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Artigo

Registro de Atividade: um lugar para ver as modificações e visualizações da planilha

by Staff Writer

É com entusiasmo que anunciamos o registro de atividade, um lugar onde donos, administradores e editores de planilhas podem ver quem visualizou, modificou e quando as mudanças foram feitas na planilha.  

Até agora, caso quisesse saber quem fez mudanças em uma planilha, você teria que clicar em cada célula para ver o histórico da mesma. E no caso de planilhas maiores com vários colaboradores, o processo seria demorado.  

Com o registro de atividade, você pode ver as modificações em um único lugar, como também pode localizar quem visualizou sua planilha e quando. Você pode até filtrar de acordo com tipos de ação, colaboradores e intervalo de datas para encontrar exatamente o que procura.

Para que tenha uma idéia de como o registro de atividade pode ajudar impulsionar seu trabalho, veja alguns exemplos de como poderá usá-lo em suas atividades diárias:

Confirmação de que todos visualizaram as últimas informações  

O registro de atividades pode ajudar garantir que todos estarão preparados para uma reunião - sem produzir mais trabalho para todos, permitindo que você confirme que todos os participantes da reunião visualizaram o conteúdo mais recente.  

Exemplo: Natália trabalha para uma agência de marketing e dividiu sua planilha - de elementos do projeto - com seu cliente. Ela fez mudanças importantes e quer saber se todo o time de seu cliente visualizou a informação antes da próxima reunião.  

Ao invés de confirmar com cada pessoa antes da reunião, Natália confere o registro de atividade.  

Who has seen the latest plan


Ela pode notar que seu cliente visualizou a planilha e fez o carregamento da documentação anexada recentemente.  

Resolva o mistério de quem mudou o quê e quando

Com a capacidade de filtrar o registro de atividade por data, você pode ver mudanças feitas em um dia específico ou de acordo com um intervalo de datas desejado.    

Exemplo: João gerencia um time que está trabalhando no lançamento de um produto. Ao retornar de suas férias, ele nota que várias mudanças foram feitas no plano de lançamento e quer saber quem mudou o quê.       

João vai então à planilha, abre registro de atividade e filtra de acordo com as datas em que esteve fora.

Who changed what?

Ele pode então ver uma versão filtrada das mudanças que ocorreram. Ele poderá ver até quem fez as mudanças e saberá exatamente com quem falar sobre as mesmas.

Mantenha iniciativas confidenciais restritas

Com o registro de atividade você também pode ver com quem a planilha foi dividida e quem teve seu acesso revogado ao usar o filtro ‘Compartilhamento’ para ver quem compartilhou uma planilha, com quem a planilha foi compartilhada e quando.

Um exemplo: Carina tem uma planilha de um projeto confidencial onde somente líderes de projeto e seus respectivos times devem acessar. Em uma conversa ela descobre que pessoas que não pertencem aos times tiveram acesso à planilha. 

Carina abre então o registro de atividade e usa os filtros para ver com quem a planilha havia sido compartilhada.  

Keep information confidential

 

Ela nota que um dos novos líderes de projeto compartilhou a planilha acidentalmente com pessoas que não estão no time. Carina pode então cancelar o compartilhamento da planilha com pessoas que não devem ter acesso.

Inicie seu uso do registro de atividade

Para usar o registro de atividade, você precisa ser o dono da planilha, um administrador ou editor da planilha e também estar em um plano de Empresa ou Executivo. Leia mais sobre como o registro de atividade funciona aqui.  

O registro de atividade é válido apenas para usuário dos planos de Empresa ou Executivo. Se você tem um plano de Empresa e tem perguntas, por favor entre em contato com seu representante da Smartsheet. Se está em um plano de Equipe ou Individual e tem interesse em atualizar para o plano Executivo, entre em contato com nosso time ainda hoje.  

Nota: Usuários devem ter a licença paga para poder acessar o registro de atividade. Colaboradores gratuitos, mesmo com permissões de acesso a uma planilha, não poderão acessar o registro de atividade.