Como a Earl Swensson Associates construiu uma empresa revolucionária de arquitetura

Desde sua fundação em 1961, a ESa (Earl Swensson Associates), com sede em Nashville, se tornou uma empresa de arquitetura reconhecida em todo o país. Ao longo dos anos, seu portfólio cresceu e passou a incluir não apenas um número maior de projetos, mas um grupo de trabalho em todo o país. Os designs icônicos da ESa de Nashville incluem AT&T Tennessee Tower, Centennial Medical Center e Gaylord Opryland Resort and Convention Center. O trabalho de design nacional inclui o campus da Shenandoah University, o Hotel Hershey e prédios da Advent Health, entre outros.

A ESa precisava encontrar uma solução que melhorasse o modo como ela organiza e supervisiona seus designs e os contratos de construção, uma solução que desenvolvesse a expertise da empresa e o setor.

Hoje, a ESa usa o Smartsheet para padronizar seus processos únicos, manter a prestação de contas e fazer uso estratégico de dados para planejar o futuro.

"Queremos ser informados, e não reativos"

"Uma de nossas metas é garantir que todos tenham a informação de que precisam; outra meta é obter algumas métricas dos dados que estamos coletando", afirma Eddie Lewis, diretor da ESa. "Quanto maior o tempo em que trabalhamos na empresa, mais cientes ficamos sobre os caminhos e ferramentas que preparam a empresa para o futuro. Queremos ser informados, e não reativos."

Cerca de 80% dos projetos arquitetônicos que a ESa elabora e gerencia são na área da saúde; outros projetos incluem edifícios para moradia de idosos, escritórios corporativos, ensino, hotelaria e arte. A ESa tem uma média de 400 projetos em andamento por ano nos Estados Unidos, desde o planejamento inicial e a concepção do design até a conclusão da construção.

Os 190 funcionários da empresa são responsáveis por um grande número de detalhes. Os métodos obsoletos de pastas de papéis e listas digitadas não conseguem satisfazer a demanda de uma supervisão eficaz de projetos. A ESa tentou organizar o trabalho em planilhas, mas precisou de controle e flexibilidade maiores para adotar abordagens padronizadas em designs e edifícios únicos. Jarod Prior, diretor de tecnologia de design na ESa, sabia que um dos seus colegas estava usando o Smartsheet para agendamento, mas percebeu que podia obter muito mais da solução.

"Não estávamos aproveitando o Smartsheet em todo o seu potencial", afirma Prior. "Comecei a analisar como poderíamos obter o máximo de valor com o software. Isso nos levou a pensar sobre como estruturar nossas metas de longo prazo e extrair dados do Smartsheet para alcançá-las. Ele cresceu e se tornou uma plataforma muito maior do que imaginávamos no começo. A capacidade de propagar conjuntos de informações e manter a consistência dos nossos dados, de ter o mesmo tipo de visualização conforme passamos de projeto a projeto, é importantíssima."

Obtendo um maior controle sobre os projetos no Smartsheet

A maior parte do trabalho da ESa se enquadra em duas fases principais: design arquitetônico e administração de contrato de construção. Prior trabalhou com sua equipe do Smartsheet de atendimento ao cliente para desenvolver modelos do Control Center para cada fase, acelerando o processo de criação de um novo projeto e fazendo a transição para um design concluído na fase de contrato.

Outros modelos do Control Center são usados para gerenciar solicitações de informações (RFIs) de clientes potenciais, envio de propostas de novos projetos e ordens de mudança para projetos em andamento. Os formulários do Smartsheet são usados para solicitar números de tarefas e iniciar processos de back-end de contabilidade e de finanças. Os recursos automáticos do Control Center economizam tempo e energia no início de um projeto e garantem que nenhum detalhe essencial seja omitido, mesmo quando a equipe do projeto estiver trabalhando para cumprir um prazo apertado.

O Smartsheet já ajudou a ESa a simplificar seus processos. Um dos maiores benefícios que Prior constatou foi a melhoria do controle; a ESa pode manter a supervisão da construção em andamento em vez de passá-la para a equipe da empreiteira. A comunicação interna é simplificada também, com informações mais simples sendo compartilhadas com equipes funcionais, incluindo arquitetura, administração de contrato de construção, design interior, gerenciamento de projetos e marketing.

Com o Smartsheet, a empresa também pode prever estrategicamente as cargas de trabalho do projeto e programar equipes, com visões mais precisas do uso e disponibilidade de pessoal, de oito semanas até um ano. Alertas e lembretes automáticos ajudam a manter o trabalho ativo para cumprir os prazos.

"Para uma solicitação de informação (RFI) ou um envio de informação, temos um prestador de serviço que insere os dados em nosso registro e os repassa para as pessoas pertinentes", afirma Prior. "Geralmente, os dados seriam enviados por e-mail, podendo ficar parado na caixa de entrada das pessoas e ignorado por alguns dias porque elas estão ocupadas. O Smartsheet permite remover essa primeira desaceleração no processo com o preenchimento de um formulário que é encaminhado aos membros da equipe certos automaticamente, logo no registro. Ele cria uma paz de espírito."

Os painéis ajudam a impulsionar a mudança no setor

Os painéis são essenciais para o uso do Smartsheet pela empresa. Todos na ESa têm um painel individual para acompanhar suas próprias tarefas e trabalho, que insere dados automaticamente na planilha certa do projeto para uma exibição sempre atualizada. Os diretores e executivos de projetos também têm painéis que fornecem exibições mais abrangentes por toda a empresa.

Com uma única fonte de dados precisos, o pessoal pode compartilhar com facilidade os dados corretos com os clientes e empreiteiros sem correr o risco de as atualizações se perderem nos e-mails. Em um setor onde a mudança constante é a norma, manter as informações mais recentes à disposição de todos é essencial.

Uma das metas de Prior para o futuro é fazer um uso mais estratégico dos dados gerados ao longo do processo de concepção e contrato para obter insights mais profundos e incentivar uma melhor tomada de decisão. Com as informações certas, a ESa pode prever e até impulsionar a mudança no setor, em vez de apenas reagir a ela.

"A velocidade de chegada ao mercado é uma expressão que ouvimos muito. A demanda por atenção imediata certamente mudou ao longo dos 30 anos que estou aqui", afirma Lewis. "O Smartsheet nos ajuda a comunicar informações precisas mais rápido. Há uma citação atribuída a Wyatt Earp: "Velocidade é bom, mas a precisão é tudo".