Melhore a produtividade e mantenha as equipes informadas usando os Portais do Smartsheet

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Melhore a produtividade e mantenha as equipes informadas usando os Portais do Smartsheet

Você está desperdiçando tempo procurando por informações? Um infográfico (apenas em Inglês) recente indica que os trabalhadores de tecnologia da informação gastam 36% do seu dia pesquisando e consolidando dados, e em 44% dos casos eles ainda não conseguem encontrar o que procuravam.

Geralmente, as informações disponíveis para a equipe são baixadas ou transmitidas manualmente por e-mail, o que, por sua vez, apresenta problemas adicionais. O envio constante de e-mails e mensagens no chat, a incapacidade de gerenciar versões de documentos, entre outros desafios, completa a experiência dolorosa e ineficaz de recuperar informações.

A disponibilidade de informações centralizadas e fontes de dados centralizadas é necessária para um gerenciamento e compartilhamento simples e efetivo de documentos e dados no nível de equipe, mas as plataformas existentes na internet e na intranet têm suas limitações.

Por exemplo, os usuários geralmente precisam de suporte de TI, o que acarreta atrasos e espera desnecessária. Essas plataformas e redes também são difíceis de atualizar, portanto, enquanto os usuários aguardam o departamento de TI fazer as alterações necessárias, as informações já estão obsoletas.

Mantenha a sua equipe informada e produtiva usando portais

Os portais do Smartsheet simplificam a colaboração entre equipes e departamentos, permitindo que eles criem e mantenham facilmente centros de informações. Por causa disso, os trabalhos das equipes ficam sincronizados e mais é eficiente para encontrar informações.

Kyle Chipman da Chipman Design Architecture usa portais para esse propósito. Ele observa: "O valor central utilitário do Smartsheet em nossa empresa está na consolidação e no acesso à informação".

"Os portais servem como uma extensão inestimável desta consolidação [e] permite que os membros da equipe em todos os cinco escritórios, bem como nossos consultores e clientes em todo o país, tenham acesso rápido e intuitivo às ideias e informações necessárias para promover seus projetos", acrescenta.

Os portais são facilmente editados e não exigem nenhuma habilidade de codificação para criá-los ou atualizá-los, portanto, os usuários da empresa não precisam mais entrar em contato com o departamento de TI para obter atualizações do centro de informações.

Recursos à sua disposição

Oferecemos-lhe um rápido início com dois exemplos práticos de portais que permitem aos funcionários dos departamentos acompanharem o que está acontecendo:

1. Portal de recursos da equipe

 

Os portais de recursos da equipe oferecem uma maneira fácil de consolidar e acessar rapidamente recursos importantes, como:

  • Planilhas, relatórios, painéis e formulários do Smartsheet
  • Informações sobre cargos e informações de contato
  • Anúncios da equipe
  • Websites
  • Apresentações
  • Documentos
  • Imagens

As equipes podem personalizar a aparência do portal, adicionar cabeçalhos visuais e texto formatado para adicionar instruções e contexto. Eles podem usar portais para eliminar divisões entre os departamentos e melhorar a colaboração adicionando atalhos para portais e painéis de controle pertencentes uns aos outros.

Por exemplo, a equipe de desenvolvimento de produtos pode usar o portal para apresentar seus planos de desenvolvimento e os próximos lançamentos para toda a empresa. Dessa forma, outros departamentos que dependem de informações poderão planejar seu desenvolvimento de acordo.

 


2. Portal de recursos humanos

Os portais de recursos humanos fornecem às equipes acesso às informações e aos documentos importantes relacionados a:

  • Benefícios

  • Planos de saúde

  • Anúncios da empresa

  • Oportunidades internas de emprego

  • Manuais para funcionários

Usando os portais para o departamento de RH, os funcionários podem economizar tempo e esforço, acessando as informações necessárias de uma única fonte, em um formato estruturado e de fácil compreensão e edição.

Estes são apenas alguns exemplos de como os portais podem fornecer facilmente informações que os usuários precisam em um único local, permitindo que suas equipes colaborem e economizem tempo de trabalho.

As opções de uso não estão limitadas ao que propusemos. Chipman observa que sua empresa usa os seguintes portais para sincronizar o trabalho de suas equipes, consultores e clientes:

  • Portais para "contas grandes que contêm indicadores-chave do projeto, recursos para adaptar novos funcionários, calendários com marcos importantes e organogramas para tomar melhores decisões".

  • Portais para "softwares de produção que fornecem links para práticas recomendadas, relatórios que coletam informações sobre mensagens de erro e solução de problemas para uso em toda a empresa e centro de download para plug-ins personalizados".

  • E "um portal para toda a empresa, fornecendo acesso rápido e fácil às políticas e aos procedimentos da empresa, nosso guia de estilo e elementos da marca, formulários para solicitação de compra de material de escritório e viagens, e uma ferramenta constantemente atualizada para rastrear o sucesso individual e da equipe".

Os portais estão disponíveis para os clientes do Smartsheet com planos executivo e certos planos de empresa.

Se você tem um plano individual ou de equipe e está interessado em mudar o seu plano para ter acesso aos portais, entre em contato conosco.