O Smartsheet ajuda a NHS Tayside a enfrentar a pandemia de COVID-19 acompanhando os suprimentos de equipamentos de proteção e acessórios

Diante da pandemia de COVID-19 que se alastrava, a NHS Tayside na Escócia precisou criar rapidamente sua plataforma Smartsheet para acompanhar o fornecimento de EPI (equipamento de proteção individual). Além disso, o conselho de saúde tinha que monitorar o status do treinamento de FFTs (face fit techs, equipamentos de vedação facial) responsável por garantir que cada trabalhador do atendimento médico tivesse uma máscara com ajuste preciso. Trabalhando com a Smarter Business Processes (SBP), uma parceira Gold da Smartsheet, a NHS Tayside aprimorou e expandiu uma solução de acompanhamento existente em menos de duas semanas para garantir que as equipes de atendimento médico em toda a região estivessem capturando e divulgando os dados exigidos pelo governo para manter os níveis de estoque de EPI e o status de treinamento de FFT (equipamento de ajuste facial) para lidar com a crise global de saúde.

“Estamos contentes com o registro do ensaio de vedação facial da equipe da SBP (Smarter Business Processes) que foi entregue em pouquíssimo tempo e que agora nos fornece o processo de gerenciamento de registro, estatísticas de alto nível e visibilidade por meio de relatórios e painéis que precisamos para avançar com esse importante trabalho neste momento desafiador”, afirma Debbie Priest, defensora do Smartsheet e assistente pessoal do diretor de saúde e segurança na NHS Tayside. “Obrigado a David Bower e à equipe da Smarter Business Processes por uma solução de fluxo de trabalho bem projetada e pela visibilidade apropriada em todos os níveis.”

A NHS Tayside é um dos 14 conselhos de saúde do Serviço Nacional de Saúde geograficamente definidos da Escócia, com hospitais, enfermarias e outras instalações que empregam mais de 30.000 pessoas em Angus, Dundee Perth e Kinross. Quando Priest se juntou à equipe da NHS Tayside, ela tinha trabalhado com a SBP para liderar um esforço a fim de desenvolver um conjunto de soluções segmentadas de dados administrativos usando o Smartsheet. Ela e sua equipe decidiram expandir diversas soluções, incluindo o registro do ensaio de vedação facial, que, por sorte, significou que o trabalho já estava em andamento quando o alastramento da COVID-19 tornou os acessórios de EPI mais importantes do que nunca. 

“Uma simples cobertura de tecido conterá apenas partículas grandes, mas se você realmente quiser parar a contaminação por aerossóis, é necessário ter algo que se ajuste muito bem ao rosto”, afirma David Bower, consultor do Smartsheet e AppSheet na Smarter Business Processes. “Fazer com que a máscara se ajuste fisicamente é um processo bem elaborado porque há muitos formatos de rosto diferentes e diferentes tipos de máscaras. Cada testador de vedação facial precisa ter um treinamento de renovação a cada dois ou três anos, e há uma exigência jurídica para se manter essa informação precisa”.

Uma solução para ajudar os trabalhadores a ter as máscaras com o melhor ajuste

Priest e Bower colaboraram em uma solução Smartsheet que acompanha os status de treinamentos de equipamentos de vedação facial com codificação de cores para sinalizar quais equipamentos passaram do prazo para um novo treinamento, quais estão prontos para treinamento dentro de 30 dias e quais estão prontos para novo treinamento dentro de 90 dias. A planilha também captura quais tipos de máscara se adequaram a trabalhadores específicos de atendimento médico e, essencialmente, que estilos não se adequam às pessoas, poupando tempo e dinheiro ao permitir que os gerentes de suprimento evitem armazenar muitas máscaras caras que suas equipes não podem usar. 

A NHS Tayside também usa o Smartsheet para monitorar os níveis de estoque de 28 tipos diferentes de EPI, agrupando-os por categorias, como máscaras faciais, escudos faciais, desinfetantes e proteção para os olhos para facilitar a criação de gráfico e a visualização de números relativos ao abastecimento. A cada dia os membros da equipe registram o inventário atual de EPI em cada ala, além dos itens recebidos e dos níveis de uso diários. Mais de 4.500 dados numéricos específicos são coletados diariamente. O conselho de diretores da vizinha NHS Highland também adotou as soluções.

Geração flexível de relatórios para mostrar as informações que os administradores precisam

Os painéis exibem os dados do dia anterior no nível da ala, da instalação ou da região e por categoria, além de permitir que os administradores acompanhem as tendências de sete dias de uso para o planejamento das próximas semanas. A codificação automática por cores avisa quando os níveis ficam muito baixos para que os gerentes de suprimentos possam fazer pedidos prontamente para não ficarem sem material. 

“Todas as instalações da NHS Highland têm cadeias de suprimentos diferentes, então elas estão comprando produtos e unidades diferentes”, afirma Bower. “Uma ala pode ter dez caixas de luvas com 50 unidades cada, enquanto outra pode ter cinco caixas com 200 luvas cada. Highland está mais interessada em acompanhar o status, então uma ala relatará que está em verde porque há estoque suficiente ou em vermelho, significando que eles precisam de mais. O sistema da Tayside é maior e mais complexo, e eles querem números específicos. Cada conselho de saúde tem a flexibilidade para interpretar esses números de modo que os ajude a manter o estoque”. 

O valor claro do registro de vedação facial está inspirando as equipes na NHS Tayside a criar soluções adicionais para resolver outros desafios. Gwen Rymill, diretora de comunicação na Smarter Business Processes, observa que o Smartsheet não tem apenas ajudado os membros da equipe que não estão na linha de frente a permanecerem produtivos e conectados durante o período de lockdown da pandemia, ele manteve ao alcance dos dedos a tecnologia para criar soluções aos desafios imprevistos. A plataforma on-line protegida pode ser acessada de praticamente qualquer lugar, assim, os administradores podem trabalhar sem se deslocar para locais específicos e entrar em contato com outras pessoas.

“Eu realmente acho que se há algo bom que saiu desta crise, é que ela abriu os olhos de muitas pessoas para o fato de que o trabalho remoto funciona, e você só precisa ter essas ferramentas em operação”, afirma Rymill. “Aqueles que foram resistentes à mudança tiveram apenas que se ajustar e começar a trabalhar com as ferramentas certas.”