Tudo sobre Painéis de Controle de KPI

Um principal indicador de desempenho é uma métrica empresarial usada para avaliar fatores cruciais para o sucesso de uma organização. Os KPI diferem por organização; os KPI de negócios podem ser rendimentos líquidos ou uma métrica de fidelidade de clientes, enquanto o governo pode considerar as taxas de desemprego. Quaisquer que sejam as métricas selecionadas, elas devem afetar o resultado final de sua empresa.

Um painel de controle de KPI é uma maneira fácil de ter uma ideia de todo seu trabalho, com as informações de que você precisa em um único lugar para compartilhar com sua equipe e acompanhar seu progresso na direção das metas ou dizer onde você precisa fazer ajustes para chegar até elas.

Os designs dos painéis são únicos porque o design de cada painel tem de se adequar às necessidades e culturas específicas da organização. A flexibilidade e a personalização são essenciais para manter um bom design de informações e tornar os dados em todos os níveis fáceis de acessar e entender.

O pai dos KPI e dos painéis que os acompanham pode ser considerado Peter Drucker, escritor, professor, consultor de administração e autodescrito “ecologista social", que explorou a maneira como os seres humanos se organizam e interagem. Ele foi o especialista organizacional que disse: "Uma estratégia sem métricas é apenas um desejo. E as métricas que não estão alinhadas com objetivos estratégicos são uma perda de tempo.”

Apesar da disponibilidade de tecnologias habilitadas, o uso de painéis não se tornou popular até o final dos anos 1990, com o aumento dos principais indicadores de desempenho (KPI) e a introdução da Tabela de Desempenho de Robert S. e David P. Norton. Hoje, o uso de painéis é uma parte importante do Gerenciamento por Objetivos (MBO), um modelo de gerenciamento que pretende melhorar o desempenho definindo claramente os objetivos acordados pela gerência e pelos funcionários e alinhados com os objetivos organizacionais gerais.

Um princípio do Gerenciamento por Objetivos é a criação de um sistema de informações de gerenciamento para medir o desempenho e as conquistas reais em relação aos objetivos definidos. Os benefícios do MBO incluem melhorar a motivação e o engajamento dos funcionários e uma melhor comunicação entre a administração e os funcionários. 

O Relatório de Práticas de Melhoramento de Desempenho e Principais Indicadores de Desempenho do Instituto KPI constatou que 68% dos entrevistados observaram um impacto positivo no desenvolvimento de seus negócios após a implementação de um Quadro de KPI. Além disso, 43% dos entrevistados observaram melhoria, definida como sendo capaz de "avaliar objetivamente o nível de obtenção de resultados", e 33% relataram que integram os resultados do KPI em seu processo de tomada de decisão. Um Quadro de KPI reúne KPI relacionados para fornecer maior estrutura e contexto, e otimizar os esforços e entender como o desempenho de determinados KPI afeta outros KPI.

Examinar métricas individuais e entre organizações e usar as informações fica muito mais fácil com um painel de controle de KPI bem projetado. Você pode fazer comparações, ver tendências ao longo do tempo, ver a distribuição e ver relacionamentos entre diferentes áreas da organização. O compartilhamento de informações em várias partes da organização suporta uma resolução de problemas, colaboração e previsão mais simplificadas. 

No relatório citado acima, 32% dos entrevistados afirmaram que os aspectos mais desafiadores na medição de desempenho eram identificar os KPI certos para seus negócios. Nós o ajudaremos a fazer isso na próxima seção.

Antes de começar a criar seu painel de controle de KPI, você precisa identificar os principais indicadores de desempenho para ajudar você a saber mais sobre seus clientes e o que eles querem. Isso significa compreender seus negócios e seus objetivos, traduzir seus objetivos de negócios em objetivos mensuráveis e, em seguida, selecionar KPI para cada um desses objetivos. 

Veja algumas etapas a serem consideradas ao identificar seus KPI: 

1. Faça da identificação da métrica um esforço de equipe. Envolver funcionários garante que as métricas são relacionáveis e realistas. Ao trabalhar em conjunto, os funcionários estão engajados, desenvolvem uma compreensão mais clara das metas e como seu trabalho se relaciona com a estratégia da empresa e ganham um maior senso de comprometimento em cumprir os objetivos. 
    
2. Usar os critérios SMART. As metas S.M.A.R.T. são projetadas para fornecer estrutura e orientação ao longo de um projeto e identificar melhor o que você quer realizar. Este método é especialmente eficaz na definição de metas que se alinham com a estratégia da empresa. Cada medida deve ser: Específica para o propósito do negócio, Mensurável, Alcançável, Relevante para o sucesso da organização e Faseada, o que significa que o valor ou os resultados são exibidos para um período predefinido e relevante.
    
3. Escolha três objetivos prioritários e não tenha mais do que três KPI por meta. Concentre-se em ligar KPI ou medidas para as metas mais diretos e fornecer o máximo de evidências. 
    
4. Resista à vontade de adicionar mais métricas. Os KPI devem ser ativamente gerenciados para serem eficazes. Embora possa haver pressão para adicionar mais KPI, as métricas devem ser críticas para a operação ou fortemente ligadas aos objetivos de melhoria. 
    
5. Revise de forma estruturada. O ambiente de negócios e outros fatores mudam ao longo do tempo, por isso é importante ser ágil. Os KPI podem precisar ser ajustados, mas quando estiverem, mantenha relevantes e mantenha o número total de KPI reduzido usando os critérios SMART. 
    
6. Use as revisões como uma oportunidade para compartilhar sucessos. Observar os membros da equipe regularmente é uma oportunidade para reconhecer um bom trabalho, manter a motivação alta e pedir informações. Quando há áreas que precisam de atenção, a equipe pode trabalhar unida em ideias para voltar ao rumo certo. 

O termo painel de controle tem origem no painel do carro ou da aviação - é o local onde as funções principais são monitoradas usando representações visuais. Projetados corretamente, os painéis de controle de KPI informam se sua empresa precisa de manutenção ou se está funcionando no pico do desempenho.

Um excelente design do painel de controle de KPI é:

1. Fácil de ler e entender. Reúna dados logicamente por categoria e KPI em um ambiente visual que permite uma compreensão rápida. Uma maneira de fazer isso é seguir os modelos da página web usados por grandes sites ricos em informações como Amazon ou Yahoo. Como eles são continuamente testados por especialistas em usabilidade, eles são um bom recurso para ideias de design e navegação. 
    
2. Fácil de atualizar. À medida que sua empresa cresce e as condições mudam, escolha uma plataforma intuitiva ou uma que você já use que funciona com seus sistemas e fluxo de trabalho.  Revisões fáceis também facilitam a adoção mais disseminada.
    
3. Um depósito para imagens do status atual e tendências históricas. Usando as categorias que você identificou e um a três KPI de apoio, você poderá entender rapidamente o progresso obtido, o que funcionou no passado e o que precisará acontecer para chegar eficientemente às metas. 
    
4. Alinhado com as melhores práticas em torno da apresentação visual de informações. Menos é mais, então elimine a "decoração.’ A interface do painel nos carros contém uma excelente chave para designs que funcionam bem para os usuários. Use animação ou outros elementos visuais apenas quando adicionarem compreensão. 
    
5. Construído de forma a permitir que as decisões sejam tomadas rapidamente. Uma boa regra de ouro é não mais do que sete objetos em um painel, mas a capacidade de exibição pode depender da audiência e da exposição ao longo do tempo. Os novatos podem ficar confusos ao ver os dados de uma só vez, mas eles podem querer usar menos cliques para visualizar as informações relacionadas que se ajustam ao uso de painéis de controle de KPI.  

Agora que você conhece seus KPI, pode começar a colocar big data e todos de sua organização em sintonia com visualizações de dados: tabelas, gráficos de linhas, gráficos de barras e indicadores para acompanhar KPI. Seu painel de controle consolidará e automatizará os múltiplos pontos de dados que fazem sua empresa crescer.

Há três tipos principais de painéis: 

• Estratégico/Executivo. Gerentes e executivos de todos os níveis da organização podem ver as informações necessárias para entender a saúde da organização e identificar potenciais oportunidades de expansão e melhoria. Os painéis de controle estratégicos não fornecem todas as informações detalhadas necessárias para tomar decisões complexas, mas devem identificar claramente oportunidades para análises adicionais. Um painel de controle estratégico deve ser simples e conter métricas agregadas.
   
• Analítico. Os dados são usados para entender tendências fazendo comparações ao longo do tempo e várias variáveis. Os painéis de controle analíticos geralmente contêm mais informações do que os painéis estratégicos ou operacionais. Como a compreensão é o objetivo, os painéis de controle analíticos podem ser mais complexos do que os painéis estratégicos ou operacionais. Embora os painéis analíticos devam facilitar as interações com os dados, inclusive visualizando os dados em maiores detalhes, é importante manter a capacidade de comparar dados ao longo do tempo e várias variáveis. 
   
• Operacional. Estes monitoram as operações em tempo real para alertar os usuários sobre desvios da norma. Os painéis operacionais devem fornecer aos usuários alertas específicos e fornecer exatamente as informações de precisam para que as operações voltem ao normal rapidamente.

Embora essas sejam as principais categorias/formulários que os painéis de controle podem assumir, provavelmente haverá ocasiões em que um híbrido de dois tipos pode ser necessário. Independentemente do tipo de painéis de controle de KPI usados, os gerentes e a equipe devem ser capazes de obter as respostas às perguntas em tempo real e executar ações com todos os dados consolidados em um só lugar.  

Você pode apoiar ações de curto, médio e de longo alcance para KPI e ações ao nível de CEO, KPI e ações ao nível de gerenciamento e KPI e ações ao nível do funcionário. Teste, avalie, ajuste e use-os consistentemente para fazer seu negócio crescer.

Baixar o Modelo de Painel de Controle de KPI

Este modelo gratuito de painel de controle de KPI permite que você veja vários KPI em formato de tabela ou gráfico. Você pode comparar métricas e visualizar médias e metas por KPI. Há gráficos para a meta e orçamento real, orçamento total, meta e rendimento real, rendimento total, margens de lucro e relação dívida-capital.

Há duas abas neste modelo do Excel: uma planilha para o painel de controle de KPI com todos os gráficos e outra planilha para dados de KPI, onde você pode adicionar e editar os dados brutos que compõem o painel. Você pode adicionar suas próprias informações de KPI entrando na aba Dados de KPI e alterando todos os números para corresponder às informações de sua empresa. Cada tabela também possui fórmulas pré-configuradas que somarão cada coluna, bem como calculará outras métricas como margens de lucro, despesas líquidas e muito mais.

Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.

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