Gerenciamento de documentos do SharePoint: o que é e o que não é

A maioria dos pontos sobre "o que é e o que não é do SharePoint" descritos abaixo são verdadeiros para o gerenciamento de documentos do SharePoint 2013 e versões anteriores. Os resultados de uma pesquisa no início de 2016 com 1.000 usuários do SharePoint afirmam: 

• 72% usavam o SharePoint Server 2013
• 54% usavam o SharePoint Server 2010
• 19% usavam o SharePoint Server 2007
• 4% usavam o SharePoint Server 2003
• 1% ainda usava a versão 2001

A razão pela qual muitas empresas permanecem com as versões anteriores é que a migração pode ser um grande desafio e tem um alto custo em tempo e dinheiro para os usuários que investiram na personalização do SharePoint no local. Para complicar ainda mais a mudança, web parts personalizadas, páginas mestre personalizadas e layouts de página podem não funcionar nas versões mais recentes do SharePoint, o que requer personalização adicional. 

O que é o gerenciamento de documentos do SharePoint?
    

• É onipresente: o SharePoint desempenha um papel essencial em algumas das maiores empresas do mundo, o que significa que muitos funcionários o usam como sua experiência de intranet e compartilhamento de documentos. Graças à propensão da empresa para a criação de pacotes, agora, o SharePoint é considerado um negócio de mais de US$ 2 bilhões. 
• É escalável: como muitos usuários do SharePoint são clientes do MS Office, a plataforma pode ser escalada para lidar com vários requisitos de negócios. Isso é particularmente verdadeiro para os usuários que estão usando o SharePoint como parte de um pacote do Office 365, em que o acesso ao Exchange, clientes do Office e aplicativos para a web também estão disponíveis na nuvem.
• É personalizável: de acordo com a pesquisa da Forrester Research, 65% de todas as organizações que usam o SharePoint adicionam funcionalidades ao software principal. Essa personalização é uma situação de boas e más notícias. O ajuste fino necessário para atender a requisitos organizacionais específicos cria a necessidade de treinamento e comunicação para fazer com que os membros da equipe adotem o gerenciamento de documentos do SharePoint. A segurança é complicada de gerenciar com soluções prontas, e empresas maiores costumam precisar de ferramentas de terceiros.
• É demorado: pode demorar um pouco para começar a usar o SharePoint, independentemente de as organizações decidirem ou não contratar um dos muitos milhares de especialistas e consultores dedicados a treinamento, desenvolvimento e suporte. As organizações maiores podem levar de três a cinco anos para implementar e adotar o SharePoint com sucesso. Em empresas médias, de um a dois anos e para pequenas operações de seis a oito meses.
• É móvel (agora): o SharePoint é compatível com dispositivos móveis da Microsoft por meio do Office 365 há alguns anos, mas agora tem aplicativo móvel para iOS, e os aplicativos móveis para Android e Windows 10 vão chegar até o final do ano, de acordo com a Microsoft.

Quais são algumas qualidades que o gerenciamento de documentos do SharePoint não tem?

• Não é compacto: o número de recursos que o SharePoint oferece pode sobrecarregar o uso, a compreensão e a navegação, tornando o treinamento e a comunicação obrigatórios para incentivar a adoção. O desempenho (especialmente em versões de servidor mais antigas) tem sido notoriamente lento.
• Não é a experiência do usuário mais intuitiva: os usuários se acostumaram com tecnologias personalizadas. Essa diferença entre a tecnologia intuitiva para o consumidor e o SharePoint pode criar frustração e (às vezes) desagradar os usuários.
• Não é rápido (o suficiente): "lento" tem sido uma reclamação comum de clientes do SharePoint. A versão 2016 melhorou a função de pesquisa para entregar resultados mais rápido, e há novas maneiras de criar sites e conjuntos de sites mais rapidamente, mas ainda é um trabalho em andamento.
• Não é inovador: embora haja atualizações quase todos os anos para melhorar recursos e funcionalidades, muitas vezes, a Microsoft parece estar tentando correr atrás em vez de liderar a inovação. Uma vez que as atualizações estejam disponíveis, migrar para a versão mais recente do SharePoint não é fácil ou barato para clientes que já o usam. Além disso, ele não é barato. Embora seja mais simples mudar para o SharePoint 2016, se estiver atualizando do SharePoint 2013, comprar novas licenças ou atualizar as licenças existentes aumenta o preço geral. Há também o custo de treinar os membros da equipe para usar o novo sistema que precisa ser considerado.
• Não é compatível com aplicativos: os aplicativos no SharePoint podem parecer uma consideração secundária, em vez de atualizações de design deliberadas. Pode ser muito trabalhoso fazer qualquer coisa além das tarefas básicas.
• Seus controles de acesso podem ter problemas: um dos principais desafios é que não há uma maneira centralizada de controlar o acesso à infraestrutura de gerenciamento de documentos. Desde o início do SharePoint, o volume de informações, as ameaças à segurança e a taxa de mudança nas empresas cresceu exponencialmente, mas o modelo de segurança não necessariamente acompanhou o ritmo.

Embora o SharePoint tenha recursos eficientes e possa ser uma boa solução para empresas de grande porte que já dependem da Microsoft, existem alternativas ao SharePoint que oferecem uma opção de colaboração e gerenciamento de documentos pronta para uso.