Como o Providence Medical Group personaliza a experiência do paciente

Acompanhar as melhorias contínuas nos padrões da prática médica e do atendimento ao paciente é um imenso desafio para uma rede de cuidados primários e clínicas especializadas espalhadas por diversos estados. No Providence Medical Group (PMG), localizado em Oregon e no sudoeste de Washington, mais de 60 clínicas devem preencher atestados trimestrais para documentar o cumprimento de novos requisitos do setor.

Kiesha Smith, gerente de programa do PMG e de Serviços Clínicos da Providence Health & Services, usa o Smartsheet para otimizar o processo de atestado, criando listas de verificação e painéis que permitem aos gerentes da clínica se concentrar menos na papelada e mais em proporcionar uma melhor experiência ao paciente.

“Os atestados nos ajudam a alinhar nossos planos estratégicos”, afirma Smith. “Todos os padrões da nossa lista de verificação foram testados e comprovados como algo que funcionou bem em uma clínica ou que foi implementado no sistema. O Smartsheet foi aprovado pelo nosso Comitê de Governança do Modelo de Assistência para garantir o alinhamento aos nossos padrões ou planos estratégicos e que seja algo que beneficie os pacientes”.

Smith se baseia em seu histórico de gerenciamento de projetos para ajudar a criar e executar novos programas no PMG. Isso inclui esforços focados no paciente, como fluxos de processo para ajudar a equipe da clínica a garantir o cumprimento das “regras vermelhas” invioláveis ​que protegem a saúde e a segurança do paciente. Eles também incluem projetos inovadores de TI, como recursos de logon unificado para estações de trabalho clínicas ou check-in automático nas consultas quando os pacientes entram no estacionamento.

Esses esforços estão alinhados às metas estratégicas do PMG. O Smartsheet traz padronização e personalização para as operações clínicas em todo o sistema.

Escolhendo uma plataforma confiável

Antes de ingressar no PMG, Smith trabalhava para o Providence Center for Outcomes Research and Education (CORE), onde gerenciava projetos complexos de pesquisas sobre ciência de dados que analisavam dados de saúde para melhor entender e aprimorar a saúde de populações carentes.

O Smartsheet fazia parte do kit de ferramentas de TI da equipe e Smith teve a oportunidade de usá-lo para organizar e acompanhar os esforços de pesquisa do CORE. Antes de se mudar para o PMG, Smith simplificou uma ampla variedade de processos.

Os recursos do Smartsheet incluem:

• Uma fonte de informações centralizada: Se você depender de planilhas, e-mails ou do compartilhamento de arquivos on-line, quando os colaboradores fizerem alterações em versões diferentes de um documento, o conflito poderá não ser detectado até que os processos de trabalho, em si, já estejam também em conflito. Com o Smartsheet, as informações mais atuais são compartilhadas e o histórico de atualizações pode ser acompanhado.
• Exibições de dados atualizadas por meio de painéis: A liderança do PMG monitora de perto a conclusão dos atestados trimestrais pelas clínicas. Isso exigia a compilação de relatórios longos e demorados, que depois precisavam ser mantidos atualizados. Agora, o gerente de cada clínica verifica o cumprimento dos requisitos na planilha específica de cada clínica, e essas planilhas são resumidas em uma planilha mestre que pode ser visualizada e analisada por meio de painéis personalizáveis.
• Integração simples com outras ferramentas: Smith criou uma série de formulários para capturar dados, desde a análise de programas até o acompanhamento dos equipamentos de TI e o controle das informações de contato dos médicos. Os formulários do Smartsheet se integram com facilidade a ferramentas como o Zapier e o Cognito Forms para ajudar na criação da interface certa para as equipes da clínica cujas informações precisam ser solicitadas.
• Acessibilidade em múltiplas plataformas: Desde computadores desktop nos laboratórios até tablets portáteis nas salas de exames de pacientes, os dados do Smartsheet estão disponíveis em qualquer dispositivo. As equipes sabem que podem acessar informações atualizadas e precisas de onde quer que estejam trabalhando em uma clínica.

Visibilidade para apoiar a colaboração

Os painéis do Smartsheet ajudam a aumentar a visibilidade das partes interessadas. Os executivos obtiveram uma visão unificada dos esforços da clínica e puderam passar a se concentrar nas áreas que precisam de maior atenção. Além disso, os gerentes das clínicas podem ver o que seus colaboradores estão fazendo e usar esses conhecimentos para melhorar os esforços individuais e conjuntos.

“Se solicitamos que uma clínica faça algo e eles têm dificuldade por algum motivo, eles podem olhar para o painel e buscar outra clínica que tenha concluído esse mesmo padrão, trocar informações e experiências com essa clínica e encontrar ferramentas e estratégias que possam ajudá-los a ter sucesso também”, afirmou Smith.“Permitir que a transparência nos ofereça a oportunidade de trabalharmos juntos, em estreita colaboração, fazendo mais perguntas”.

Os formulários do Smartsheet também poupam tempo e esforços. Smith está trabalhando com a equipe de TI do PMG para criar recursos de logon unificado para as redes de computadores do sistema. Como parte do processo, o departamento de TI precisava compilar uma lista de IDs das estações de trabalho de todas as clínicas, mas eles estavam preocupados com o fato de os funcionários levarem dias de esforços para visitar todas as clínicas e inventariar 50 estações de trabalho (ou mais) em cada unidade.

Smith criou um formulário que preenchia campos de informações como o endereço, o nome do gerente e as informações de contato para cada clínica local envolvida. Com isso, os gerentes das clínicas só precisavam inserir os IDs de hardware e enviar as informações de volta por meio de uma planilha centralizada, sem qualquer necessidade de viagem ou deslocamento.

“Facilitar o processo para nossos cuidadores é algo fundamental, pois eles têm muito mais o que fazer”, afirmou Smith. “Quando eles ouvem que têm outra pesquisa ou outro formulário a preencher, isso aumenta ainda mais sua carga de trabalho. E facilitar o processo de coleta de dados ajuda muito a nós e também a eles. Os sistemas que criamos realmente nos ajudaram a ser mais transparentes, acompanhar e atestar coisas e melhorar os processos aqui no Providence”.

À medida que as diretrizes e práticas médicas evoluem e a pressão para melhorar o desempenho segue aumentando, Smith está pronta para usar o Smartsheet a fim de simplificar e agilizar o trabalho de todas as equipes clínicas do PMG. Ele é uma parte essencial de seus esforços para ajudar a organização a atingir seus objetivos mais ambiciosos e definir novos.

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