A agência de marketing Haberman ajuda seus clientes a obter sucesso

O Resource Management by Smartsheet oferece vários benefícios para a Haberman, internamente para melhorar e eficiência operacional e externamente, ajudando e empresa e atender melhor seus clientes.

Indústria

  • Serviços profissionais

Tamanho da organização

  • Emergentes e PMEs (1-199)

Região

  • América do Norte

"Com o Resource Management by Smartsheet, eu não preciso manter todas essas informações na minha cabeça. Eu tenho cerca de 23 projetos ativos no momento. Essas plataformas me ajudam a acompanhar o progresso e a responder perguntas rapidamente. Elas me ajudam a ser mais perspicaz nas reuniões para pessoas que precisam de respostas. Elas me apoiam no modo como me apresento para minha equipe e com a liderança".

Corrina Wertzberger

Diretora associada de gerenciamento de projetos, Haberman

A Haberman é uma agência de marketing de serviço completo independente localizada em Mineápolis, Minnesota. A empresa oferece a seus clientes uma variedade de serviços, de planejamento estratégico à execução criativa em uma diversidade de canais. A empresa tem uma missão única: contar a história dos pioneiros em uma variedade de setores que estão fazendo a diferença e impulsionando a mudança social em todo o mundo.

Criando “o melhor trabalho” para os clientes

Como uma agência de 50 pessoas, os funcionários da Haberman são adaptáveis, flexíveis e dispostos a assumir várias funções para atingir suas metas. Corrina Wertzberger é diretora associada de gerenciamento de projetos na equipe de gerenciamento de projetos da Haberman incumbida de estimular operações eficientes e a colaboração. Enquanto Wertzberger lida com o trabalho do cliente, ela também fica de olho nos processos internos para se certificar de que a empresa esteja trabalhando da maneira mais eficiente possível.

“No fim do dia, queremos fazer o melhor trabalho para nossos clientes e, para nossa equipe, a melhor experiência possível para criar esse trabalho”, ela afirma. “Isso envolve uma variedade de coisas, da análise precisa de cronogramas viáveis a uma abordagem que se alinhe em todos os departamentos e dentro do orçamento.”

A Haberman configura métricas personalizadas para cada um de seus clientes. A empresa precisava de uma forma de medir a acompanhar o sucesso deles enquanto melhorava as operações internas.

“A complexidade e o escopo de nosso trabalho de projeto variam imensamente, então precisamos ser capazes de nos adaptar e flexibilizar”, afirma Wertzberger. “Precisamos de dados que nos ajudem a determinar o 'quem', o 'o que' e o 'porquê' de tudo que fazemos.”

A equipe de gerenciamento de projetos apoia toda a agência usando a plataforma Resource Management by Smartsheet como fonte central de informações, desde o planejamento de recursos ao acompanhamento de orçamento, os dados disponíveis os ajudam a tomar decisões críticas diariamente. “Traduzir talento e esforço em dólares e entregas é algo delicado” afirma Wertzberger. “Ambas as ferramentas apoiam o modo como conseguimos gerenciar isso.”

O Resource Management by Smartsheet oferece vários benefícios para a Haberman, internamente para melhorar e eficiência operacional e externamente, ajudando e empresa e atender melhor seus clientes.

Planejamento de projetos aprimorado

“Com o Resource Management by Smartsheet, eu não preciso manter todas essas informações na minha cabeça”, afirma Wertzberger. “Eu tenho cerca de 23 projetos ativos no momento. Essas plataformas me ajudam a acompanhar o progresso e a responder perguntas rapidamente. Elas me ajudam a ser mais perspicaz nas reuniões para pessoas que precisam de respostas. Elas me apoiam no modo como me apresento para minha equipe e com a liderança”.

Quando a Haberman inicia o trabalho com um novo cliente ou lança um novo projeto, a equipe desenvolve uma SOW (statement of work, declaração de trabalho) e faz um resumo sobre as entregas, os orçamentos e os prazos do projeto. Usando o Smartsheet, os gerentes do projeto criam orçamentos e um cronograma. Em seguida, o gerente marca o projeto como provisório no Resource Management by Smartsheet para reservar o tempo da equipe para o projeto e resumir as necessidades de atribuição.

“Enquanto o projeto prossegue, podemos ver como estamos nos movendo em relação a esse orçamento e ajustar o cronograma conforme progredimos”, afirma Wertzberger, “tanto no Smartsheet para um fluxo de trabalho passo a passo detalhado quanto no Resource Management by Smartsheet no que diz respeito à atribuição e horários”.

As equipes da Haberman também analisam projetos anteriores para ajudar no planejamento. Wertzberger usa filtros para examinar trabalhos semelhantes, procurando por nomes de fases ou tipos de projetos.

“Aprendemos com o passado e podemos estabelecer preços com mais precisão”, ela afirma. “O Smartsheet contabiliza cada dia na duração do projeto, com as reuniões e os marcos. Com o Resource Management by Smartsheet, o projeto é desmembrado em fases, com horas alocadas ao longo dos dias”.

A transparência define as expectativas

O Resource Management by Smartsheet oferece uma visualização de alto nível sobre o gerenciamento de recursos para cada membro da empresa. A Haberman usa o Smartsheet para criar a compartilhar cronogramas do projeto. Para projetos maiores, a Haberman divide as entregas, os prazos e o orçamento em um nível detalhado. A equipe de gerenciamento de projeto atualiza constantemente os cronogramas no Smartsheet para que ela possa trabalhar com as mesmas planilhas do projeto.

As plataformas também fornecem uma sensação de freios e contrapesos. “Não daremos o pontapé inicial em um projeto de sete meses, por exemplo, com uma quantidade específica de dólares e horas e então ver em sete meses se ele funcionou”, afirma Wertzberger.

“Nós dividimos o projeto em fases, criamos nosso cronograma no Smartsheet e fazemos os ajustes necessários. Talvez se estivermos abaixo do orçamento em uma fase anterior, podemos realocar pessoas no Resource Management by Smartsheet e fazer as mudanças em tempo real”.

Os gerentes de projetos atualizam e compartilham os cronogramas, fornecendo uma análise dos bastidores sobre como sugerimos a abordagem das entregas. “É realmente útil para as pessoas que estão atoladas de trabalho ver esses detalhes e ter confiança no plano”, afirma Wertzberger.

Análises após a finalização

Depois que um projeto é finalizado, a equipe da Haberman gosta de fazer uma reunião de encerramento para obter insights a serem levados para o próximo projeto. Os gerentes de projetos extraem dados do Resource Management by Smartsheet para entender melhor as horas incorridas nas diversas fases de seus projetos e reunir aprendizados e insights a serem aplicados em projetos futuros.

 “Inúmeros motivos podem contribuir para excessos, e o Resource Management by Smartsheet nos ajuda a ter conversas importantes para que possamos levar o que aprendemos para o próximo projeto.”

—Corrina Wertzberger, diretora associada de gerenciamento de projetos, Haberman

Acesso a dados, economia de tempo e facilidade de uso

Na Haberman, várias equipes precisam visualizar os dados de maneiras diferentes. Enquanto algumas equipes precisam acessar todos os detalhes, outras preferem visões gerais de alto nível de projetos em andamento.

De acordo com Wertzberger, as plataformas de software que eles usam “precisam ser flexíveis, trazendo valor aos projetos e os tipos de personalidades diversas que as usam”.

“Um diretor de criação pode precisar de informações sobre alguém em sua equipe que ele sente estar sobrecarregado ou subutilizado”, afirma Wertzberger. “Podemos apresentar esses dados instantaneamente no Resource Management by Smartsheet. Também podemos obter dados da liderança, como nossa melhor lucratividade ou como estamos acompanhando no geral”.

Antes de incrementarmos com o Resource Management by Smartsheet, os dados que as equipes precisavam não eram consolidados nem acessíveis.

“Com o Resource Management by Smartsheet, eu posso extrair informações em tempo real em minutos. Se estivéssemos em uma reunião de recursos, por exemplo, eu poderia deslocar um relatório de análise para o Resource Management by Smartsheet enquanto falamos em vez de dizer que ‘envio os detalhes mais tarde’. É instantâneo”.

Além disso, as plataformas que Wertzberger usa precisam ser fáceis, pois algumas plataformas vêm com uma curva de aprendizado muito acentuada. Entretanto, os funcionários da Haberman descobriram que o Resource Management by Smartsheet é intuitivo e fácil de aprender.

“Eu treino muitas pessoas sobre como usar essas plataformas e percebi rapidamente a facilidade com que os novos contratados se acostumam com elas”, afirma Wertzberger.

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