Ampliando eficiências de marketing e colaboração

Ajudando empreiteiros profissionais a concluir tarefas

Hoje, o foco da Behr está em dois mercados principais: consumidores e empreiteiros profissionais. O mercado de empreiteiros é uma mistura de pintores, administradores de obras e construtores. É uma parte do negócio tão importante que a Behr tem uma equipe de marketing dedicada com foco em novos lançamentos de produtos, desenvolvimento de sites, eventos de relações públicas e outras atividades que auxiliam nas necessidades dos empreiteiros profissionais.

Um exemplo dos programas sob foco dessa equipe é o Behr Pro Experience Tour, um programa que ajuda a conectar o vasto público-alvo de empreiteiros profissionais. Esse evento anual em todo o país consiste em visitas a mais de 75 mercados em 34 estados com cinco equipes de tours separados. A equipe de marketing do Behr Pro é responsável por atividades de planejamento e promoção em mais de 500 unidades da Home Depot. Há cronogramas para manter, materiais para enviar e sinalização para instalar, devendo haver um visual consistente em todos os eventos. Coordenar tantas atividades exige muito tempo e esforço.

Quando Lisa Kudukis ingressou na Behr em 2011 como diretora de produtos e serviços profissionais, a equipe de marketing estava usando planilhas para gerenciar todas as atividades. Não estava funcionando para o grupo que trabalhava em ritmo rápido, geralmente na estrada.

“Um dos maiores desafios que enfrentamos foi manter a equipe informada sobre cada evento, ou seja, o que estava dando certo, o que não estava, próximas entregas ou prazos, acompanhamento… para citar alguns. A Behr Pro Experience Tour não foi a única iniciativa em que a equipe trabalhou. Cada um dos membros da equipe conduzia outras iniciativas paralelamente e, às vezes, se formavam bolhas de informação. Se havia um problema de última hora e o proprietário do projeto não estava disponível, ninguém da nossa equipe poderia tomar a frente para corrigir o problema”, explica Kudukis.

Gargalo de gerenciamento

Outro ponto fraco que dificultava a produtividade de Kudukis era o fato de que cada um de seus 11 subordinados diretos forneciam informações dos próprios projetos em planilhas individuais. Dessa forma, quando fosse criar um relatório de equipe geral para a alta gerência, teria que abrir e analisar 11 documentos diferentes que não eram padronizados com a mesma formatação. Ela também enfrentava problemas de controle de versão, o que significava que não conseguia ter certeza se estava vendo as informações mais atualizadas. À medida que sua frustração crescia, percebeu que uma mudança era necessária.

“Estávamos usando o Microsoft Excel para gerenciar atividades de toda a equipe, mas isso só nos ajudava a capturar um momento estático no tempo. Precisávamos de uma ferramenta colaborativa que pudesse nos manter atualizados sobre todas as atividades e prazos, fornecer uma formatação consistente para a forma como rastreávamos e gerenciávamos atividades e apresentasse todas as informações de que eu precisava para gerar relatórios para a equipe corporativa. Precisava ser fácil de usar para nos ajudar a acompanhar todos os detalhes em constante mudança de cada atividade, além de fornecer uma visão geral de tudo o que estávamos gerenciando. Era pedir muito para uma única ferramenta”, conta Kudukis.

Compartilhar e compartilhar

Enquanto buscava uma solução melhor, Kudukis identificou os principais recursos que precisavam ser incluídos:

• Deveria ser fácil de usar e intuitivo para a equipe se adaptar;

• As informações de apoio de cada evento precisavam ser adicionadas na forma de anexos;

• Solução baseada em nuvem que permitisse que a equipe se conectasse de qualquer lugar e fizesse atualizações em tempo real.

Após examinar diversas opções, Kudukis selecionou o Smartsheet como a ferramenta de gerenciamento de projetos da equipe. Primeiro, a equipe se reuniu para desenvolver um modelo que todos pudessem usar para rastrear atividades. Ou seja, todo projeto teria que ter o mesmo visual, o que facilitaria a atualização.

Em seguida, ela criou um painel mestre que apresentava informações sobre iniciativas importantes de cada subordinado direto. As células com dados essenciais, como informações de status, eram vinculadas diretamente às planilhas individuais dos membros da equipe, de forma que a informação fosse atualizada automaticamente à medida que a equipe a mudasse (saiba mais sobre vinculação de células no Smartsheet). Agora tudo está em um único lugar conveniente, oferecendo a Kudukis a visão geral de todos os projetos que ela estava buscando.

Como Kudukis explicou: “É uma ajuda imensa para mim quando estou gerando relatórios para a equipe executiva. Posso facilmente mostrar as listas de tarefas que demonstram que a equipe pensou em cada detalhe para cada evento. Além disso, qualquer pessoa da equipe de gerenciamento pode fazer análises e exibir documentos a qualquer momento se desejar saber o que está acontecendo. Para a minha equipe, é uma grande economia de tempo e de dinheiro, pois qualquer pessoa pode acessar, ver o status do projeto e prestar ajuda, se necessário. Também nos ajuda a identificar oportunidades ou obstáculos para o desenvolvimento de novos negócios.”

Os benefícios que Kudukis e sua equipe têm percebido desde a adoção do Smartsheet são:

• rápida adoção em razão da facilidade de uso, levando ao aumento do ROI;

• aumento da colaboração, produtividade e eficiência;

• simplificação de geração de relatórios, solução de problemas e gerenciamento de orçamento.

Próximos passos

Kudukis rapidamente frisa que a equipe mal começou a implementar os muitos usos do Smartsheet. Por exemplo, ela está planejando começar a usar o Smartsheet para o orçamento. Além disso, outras equipes da Behr, como a de logística, começaram a usar o Smartsheet e novamente comprovaram que a promoção boca a boca e a natureza colaborativa da solução podem ajudar a ganhar muita atenção em uma grande organização, como a Behr.