O que é a automação do fluxo de trabalho?
Automação do fluxo de trabalho é o sistema pelo qual uma organização usa tecnologia para concluir alguns de seus processos de negócios de maneira mais eficiente. Se usada corretamente, a tecnologia realizará processos regulares e muitas vezes simples de forma mais rápida e eficaz, liberando tempo para os funcionários da organização se concentrarem em tarefas mais complexas.
Contexto e histórico da automação do fluxo de trabalho
A história da automação de fluxos de trabalho pode ser rastreada até a década de 1920 e o trabalho pioneiro de Frederick Taylor e Henry Gantt em ajudar empresas e fabricantes a entenderem as eficiências industriais. Taylor e Gantt (que desenvolveram o gráfico de Gantt ainda usado hoje) foram alguns dos primeiros consultores de gestão que ajudaram empresas a entender como concluir seus processos de fabricação e negócios de forma mais eficiente.
Nas décadas de 1980 e 1990, as pessoas começaram a usar a tecnologia de computador para ajudar empresas a entenderem e gerenciarem melhor seus fluxos de trabalho. O trabalho que a tecnologia faz agora é considerado automação do fluxo de trabalho.
O que é a automação nos negócios?
Vários processos de negócios podem ser feitos de forma mais eficiente se forem automatizados, ou seja, feitos com mínima atenção das pessoas. Processos de negócios em recursos humanos, contabilidade e compras, entre outros, podem ser mais eficientes com a automação.
Por que a automação do fluxo de trabalho é importante?
A automação de fluxos de trabalho ajuda empresas a fazer tarefas rotineiras (e às vezes banais) que levam mais tempo para as pessoas de maneira mais eficiente e eficaz. Como o trabalho é feito de forma mais eficiente e, às vezes, mais precisa, a automação economiza dinheiro para as empresas. Além disso, libera funcionários para lidar com tarefas mais complexas que exigem mais pensamento estratégico e não podem ser automatizadas.
Como a automação do fluxo de trabalho pode beneficiar sua empresa
A automação do fluxo de trabalho pode beneficiar empresas de várias maneiras, incluindo as seguintes:
Facilitar a gestão de pessoas
Simplificar os processos de negócios
Melhorar o gerenciamento da carga de trabalho
Reduzir tarefas repetitivas
Ajudar a criar documentos atualizados e consistentes
Criar formulários personalizados para capturar dados importantes e entender melhor como usá-los
Permitir que empresas analisem mais facilmente seus processos e fluxos de trabalho para fazer mais melhorias
Permitir ciclos de vendas mais curtos
Expandir a capacidade dos funcionários de trabalhar longe dos escritórios principais
Aumentar o engajamento do cliente
Aumentar as opções de autoatendimento do cliente
Garantir a colaboração e a comunicação consistente entre membros da equipe
Permitir que funcionários se concentrem em tarefas mais complexas e estratégicas
Minimizar erros
Aumentar a responsabilidade
Reduzir custos
Aumentar a satisfação de funcionários
Aumentar a adesão às regras de conformidade
Reduzir os ciclos de aprovação
Dados concretos sobre os benefícios reais da automação do fluxo de trabalho
Estudos mostram que a automação de fluxos de trabalho gera resultados reais que podem aumentar o lucro líquido de uma empresa. Por exemplo:
O Annuitas Group publicou os resultados de uma pesquisa que revelou que, com a combinação de automação de processos e de marketing, as empresas analisadas tiveram um aumento de 417% na receita.
A Cisco Systems automatizou o processo de gerenciamento do relacionamento com o cliente (CRM). Dessa maneira, eliminou 75.000 ligações de clientes por mês e economizou mais de US$ 270 milhões anualmente em despesas operacionais, segundo o Business Process Management Journal.
Tipos de trabalho em que a automação do fluxo de trabalho pode ser útil
Cobrar faturas e enviá-las aos processadores apropriados
Confirmar que cada fatura está correta e agendar os pagamentos do fornecedor
Colaborar em contratos, solicitações de aquisição e outras ordens de serviço internas
Receber e enviar ordens de clientes para atendimento
Monitorar o status de pagamento de cada conta
Criar e manter arquivos de funcionários no departamento de recursos humanos da empresa
Processar e monitorar solicitações especiais de clientes
Manter um livro-razão
Enviar faturas de bens ou serviços para clientes
Coletar contratos e informações transacionais para auditorias financeiras
Sua organização está pronta para a automação do fluxo de trabalho?
Muitas dessas tarefas podem ser encontradas em vários setores e empresas, mas pode haver outros processos em seus negócios que se beneficiariam da automação. Com isso em mente, quais processos você consideraria automatizar primeiro?
Meisel, autor e especialista em eficiência, sugere que quase todas as empresas poderiam estar prontas para uma solução de automação do fluxo de trabalho, desde que tenham pelo menos US$ 300.000 em receita anual. No caso de empresas de menor porte, ele diz: "você precisa se concentrar nas vendas" antes de considerar soluções significativas de automação do fluxo de trabalho.
Em qualquer empresa com pelo menos US$ 300.000 em receita, líderes podem fazer algumas perguntas básicas para decidir se vale a pena o esforço de prosseguir com a automação do fluxo de trabalho. Em essência, quando o tempo e os custos aumentariam a eficiência exponencialmente.
Confira algumas perguntas básicas a serem feitas:
Você tem uma série repetitiva de tarefas para implementar?
Você tem um processo, ou uma série de processos, que são padronizados?
Você já tem formulários em papel para alguns desses processos?
A falta de comunicação é comum na empresa?
A responsabilidade às vezes é vaga para a eficácia de seus processos?
O status de uma tarefa às vezes é confuso ou vago para os membros da empresa?
Baixe a lista de verificação de prontidão para a automação do fluxo de trabalho
Etapas para realizar a automação do fluxo de trabalho
A automação de fluxos de trabalho não é uma coisa que simplesmente acontece. Nem é algo que você compra em uma prateleira e instala para transformar seus processos de negócios. A empresa e seus líderes precisam fazer uma análise das operações atuais para entender onde e como a automação pode beneficiar os negócios. Confira algumas das etapas principais:
Identificar e mapear alguns dos processos de negócios que estão prontos para serem melhorados pela automação do fluxo de trabalho, incluindo processos repetitivos ou outros que precisam de melhoria.
Definir as metas gerais de negócios e descrever como melhorar um processo específico com a automação do fluxo de trabalho pode ajudar a alcançar essas metas.
Definir como você medirá objetivamente se a automação do fluxo de trabalho está melhorando o processo de negócios.
Experimentar serviços ou software de automação do fluxo de trabalho que podem ajudar nesses processos.
Implementar serviços ou software por um período de teste definido.
Ao final do período de teste, use as medidas objetivas acordadas para avaliar se a automação melhorou seu processo de negócios.
"Uma iniciativa de automação do fluxo de trabalho pode ser tão grande ou tão pequena quanto a empresa preferir", explica Kubicki da IntelliChief. "É possível automatizar um ou dois processos mais demorados, ou uma variedade de fluxos de trabalho em toda a empresa."
O que é o software de automação do fluxo de trabalho?
O software de automação do fluxo de trabalho ajuda empresas a avaliarem processos, mapeá-los e delinear maneiras de executá-los com mais eficiência com a automação.
Como usar um software de automação do fluxo de trabalho
O software está mais frequentemente disponível como um aplicativo de software como serviço (SaaS). A maioria dos programas armazena dados automaticamente e os integra com outros programas e aplicativos baseados na web que sua empresa possa usar.
O que procurar em software e sistemas de automação do fluxo de trabalho
Procure por atributos importantes no software de automação do fluxo de trabalho (ou em qualquer sistema de automação de fluxo de trabalho) que o tornam eficaz. Os atributos importantes incluem os seguintes:
Capacidade de automatizar vários fluxos de trabalho em toda a empresa
Capacidade de se conectar a outros programas e sistemas
Fluxo de trabalho representado de maneiras fáceis de entender, incluindo gráficos
Baseado em nuvem (ou pelo menos a opção de usá-lo na nuvem)
Notificações contínuas quando as tarefas são concluídas
Capacidade de gerar relatórios mostrando o progresso do processo e as metas maiores da empresa
Capacidade de exibir fluxos de trabalho paralelos
Controles de acesso com base na função de uma pessoa na empresa
Recursos móveis
Indicadores de status para acordos de nível de serviço que sua empresa pode ter com terceiros
Exemplos de soluções específicas de software de fluxo de trabalho
Existem centenas de soluções de software para ajudar na automação do fluxo de trabalho. Algumas das principais soluções são:
ProcessMaker
Integrify
Comindware Tracker
Flokzu
Zapier
Kissflow
FastFlow
Process Director (BP Logix)
TrackVia
GravityFlow
Como saber qual modelo é ideal para sua empresa? Use este gráfico para ter uma ideia dos recursos básicos que cada um oferece a fim de restringir as opções aos três ou quatro principais produtos para avaliar.
Como a automação de captura de documentos pode ajudar sua empresa
Um tipo de automação do fluxo de trabalho chamado automação de captura de documentos está se tornando cada vez mais importante para a maioria das empresas. O processo, que faz parte de muitos sistemas de automação de fluxo de trabalho, ajuda a capturar e armazenar qualquer documento (papel, PDF, e-mail ou outros documentos) como um arquivo digital semelhante.
Além disso, permite classificar o documento mais facilmente por tipo, extrair informações e encaminhá-lo para o departamento apropriado da empresa. A automação de captura de documentos pode aumentar significativamente a eficiência e reduzir erros.
Como ter automação de fluxos de trabalho em um ambiente de e-business?
A automação de fluxos de trabalho pode ser muito útil e importante no e-commerce. Pode ajudar você a monitorar clientes, lidar com preocupações dos clientes e promover de forma mais eficiente os processos que ajudam sua empresa de e-commerce a superar os concorrentes. Confira os vários processos de e-commerce que podem ser melhorados com a automação de fluxos de trabalho:
Carrinho abandonado: estudos mostram que a maioria dos "carrinhos de compras" de e-commerce são abandonados antes da compra. Um estudo da eMarketer indicou que o valor de todos esses carrinhos abandonados foi de quase US$ 5 trilhões em 2015. Se esses clientes forem contatados logo após abandonarem os carrinhos, é mais provável que concluam o pedido. O software de automação do fluxo de trabalho pode enviar automaticamente e-mails para clientes em potencial nas horas ou dias após abandonarem os carrinhos.
Atendimento ao cliente: embora muito do atendimento ao cliente deva ser realizado diretamente pelos funcionários, existem oportunidades para a automação de fluxos de trabalho complementarem esses esforços. Alguns programas permitem que clientes enviem solicitações de atendimento com detalhes suficientes para que o software possa priorizar e atribuir automaticamente as solicitações a determinadas equipes de atendimento ao cliente. O sistema permite uma melhor gestão das solicitações com base na urgência e na área temática.
Gerenciamento automático de estoque: a automação de fluxos de trabalho ajuda a monitorar o estoque em tempo real em lojas virtuais, garantindo que clientes sejam informados imediatamente quando um item estiver esgotado e a entrega for atrasada.
Ajuda com faturas: use a automação do fluxo de trabalho para monitorar recebimentos e faturas pagas e não pagas. O software pode sincronizar essas informações com outras informações financeiras, incluindo dados fiscais.
Ajuda com marketing: o marketing on-line e nas redes sociais é vital para empresas de e-commerce. Vários serviços podem ajudar a agendar postagens nas redes sociais e outros conteúdos on-line para seu e-business.
Incentivar e monitorar avaliações on-line do seu produto ou serviço: a Nielsen descobriu que as avaliações on-line obtiveram 70% de aprovação dos clientes, um número muito maior do que a maioria das formas de publicidade. E segundo um estudo conduzido pela Dimensional Research, mais de 90% dos clientes dizem que as avaliações on-line influenciam suas decisões de compra.
O software de fluxo de trabalho pode gerar e-mails automáticos logo após a compra de um consumidor para incentivá-lo a enviar avaliações on-line do produto. O e-mail também pode fazer um acompanhamento com o cliente para saber se ficou satisfeito com a compra e o processo de compra.Ajuda com análises: compreender os dados sobre o tráfego on-line de um e-business e o comportamento de seus clientes é vital. O software de automação de fluxo de trabalho pode gerar automaticamente relatórios programados que fornecem uma ampla gama desses dados.
Dicas de especialistas para considerar e implementar a automação do fluxo de trabalho
Tentar implementar a automação de fluxos de trabalho em sua empresa sem pensar estrategicamente provavelmente levará ao fracasso. E isso custará tempo e dinheiro, além de construir uma resistência organizacional a tentar novamente. Portanto, é importante pensar e planejar qual processo de negócios você deve abordar primeiro e como implementar a automação do fluxo de trabalho no processo. Confira algumas recomendações de especialistas sobre como abordar estrategicamente seu primeiro projeto de automação do fluxo de trabalho:
Implemente a automação apenas em áreas onde há uma necessidade óbvia e faz sentido.
Concentre-se primeiro em lidar com as tarefas mais repetitivas.
Insira gradualmente ferramentas de automação para melhorar os processos manuais existentes. Peça aos funcionários que entendem o trabalho e os problemas diários que criem um mapa detalhado de cada processo de ponta a ponta. "Muitas organizações têm dificuldades com o conhecimento tribal, detalhes importantes que as pessoas que executam determinadas tarefas sabem como resultado da experiência, mas que não estão documentados nas políticas oficiais da empresa", diz Kubicki. "Isso pode levar à omissão de determinadas etapas em um fluxo de trabalho recém-automatizado. As empresas precisam dedicar tempo para conversar com funcionários que estão na linha de frente, e não apenas com os CTOs, CFOs, CIOs ou outros tomadores de decisão de alto nível."
Automatize o engajamento interno e externo.
Crie — ou garanta que sua automação de fluxo de trabalho crie intrinsecamente — conexões automatizadas entre vários programas que a empresa usa.
Audite os processos de negócios visando a possível otimização.
Verifique se a automação do fluxo de trabalho da sua empresa não exige um conhecimento técnico profundo para ser operada.
Verifique se os funcionários estão disponíveis para se concentrar em sua missão principal e considere a eventual automação para todo o resto. Mantenha a flexibilidade. "Os fluxos de trabalho evoluem à medida que as empresas crescem", afirma Kubicki. "As empresas devem avaliar seus processos continuamente e atualizar sua abordagem à automação de acordo."
Como a automação do fluxo de trabalho pode ser útil em setores específicos
A automação do fluxo de trabalho pode ser útil para processos de negócios específicos em determinados setores. E também pode ajudar os processos em departamentos específicos na maioria das empresas e setores.
Setores
Saúde:
A transferência de informações nos prontuários eletrônicos de saúde do paciente que são registrados digitalmente, mas podem ser propensos a erros se transferidos pela equipe
Admissão e alta do paciente, com os médicos processando algumas altas com um aplicativo móvel
Cronogramas de trabalho da equipe e trocas de plantão
Jurídico:
Automatize o faturamento com um software de monitoramento de tempo vinculado ao software de faturamento.
Gerencie prazos de processos judiciais.
Use modelos para montar partes de documentos jurídicos.
Envie e monitore as solicitações de revisões e aprovações de contratos.
Insira novas informações do cliente.
Impressão:
Certifique-se de que os trabalhos recebidos sejam atribuídos à tecnologia apropriada da loja.
Mensure o desempenho dos operadores em equipamentos específicos para garantir que os melhores trabalhem com o equipamento certo.
Monitore as operações e determine quais etapas estão levando mais tempo do que o esperado.
Departamentos específicos:
Desenvolvimento/Operações:
Desenvolvimento e teste de código de software
Implantação de código
Coleta de métricas de produção
Orquestração do pipeline desenvolvimento-operações
Tecnologia da informação:
Solicitações de serviço
Configuração de novas contas
Solicitações relacionadas a novos projetos
Atendimento a incidentes de segurança
Finanças:
Solicitações de despesas de capital
Aprovações de despesas
Mudanças nos salários
Automações de contas a pagar
Marketing:
Aprovações para campanhas
Gestão de problemas de branding organizacional
Instalações:
Realocações de escritórios
Cronograma de recursos
Monitoramento do acesso às instalações
Solicitações de mudanças de funcionários
Vendas:
Aprovações de descontos de preços
Aprovações de propostas
Aprovações de cotações
Recursos humanos:
Mudanças nos benefícios dos funcionários
Detalhes de integração de novos funcionários
Gerenciamento de detalhes sobre funcionários que saem da organização
Solicitações de férias
Compras:
Aquisição geral
Aprovações de despesas de capital
Gerenciamento de fornecedores
Aprovações para faturas
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