O que é o gerenciamento do fluxo de trabalho criativo?
O gerenciamento do fluxo de trabalho criativo se refere à forma como uma equipe ou organização supervisiona o processo de desenvolvimento de ativos criativos, desde a geração da ideia até a aprovação do design e o lançamento do projeto. Os melhores fluxos de trabalho criativos são uma sequência ordenada e repetível de tarefas.
O gerenciamento do fluxo de trabalho criativo faz parte das operações criativas gerais, que se referem à forma como uma empresa gerencia o processo criativo interno. As agências de criação precisam ter fluxos de trabalho e processos sólidos para atender às expectativas de seus clientes em termos de qualidade, orçamento e cronograma. O mesmo vale para equipes criativas internas que produzem ativos criativos para sua própria organização. Saiba mais neste guia passo a passo sobre operações criativas.
Cada uma das seguintes disciplinas exige um gerenciamento criativo do fluxo de trabalho que difere de maneiras importantes:
- Fluxos de trabalho da agência criativa: Isso se refere aos processos específicos que uma agência criativa segue para concluir seu trabalho. Nesse contexto, os fluxos de trabalho são métodos repetíveis que os membros da equipe usam para desempenhar suas funções, concentrando-se em operações gerais em vez de projetos ou resultados específicos. No entanto, esses métodos influenciam o desenvolvimento de ativos criativos individuais, incluindo anúncios, elementos de design e outros materiais criativos. Saiba mais nesta publicação sobre fluxos de trabalho de processos de agências criativas.
- Fluxos de trabalho da equipe criativa: descreve os processos que as equipes criativas usam para gerenciar suas operações de ponta a ponta em seu departamento e em todos os projetos. Cada membro da equipe — incluindo redatores, designers, produtores de vídeo, editores, estrategistas e diretores criativos — contribui com habilidades únicas. A eficiência do fluxo de trabalho da equipe criativa depende de cada membro entender claramente suas funções e responsabilidades, que podem variar um pouco de um projeto para o outro. Melhore suas habilidades de gerenciamento com este guia para gerenciar equipes criativas.
- Gerenciamento criativo de projetos: o gerenciamento criativo de projetos envolve a supervisão da entrega bem-sucedida de ativos criativos e inclui todas as fases típicas do ciclo de vida do gerenciamento de projetos: início, planejamento, execução, monitoramento e controle do projeto e encerramento do projeto. Certifique-se de que seu próximo projeto seja um sucesso lendo este artigo sobre gerenciamento eficaz de projetos criativos.
Você também pode ouvir os termos fluxo de trabalho de produção criativa, fluxo de trabalho de séries criativas ou processos de fluxo de trabalho de estúdio criativo. Todos esses termos se referem aos processos repetíveis que você usa para gerenciar um projeto ou ativo criativo do início ao fim.
Saiba como mover seus projetos criativos pelo ciclo de vida do projeto neste artigo sobre como reformular seus fluxos de trabalho criativos, bem como neste guia abrangente sobre fluxos de trabalho de gerenciamento de ativos digitais (DAM).
As fases do fluxo de trabalho criativo
Há quatro fases em todos os fluxos de trabalho criativos: definir metas, gerar e desenvolver ideias, revisar e obter aprovação, lançar projetos e monitorar o sucesso. Estabelecer um fluxo de trabalho repetível simplificará seu processo, eliminando a necessidade de reinventar a roda a cada vez.
Abaixo, você encontrará detalhes sobre cada fase, bem como um modelo de fluxo de trabalho criativo que você pode usar para gerenciar seus projetos criativos.
Fase um: definir metas e funções
Na primeira fase, defina os objetivos do projeto. Use um desses modelos de resumos criativos para garantir que você capture todas as informações necessárias, incluindo partes interessadas, orçamento, cronograma, metas, objetivos e muito mais. Ao definir metas, certifique-se de que elas sejam específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo (SMART). Experimente usar uma dessas planilhas e exemplos de metas SMART para começar.
A partir daí, realize uma reunião inicial com todas as partes interessadas relevantes (incluindo o cliente para projetos externos). Nessa reunião, apresente os membros da equipe, revise as informações do resumo criativo, discuta como o sucesso do projeto será medido e explique a estrutura de relatórios da equipe. O objetivo da reunião inicial é alinhar todas as partes interessadas às metas e restrições do projeto.
Em seguida, comece a desenvolver os marcos do projeto segmentando o projeto em grupos de tarefas relacionados. Por exemplo, finalizar uma imagem de capa ou produzir todos os elementos de animação para um vídeo. Nesse estágio, você também pode colocar esses marcos em um cronograma preliminar.
Em seguida, atribua funções e responsabilidades dentro da equipe criativa. As funções comuns incluem proprietário do projeto, estrategista, gerente de projeto, designer, redator e desenvolvedor, embora funções adicionais possam ser necessárias dependendo do projeto. Descreva a hierarquia da equipe e esclareça quem lidará com quais aspectos do desenvolvimento, aprovação e conclusão do projeto. Defina o processo de aprovação, especificando quando, como e por quem cada rodada de aprovação ocorrerá. Identifique claramente quem analisará cada fase do projeto e fornecerá feedback, além de especificar prazos para essas entradas e aprovações. Procure limitar o número de revisores e as rodadas de revisão. Estabeleça uma convenção de nomenclatura para as revisões para garantir que todos saibam qual rascunho é o mais atual.
Fase dois: gerar e desenvolver ideias
A fase dois é onde toda a ideação criativa acontece. Comece com um brainstorming. Você pode participar de um brainstorming tradicional reunindo-se em grupo e anotando todas as ideias em um quadro branco. Outra opção é experimentar variações modernas, como mapeamento mental (em que a equipe colabora para resolver visualmente um desafio) ou brainstorming reverso (em que você começa com o produto final e trabalha de trás para frente).
Hillary Kelbick, presidente e diretora executiva da MKP Communications, diz que a reunião original de brainstorming é crucial. Também é importante manter o tom da reunião estritamente para um brainstorming. “Neste momento, não há ideias ruins”, ela aconselha. “A regra é anotar tudo, mesmo que soe estúpido. Jogue tudo o que tiver contra a parede. Não há nada ruim neste momento porque você não sabe de onde a energia criativa virá. Abrace tudo.”
Você pode aprender mais sobre técnicas de brainstorming lendo nosso guia sobre abordagens motivacionais de brainstorming.
Depois de gerar uma série de ideias em grupo, analise-as em conjunto e forneça feedback. Incentive todos os membros da equipe a compartilharem suas ideias para criar um ambiente em que todos se sintam à vontade para contribuir. Isso permitirá que a equipe identifique a ideia inovadora.
Depois de selecionar as melhores ideias, comece a desenvolvê-las. Muitos projetos criativos exigem diversos tipos de conteúdo, incluindo vídeos, imagens estáticas, artigos escritos, podcasts, postagens em mídias sociais e memes. Se você estiver trabalhando para um cliente em uma agência criativa, certifique-se de realizar reuniões periódicas de check-in para obter a aprovação da direção. Essas sessões de aprovação intermitentes ajudarão a evitar insatisfação na entrega final.
Kat Yowell, designer sênior da Lucid Agency, uma agência de marketing digital com escritórios em Phoenix e Chicago, diz que sua equipe pode compartilhar algum conteúdo escrito ou uma ideia de design com o cliente nos estágios iniciais. Ao criar um site, por exemplo, a equipe provavelmente compartilhará wireframes de um site ou página da web em potencial — um design que mostra quais elementos e elementos de interface existirão em páginas importantes. A equipe também pode compartilhar uma página interna mais desenvolvida para dar ao cliente “uma ideia do visual antes de lançar o restante”.
A ideia é apenas entrar em contato com o cliente para “[garantir] que estamos no caminho certo”, acrescenta Yowell.
Dependendo do tipo de projeto ou campanha em que você está trabalhando, considere reutilizar o mesmo conteúdo em diferentes tipos de mídia — por exemplo, apresentar a mesma lição em um vídeo, um artigo de instruções escrito e uma publicação de slides no Instagram.
Durante o processo de desenvolvimento, siga o cronograma estabelecido no início do projeto. Comunique-se imediatamente se surgirem problemas e compartilhe relatórios de status interna e externamente para garantir que todos estejam alinhados. Além disso, considere usar ferramentas on-line de gerenciamento de projetos ou fluxo de trabalho para facilitar esse processo.
Se você estiver trabalhando com um cliente, opte pelo excesso de comunicação.
Fase três: analisar e obter aprovação
Nesse estágio, você precisa da aprovação interna e externa dos ativos criativos que você desenvolveu. Provavelmente haverá várias rodadas de revisão. Otimizar essas rodadas é crucial para avançar com eficiência em direção ao lançamento.
Comece com a aprovação interna. Inclua toda a equipe criativa, sua gerência direta e quaisquer outras partes interessadas internas. Reúna feedback sobre os projetos e construções iniciais e refine-os até que um consenso seja alcançado.
Se você estiver criando trabalhos para um cliente externo, agora você pode iniciar rodadas de revisão com ele. Compartilhe conteúdo com seu cliente remotamente enviando os arquivos criativos e analisando-os juntos em uma videochamada ou pessoalmente, se possível.
É importante estruturar seus ciclos de revisão com antecedência para garantir que sejam eficientes e que você tenha clareza sobre o tipo de feedback que está buscando. Crie uma pauta para as reuniões e defina um limite para o número de rodadas de revisão permitidas pelo contrato atual. (O padrão do setor é três.) No kit inicial abaixo, você encontrará um modelo gratuito de pauta de reunião da rodada de revisão, que pode ser usado para realizar três rodadas de análises e obter a aprovação final.
Você também pode capturar feedback com um software de anotações ao vivo ou de revisão de design que permite que os comentários sejam deixados diretamente nos designs. Garanta que todos tenham acesso às mesmas versões para evitar problemas de redundância e controle de versão. Essa abordagem também ajuda a centralizar todo o feedback, economizando tempo ao fazer atualizações nas rodadas subsequentes.
Depois de receber a aprovação do seu cliente (seja uma equipe interna ou superior), formalize-a. Obtenha todas as assinaturas de aprovação necessárias e continue preparando o conteúdo para publicação.
Fase quatro: lançamento do produto e monitoramento do sucesso
A fase final e mais empolgante é o lançamento do produto, o que normalmente significa distribuir materiais impressos, lançar um vídeo ou publicar materiais digitais on-line. Após o lançamento, no entanto, você ainda terá algumas etapas a serem concluídas.
Após o lançamento, comece a monitorar as métricas para avaliar o sucesso do conteúdo. Você deveria ter definido os KPIs durante a fase inicial, então comece com eles. Além disso, documente métricas sobre como o projeto se desenrolou, como o número de ativos criados, o número de versões e rodadas de revisão realizadas, o tempo necessário para obter aprovações e a duração geral do ciclo de vida do projeto.
Continue monitorando esses KPIs pela duração e frequência descritas em seu resumo criativo. Certifique-se de compartilhar essas métricas também com seu cliente. Se os resultados não forem satisfatórios, considere refinar ainda mais os ativos, especialmente para campanhas de longo prazo.
Após o lançamento, você também precisará enviar a fatura final ao seu cliente e conduzir um projeto após a morte. Use essa oportunidade para reunir seus comentários sobre a execução geral do projeto e as áreas de melhoria. Essas discussões são cruciais para manter e fortalecer seu relacionamento com o cliente e garantir a colaboração contínua.
Modelo de fluxo de trabalho criativo
Baixe um modelo de fluxo de trabalho criativo para
o Microsoft Excel
|
Microsoft Word
| Google Sheets
Use esse modelo de fluxo de trabalho criativo para acompanhar o progresso do seu projeto criativo do início ao fim. O modelo organiza o projeto em quatro fases, completas com subtarefas, fornecendo uma estrutura robusta e repetível para você seguir. Embora você possa personalizar o modelo para atender às suas necessidades, ele vem pré-construído com seções para listar o proprietário da tarefa, a data de conclusão, o status e as notas adicionais.
Práticas recomendadas para configurar um processo eficaz de fluxo de trabalho criativo
Para configurar um fluxo de trabalho criativo eficaz, especialistas recomendam que você esclareça o escopo, diagrame o fluxo de trabalho, use um software de fluxo de trabalho, realize reuniões regulares de acompanhamento e meça a eficácia do processo. Além disso, certifique-se de que os membros da equipe possam realmente acompanhar o fluxo de trabalho.
Confira abaixo algumas etapas importantes do processo de fluxo de trabalho:
Esclareça o escopo, o (s) objetivo (s) e a estratégia com o cliente
No início de qualquer projeto, esclareça formalmente os objetivos do projeto e o plano básico para atingir esses objetivos — de preferência por meio de um documento escrito que todos aprovem.
“Quando recebemos uma tarefa, o gerente de projeto precisa esclarecer com o cliente exatamente o que deve ser comunicado — e os objetivos importantes dessa comunicação”, explica Kelbick.
Kelbick diz que sua empresa prepara uma declaração estratégica para o projeto, que, segundo ela, “é apresentada e revisada pelo cliente, para que todos estejam na mesma página sobre o que estamos comunicando”.
Diagrame seu fluxo de trabalho
Para cada projeto específico, é útil criar um diagrama ou gráfico que mostre as fases do processo, bem como as aprovações, as entradas e outras ações necessárias. Preste atenção ao princípio mutuamente exclusivo e coletivamente exaustivo (MECE) desenvolvido pela empresa de consultoria de negócios McKinsey & Company. Em essência, você deve agrupar categorias de informações para que elas não se sobreponham e que sua avaliação inclua todas as categorias possíveis. No contexto do fluxo de trabalho criativo, o MECE significa que não deve haver confusão sobre os requisitos e quem é responsável por eles em cada fase, e o fluxo de trabalho abrange todos os aspectos do projeto, do início ao fim.
Ed Burgoyne, fundador e consultor líder da Makr Consulting, ajuda as organizações a realizar uma avaliação mais ampla de como seu processo de fluxo de trabalho funciona em geral — fora de qualquer projeto específico.
“Às vezes, o processo de simplesmente se reunir e ver como as coisas funcionam atualmente é revelador para as pessoas”, ele compartilha. Ele diz que o processo ajuda as organizações a se perguntarem: “Como fazemos o que fazemos? Por que fazemos assim? Isso faz sentido? Como descrevemos o que fazemos?”
Obtenha um acordo de equipe sobre o processo de fluxo de trabalho
É vital que todos entendam e concordem com a estrutura e os detalhes do seu processo de fluxo de trabalho desde o início. Quando Burgoyne trabalha com organizações para ajudá-las a entender e melhorar seus processos de trabalho, ele enfatiza a importância do acordo comum. “Podemos criar mapas de processos o dia todo”, diz ele, “mas o comportamento é muito, muito importante. O que fazer? Temos que gerenciar processos de mudança com esse comportamento em mente. Posso recomendar processos o dia todo e colocá-los na parede, mas, a menos que as pessoas os sigam, elas não obterão os resultados desejados.”
É por isso que Burgoyne sugere que as organizações trabalhem com toda a equipe para colaborar na estruturação de seus processos de trabalho — isso permite a adesão de todos desde o início.
Use software criativo de fluxo de trabalho/gerenciamento de projetos
Embora algumas organizações possam implementar e seguir um processo de fluxo de trabalho criativo sem software, muitos especialistas acreditam que o software pode ser extremamente útil para rastrear os processos e evitar confusões.
Uma organização pode usar o software para integrar todas as comunicações escritas ao software, integrar itens de calendário e lembretes e tornar muito mais fácil e eficiente monitorar e aprovar tarefas para o projeto e revisar o trabalho.
Faça reuniões de check-in
Mesmo quando você usa software e outros veículos de comunicação digital, é útil ter reuniões periódicas de check-in com a equipe para garantir que o projeto esteja avançando e dentro do cronograma.
Fluxo de trabalho criativo durante as fases de um projeto
Sua equipe também deve ter em mente os seguintes pontos importantes durante várias fases do projeto.
Inicio do projeto
Use um processo formal de solicitação de projeto e certifique-se de que sua equipe interna o siga.
“Um dos maiores pilares é o processo de solicitação inicial”, diz Brian Bosche, gerente de produto sênior da Smartsheet e fundador e ex-CEO da Slope, uma empresa que desenvolveu software para ajudar no fluxo de trabalho criativo e agora faz parte da Smartsheet. “É muito importante que as pessoas saibam aonde devem ir para enviar uma solicitação. Ter o processo de ingestão é muito importante.”
O processo de admissão garante que todos entendam todos os projetos que estão prestes a começar e forneça a todos as informações necessárias no início, acrescenta Bosche.
Desenvolvimento do projeto
Monitore a quantidade de trabalho necessária para várias tarefas dentro do projeto, equilibre a carga de trabalho quando possível e certifique-se de que o cronograma contabilize determinados membros da equipe com grandes cargas de trabalho.
Yowell, da Lucid Agency, diz que sua organização tem reuniões semanais para avaliar no que cada designer ou outro membro da equipe está trabalhando. A agência usa um software para atribuir entre um e três pontos a cada tarefa, com base na probabilidade de a tarefa levar. “[Fazer isso] nos dá uma visão panorâmica das tarefas definidas; com esse sistema numérico, podemos descobrir como podemos organizar tarefas, se necessário”, explica ela.
Análise e aprovação do cliente
Comunique aos clientes como o processo de revisão funciona melhor (incluindo prazos) e esteja ciente de quaisquer atrasos causados pelo cliente que possam ocorrer.
Como gerenciar um fluxo de trabalho criativo
Gerenciar um fluxo de trabalho criativo exige um sistema sólido de fluxo de trabalho em sua organização, membros da equipe que entendam a importância de seguir processos eficientes e gerentes que sejam hábeis em supervisionar e acompanhar o trabalho. Ferramentas SaaS também podem ser úteis para acompanhar e gerenciar o processo de fluxo de trabalho criativo.
Baixe o Creative Workflow Starter Kit
Se você nunca criou processos padrão para gerenciar suas equipes de criação, isso pode ser assustador. Este kit inicial gratuito fornece todos os recursos de que você precisa para começar. Isso ajudará você a se organizar, documentar seus fluxos de trabalho, esclarecer todos os ativos criativos que você precisa criar e gerenciar rodadas de aprovação, esteja você trabalhando para um cliente externo ou para sua própria organização.
Baixe o Creative Workflow Starter Kit
Neste kit, você encontrará o seguinte:
- Um modelo de fluxo de trabalho criativo para Excel e Microsoft Word que inclui todas as fases e subtarefas comuns associadas ao fluxo de trabalho de ponta a ponta.
- Um modelo de resumo criativo de cliente para Excel para capturar os requisitos de qualquer ativo criativo que você esteja criando para um cliente externo.
- Um modelo de resumo criativo simples para o Microsoft Word para documentar as especificações de um projeto criativo interno simples.
- Um modelo de reunião semanal de status de projeto criativo para Excel e Microsoft Word para agilizar e simplificar as reuniões de check-in.
- Um modelo de rodada de revisão criativa para o Microsoft Word para estruturar suas reuniões internas ou externas de análise de ativos criativos, com espaço para três rodadas de reuniões de revisão e linhas de assinatura para aprovações finais.
- Uma folha de dicas sobre fluxo de trabalho criativo para o Microsoft Word com as melhores dicas de especialistas sobre como tornar seu fluxo de trabalho criativo o mais eficiente possível.
Os maiores erros cometidos no gerenciamento do fluxo de trabalho criativo
Especialistas dentro e fora das agências dizem que as organizações geralmente cometem erros comuns na estruturação ou gerenciamento do fluxo de trabalho criativo. Confira alguns dos erros mais comuns:
- Descontando a contribuição potencial do cliente para o trabalho de design. “No início da minha carreira, meu maior erro foi pensar que o cliente [não] sabia de nada”, compartilha Yowell. Ela acrescenta que chegava a pensar: “'Como ousa voltar com mudanças. Você não sabe do que está falando.' Isso é errado”. O cliente entende a personalidade de sua empresa e o ambiente do setor em que está, afirma. Ele entende, por exemplo, que um design ousado pode não funcionar para o site de uma empresa de engenharia.
- Não se envolver em pontos de contato periódicos no original e desenvolver a direção geral do design. “Chegar com um monte de páginas (web) projetadas antes mesmo que o cliente tenha visto um design pode ser um erro enorme”, acrescenta Yowell.
- Construindo um processo de fluxo de trabalho criativo a partir da perspectiva de apenas alguns jogadores, sem incluir os pontos de vista de todos. Burgoyne explica que os gerentes de projeto ou outros líderes de agências podem estruturar um processo de fluxo de trabalho que faça sentido para eles, mas podem deixar de incluir considerações importantes de outras pessoas que fazem o trabalho todos os dias. “Quando analisamos e desenvolvemos um processo, precisamos colaborar com as pessoas envolvidas com ele para garantir que realmente funcione”, comenta. “É realmente importante olhar para o processo de uma perspectiva de sistemas e ver como todas as diferentes peças se unem.”
Essa inclusão também é vital quando a nova estrutura do processo significa mudanças significativas na forma como a organização faz seu trabalho. “As pessoas podem ser muito avessas à mudança com a qual não estão envolvidas”, aconselha Burgoyne.
Como ajustar seus fluxos de trabalho criativos
A maioria dos fluxos de trabalho criativos é organizada de acordo com as fases descritas acima. No entanto, há várias maneiras de refinar ainda mais seus processos, incluindo as seguintes:
- Centralize os ativos de design: gerencie seus ativos e arquivos de design de forma centralizada e organizada. Considere usar uma ferramenta on-line que permita armazenar arquivos criativos na nuvem para que todos os membros da equipe tenham acesso fácil.
- Adote convenções de nomenclatura: siga uma convenção de nomenclatura estrita para todos os arquivos.
- Estruture o local de trabalho: crie uma estrutura de local de trabalho que ajude os funcionários a priorizar o trabalho. Isso pode incluir bloquear folgas para trabalhar sem interrupções, agendar check-ins regulares e estar on-line em determinados horários para que todos estejam disponíveis para colaborar.
- Cumpra os prazos: garanta que os membros da equipe cumpram todos os prazos à medida que o projeto se desenvolve. Quando um prazo termina, isso pode causar um efeito dominó que afeta todo o projeto. Crie flexibilidade no cronograma na fase de planejamento para se antecipar a esse problema.
- Comunique-se continuamente: continue se comunicando com seu cliente e forneça atualizações de status frequentes.
- Monitore o tempo da equipe: monitore o tempo que todos os membros da equipe gastam no projeto para entender melhor a carga de trabalho. Meça o tempo gasto em relação ao orçamento geral e use essa informação para fornecer detalhes ao seu cliente em sua conta.
Gianluca Ferruggia é gerente geral da DesignRush, um mercado que ajuda a conectar organizações às principais agências criativas. Ele enfatiza a importância de permanecer flexível em seus fluxos de trabalho, a fim de melhor atender às necessidades do seu cliente: “A implementação de metodologias ágeis nos ajuda a iterar, adaptar e melhorar continuamente nossos processos”. Além disso, diz ele, “defina expectativas e funções claras desde o início e incorpore sessões regulares de feedback”.
Pavel Naydenov, chefe de marketing da Businessmap, uma empresa de software que ajuda organizações a implementar métodos ágeis, concorda. “O ajuste fino dos fluxos de trabalho criativos geralmente exige um processo iterativo de análise, adaptação e implementação”, diz ele. “Práticas como retrospectivas regulares da equipe e a incorporação de uma abordagem baseada em Kanban nos ajudaram a refinar continuamente nossos fluxos de trabalho e reduzir gargalos.”
Conselhos sobre fluxo de trabalho criativo e criação de equipes multifuncionais
Burgoyne, da Makr Consulting, afirma que as agências e empresas criativas devem perceber que seu processo e gerenciamento de fluxo de trabalho são vitais para a identidade da organização.
“Tem tudo a ver com a forma como você resolve problemas e como você olha para o mundo. O que é prioridade e o que não é?” ele explica. “Seu processo é uma grande parte de quem você é. [E] ele determina a qualidade do nosso produto e produção.”
Burgoyne escreve sobre processos criativos de fluxo de trabalho em seu blog profissional, Adsubculture. Ele cita várias áreas que são úteis para entender a melhoria do fluxo de trabalho criativo. Alguns exemplos são:
- Conhecer as estruturas de gerenciamento de projetos tradicionais
- Entender como construir equipes multifuncionais com membros de diferentes departamentos trabalhando juntos
- Compreender a estrutura e a organização das agências de publicidade
- Conhecer várias estruturas do fluxo de trabalho criativo de produção e serviços
- Entender como metodologias de gerenciamento de projetos, como Waterfall e Agile, podem ajudar no fluxo de trabalho criativo
Saiba mais sobre essas metodologias neste guia de gerenciamento ágil de projetos e neste artigo sobre quando usar a metodologia Waterfall.
Como lidar com clientes que querem mudar seu processo de fluxo de trabalho criativo
Às vezes, o cliente vai querer mudar algum aspecto de um projeto que pode alterar significativamente seu processo de fluxo de trabalho. Como é seu cliente, é claro que, às vezes, você precisará acatar suas solicitações. No entanto, as alterações sugeridas podem prejudicar o processo e depreciar o produto final. Nesses cenários, você pode precisar contestar o pedido. De maneira educada e com uma boa explicação, é claro.
Jim Hamilton é especialista em conteúdo e redação e fundador da Persuasive Alchemy, um boletim informativo e uma comunidade para consultores. “Se um cliente quiser mudar seu processo de fluxo de trabalho criativo existente, geralmente é porque não tem certeza sobre como o processo vai se desenrolar ou porque não tem confiança em sua capacidade de entregar”, diz ele. “De qualquer forma, a melhor maneira de superar isso é orientá-los passo a passo pelo processo no início do projeto. Deixe claro onde e quando eles terão a oportunidade de opinar sobre o assunto. Mas reitere que seu processo é o que permite que você atenda ao alto padrão de qualidade que todos os seus clientes esperam de você.”
Aqui estão algumas outras dicas importantes de como gerenciar clientes que desejam mudar seus processos:
- Seja educado: sempre tente entender o ponto de vista do cliente antes de responder muito rapidamente. Tente ser calmo, compreensivo e educado ao explicar a importância da configuração do seu processo.
- Não vacile: não se renda facilmente se seu cliente insistir em mudanças que você sabe que prejudicarão o projeto. Explique a estrutura do seu processo e como isso ajuda no produto final.
- Ofereça alternativas: tente entender suas preocupações subjacentes ao fazer a solicitação de mudança. Em seguida, ofereça alternativas que possam resolver essas questões sem alterar o processo de fluxo de trabalho.
- Explique seus processos: Ferruggia, da DesignRush, diz: “Isso ajuda a educar [seus clientes] sobre seu processo e como ele beneficia o resultado do projeto”. Eles estarão muito mais propensos a aceitar sua maneira de fazer as coisas se entenderem a intenção e o benefício esperado.
- Permaneça aberto às suas ideias: como diz o velho ditado, o cliente está sempre certo. Embora você queira manter a estrutura que permite realizar seu trabalho, manter-se flexível ajuda. “Comece entendendo suas necessidades e expectativas específicas e, em seguida, crie estratégias sobre a melhor forma de incorporar seu feedback sem prejudicar o fluxo de trabalho”, diz Naydenov. “A flexibilidade é fundamental, mas manter o processo principal que funciona para sua equipe é igualmente importante.”
Ferruggia ecoa essa ideia. “Estar aberto a informações valiosas às vezes pode levar a adaptações construtivas”, diz ele.
De forma mais geral, tanto Ferruggia quanto Naydonev enfatizam a importância de entender as necessidades de seu cliente e gerenciar intencionalmente esse relacionamento.
“O gerenciamento das expectativas dos clientes começa com a definição antecipada de cronogramas claros e realistas, mantendo linhas de comunicação abertas e atualizando-as rotineiramente sobre os avanços do projeto”, diz Ferruggia. “É igualmente importante entender completamente a visão do cliente para garantir que o produto final esteja alinhado com suas expectativas.”
“Minhas principais dicas para gerenciar as expectativas dos clientes em um projeto criativo incluem definir protocolos de comunicação claros e garantir total transparência no avanço do projeto”, diz Naydonev. “É fundamental fornecer atualizações regulares para mantê-los informados e gerenciar suas expectativas.”
Automação de fluxo de trabalho criativo
A automação do fluxo de trabalho criativo se refere ao software que uma organização usa para agilizar tarefas repetitivas em um processo criativo. A automação pode economizar tempo e reduzir tarefas manuais ou tediosas para que você possa dedicar mais tempo ao trabalho criativo em si.
Automação é um termo amplo que pode abranger uma variedade de funções específicas. Muitas equipes criativas usam a automação para fazer o seguinte:
- Centralize os ativos criativos: armazene, acompanhe e gerencie todos os ativos criativos em uma solução centralizada baseada na nuvem, permitindo que os membros da equipe os acessem de qualquer lugar e a qualquer momento.
- Facilite o feedback direto: forneça feedback diretamente sobre os projetos, eliminando preocupações com problemas de controle de versão.
- Notificações automáticas: configure notificações e alertas automatizados para mudanças no status para garantir que todos estejam atualizados.
- Monitore cronogramas e orçamentos: acompanhe cronogramas e orçamentos em tempo real para manter o controle sobre o progresso e as finanças do projeto.
- Utilize modelos de projeto: crie modelos de plano de projeto mestre para agilizar a configuração e evitar redundância em cada novo projeto.
- Distribua arquivos essenciais: distribua arquivos para os membros apropriados da equipe para manter a eficiência do fluxo de trabalho.
- Rota para aprovações: encaminhe os arquivos pelos canais necessários para aprovação para garantir a qualidade e a conformidade.
“Para mim, a automação criativa do fluxo de trabalho consiste em utilizar soluções digitais para aumentar a produtividade e minimizar as tarefas manuais, o que levou a uma alocação de recursos mais eficiente e a melhores cronogramas de projetos”, diz Naydonev, da Businessmap. “Os benefícios são múltiplos, incluindo maior responsabilidade, melhor priorização de tarefas e economia geral de tempo.”
Saiba mais neste guia sobre os benefícios da automação do fluxo de trabalho.
Por que você precisa de um bom processo de fluxo de trabalho criativo?
Toda empresa que faz trabalho criativo tem produtos resultantes e prazos. Esses produtos, o trabalho criativo em si, e seus prazos podem ser continuamente interrompidos quando não há um processo de início, desenvolvimento e aprovação. Todos os envolvidos precisam entender os detalhes do projeto, o que ele precisa para avançar, quem ofereceu e quem não ofereceu contribuições e se ele está no caminho certo para ser entregue no prazo.
Ter um processo de fluxo de trabalho criativo que acompanha e orienta todo o trabalho pode ajudar a evitar confusões e também economizar tempo e dinheiro. As organizações que implementam rotineiramente processos de fluxo de trabalho criativo incluem empresas de design gráfico, agências de publicidade e agências de criação digital (às vezes chamadas simplesmente de agências digitais). Mas muitas outras organizações também implementam o processo para se tornarem mais eficientes. Algumas empresas implantaram um processo mais à moda antiga, que se limita a e-mails, planilhas, reuniões e comunicação contínua. Outros usam soluções de software ou software como serviço (SaaS) para ajudar a gerenciar o fluxo de trabalho.
Crie fluxos de trabalho criativos poderosos com gerenciamento de trabalho em tempo real no Smartsheet
As melhores equipes de marketing sabem da importância de gerenciamento de campanha eficaz, operações criativas consistentes e uma logística de eventos poderosa — e o Smartsheet ajuda você a realizar tudo isso, aumentando sua eficácia e produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.
