O que é gerenciamento de projetos criativos?
O gerenciamento de projetos criativos é um processo no qual os líderes de equipe organizam e gerenciam o trabalho de um projeto e, ao mesmo tempo, alimentam a forma orgânica como as ideias criativas ganham vida.
Ainda um ramo bastante novo da disciplina de gerenciamento de projetos, o PM criativo até agora gerou poucos dados sobre o que funciona e o que não funciona. À medida que as práticas recomendadas evoluem, no entanto, uma coisa já é certa: você precisa de uma abordagem que se encaixe em sua equipe. Dois segredos para o sucesso são ser inspirador para que você possa motivar sua equipe e se destacar na comunicação com sua equipe e seus clientes.
Ao contrário do gerenciamento de projetos criativos, o gerenciamento de projetos tradicionais é um processo que inicia, planeja, executa, controla e encerra o trabalho em um projeto de construção ou no desenvolvimento de software. Mas não funciona com pessoas criativas que elaboram projetos de marketing ou publicidade. No entanto, esses dois estilos não precisam se chocar, mas podem trabalhar juntos para impulsionar seus negócios e seu sucesso.
O gerenciamento de projetos tradicionais segue um roteiro claro do início ao fim, identificando funções, tarefas, ferramentas e recursos. Ao longo dos anos, os gerentes de projetos estabeleceram e criaram um processo formal de ponta a ponta que pode ser usado na manufatura e na defesa, como o programa de submarinos de mísseis Polaris da Marinha dos EUA.
Projetos criativos, no entanto, não produzem pontes ou edifícios. Agências de publicidade, estúdios de criação e departamentos de marketing estão repletos de pessoas com ideias. Como projetos criativos não são medidos por especificações técnicas, gerentes de projetos de outros setores geralmente sofrem com projetos criativos.
Os benefícios do forte gerenciamento de projetos criativos
Um forte gerenciamento de projetos criativos fará sua empresa e sua equipe crescerem. Sem processo, a criatividade pode correr solta: sua equipe pode se atrapalhar na busca de ideias que não atendem às necessidades de seus clientes ou não conseguem terminar o trabalho.
O gerenciamento de projetos criativos transforma sua taxa de sucesso. Ter um processo confiável em vigor o ajudará a fazer o seguinte:
- Guiar um projeto.
- Usar uma análise de negócios sólida.
- Minimizar o risco.
- Gerenciar recursos com sabedoria.
- Controlar a qualidade do que você produz.
O PM criativo também oferece à sua equipe mais controle sobre o tempo, ajudando os membros da equipe a evitar o seguinte:
- Buscar ideias fora do escopo do trabalho
- Distrair-se com os detalhes do gerenciamento do projeto
- Participar de muitas reuniões
- Atuar além do seu papel
- Fazer o trabalho de outras pessoas na equipe
Quais são os desafios do gerenciamento de projetos criativos?
O gerenciamento de projetos criativos enfrenta desafios únicos. Abaixo, discutimos os obstáculos que você enfrentará e como você pode gerenciá-los.
Clientes têm expectativas irreais
Projetos criativos são diferentes dos produtos em tijolos e bytes. Os clientes de projetos criativos também são diferentes, pois você não está lidando com uma empresa que quer um novo estacionamento. Eles podem saber o que querem, mas não o que precisam, ou podem nem ser capazes de explicar o que querem, só querem algo que gere resultados. Confira aqui algumas maneiras de trabalhar com esses clientes:
- Ouça: entenda claramente os aspectos problemáticos, preocupações e desafios. Quando você tem empatia com os problemas deles, consegue trabalhar em conjunto para definir metas mais claras e realistas. Fazer isso ajudará você a produzir o que eles precisam, não apenas algo que você pode vendê-los.
- Ensine: uma das coisas mais importantes que você fará é integrar o cliente. Este processo dá o tom do seu relacionamento. Neste período, explique o processo criativo, ajude-os a entender quanto tempo leva para produzir os produtos que desejam e defina expectativas de como eles devem fornecer feedback claro durante sua parceria.
- Fale: você já foi a uma reunião e percebeu que todos tinham visões diferentes do produto final? Mantenha o projeto no caminho certo recebendo contribuições no início e com frequência. Realize reuniões regulares de status e gerencie as expectativas em torno de mudanças e cronogramas.
Recursos não são intercambiáveis nem escalonáveis
Você não pode trocar um diretor criativo por outro como troca uma lâmpada. Cada pessoa criativa é diferente, com diferentes abordagens, maneiras de pensar e habilidades em trabalhar com os outros.
Da mesma forma, você não consegue criar uma campanha de anúncios cinco vezes mais rápido adicionando cinco vezes o número de pessoas a um projeto. E você certamente não consegue resolver um problema de design simplesmente dedicando mais horas de equipe a ele. Mais pessoas podem gerar mais criatividade, mas, quando você adiciona membros da equipe, você também aumenta a quantidade de tempo que vai passar discutindo ideias, peneirando ideias e gerenciando a dinâmica da equipe.
Da mesma forma, os produtos criativos do projeto não são widgets que podem ser lançados rapidamente se você trocar os membros da equipe ou acrescentar mais pessoas na resolução do problema. Quando você iniciar um projeto, certifique-se de ter as pessoas certas nas funções certas com a química de equipe certa. Use sua inteligência emocional para montar a combinação certa.
Nova tecnologia inova o fluxo de trabalho convencional
A tecnologia oferece velocidade e flexibilidade. Ela transforma a maneira como você colabora, analisa e refina projetos criativos. A tecnologia baseada em nuvem pode oferecer os seguintes benefícios:
- Automatizar o gerenciamento de projetos de rotina.
- Melhorar a comunicação.
- Promover a colaboração social.
- Oferecer ferramentas de dispositivos móveis para que as equipes possam trabalhar remotamente.
- Fornecer relatórios em tempo real.
Tecnologias emergentes, como a inteligência artificial (IA), a realidade aumentada (AR) e a realidade virtual (VR), têm o potencial de mudar a maneira como você produz conteúdo criativo. Por exemplo, o Google usou um experimento de IA chamado Sketch-RNN que permite desenhar com um modelo de redes neurais (ou seja, um sistema matemático complexo que pode aprender tarefas analisando dados). A realidade aumentada e virtual oferece plataformas totalmente novas para criadores de conteúdo. Nos últimos dois anos, a Lowe's, a Home Depot e a Ikea desenvolveram aplicativos para que você possa ver como será o visual dos produtos em seu escritório ou em casa.
Gerentes de projetos criativos podem usar a tecnologia baseada em nuvem para aproveitar ao máximo seu tempo e sua equipe. Depois de automatizar tarefas de rotina, você tem mais tempo para se concentrar no futuro da criação de conteúdo e manter sua vantagem competitiva.
Quais habilidades um gerente de projetos criativos precisa?
Gerentes de projetos que usam raciocínio lógico, focados em números e produtos, podem entrar em conflito com os gerentes criativos que usam a imaginação e constantemente produzem novas ideias. Como você pode ter sucesso no gerenciamento de projetos criativos? Confira aqui as habilidades mais importantes para gerentes de projetos criativos:
- Conheça várias disciplinas: o gerenciamento de projetos criativos não trata mais apenas uma área de especialização. Os gerentes de projetos criativos precisam entender projetos para plataformas impressas, digitais e interativas, bem como publicidade, eventos, marketing, promoções e tecnologia.
- Veja o quadro geral e todos os detalhes: o projeto inteiro é maior do que a soma de suas partes. Para gerenciar um projeto com eficácia, afaste-se para ver a meta e aproxime-se para ver os detalhes.
- Seja honesto e aja com integridade: grandes líderes são transparentes. Eles compartilham o que sabem, cumprem suas promessas e fazem o que falam. Quer integridade em sua equipe? Lidere e eles seguirão você.
- Seja flexível: poucos projetos criativos continuam os mesmos do início ao fim. As coisas mudam. Uma atitude e um processo flexíveis o ajudarão a se adaptar e mantê-lo ágil.
- Seja criativo: pense fora da caixa ao resolver problemas. Faça as reuniões de equipe em outros locais. Defina datas-limite em vez de prazos concretos. Ofereça recompensas criativas por um trabalho de qualidade.
- Tenha autoconsciência e consciência dos outros: gerentes de projetos criativos bem-sucedidos têm consciência de seus sentimentos, bem como das emoções dos outros. Você tomará melhores decisões quando tiver consciência do seu humor, de suas reações e da sua tomada de decisão. Forneça um feedback melhor, promova uma sensação de estabilidade e ajude sua equipe a alcançar todo o seu potencial.
- Tenha experiência anterior com profissionais de criação: a abordagem de gerenciamento de projetos tradicionais não funciona quando pessoas criativas tentam realizar produtos criativos. Um gerente de projetos criativos sabe que alguns membros da equipe são hiperfocados e orientados a detalhes, enquanto outros são livres, sem qualquer senso de prazo ou escopo. Para a maioria dos profissionais de criação, o trabalho é uma extensão da identidade e isso pode torná-los muito sensíveis ao feedback, especialmente críticas ao trabalho. O gerenciamento parecerá menos assustador se você souber abordar essas personalidades.
- Resolva conflitos de forma pacífica e produtiva: o conflito pode ocorrer em qualquer projeto em que as pessoas estejam trabalhando juntas. Somos todos humanos. O conflito pode até mesmo fazer parte do processo criativo ao discutir e refinar ideias. No entanto, o conflito não pode fenecer. Os gerentes de projetos precisam guiar a equipe para além da tensão, agirem como árbitro quando necessário, encontrarem interesses em comum e restaurarem o respeito. Uma equipe com uma atmosfera tóxica não produz trabalho de qualidade e dificulta a cultura de toda a organização. Para mitigar isso, aprenda como ser uma potência na comunicação.
- Mantenha-se atualizado com o conhecimento do setor: estabeleça sua credibilidade conhecendo as tendências do marketing e da publicidade. Familiarize-se com as ferramentas de tecnologia mais recentes que o ajudarão a gerenciar projetos, impulsionar a criatividade e prever projetos com precisão.
- Considere obter certificações de gerenciamento de projetos: aprimore seu jogo, sua reputação e seu valor com a certificação profissional. O Project Management Institute (PMI)® oferece programas para uma série de profissionais de gerenciamento de projetos. A Brainmeasures tem um programa desenvolvido especificamente para gerentes de projetos criativos. E muitas universidades oferecem programas on-line para profissionais ocupados.
Práticas recomendadas de gerenciamento criativo
Os gerentes de projetos precisam ser parte criativos e parte gerentes. Coloque a criatividade no centro de cada projeto. Torne-se um mestre do pensamento criativo, especialmente se você vem de uma formação tradicional de gerenciamento de projetos e não acha que está conectado à criatividade. Confira aqui algumas maneiras de promover seu próprio pensamento criativo:
- Tenha curiosidade: pergunte a si mesmo o porquê, seja um problema que você encontra em seu projeto ou um engarrafamento no caminho para casa após o trabalho. Por que isso aconteceu?
- Expanda seus interesses: leia um livro ou assista a um filme fora de sua área de especialização normal.
- Faça anotações: mantenha um caderno ou um bloco de notas com suas perguntas, suas ideias e os fatos divertidos que você aprendeu.
- Divirta-se: tire uma folga para deixar seu corpo e cérebro divagarem. Seja divertido no trabalho e coloque alguns brinquedos em seu espaço de trabalho.
Como gerente, coloque as pessoas no centro do projeto. O gerenciamento criativo requer empatia. Você precisa entender as perspectivas e os problemas das pessoas criativas ao seu redor.
As equipes estão repletas de profissões de criação: diretores de arte, artistas gráficos, fotógrafos, designers e redatores. Seu papel é estimular diferentes personalidades criativas e entender as peculiaridades e características. Confira aqui alguns aspectos para saber sobre profissionais criativos:
- Eles querem roteiros, não microgerenciamento. Diga a eles o que você quer do projeto, não como você quer que façam isso.
- Eles se preocupam profundamente, e pessoalmente, com o trabalho. Use uma orientação ponderada, com uma dose saudável de elogios, conforme você fornece feedback.
- Eles precisam de um feedback claro. Se você não gosta de algo, diga o que está por trás da sua reação. O design está muito sobrecarregado? A redação tem muitos jargões ou clichês? Use linguagem objetiva em vez de afirmações críticas.
- A inspiração não acontece por demanda. Dê aos criadores de conteúdo o tempo e o espaço necessários. Às vezes, pode parecer que eles não estão fazendo nada, mas a criatividade está borbulhando por baixo da casca.
- São pessoas com raciocínio visual que podem não ser capazes de transformar ideias em palavras. Você precisa ser o defensor, tradutor ou mediador delas quando o trabalho não atende às expectativas de um cliente.
- Frequentemente, têm novas ideias e precisam discuti-las com outros membros da equipe. Tenha a mente aberta quanto à possibilidade de uma ideia melhorar seu projeto. Ela pode até mudar o projeto. Mas também esteja disposto a dizer não quando não for compatível.
- Limites alimentam a criatividade. Seja claro sobre o escopo do trabalho ou as restrições do projeto e observe como as pessoas exploram o que é possível dentro dos limites definidos.
Práticas recomendadas de gerenciamento de projetos criativos
Ao contrário das práticas recomendadas de gerenciamento de projetos convencionais, as práticas recomendadas de PM criativos exigem consideração dos seguintes fatores: o trabalho criativo é subjetivo; projetos criativos são únicos; projetos criativos exigem habilidades especiais de comunicação; os objetivos de um projeto criativo são muitas vezes indefinidos; projetos criativos dependem da colaboração; e projetos criativos mudam com frequência.
O gerenciamento de projetos convencionais, por outro lado, fornece um roteiro que define um projeto e sua complexidade. Ele equipa gerentes para reunir todos os requisitos de um projeto e monitorar seu progresso em cinco fases:
- Início
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e controle
- Encerramento
Usando esse processo, os gerentes de projetos podem manter cronogramas, monitorar o orçamento, resolver aumentos do escopo e impulsionar o sucesso. O gerenciamento de projetos criativos também organiza e gerencia o trabalho, mas adiciona outro fator: fomentar a maneira orgânica como as ideias criativas ganham vida.
Quais as diferenças entre o gerenciamento de projetos criativos e a abordagem tradicional?
Assim como os projetos tradicionais, os projetos criativos têm um limite de tempo, isto é, têm datas de início e término. Além de cumprir essas restrições de tempo, você também precisa gerenciar custos e trabalhar dentro desses limites. Geralmente, projetos criativos também são inter-relacionados, em que tarefas e atividades dependem umas das outras.
De outro modo, o gerenciamento de projetos convencionais pode ser inadequado para projetos criativos:
O trabalho criativo é subjetivo: é difícil quantificar o trabalho criativo. Existem poucas métricas ou principais indicadores de desempenho (KPIs) para um bom design. Embora nada supere o trabalho de alta qualidade, é difícil definir o que é “qualidade”. Estabeleça critérios com linguagem objetiva, mas deixe espaço para que o processo criativo evolua durante o projeto.
Projetos criativos são únicos: podem ser semelhantes a outros projetos, mas nunca são idênticos. Uma campanha publicitária pode se basear em elementos de outra, mas cada projeto é único e você deve abordar cada um de acordo com essa perspectiva.
Projetos criativos exigem habilidades especiais de comunicação: você precisa traduzir o que seus clientes precisam em tarefas específicas que a equipe pode realizar. Quando você gerencia o projeto, precisa de um vocabulário compartilhado, para que possa explicar o que funciona e o que não funciona.
Os objetivos de um projeto criativo geralmente são indefinidos: os objetivos do seu projeto são impulsionados pelas metas do projeto. Eles precisam ser específicos e mensuráveis. Uma forma de alcançar esses objetivos é seguir o processo SMART: específico, mensurável, alcançável ou factível, realista e limitado ao tempo. Saiba mais sobre como escrever objetivos SMART e use este modelo para ajudá-lo.
Projetos criativos dependem da colaboração: ao contrário de projetos técnicos, que normalmente seguem um processo simples, a criatividade flui quando você coloca a colaboração na frente e no centro. Em projetos bem-sucedidos, todos trabalham juntos porque a colaboração está incorporada em todas as facetas da equipe. Envolva os membros da equipe ao definir metas e avaliar e atribuir funções. Estimule os membros menos envolvidos e introvertidos da equipe. Incentive os membros seniores da sua equipe a orientar as pessoas menos experientes. Desde a reunião inicial (quando você alinha as metas do projeto para seus departamentos) até a apresentação final, você pode monitorar a colaboração com reuniões regulares de equipe e de verificação de atualização em grupos menores.
Projetos criativos mudam com frequência: os clientes podem mudar de ideia sobre o que querem. Os membros da equipe podem ter uma ideia melhor sobre o direcionamento do projeto. A visão de suas partes interessadas pode não estar alinhada com a criatividade da sua equipe. Embora a mudança seja inevitável em qualquer projeto, a elevada integração dos clientes pode ajudá-lo a evitar surpresas posteriormente. Ao mesmo tempo, deixe espaço suficiente para a flexibilidade criativa no projeto. Não se comprometa com tantos detalhes de modo que sua equipe não consiga apresentar o melhor trabalho.
Como agilizar o gerenciamento de projetos criativos
O gerenciamento de projetos divide um projeto em cinco fases: início ou ideação, planejamento, execução, controle e encerramento do projeto. Embora um projeto seja criativo, ainda precisa de processos. Confira aqui maneiras de otimizar essas etapas para o seu projeto.
- Início/Ideação: um resumo criativo é a base do seu projeto. Trabalhe com seu cliente para identificar as metas e objetivos do projeto, o orçamento e o cronograma gerais e as funções e responsabilidades. Use este modelo de resumo criativo do cliente para começar: ele oferece uma visão geral criativa e inclui espaço para as informações de contato do cliente, bem como um espaço para descrever o orçamento do projeto, a visão geral, os objetivos e as diretrizes de marketing.
Baixar modelo de resumo criativo para o cliente
- Planejamento: depois de identificar metas e objetivos, chegou a hora de mapear como você os alcançará. Você desejará organizar suas tarefas, criar um cronograma, estimar os custos e identificar quaisquer riscos. Use este modelo de plano de marketing previamente criado para descrever o propósito que sua empresa atende, bem como suas metas estratégicas, o mercado-alvo e os padrões de desempenho, para garantir que você tenha um plano de ação minucioso e deliberado.
Baixar modelo de plano de marketing
- Execução: você tem o plano, agora é hora de executar o trabalho. Um monitoramento de projeto pode ajudá-lo a identificar se você está dentro do cronograma e do orçamento, ou onde há obstáculos ou riscos. Um modelo de painel de gerenciamento de projetos permite que gerentes se mantenham a par de diversos aspectos de um projeto e os visualizem de uma só vez. Incluindo gráficos que representam o status geral de tarefas, orçamento e itens pendentes de um projeto, bem como espaço para atribuição de tarefas e muito mais, esse painel facilita o fornecimento de relatórios de status do projeto atualizados ou o compartilhamento informações com os membros da equipe.
Baixar modelo de painel de gerenciamento de projetos – Excel
- Monitore e controle: os projetos, especialmente os projetos criativos, evoluem enquanto você está fazendo o trabalho. Boas ferramentas de feedback e aprovação do cliente garantem que todos tenham acesso às mesmas informações e que você permaneça dentro do escopo do projeto. Use o modelo de monitoramento do projeto para adicionar tarefas, status, prioridade, resultados, prazos, custos, horas e muito mais, para o projeto todo. Caso esteja gerenciando um projeto maior, um modelo de monitoramento de projeto ajudará a manter tudo organizado.
Baixar modelo de monitoramento de projetos
- Encerramento: depois que o projeto é concluído, é hora de avaliar o que deu certo, o que não deu certo e o que pode ser melhorado para o próximo projeto. Reúna a equipe (ou pelo menos os membros essenciais) para celebrar o sucesso, identificar lições aprendidas e analisar o desempenho de todas as etapas do projeto. Este modelo de pós-projeto fornece uma orientação sobre as perguntas a serem feitas. Destaca detalhes do projeto, como realizações, áreas problemáticas, lições aprendidas e muito mais para facilitar o processo de análise do desempenho de todos os elementos do projeto.
Baixar modelo de relatório de pós-projeto do projeto
O gerenciamento de projetos criativos on-line pode: fazer com que seu projeto seja executado com mais facilidade, aumentar sua eficiência, estimular a colaboração e maximizar a criatividade, enquanto garante o processo. Saiba mais sobre os benefícios dos softwares de gerenciamento de projetos e como encontrar o mais adequado para suas necessidades e organização.
Gerenciamento de projetos para equipes criativas
Gerentes de projetos orientam o trabalho, mas a equipe faz os projetos ganharem vida. Portanto, seu sucesso depende da promoção de um ambiente que estimule pessoas criativas e incentive a colaboração. A cultura da sua empresa é fundamental para definir um tom de transparência e compartilhamento. Os ingredientes secretos são sua visão e filosofia para unir as pessoas e dar voz a todos.
Essa abordagem acontece na forma de estabelecimento do fluxo de trabalho criativo. Você precisará esclarecer funções e responsabilidades para evitar duplicação ou conflitos, e, ao mesmo tempo, incentivar a colaboração. Ao mapear o fluxo de trabalho para apoiar o escopo do projeto, abra espaço para a criatividade e a eficiência. Também considere as ferramentas de software mais adequadas para a estrutura e o estilo da sua equipe. Saiba mais sobre como criar e implementar um fluxo de trabalho criativo para sua organização neste artigo.
Gerenciamento de projetos para agências criativas
Agências criativas bem-sucedidas desenvolveram processos confiáveis, para que evitem começar do zero em todos os projetos. Contudo, o processo de uma agência varia de acordo com os requisitos do cliente. As agências mais bem-sucedidas são fanáticas pelo processo porque aprenderam o que funciona.
Certifique-se de que seu processo reflita seus principais valores de comunicação e colaboração e que ele inclua o seguinte:
- Um cronograma de reuniões e feedback que envolva clientes em todas as etapas
- Atualizações regulares de status para partes interessadas internas e externas
- Um ponto principal de contato entre o cliente (externo) e sua equipe (interno)
- Um gerente de projetos de agências que contribua em cada etapa do processo
- Pesquisas para o seu projeto que extraiam dados qualitativos do banco de dados da sua agência e analisem dados de outras fontes
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