Ferramentas essenciais para implementar e gerenciar o processo de fluxo de trabalho criativo

Para configurar um fluxo de trabalho criativo eficaz, especialistas recomendam que você esclareça o escopo, diagrame o fluxo de trabalho, use um software de fluxo de trabalho, realize reuniões regulares de acompanhamento e meça a eficácia do processo. Além disso, certifique-se de que os membros da equipe possam realmente acompanhar o fluxo de trabalho.

Confira abaixo algumas etapas importantes do processo de fluxo de trabalho:

• Esclareça escopo, objetivos e estratégia com o cliente: no início de qualquer projeto, esclareça formalmente os objetivos e o plano básico para alcançá-los, de preferência por meio de um documento escrito aprovado por todos.
  
  “Quando temos uma atribuição, o gerente de projeto tem que esclarecer com o cliente exatamente o que deve ser comunicado, além dos objetivos importantes dessa comunicação”, explica Kelbick. A agência com sede em Nova York é especializada em marketing, estratégia de produto e comunicação para instituições financeiras.
  
  Kelbick comenta que sua empresa prepara uma declaração de estratégia para o projeto, que, segundo ela, “é apresentada e revisada pelo cliente, para que todos estejam alinhados sobre o que estamos comunicando”.
• Esclareça as responsabilidades: delineie a hierarquia de sua equipe e, em seguida, esclareça qual ser á o papel de cada um no desenvolvimento, aprovação e conclusão do trabalho. É importante reconhecer a personalidade da empresa durante esse processo. Se alguns indivíduos são mais propensos a se envolverem fortemente durante todo o processo e outros desejam participar apenas em pontos de referência importantes, seu plano deve considerar isso.
  
  Você também deve nomear um gerente de projeto. Em seguida, identifique quais membros da equipe precisarão aprovar o projeto em cada fase do desenvolvimento.
• Diagrame o fluxo de trabalho: para cada projeto específico, é útil criar um diagrama ou gráfico que mostre as fases do processo, bem como as aprovações, informações e outras ações necessárias. Preste atenção ao princípio mutuamente exclusivo e coletivamente exaustivo (MECE) desenvolvido pela empresa de consultoria empresarial McKinsey & Company e usado em uma ampla gama de práticas comerciais. Em essência, você deve agrupar categorias de informações para que elas não se sobreponham e que sua avaliação inclua todas as categorias possíveis. No contexto do fluxo de trabalho criativo, o MECE evita confusão sobre os requisitos e o responsável por eles em cada fase, e garante que o fluxo de trabalho abrange todos os aspectos do projeto, do início até a conclusão.
  
  Ed Burgoyne, fundador e conselheiro líder da Makr Consulting, ajuda empresas a realizar uma avaliação mais ampla de como seu processo de fluxo de trabalho funciona em geral, sem considerar um projeto específico.
   
  
  “Às vezes, o processo de se reunir e ver como as coisas funcionam atualmente é revelador para as pessoas”, comenta. Ele diz que o processo ajuda as organizações a se perguntarem: “Como fazemos o que fazemos? Por que fazemos assim? Isso faz sentido? Como descrevemos o que fazemos?”
• Verifique se a equipe concorda com o processo do fluxo de trabalho: é vital que todos entendam e concordem com a estrutura e os detalhes do seu processo de fluxo de trabalho logo no início. Quando Burgoyne trabalha com organizações para ajudá-las a entender e melhorar seus processos de trabalho, ele sabe que: “Podemos criar mapas de processo o dia todo, mas o comportamento é super, superimportante. O que fazer? Temos que gerenciar processos de mudança com esse comportamento em mente. Eu posso [recomendar] mudar os processos durante o dia todo e pendurá-los na parede, mas a menos que as pessoas os sigam”, explica, “não teremos os resultados desejados”.
  
  É por isso que Burgoyne sugere que as organizações trabalhem com toda a equipe para colaborar na estruturação de seus processos de trabalho. Isso permite a adesão de todos desde o início.
• Use um software de gerenciamento de fluxo de trabalho/projetos criativo: embora algumas organizações possam implementar e seguir um processo criativo de fluxo de trabalho sem usar softwares, muitos especialistas acreditam que a ferramenta pode ser extremamente útil no acompanhamento dos processos e evitar confusão.
  
  Uma organização pode usar um software para integrar todas as comunicações por escrito, itens de calendário e lembretes e fazer com que seja muito mais fácil e eficiente monitorar e aprovar tarefas para o projeto e revisar o trabalho.
• Decida como e quando as avaliações e aprovações ocorrerão: seja claro sobre quem revisará cada fase do projeto e apresentará informações, e quando essas tarefas devem ser realizadas. Você também pode querer limitar o número de avaliadores e rodadas de revisão. Certifique-se de estabelecer uma convenção de nomenclatura para cada revisão, para que todos saibam qual rascunho é o mais atual.
• Conduza reuniões de acompanhamento: mesmo se você estiver usando um software e outros veículos de comunicação digital, é útil ter reuniões periódicas de acompanhamento com a equipe para garantir que o projeto esteja progredindo dentro do cronograma.
• Meça produtividade e outras métricas: pode ser útil acompanhar várias métricas em seus projetos criativos, incluindo o número de solicitações de projetos de criação recebidas, versões por projeto, prazo para obter aprovações e a duração total do ciclo de um projeto.