Proporcionando uma experiência de qualidade ao cliente

A Blackboard Inc., fundada em 1997 e sediada em Washington, D.C., é uma empresa líder de setor no fornecimento de tecnologia e soluções empresariais para ensino. A Blackboard Transact fornece um sistema completo unificado de cartão de pagamento e entrada no campus, que oferece aos alunos acesso a tudo, desde máquinas de venda automática até serviços de assistência financeira.

Quando a equipe da Transact precisou migrar de ferramentas em silos para uma solução que os ajudasse a gerenciar instalações simultâneas em vários campi, eles optaram pelo Smartsheet.

Indústria

  • Ensino

Tamanho da organização

  • Grande porte (de 1.000 a 9.999 funcionários)

Região

  • América do Norte

Casos de uso

  • Visibilidade do projeto

O melhor elogio que recebemos - e também é um elogio ao Smartsheet - veio de diversos vice-presidentes e líderes empresariais que afirmaram: “Vocês gerenciam os recursos da nossa equipe melhor do que nós mesmos”.

Taran Lent, diretor sênior de produtos da Blackboard

Blackboard utiliza Smartsheet para gerenciar implementações de sistema de pagamento no campus

Uma aluna universitária para na frente de uma máquina de venda automática no campus, passa seu cartão de estudante e segue para a aula com um saco de salgadinhos.

Trata-se de uma atividade cotidiana comum. Mas, nos bastidores, há milagres digitais acontecendo, e a Blackboard Transact é a empresa responsável por eles.
Mais de 50 implementações de clientes por ano e pouco tempo para concluí-las

Instalar o sistema de pagamento para alunos em um campus já é um grande desafio. Agora suponha que você precise configurar o sistema em diversos campi. E precisa fazer isso durante a pequena janela de tempo em que a maior parte dos alunos está fora dos campi.

Esse é um cenário típico para a equipe da Blackboard Transact, que faz dezenas de implementações de clientes a cada verão. Para cada projeto, a equipe precisa: entender os requisitos, gerenciar a entrega de equipamentos, analisar os requisitos técnicos, configurar os servidores e, em seguida, colocar os sistemas em funcionamento. Trata-se de um processo complexo e não há tempo para erros ou ineficiências.

Logo no início, gerenciar os projetos era apenas parte do desafio que a equipe enfrentava. Eles também tinham problemas ao compartilhar informações de pré-vendas com os clientes, gerenciar as expectativas após a venda e organizar diversos fluxos de trabalho e equipes diferentes.

Entre no Smartsheet

“Nossos clientes variam drasticamente quanto ao seu grau de habilidades e recursos de TI”, afirmou David Minutella, PMP, gerente sênior de atendimento ao cliente da Blackboard Transact. “Com o Smartsheet, podemos dizer que forneceremos tudo, inclusive o gerenciamento profissional dos projetos”.

Como os “cronogramas dinâmicos” ajudam as pessoas a se comunicarem

Antes de adotar o Smartsheet, a equipe da Transact tinha problemas para manter a organização de grandes projetos. “Nós enviávamos inúmeros e-mails de um lado para o outro e trabalhávamos com documentos do Excel, que eram muito complicados, e ficava difícil de gerenciar o controle de versão”, disse Minutella. “Estávamos passando uma impressão pouco profissional”.

Depois de adotar o Smartsheet, no entanto, a equipe conseguiu realizar três objetivos principais.

1. A planilha de visão geral de tarefas de pré-vendas ajudou a definir expectativas e aumentar a confiança em todo o projeto.

“Nós passamos a compartilhar a planilha de planejamento no Smartsheet com todos os membros da equipe de projeto”, disse Minutella. “Era apenas um pedaço de papel ou uma tela para analisar, ao invés de todos enviando os documentos por e-mail, tentando descobrir o que cada um estava fazendo. “

2. Os “cronogramas dinâmicos” deram aos clientes uma visibilidade melhor sobre o projeto.

“Na verdade, usamos os cronogramas para impulsionar a maioria das interações com nossos clientes”, disse Taran Lent, diretor sênior de produtos da Blackboard.

3. O compartilhamento das planilhas com fornecedores em campo permitiu atualizações e informações em tempo real.

“É preciso muita coordenação”, afirmou Lent. “É preciso que todas as partes críticas se reúnam em um momento muito específico - ‘neste dia, nesta hora’ - e que tenham acesso às instalações, a conectores de dados de rede ativados e às chaves para configuração dos equipamentos e dispositivos para que tudo aconteça com sucesso”.

 

Esqueça as reuniões de atualização de projeto de 80 minutos


Desde que adotou o Smartsheet, a equipe da Blackboard Transact conseguiu distribuir melhor as cargas de trabalho entre diferentes contatos, ao mesmo tempo em que fornece visibilidade total à liderança da empresa. Eles não realizam mais reuniões de status de 80 minutos para cada projeto, toda semana, poupando milhares de horas de gerenciamento de projetos. E criaram uma experiência profissional, mais organizada, para seus clientes, o que, por sua vez, acabou ajudando-os a fechar mais negócios.

“O melhor elogio que recebemos”, disse Lent, “que também é um elogio ao Smartsheet, veio de diversos vice-presidentes e escritórios empresariais que afirmaram: ‘Vocês gerenciam os recursos da nossa equipe melhor do que nós mesmos’”.

No fim das contas, no entanto, o maior impacto ocorreu na própria Blackboard.

“Há muitas pessoas diferentes contribuindo de maneiras distintas”, disse Lent, e o Smartsheet “ajudou a criar um senso de propriedade compartilhada”.

A equipe colabora. Os clientes ficam entusiasmados. E muitos alunos chegam ao campus e vão para a aula felizes e prontos para aprender.

Saiba mais sobre o Smartsheet para Gerenciamento de Projetos ou fale conosco para obter mais informações.