A Knight Frank India reúne os projetos no Smartsheet, criando uma única fonte confiável com a ajuda da Agilifly

Fundada em Londres há mais de 128 anos, a Knight Frank se tornou uma das principais consultorias imobiliárias independentes do mundo, com mais de 27 mil funcionários em 50 países. Ela ajuda todo mundo a tomar decisões imobiliárias, desde pessoas físicas que querem comprar imóveis a grandes incorporadoras. Na Índia, a empresa opera desde 1995 e agora tem mais de 1,9 mil especialistas em Mumbai, Delhi-NCR, Bengaluru, Hyderabad, Chennai, Pune, Ahmedabad e Calcutá atendendo a mais de 50 locais em todo o país. Seus serviços incluem consultoria, avaliação e transações para instalações e gerenciamento de projetos, todos apoiados por pesquisas de mercado informativas.

Com a aceleração do ritmo de crescimento da empresa, surgiu a necessidade de uma abordagem baseada em sistemas. “Na época, gerávamos relatórios com base nos processos existentes, em sua maioria criados manualmente, e compartilhávamos insights com os clientes. Logo percebemos que não estávamos usando todos os dados para entender a própria empresa”, afirma Prashant Sharma, diretor associado de estratégia e iniciativas do setor de serviços de gerenciamento de projetos.

A equipe também queria dar aos clientes visibilidade em tempo real e sob demanda sobre os projetos. Para isso, ela precisava de um sistema de geração de relatórios mais eficiente e consistente para substituir o processo manual. 

“Precisávamos ganhar uma vantagem competitiva com um melhor atendimento ao cliente, operações mais eficientes e treinamento aprimorado, então começamos a estudar as ferramentas disponíveis que poderiam nos ajudar a fazer isso”, acrescenta Deben Moza, diretor executivo sênior e líder de serviços de gerenciamento de projetos da Knight Frank India.

Encontrar uma plataforma ágil e escalável

A equipe precisava de uma plataforma fácil de usar e flexível o suficiente para receber diversos projetos. Ela também queria algo que, com o tempo, pudesse escalar para várias regiões e oferecer aos clientes uma experiência consistente no mundo todo. Os parceiros da empresa recomendaram o Smartsheet. 

“Nós nos surpreendemos ao saber que existia uma solução ágil o suficiente para cumprir todos os nossos requisitos”, afirma Moza.

Para garantir o alinhamento da plataforma Smartsheet com os fluxos de trabalho da Knight Frank India e ajudar a equipe a aproveitá-la ao máximo, a Smartsheet apresentou a empresa à Agilifly Digital Transformations, uma parceira Platinum. “O cliente queria agir rápido e migrar o maior número possível de processos para o Smartsheet. Por isso, adotamos uma abordagem mais ágil, começando com um piloto, mostrando como a solução poderia ser e incrementando-a aos poucos em sprints semanais. Durante todo o processo, tivemos conversas abertas e construtivas, o que trouxe muita confiança”, explica Isheeta Bali, diretora executiva da Agilifly.

Uma adoção bem-sucedida

Com cerca de 900 pessoas na equipe, a adoção foi outro desafio. A Knight Frank India e a Agilifly desenvolveram em conjunto um plano multifacetado de gerenciamento de alterações. Elas começaram gerando expectativa com uma campanha de quatro meses por e-mail, “O Smartsheet está chegando”, anúncios em toda a empresa e atualizações da liderança em escritórios do mundo todo. A Agilifly ajudou com webinars, treinamentos personalizados e vídeos do Loom: sessões curtas e simples para usuários frequentes; integração avançada para gerentes de projetos e controladores de processos; e treinamento técnico detalhado para administradores.

Agora a Knight Frank India gerencia todo o ciclo de vida dos projetos no Smartsheet, desde a fase inicial de desenvolvimento de negócios até a execução e a entrega. “Durante a execução, o Smartsheet reúne tudo em um só lugar: cronogramas, observações de qualidade e segurança, riscos, problemas, ordens de compra e muito mais”, comenta Sharma. As equipes de campo e os terceirizados usam os formulários do Smartsheet para enviar atualizações em tempo real pelo telefone, e o Data Shuttle mantém as informações sincronizadas e precisas em todo o sistema. 

“O Smartsheet acabou se tornando nosso sistema de gerenciamento de relação com o cliente (CRM) na prática, ajudando a monitorar as interações do cliente e evitar a duplicação de contatos”, afirma Moza.

Transparência total dos projetos

A Knight Frank India usa os painéis do Smartsheet para monitorar tudo, desde projetos específicos até operações nacionais. Cada projeto tem um painel com atualizações em tempo real sobre tarefas, verificações de qualidade, observações de segurança e detalhes comerciais. Os painéis do portfólio vinculam dados de todas as regiões para que as equipes tenham uma visão clara do progresso geral. A equipe também usa painéis para desenvolvimento de negócios, acompanhamento de documentos, previsões de receita e relatórios de segurança. 

“Nosso líder de segurança pode acompanhar as horas de trabalho sem acidentes e os dados de incidentes em todos os 250 projetos em tempo real, ajudando a manter a consistência entre as normas de segurança”, afirma Moza. A Knight Frank India compartilha relatórios instantaneamente com clientes e colaboradores, com acesso baseado em função, garantindo que os dados confidenciais fiquem protegidos.

Com um sistema integrado e painéis em tempo real, agora a Knight Frank India tem uma única fonte confiável. “Não há dados ocultos. A transparência melhorou muito, tanto interna quanto externamente”, afirma Moza. Isso permite que a equipe tome decisões mais rápidas e bem informadas. 

“Antes do Smartsheet, eu dependia de chamadas e relatórios dispersos que nem sempre refletiam o que estava realmente acontecendo. Agora posso ver o status do projeto em todas as regiões em tempo real e detectar problemas no início, antes que eles se agravem”, acrescenta. Na opinião de Sharma, os painéis apresentam os detalhes e o contexto. “Com dados centralizados e em tempo real, podemos ter uma visão geral e entender o que está acontecendo com os clientes, as equipes e os projetos. A tomada de decisões ficou muito mais eficiente, exatamente como esperávamos”, afirma.

Construindo confiança entre os clientes

Com o apoio do Smartsheet, a Knight Frank India reduziu significativamente o tempo gasto na busca de atualizações, na preparação de relatórios ou na realização de reuniões desnecessárias. Agora as equipes podem inserir e acessar dados em qualquer lugar, mantendo tudo atualizado sem esforço extra.

Os relatórios automatizados, rápidos e consistentes têm sido uma grande vitória para os clientes, garantindo à Knight Frank India a vantagem competitiva que ela estava procurando. “Os clientes não precisam mais procurar atualizações, tudo está acessível direto na plataforma. O Smartsheet oferece transparência, alinha todo mundo e nos ajuda a atender às expectativas dos clientes sinalizando as alterações que podem afetar os custos ou prazos”, afirma Moza.

Os novos defensores do Smartsheet

Inspirados pelo sucesso na Índia, outros escritórios da Knight Frank também estão estudando soluções avançadas da Smartsheet. “A Knight Frank India virou uma verdadeira campeã global, mostrando essa solução para outras regiões, o que é fantástico. É um prazer trabalhar com a equipe da empresa. Ela está definindo as referências do setor em escala, e temos orgulho de apoiá-la nessa jornada”, afirma Bali.

Pensando no futuro, a Knight Frank pretende ampliar a solução adicionando funções como obtenção de recursos para projetos, modelos personalizados para diferentes tipos de projeto e portfólios de WorkApps para aprimorar a colaboração por meio de dispositivos móveis. A empresa também está trabalhando na integração do sistema de compras para que solicitações de compra, pedidos e dados de licitação passem para o Smartsheet sem problemas. A equipe acredita que a parceira é capaz de orientá-la nas próximas etapas. 

“A Agilifly tem sido muito prestativa durante toda a jornada. Quando surgem perguntas técnicas ou se precisamos de mais treinamento, ela sempre tem a solução certa. Ela nunca nos deixa na mão quanto ao software. A equipe é flexível, responsiva e tem o compromisso de fazer com que a plataforma funcione para nós”, afirma Sharma.

Confiança total nos parceiros

Para Moza, a inovação constante é essencial. Sem ela, as empresas correm o risco de se tornar irrelevantes. “Precisamos continuar encontrando maneiras melhores e mais convenientes de atender nossos clientes”, diz ele. “É reconfortante saber que temos uma solução que continuará evoluindo e um parceiro que está disposto a crescer conosco, adaptando a plataforma para atender às necessidades em evolução dos nossos clientes.”