Os líderes de capacitação de vendas da Apptio ficam mais tranquilos com projetos e planejamentos de eventos simplificados

A promessa da marca da Apptio é ajudar as organizações a tomar decisões mais inteligentes de gastos em TI. Para melhor equipar seus representantes de vendas com as informações, habilidades e mentoria de que precisam para instruir os clientes e fechar negócios em ofertas de Software como Serviço (SaaS), a Apptio resolveu adotar o Smartsheet. Com o planejamento simplificado de eventos e o acompanhamento mais fácil de tarefas e conquistas, o Smartsheet ajuda as equipes de vendas da Apptio e serem mais eficazes.

Sally Norred, gerente sênior de capacitação de vendas na Apptio, é responsável por organizar os programas e recursos que ajudam os representantes de vendas a melhorar suas habilidades e se manterem informados sobre desenvolvimentos de produtos e do mercado. Eles incluem duas reuniões presenciais anuais com toda a equipe, uma série de webinars ao vivo semanais e bissemanais e um conjunto de programas de estudo independente.

O processo de planejar, executar e avaliar cada atividade foi trabalhoso; Norred chegou a perder o sono algumas vezes preocupada com a possibilidade de ter se esquecido de verificar todos os detalhes de planejamento para executá-lo a tempo. Ela sabia que precisava de uma ferramenta melhor do que as planilhas e o e-mail para gerenciar grandes números de tarefas necessárias para garantir o sucesso.

"Acordar no meio da noite não era divertido", afirma Norred. "É muito estressante quando se convida 400 pessoas para uma reunião no dia seguinte e você não se lembra se enviou o convite para o orador."

Uma ferramenta que dá suporte ao treinamento em vendas

Quando Norred começou a olhar com mais atenção para o Smartsheet, um dos gerentes de vendas da empresa pediu a ela que ajudasse ele e seus colegas a encontrar uma maneira melhor de usar a ferramenta de treinamento baseada em planilha. A estrutura do conteúdo, uma matriz de feedback de 20 habilidades diferentes de vendas em várias categorias, foi uma ferramenta crucial para identificar oportunidades de treinamento de habilidades do desempenho de vendas. Mas a estrutura da planilha levou a inconsistências, conforme os gerentes atualizaram suas cópias individuais do documento, impossibilitando a medição do status e do progresso de modo consistente nas diversas equipes e regiões.

Norred trabalhou com os gerentes de vendas para colocar a estrutura de treinamento no Smartsheet. Agora, o programa se encontra em um único local, criando uma fonte única de informações que os representantes de vendas podem acessar facilmente por meio de painéis personalizados. Os representantes de vendas podem preencher autoavaliações sobre competências definidas e rever a avaliação e o feedback dos gerentes. Os gerentes podem atribuir pontuações para quantificar e comparar com mais facilidade o desempenho regional e por equipe e identificar as áreas mais importantes para treinamento e suporte adicionais.

"Nossa solução do Smartsheet colocou as competências em vendas na linha de frente", afirma Norred. "Definimos com todos os gerentes o que é importante para eles. Isso ajudou a alinhar com os gerentes de todas as funções o que é 'bom' e o que pretendemos alcançar. Não é uma revisão anual. É usada para treinamentos e para ajudar as pessoas a melhorarem."

Planejamento facilitado de reuniões

Norred sabia que o verdadeiro valor do Smartsheet seria sua capacidade de simplificar o planejamento e a execução da série de webinars sobre capacitação de vendas da Apptio. As sessões ao vivo foram criadas originalmente como apresentações de informações e de treinamentos, oferecendo oportunidades periódicas de mostrar novos produtos, rever habilidades que necessitam de melhorias e fornecer lembretes de eventos futuros.

O objetivo de Norred era fazer reuniões virtuais no Zoom mais interativas e envolventes, com enquetes, quadro interativo, perguntas e respostas, sessões especiais e tópicos mais específicos que refletissem as necessidades e as principais solicitações dos participantes. Mas uma reunião semanal comum exigia 16 horas de preparo. Norred sabia que precisava simplificar esse processo antes que pudesse adicionar componentes novos às reuniões, além de adicionar mais reuniões ao calendário.

"Há tantos detalhes para lembrar que fiz listas de verificação manuais", afirma Norred. "Eu só tinha algumas reuniões e elas estavam indo muito bem, eram muito populares, e queríamos adicionar mais. Nunca que poderíamos ter adicionado mais reuniões sem adicionar mais pessoas, porque não se pode dar conta de todos os detalhes de cor. Foi trabalhoso, não é algo que se pode continuar fazendo. Você pode fazer uma lista de verificação, mas se ela não for fácil de usar, você estará gastando mais tempo nela do que no trabalho em si."

Ao usar o Smartsheet, Norred define modelos para cada tipo de reunião, como o orientado por função, o de equipe regional ou de treinamento de habilidades específicas. Com apenas alguns cliques para preencher o código de data e horário de um novo evento, uma nova lista de verificação, modelos de e-mail e lembretes automáticos agora ficam todos nos seus devidos lugares. Cada planilha inclui todas as tarefas exigidas, desde a atualização de títulos à criação de enquetes para enviar convites, liberando Norred e seus colegas para priorizar a criação de conteúdo eficaz e de qualidade para as reuniões, em vez de ficarem travados no processo. E elas podem usar a ferramenta de treinamento em vendas para identificar as habilidades que precisam de reforço e os representantes relevantes que podem treinar seus colegas.

"As reuniões unem as equipes e as mantêm alinhadas em iniciativas executivas estratégicas", afirma Norred. "Precisamos ajudá-las a vender melhor, e com quem elas vão aprender senão com as outras pessoas que estão vendendo bem? Conseguimos usar a ferramenta de treinamento em vendas para encontrar os representantes que estão fazendo o melhor em certas áreas e pedimos a eles que participem de uma reunião de capacitação e nos ensinem como eles se preparam para as reuniões. Tem sido super interessante."

Mesmo após adicionar novas etapas de processos e tarefas pós-evento, como a criação digital de capítulos para uma gravação de uma reunião e adição de etiquetas de conteúdo, Norred diz que agora um webinar pode ser concluído na metade do tempo gasto anteriormente. Como consequência, a equipe de capacitação em vendas quase triplicou o agendamento de webinars padrão, de três para oito, sem aumentar o número de funcionários que trabalham nos webinars.

Reuniões e treinamentos são só o começo. Norred usou o Smartsheet para gerenciar outros projetos e está obtendo inspiração da conferência da Smartsheet ENGAGE'19 para conceber novas iniciativas que podem simplificar o trabalho para as equipes de vendas em todo o mundo.

"Recomendo a todos que trabalham com o Smartsheet que participem da ENGAGE", afirma Norred. "Ela melhorou demais minha vida no trabalho. Estou tão empolgado com o modo como posso ajudar e trazer novas ideias. Não percebi o quanto mais eu podia aprender e todos os novos recursos que eu tinha, e todo mundo foi tão prestativo na conferência nos dois anos em que a frequentei. É a conferência mais produtiva da qual já participei."