de escritório?

Este artigo irá orientá-lo através das diferentes fórmulas para medir a produtividade em todos os níveis (funcionários, organização e software) e dar algumas dicas e truques rápidos para melhorar a produtividade. Também compartilharemos um estudo de caso da empresa de pesquisa de mercado Forrester e como eles calcularam o valor do Smartsheet, uma ferramenta de produtividade e gerenciamento de trabalho no escritório.

 

Calculando produtividade em funcionários

Muitos fatores externos podem afetar a produtividade da sua organização -- a economia nacional, uma recessão, inflação, concorrência, etc. Embora você não possa controlar tudo, você pode controlar e medir o desempenho do funcionário. A produtividade de funcionários tem um impacto enorme nos lucros e, com uma equação simples, você pode acompanhar a produtividade por indivíduo, equipe ou até mesmo departamento.

Você pode medir a produtividade dos funcionários com a equação de produtividade do trabalho: produção total / entrada total.

Digamos que sua empresa tenha gerado US$ 80.000 em produtos ou serviços (produção) utilizando 1.500 horas de trabalho (entrada). Para calcular a produtividade do trabalho de sua empresa, você dividiria 80.000 por 1.500, o que equivale a 53. Isso significa que sua empresa gera 53 dólares por hora de trabalho.

Você também pode olhar para a produtividade do trabalho em termos de contribuição individual do funcionário. Neste caso, ao invés de usar horas como entrada, você usaria o número de funcionários.

Digamos que sua empresa gerou 80.000 dólares em produtos ou serviços em uma semana com 30 funcionários. Você dividiria 80.000 por 30, o que equivale a 2.666 (o que significa que cada funcionário produziu US$ 2.666 para sua empresa por semana).

 

Labor Productivity Formula
 

Calculando produtividade por indústria

Embora a fórmula para calcular a produtividade dos funcionários pareça bastante simples, você pode querer fazer ajustes baseados na indústria. Como você define e medi mudanças de produtividade com base em seu trabalho, então você terá que ajustar sua equação.

Por exemplo, a unidade de serviço (UOS) será alterada dependendo do trabalho. A fórmula de produtividade do trabalho não requer UOS, mas defini-la pode ser útil adicionar contexto à produção. Um vendedor pode ter "chamadas feitas" ou "negócios fechados" como seu UOS, enquanto um caseiro de um hotel pode ter "quartos limpos por turno" como seu UOS.

 

Referências e metas

Os parâmetros de referência e as metas de produtividade também mudam, dependendo do setor. Alguns empregos já têm referências básicas estabelecidas. Por exemplo, os representantes de atendimento ao cliente têm referências que estabelecem quanto tempo uma chamada "produtiva" deve levar. No entanto, muitas empresas terão que estabelecer esses próprios benchmarks.

E, com base nesses parâmetros de referência, você pode decidir mudar a produtividade da meta. Em muitos trabalhos, como trabalhos de atendimento ao cliente, os funcionários não têm muito controle sobre sua própria produtividade (ou seja, depende de quantas chamadas eles recebem, que eles não podem controlar). Nesse caso, não é realista dizer que eles devem atingir 100% de produtividade, para que você possa diminuir a meta.

 

Fatores da indústria a considerar

Quando você calcula produtividade usando o método de produtividade do trabalho, seus resultados mudam com base na indústria. Eis alguns exemplos:

  • Vendas: Para medir a produtividade das vendas, você deve medir uma série de resultados adicionais, como o número de novas contas abertas, o número de chamadas feitas e o volume de vendas em dólares.
  • Serviços: O setor de serviços é uma das indústrias mais difíceis de calcular a produtividade devido aos resultados intangíveis envolvidos. Você pode medir o número de tarefas realizadas ou o número de clientes atendidos.
  • Produção: Se você fabrica produtos, pode querer usar a produção por hora do trabalhador necessária para produzir um único produto. Em outras palavras, você gostaria de calcular o custo do produto de uma unidade.

Medindo a eficiência

Enquanto a produtividade medi a quantidade, a eficiência medi a qualidade. Você poderia calcular um número de produtividade muito alto por funcionário, mas esse número por si só não lhe dá nenhuma visão da qualidade do trabalho (em tese, um funcionário pode parecer muito produtivo, mas na verdade estar produzindo resultados terríveis).

Para comparar os números de produtividade com um benchmark, você pode comparar a produtividade atual com a quantidade padrão de esforço necessária para o mesmo resultado. Divida as horas de trabalho padrão pela quantidade real de tempo trabalhado e multiplique por 100. Quanto mais próximo o número final for para 100, mais eficazes serão seus funcionários.

Por exemplo, digamos que o horário de trabalho padrão para um determinado projeto seja 80 e o tempo real trabalhado seja 92. Você dividiria 80 por 92 e se multiplicaria por 100, calculando sua eficiência em 87%.

Efficiency Formula

Ao comparar produtividade e eficiência, existem algumas proporções diferentes a serem consideradas:

  • Proporção de tempo ocioso: (Tempo de inatividade da produção / horas totais de trabalho) x 100
  • Proporção de atividade: (Horas esperadas necessárias para produzir a produção real / horas reais precisam ser concluídas) x 100
  • Capacidade de trabalho: (Horas reais trabalhadas / total de horas de trabalho orçadas) x 100

Relatórios longitudinais

O maior benefício de medir a eficiência dos funcionários é no relatório longitudinal, onde você calcula a eficiência em um período. Isso permite que você identifique tendências que podem afetar a forma como você organiza os funcionários ou contrata e remove funcionários.

Medir a eficiência e a produtividade a longo prazo também pode ajudá-lo a decidir quem deve receber uma promoção ou bônus. E por fim, esse tipo de relatório pode desempenhar um papel na modelagem preditiva: se você conhece a taxa de eficiência de um funcionário, então você pode prever quantos itens/tarefas serão produzidos ou concluídos em um determinado período.

 

Calculando a produtividade em uma organização

1. Produtividade de fator parcial

Esta fórmula é composta da proporção do resultado total para uma única entrada. Gerentes tendem a usar essa fórmula com mais frequência porque os dados estão disponíveis e de fácil acesso. Além disso, as equações parciais de produtividade do fator são mais fáceis de se relacionar com processos específicos porque lidam apenas com um insumo.

Para calcular o fator parcial de produtividade, digamos que uma empresa produza US$ 15.000 em produção e o valor semanal de todos os insumos (mão-de-obra, materiais e outros custos) é de US$ 8.000. Você dividiria 15.000 por 8.000, calculando um fator parcial de produtividade de 1,8.

 

Partial Factor Productivity

2. Produtividade multifator

Considerando que a fórmula de produtividade do fator parcial usa um único insumo, a fórmula de produtividade multifator é a proporção dos resultados totais para um subconjunto de insumos. Por exemplo, uma equação poderia medir a proporção da produção com o trabalho, os materiais e o capital. Este método é uma medida mais abrangente do que a produtividade de fatores parciais, mas também é mais difícil de calcular.

Pedimos a Dan Keto, especialista em produtividade da Easy Metrics, que forneça um exemplo para ilustrar uma possível equação de produtividade multifator.

Um de nossos clientes gerencia operações de cross-docking para um dos maiores varejistas do país. Cross-docking é onde você pega contêineres importados em carga oceânica, descarregá-lo, em seguida, recarregá-lo em carga de caminhão de saída. É basicamente como desmontar um cubo de Rubik e depois remontar. O paradigma da indústria é analisar a métrica de produção dos trabalhadores que lidam com o transporte de carga horária em termos de casos por hora (CPH). Durante um período maior de tempo, esta é uma métrica razoáveis. No entanto, para gerenciar as operações diariamente por funcionário, isso não é eficaz.

Cada contêiner de carga pode ter de 40 casos a 20.000 casos, dependendo do tipo de produto do contêiner e ter até 100 SKUs diferentes. A mistura de cargas de carga tem um impacto dramática no tempo que leva para processar o trabalho. Dependendo da mistura de contêineres, o CPH pode variar de 20 casos por hora de trabalho a mais de 400.

Usando CPH, o cliente não conseguiu ter qualquer consistência em seus requisitos de produtividade ou previsão de trabalho, pois não estava usando outros fatores presentes nos dados para calcular com mais precisão a norma trabalhista. Incorporando SKUs, divisões, peso do caso e cube nos cálculos, conseguimos desenvolver um padrão de trabalho de vários fatores que pudesse prever com precisão e consistência a quantidade de mão de obra necessária para cada contêiner de carga.  

Usando um modelo de regressão linear, a fórmula padrão para este método é

HORAS & AX + BY + CZ + D

No caso do exemplo acima, HOURS < A*(# casos) + B*(Splits) + C*(SKUs) + D*(Cube) + E*(Peso) + F. Os coeficientes A-F são os fatores de ponderação calculados multiplicados em relação à entrada para obter o resultado final. Esses coeficientes podem ser calculados usando estudos de tempo em movimento (modelo de engenharia industrial) ou se você tem um conjunto de dados grande o suficiente, ferramentas de regressão circular. Agora, a tecnologia moderna e o big data podem fornecer até mesmo pequenas operações a capacidade de calcular padrões de produtividade multifatorial com custo eficaz.

O resultado final usando o exemplo acima foi que o cliente conseguiu ver para cada funcionário qual era o nível de produtividade e, em seguida, gerenciar e treinar de acordo com proativamente.  Os custos com mão-de-obra foram reduzidos em mais de 30%.

3. Produtividade total do fator

Esta fórmula combina os efeitos de todos os recursos usados na produção de produtos e serviços (mão de obra, capital, material, etc.) e divide-a na produção. Este método pode refletir alterações simultâneas nos resultados e entradas, no entanto, eles não mostram a interação entre cada produção e entrada separadamente (o que significa que eles são muito amplos para melhorar áreas específicas).

Mais uma vez, esta equação é difícil de calcular. Nosso especialista em produtividade da Easy Metrics, um sistemade gerenciamento de mão de obra, compartilha um exemplo para ilustrar um possível cálculo.

Medir o fator total da produtividade é arte e ciência. A coisa chave a se ter em mente ao criar essa métrica de produtividade é focar em insumos que tenham uma capacidade razoável de custo e eficiência para a produção. Os engenheiros geralmente querem medir todos os fatores de entrada possíveis em torno de um processo. Usando a análise de big data, muitas vezes descobrimos que a correlação de muitos desses fatores de entrada está abaixo da variação natural (ruído) que ocorre dentro do processo, de modo que coletar essas informações muitas vezes não vale o custo de fazê-lo.

Um de nossos clientes é um grande processador de alimentos que produz produtos vegetais empacotados.  Eles têm cerca de 200 funcionários por turno, trabalhando com 16 equipamentos movidos a linhas de produção e aproximadamente 1000 SKUs de produtos diferentes. Sua métrica padrão era olhar para lbs por hora de trabalho produzido para medir suas eficiências, no entanto isso pode ser muito inválido, pois dependendo do que o produto é, há uma alta variação entre cada produto.

Trabalhamos com eles para aumentar o número de fatores medidos para obter uma compreensão clara da produtividade geral, bem como identificar áreas em que se concentrar podem aumentar a produtividade.  Esses fatores foram:

  • Tempo de atividade da máquina: Medido como uma porcentagem das horas de turno
  • Faltando tempo: Variação entre o relógio do funcionário e o tempo na linha de produção
  • Padrão de trabalho versus lbs/h: Desenvolveu padrões de produção multivariados baseados no estilo de pacote e no tipo/mistura de commodities.  Resultado marcado como uma porcentagem de padrão onde 100% significa operar a nível de produtividade esperado.
  • Rendimento/perda de produto: Fator qualitativo que mediu o peso da produção versus o peso de entrada
  • Fator de qualidade do produto de entrada: Variações de qualidade de commodities criam variações na produtividade
  • Fator de execução da produção: Leva em conta o tempo para mudar as linhas para novos tipos de produto. Corridas curtas proporcionalmente têm tempos de configuração relativamente maiores por quilograma produzido.

O resultado final foi um painel de controle de relatórios abrangente com um resultado macro do fator de produtividade total, marcado como uma porcentagem onde 100% é a meta diária, em seguida, cada sub fator acima dividido para que pudessem identificar deficiências. Cada sub fator é ponderado em proporção à sua importância. As normas trabalhistas e o tempo de inatividade das máquinas eram ponderações de cada 30%, com os outros fatores ponderados menos, uma vez que esses dois fatores foram o principal condutor da produtividade.

Fator de Produtividade Total = 0,30 × Tempo de inatividade da máquina + 10 × Tempo perdido + 30 × Padrão de trabalho + 10 × Rendimento do produto + 10 × Fator de Qualidade de Entrada + 10 × Fator de Execução da Produção

O cliente agora tem visibilidade clara sobre suas operações e as informações em questão para suprir as deficiências à medida que surgem.

Outras coisas a considerar

Depois de identificar a fórmula que melhor funciona para sua organização, há uma série de outros fatores a serem considerados:

  • Índice de produtividade: Como a produtividade é uma medida relativa, ela deve ser comparada a outra coisa para que os dados sejam valiosos. Você pode ter um conjunto de números representando a produtividade da sua organização, mas como sabe se são números bons ou números ruins? Para entender a produtividade de sua própria organização, você precisa criar um índice de produtividade. Esta é a proporção da produtividade medida em um determinado período com a produtividade medida em um período base. Por exemplo, se a produtividade do período base for 2 e a produtividade do período seguinte for 2,3, o índice de produtividade seria 2,3/2 ~ 1,15, o que significa que a produtividade da sua organização havia ampliado 15%. Ao rastrear esses números ao longo do tempo, você pode identificar padrões e avaliar sucesso ou falha.
  • Valor adicionado: O valor adicionado é uma medida comum para produtos e serviços (produção). É a diferença entre o que um cliente paga e o que a empresa paga pelas matérias-primas. Quanto maior o valor de um produto ou serviço, mais dinheiro pode ser colocado em salários, lucros ou impostos. O valor adicionado é calculado subtraindo o custo total das vendas de produção.
  • Utilização: O trabalho de gerenciamento de medidas de utilização. Ele analisa o trabalho (tempo disponível) para abrir o trabalho e indica o quanto os gerentes usaram bem os recursos trabalhistas. Por exemplo, são 450 minutos de trabalho em um turno de oito horas. Se 380 desses minutos fossem gastos realmente trabalhando, a utilização dessa pessoa seria de 84%.

Calculando a produtividade usando software de produtividade do escritório

Você sabe que a tecnologia ajuda seus funcionários e sua organização a serem mais produtivos, mas como você pode medir e provar isso?

Calcular o valor do software de produtividade do escritório não é um corte tão claro quanto calcular produtividade para funcionários ou sua empresa. Não existe uma fórmula única que gere o ROI a partir de uma nova ferramenta.

No entanto, existem algumas táticas diferentes que você pode implementar para ajudá-lo a provar o valor das ferramentas de produtividade do escritório.

  • Compare as métricas antes e depois de implementar a ferramenta: Antes de começar a calcular valor e produtividade a partir de uma ferramenta, você deve acompanhar as métricas antes que a ferramenta seja implementada. Você precisa ter números a serem comparados, caso contrário não será capaz de atribuir nenhum recurso à ferramenta de produtividade do escritório. Se possível, acompanhe os números totais anualmente, trimestrais, mensais, semanais e diariamente antes da ferramenta. Por exemplo, em uma empresa baseada em assinatura, você deve acompanhar testes, fazer conversões, upgrades, downgrades e cancelamentos para cada período. Depois de implementar a ferramenta, você poderá acompanhar as mesmas métricas e comparar números. Embora você não consiga correlacionar 100% as alterações na nova ferramenta (outros fatores também podem estar contribuindo), você terá uma causa anedótica forte.
  • Enquadrar o valor em termos de tempo do funcionário: Uma vez que os funcionários estão usando a ferramenta, pergunte a cada pessoa quanto tempo ele ou ela está economizando. Por exemplo, se o software de produtividade do seu escritório automatiza um processo que costumava ser gerenciado em tempo integral por um funcionário, você está essencialmente economizando o salário anual dessa pessoa. Ou, se a ferramenta poupa um certo funcionário 5 horas por semana, descubra o quanto você está pagando esse funcionário por hora e multiplique por 5 para calcular a economia total por semana.

Estudo de caso: Como a Forrester calculou a produtividade do Smartsheet

A Forrester Research, uma empresa independente de tecnologia e pesquisa de mercado, calculou quantitativamente o valor do Smartsheet, uma ferramenta colaborativa de gerenciamento de trabalho, em seu estudo, "O Impacto Econômico Total do Smartsheet.” A abordagem de Forrester funciona como um estudo de caso para ajudar outras organizações a descobrir como atribuir um valor monetário ao software.

A Forrester calculou os seguintes benefícios comerciais com o uso do Smartsheet:

  • Aumento de 25% na produtividade das equipes de trabalho, levando a US$ 3.609.375 em economia em três anos.
  • Uma economia de tempo de 21% para gerentes de projeto, produto e processo, levando a uma economia de US$ 5.890.500 em três anos.
  • Um custo reduzido de US$ 835.200 em três anos para consolidar os problemas do cliente, aumentando a capacidade de resposta dos engenheiros de vendas e serviços.
  • Melhores recursos em torno de projetos, resultando em uma evasão de custos de US$ 450.000 em três anos.
  • ROI de 1.437%

Como Forrester conseguiu esses números? Eis a estrutura e a metodologia que eles seguiram:

  1. Entrevistados funcionários internos do Smartsheet entre departamentos
  2. Organizações entrevistadas atualmente usando o Smartsheet
  3. Construiu um modelo financeiro preenchido com os dados de custo e benefício obtidos nas entrevistas.
  4. Ajustou o modelo financeiro com base em questões e preocupações destacadas em entrevistas.

Depois de pesquisar e coletar dados rígidos, Forrester encontrou suas descobertas em uma tabela como esta:

 

Calculating productivity with the Forrester TEI study

Aqui está uma fórmula para replicar essa abordagem para sua própria organização:

Número de equipes em sua organização X ganhos semanais de produtividade para a equipe em horas X número de semanas por ano, excluindo férias X taxa média por hora X porcentagem de uso anualmente , aumento da produtividade antes do ajuste de risco

Então, depois de obter esse número, você precisará se ajustar ao risco (isso exige que você atribua um valor percentual para representar risco em sua organização).

Aumento da produtividade antes do ajuste de risco X porcentagem de ajuste de risco ~ ajuste de risco em dólares

Aumento da produtividade antes do ajuste de riscos - ajuste de risco em dólares , aumento final da produtividade das equipes

Dicas rápidas para melhorar a produtividade

Depois de passar por e calcular produtividade no nível de funcionário, organização e software, a próxima pergunta lógica é: "Como faço para melhorar a produtividade?”

Aqui estão algumas dicas e truques simples para melhorar a produtividade em todos os níveis:

Melhorando a produtividade dos funcionários:

  • Defina metas claras: Os funcionários estão mais motivados a ir além quando têm expectativas e diretrizes claras. Compartilhando objetivos específicos com a equipe, eles poderão gerenciar melhor seu tempo e otimizar a produtividade.
  • Forneça feedback regularmente: Feedback eficaz melhora a moral da equipe e incentiva os funcionários a crescer e fazer melhor. Certifique-se de dar um feedback contínuo que se concentra na ação, em vez da pessoa, e seja preciso.
  • Dê a eles o equipamento certo: Pergunte aos funcionários quais ferramentas e equipamentos precisam para ter sucesso e certifique-se de trabalhar! Você não quer reduzir a produtividade simplesmente porque computadores ou softwares não estão funcionando corretamente.

Melhorando a produtividade organizacional:

  • Criar um programa de incentivo: Os funcionários trabalham mais quando se sentem respeitados e apreciados. Um programa de incentivo, como oferecer tempo extra de férias ou bônus, pode motivar uma empresa inteira a trabalhar mais. E um programa de incentivo nem precisa ter valor monetário para ser eficaz. Algo tão simples quanto um programa de reconhecimento de funcionários pode aumentar a produtividade.
  • Certifique-se de que a liderança sênior compre: Ao definir metas organizacionais, certifique-se de ter a liderança de entrada. Os líderes estão sempre sendo observados e avaliados, por isso precisam dar um bom exemplo. Se os funcionários os virem saindo mais cedo todos os dias ou no Facebook por horas, eles começarão a pensar que também está tudo bem.
  • Estimule cronogramas flexíveis: Embora soe contraintuitivo, exigir que todos os funcionários sigam o mesmo cronograma rígido é ruim para a moral e a produtividade da empresa. Permitir que os funcionários trabalhem em casa, definir seus próprios horários e/ou ter PTO ilimitado realmente aumenta a fidelidade e a produtividade.

Melhorando a produtividade de software:

  • A bordo de toda a equipe: Você não moverá o estoquista se apenas uma pessoa estiver usando a ferramenta de produtividade do escritório. A chave para gerar valor é garantir uma adoção generalizada. Se todos estiverem usando a mesma ferramenta, sua equipe pode se mover mais rapidamente e trabalhar mais.
  • Aproveite os treinamentos gratuitos: Se os funcionários não entendem como usar uma ferramenta fora do portão, eles simplesmente não ganham tempo para aprender. Pode ser a ferramenta mais fácil de aprender, mas os funcionários podem se sentir sobrecarregados e não saber por onde começar. Aproveite as opções de treinamento que as empresas de software geralmente oferecem, desde vídeos sob demanda até webinars gratuitos até sessões presenciais.
  • Explore Integrações: Os funcionários usam dezenas de aplicativos diferentes diariamente e se uma nova ferramenta não se conectar ou trabalhar com os aplicativos que já usam, eles esquecerão. A boa notícia é que a maioria das ferramentas de produtividade oferece integrações com outras ferramentas como Google Apps, Evernote, Tableau, entre outras.  

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