Aumentando as eficiências de marketing e a colaboração

A Behr Process Corporation é uma das maiores fornecedoras de tintas arquitetônicas e produtos para tratamento de madeiras externas dos Estados Unidos e Canadá. Com cronogramas a serem cumpridos, materiais a serem enviados e placas a serem instaladas para sua mostra anual itinerante, a equipe de marketing da Behr precisava de uma forma de operar com mais eficiência e permanecer atualizada mesmo quando vários eventos acontecem ao mesmo tempo.

Indústria

  • Construção e engenharia

Tamanho da organização

  • Plano Empresa (acima de 10.000 funcionários)

Região

  • América do Norte

Casos de uso

  • Operações de marketing

Foi de grande ajuda para mim ao me reportar para a equipe executiva. Eu posso mostrar com facilidade as listas de tarefas que demonstram que a equipe pensou em cada detalhe para cada evento. Para a minha equipe, representou uma grande economia de tempo e dinheiro, pois qualquer um pode acessar, ver o status do projeto e prestar ajuda, se necessário.

Lisa Kudukis, diretora de produtos e serviços profissionais

Ajudando empreiteiros profissionais a realizar trabalhos

Hoje, a Behr se concentra em dois mercados principais: consumidores e empreiteiros profissionais. O mercado de empreiteiros é composto por uma mistura de pintores, gerentes de propriedade e construtores. É uma parte tão importante dos negócios que a Behr tem uma equipe de marketing dedicada que se concentra em lançamentos de novos produtos, desenvolvimento de sites, eventos de relações públicas e outras atividades que atendem às necessidades exclusivas dos empreiteiros profissionais.

Um exemplo dos programas em que essa equipe se concentra é o Behr Pro Experience Tour: programa que ajuda a conectar o amplo público alvo de empreiteiros profissionais. Este evento anual que abrange todo o país consiste em visitas a mais de 75 mercados em 34 estados, com cinco equipes de visitação separadas. A equipe Behr Pro Marketing é responsável pelo planejamento e a promoção de atividades em mais de 500 unidades no The Home Depot. Há cronogramas a serem cumpridos, materiais a serem enviados, placas a serem instaladas e uma aparência consistente deve estar presente em todos os eventos - é preciso muito tempo e esforço para coordenar tantas atividades.

Quando Lisa Kudukis ingressou na Behr, em 2011, como diretora de produtos e serviços profissionais, a equipe de marketing ainda usava planilhas para gerenciar todas essas atividades. Essa abordagem não estava funcionando para o grupo altamente dinâmico, que vivia na estrada.

“Um dos maiores desafios que enfrentávamos era manter a equipe informada a respeito de cada evento: o que estava funcionando, o que não estava funcionando, as entregas futuras, os prazos finais, o acompanhamento... ou o que mais você queira mencionar. O Behr Pro Experience Tour não era a única iniciativa em que a equipe trabalhava. Cada um dos membros da equipe tinha outras iniciativas executadas em paralelo, de tal modo que, às vezes, formavam-se silos de informação. Se ocorresse um problema de última hora e o proprietário do projeto não estivesse disponível, ninguém da nossa equipe poderia intervir para resolver o problema”, explicou Kudukis.

Gargalo de gerenciamento

Outro ponto fraco que prejudicava a produtividade de Kudukis era o fato de que cada um de seus 11 subordinados diretos fornecia a ela suas próprias informações de projeto em planilhas individuais separadas. Isso significa que, sempre que precisava criar um relatório geral de equipe para o time de gerenciamento, ela tinha que abrir e analisar 11 documentos diferentes, que não eram padronizados em um formato comum. Ela também se deparava com problemas de controle de versão, o que significa que ela nunca tinha certeza se estava visualizando as informações mais atualizadas. Com o aumento de sua frustração ela percebeu que era necessária uma mudança.

“Estávamos usando o Microsoft Excel para gerenciar as atividades de toda a equipe, mas aquela abordagem só nos ajudava a capturar momentos estáticos no tempo. O que precisávamos era de uma ferramenta colaborativa que fosse capaz de nos manter atualizados sobre todas as atividades e prazos, oferecer uma maneira consistente de acompanhar e gerenciar atividades e apresentar todas as informações necessárias para a geração de relatórios para a equipe corporativa. Ela precisava ser fácil de usar para nos ajudar a ficar por dentro dos detalhes em constante mudança de cada atividade, além de nos fornecer uma visão holística sobre tudo o que estávamos gerenciando. Trata-se de um conjunto de tarefas bastante robusto para uma única ferramenta”, disse Kudukis.

Compartilhar e colaborar

Ao se preparar para encontrar uma solução melhor, Kudukis identificou os principais recursos que precisavam estar incluídos:

  • A solução teria que ser fácil de usar e intuitiva para a equipe adotar

  • Informações de apoio para cada evento precisavam ser adicionadas como anexos

  • Uma solução baseada na nuvem que permitisse à sua equipe efetuar logon a partir de qualquer lugar e realizar atualizações em tempo real

Após examinar uma série de opções, Kudukis selecionou o Smartsheet para ser a ferramenta de gerenciamento de projetos de sua equipe. Primeiro, a equipe se reuniu para desenvolver um modelo que todos pudessem usar para acompanhar as atividades. Isso significava que todo projeto teria a mesma aparência, o que facilitaria a tarefa de atualização.

Em seguida, ela criou um painel mestre que apresentava as informações essenciais sobre as principais iniciativas de cada um de seus subordinados diretos. As células com dados críticos, como informações de status, são vinculadas diretamente às planilhas individuais dos membros da equipe, de modo que as informações são atualizadas automaticamente à medida que a equipe faz alterações (saiba mais sobre a vinculação de células no Smartsheet). Agora tudo está em um só lugar conveniente, fornecendo à Kudukis a visão holística sobre todos os projetos que ela estava buscando.

Como explicou Kudukis, “Foi de grande ajuda para mim ao me reportar para a equipe executiva. Eu posso mostrar com facilidade as listas de tarefas que demonstram que a equipe pensou em cada detalhe para cada evento. Além disso, qualquer membro do time de gerenciamento pode pesquisar e visualizar documentos a qualquer momento, se quiserem saber o que estamos fazendo. Para a minha equipe, representou uma grande economia de tempo e dinheiro, pois qualquer um pode acessar, ver o status do projeto e prestar ajuda, se necessário. Também nos ajuda a identificar oportunidades ou obstáculos para o desenvolvimento de novos negócios”.

Dentre os benefícios que Kudukis e sua equipe experimentaram desde a adoção do Smartsheet, estão:

  • Adoção rápida devido à facilidade de uso, levando ao aumento do ROI

  • Crescente colaboração, produtividade e eficiência

  • Relatórios simplificados, solução de problemas e gerenciamento de orçamentos

Pensando no futuro

Kudukis foi rápida em apontar que a equipe está apenas começando a explorar as inúmeras aplicações de uso do Smartsheet. Por exemplo, ela está planejando começar a usar o Smartsheet para fins orçamentários. Além disso, outras equipes da Behr, incluindo a equipe de Logística, começaram a usar o Smartsheet, provando mais uma vez que a promoção boca a boca e a natureza colaborativa da solução podem ajudar a conquistar muita atenção dentro de uma grande organização como a Behr.