Viabilizando a tomada de decisões estratégicas

A equipe de liderança da QAD queria permanecer melhor atualizada sobre as atividades da equipe. Isso significava gerenciar todos os projetos em um local central, com uma ferramenta que fosse simples o suficiente para pessoas que não eram necessariamente gerentes de projeto.

Indústria

  • Tecnologia

Tamanho da organização

  • Grande porte (de 1.000 a 9.999 funcionários)

Região

  • América do Norte

Casos de uso

  • Simplificando o gerenciamento de portfólio de TI
  • Gerenciamento de tarefas

A introdução do Smartsheet nos permitiu eliminar o uso do MS Project para quase todos os funcionários, com exceção de alguns usuários avançados. Passamos a trabalhar de maneira mais inteligente e poupamos de US$ 40.000 a US$ 50.000 somente em taxas de licenciamento do MS Project.

Karsten Kleinpeter, diretor de Operações de Negócios de TI

A solução de QAD precisava funcionar para todos os departamentos e para diferentes tamanhos de projeto, de modo a permitir que as equipes gerenciassem projetos complexos de migração de sistemas, coordenassem atividades de marketing para o lançamento de produtos ou acompanhassem milhares de atividades relativas a relatórios financeiros.

A solução também precisava se conectar à arquitetura de TI existente e ser facilmente integrada a outras plataformas e sistemas. Ele também precisava ser baseada na nuvem para resolver problemas relacionados a atualizações de software e supervisão.

Com o Smartsheet, a QAD simplificou as operações de TI por meio da capacidade de acompanhar o ciclo de vida de desenvolvimento de aplicativos, coordenar atualizações de sistema e lançamentos globais e exibir o painel de controle para alcançar visibilidade de status em tempo real.

A equipe também tornou seu gerenciamento de tarefas financeiras mais eficiente, com modelos para diferentes equipes financeiras, visibilidade de status de atividades regulatórias em tempo real e a capacidade de acompanhar as tarefas financeiras para fechamento mensal, trimestral e anual.

A equipe de marketing também simplificou as operações, passando a se comunicar por meio do Smartsheet, em vez de utilizar e-mails; configurando alertas automatizados para entregáveis prontos para o cliente; e usando o Smartsheet para armazenar os entregáveis e acompanhar o status em um só lugar.

Por fim, o Smartsheet permitiu que a equipe da QAD executasse projetos de implementação bem-sucedidos, dando a eles uma plataforma para compartilhar planos e status de projetos com os clientes, automatizar notificações após mudanças críticas de status e manter a documentação compartilhada de um projeto em um só lugar, de modo a aumentar a transparência.