O que é um painel de negócios de KPI?
Um indicador-chave de desempenho é uma métrica de negócios usada para avaliar fatores cruciais para o sucesso de uma organização. Os KPIs diferem de acordo com a organização. Os KPIs de negócios podem ser uma métrica de receita líquida ou fidelidade do cliente, enquanto os do governo pode considerar a taxa de desemprego. Independentemente das métricas selecionadas, elas precisam afetar o resultado final do negócio.
Um painel de KPI é uma maneira fácil de conseguir observar todo o seu trabalho, com as informações necessárias em um só lugar para compartilhar com sua equipe e monitorar seu progresso em relação às metas, ou dizer onde você precisa fazer ajustes para alcançá-las.
Os designs dos painéis são únicos, porque o design de cada painel deve atender às necessidades e à cultura específicas da organização. A flexibilidade e a personalização são essenciais para manter um bom design da informação e facilitar o acesso e a compreensão dos dados em todos os níveis.
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Quem inventou os painéis de negócios de KPI?
O pai dos KPIs e dos painéis que os monitoram pode ser considerado Peter Drucker, escritor, professor, consultor de gestão e autodenominado "ecologista social", que explorou a maneira que as pessoas se organizam e interagem. Ele foi o especialista organizacional que disse: "Uma estratégia sem métricas é apenas um desejo. E as métricas que não estão alinhadas aos objetivos estratégicos são uma perda de tempo."
Apesar da disponibilidade das tecnologias facilitadoras, o uso de painéis não se tornou popular até o final da década de 1990, com o aumento dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) e a introdução do Balanced Scorecard de Robert S. Kaplan e David P. Norton. Atualmente, o uso de painéis é uma parte importante do Gerenciamento por objetivos (MBO), um modelo de gerenciamento que visa aumentar o desempenho definindo claramente objetivos que sejam acordados pela gerência e pelos funcionários e que se alinhem aos objetivos gerais da organização.
Um princípio do Gerenciamento por objetivos é o estabelecimento de um sistema de informações gerenciais para medir o desempenho real e as realizações em relação aos objetivos definidos. Os benefícios do MBO incluem aumentar a motivação e o engajamento dos funcionários e melhorar a comunicação entre a gerência e os funcionários.
Os benefícios de uma estrutura de KPI
O State of Performance Improvement and Key Performance Indicator Practice Report do The KPI Institute descobriu que 68% dos entrevistados notaram um impacto positivo no desenvolvimento de seus negócios após a implementação de uma estrutura de KPIs. Além disso, 43% dos entrevistados observaram melhorias, definidas como sendo capazes de "avaliar objetivamente o nível de obtenção de resultados", e 33% relataram que integram os resultados do KPI em seu processo de tomada de decisão. Uma Estrutura de KPI agrupa KPIs relacionados para fornecer maior estrutura e contexto, otimizar esforços e entender como o desempenho de certos KPIs afeta outros.
Examinar métricas individuais e interorganizacionais e usar as informações é muito mais fácil com um painel de KPI bem-projetado. Você pode fazer comparações, observar tendências ao longo do tempo e observar a distribuição e as relações entre diferentes áreas da organização. O compartilhamento de informações em várias partes da organização apoia a solução de problemas, a colaboração e a previsão mais simplificadas.
No relatório citado acima, 32% dos entrevistados afirmaram que o aspecto mais desafiador da medição de desempenho era identificar os KPIs certos para seus negócios. Nós o ajudaremos a fazer isso na próxima seção.
Como identificar e revisar os KPIs da empresa
Antes de começar a criar seu painel de KPI, você precisa identificar os principais indicadores de desempenho para ajudar você a aprender sobre seus clientes e o que eles querem. Isso significa entender seu negócio e seus objetivos, traduzir seus objetivos de negócios em metas mensuráveis e, em seguida, selecionar KPIs para cada uma dessas metas.
Veja a seguir algumas etapas que você deve considerar ao identificar seus KPIs:
- Faça da identificação de métricas um esforço de equipe. Envolver os funcionários garante que as métricas sejam relacionáveis e realistas. Ao trabalhar em conjunto, os funcionários ficam envolvidos, desenvolvem uma compreensão mais clara das metas e de como seu trabalho se relaciona à estratégia da empresa e desenvolvem um senso maior de compromisso com o cumprimento dos objetivos.
- Utilize critérios SMART. As metas SMART são projetadas para fornecer estrutura e orientação ao longo de um projeto e identificar melhor o que você deseja realizar. Esse método é especialmente eficaz na definição de metas que se alinham à estratégia da empresa. Cada medida deve ser: específica para o propósito do negócio, mensurável, alcançável, relevante para o sucesso da organização e com tempo definido, o que significa que o valor ou os resultados são mostrados por um período predefinido e relevante.
- Escolha três metas prioritárias, e não tenha mais do que três KPIs por meta. Concentre-se em vincular KPIs ou medidas às metas mais diretas e fornecer o máximo possível de evidências.
- Resista ao desejo de adicionar mais métricas. Os KPIs devem ser gerenciados ativamente para serem eficazes. Embora possa haver pressão para adicionar mais KPIs, as métricas devem ser essenciais para a operação ou fortemente vinculadas aos objetivos de melhoria.
- Revise de forma estruturada. O ambiente de negócios e outros fatores mudam com o tempo, por isso é importante ser ágil. Os KPIs podem precisar de ajustes, mas quando isso acontecer, eles devem permanecer relevantes e é necessário manter o número geral de KPIs enxuto usando critérios SMART.
- Use as avaliações como uma oportunidade para compartilhar sucessos. Fazer verificações em conjunto com os membros da equipe regularmente é uma oportunidade de reconhecer um ótimo trabalho, manter a motivação alta e pedir opiniões. Quando há áreas que precisam de atenção, a equipe pode trabalhar em conjunto em ideias para voltar aos trilhos.
Os cinco elementos de um painel de KPI bem-projetado
O termo painel tem origem no painel de carros ou aviões, é o local onde as principais funções são monitoradas por meio de representações visuais. Projetados adequadamente, os painéis de KPI permitem que você saiba se seu negócio precisa fazer mudanças ou se está apresentando um ótimo desempenho.
Um ótimo design de painel de KPIs é:
- Fácil de ler e entender. Agrupe dados de forma lógica por categoria e KPIs em um ambiente visual que permita uma compreensão rápida. Uma maneira de fazer isso é seguir os modelos de páginas da web usados pelos principais sites que possuem muitas informações, como Amazon ou Yahoo. Como são continuamente testados por especialistas quanto à usabilidade, eles são um bom recurso para ideias de design e navegação.
- Fácil de atualizar. Conforme a empresa cresce e as condições mudam, escolha uma plataforma que seja intuitiva ou uma que você já use e funcione com seus sistemas e fluxo de trabalho. Revisões fáceis também facilitam a adoção mais generalizada.
- Um depósito para snapshots de status atual e tendências históricas. Usando as categorias que você identificou e até três KPIs de apoio, você será capaz de entender rapidamente o progresso obtido, o que funcionou no passado e o que precisará acontecer para atingir as metas com eficiência.
- Alinhado às melhores práticas em torno da apresentação visual de informações. Menos é mais, então, elimine a "decoração". As interfaces de painel nos carros são um ótimo exemplo de designs que funcionam bem para os usuários. Use animação ou outros elementos visuais apenas quando eles aumentarem a compreensão.
- Criado para permitir que as decisões sejam tomadas rapidamente. Uma ótima regra é usar, no máximo, sete objetos em um painel, mas o volume de informações exibidas pode depender do público e da exposição ao longo do tempo. Os novatos podem ficar confusos ao ver todos os dados de uma só vez, mas podem querer usar menos cliques para exibir informações relacionadas conforme se ajustam ao uso de painéis de KPIs.
Tipos de painéis de KPI
Agora que você conhece seus KPIs, pode começar a colocar big data e todas as pessoas de sua organização na mesma página com visualizações de dados: tabelas, gráficos de linhas, gráficos de barras e medidores para monitorar KPIs. Seu painel consolidará e automatizará os diversos pontos de dados que fazem seu negócio crescer.
Existem três tipos principais de painéis:
- Estratégico/executivo. Gerentes e executivos em todos os níveis da organização podem ver as informações necessárias para entender a saúde da organização e identificar possíveis oportunidades de expansão e melhoria. Os painéis estratégicos não fornecem todas as informações detalhadas necessárias para tomar decisões complexas, mas devem identificar claramente as oportunidades para uma análise mais aprofundada. Um painel estratégico deve ser simples e conter métricas agregadas.
- Analítico. Os dados são usados para entender as tendências, fazendo comparações ao longo do tempo e de várias variáveis. Geralmente, os painéis analíticos contêm mais informações do que os painéis estratégicos ou operacionais. Como a compreensão é a meta, os painéis analíticos podem ser mais complexos do que os painéis estratégicos ou operacionais. Embora os painéis analíticos devam facilitar as interações com os dados, incluindo a visualização dos dados com mais detalhes, é importante manter a capacidade de comparar dados ao longo do tempo e múltiplas variáveis.
- Operacional. Eles monitoram as operações em tempo real para alertar os usuários sobre desvios da norma. Os painéis operacionais devem fornecer aos usuários alertas específicos e fornecer exatamente as informações necessárias para que as operações voltem rapidamente ao normal.
Embora essas sejam as principais categorias/formas que os painéis podem assumir, provavelmente haverá casos em que pode ser necessário um híbrido de dois tipos. Não importa quais tipos de painéis de KPI você usa, os gerentes e a equipe devem ser capazes de obter as respostas às perguntas em tempo real e agir com todos os dados consolidados em um só lugar.
Você pode apoiar ações de curto, médio e longo prazo para KPIs e ações no nível do CEO, KPIs e ações no nível da gerência e KPIs e ações no nível do funcionário. Teste, avalie, ajuste e use de forma consistente para fazer seu negócio crescer.
Modelo de painel de KPIs em Excel
Baixe o modelo do painel de KPI
Este modelo de painel de KPIs em Excel permite que você exiba múltiplos KPIs, tanto em forma de tabela como de gráficos. Você pode comparar métricas e exibir médias e metas por KPI. Existem gráficos para meta e orçamento real, orçamento total, meta e receita real, receita total, margens de lucro e índice de dívida sobre o patrimônio.
Este modelo do Excel tem duas guias: uma planilha para o painel de KPI com todos os gráficos e outra planilha para dados de KPI, onde você pode adicionar e editar os dados brutos que compõem o painel. Você pode adicionar suas próprias informações de KPI acessando a guia de Dados de KPI e alterando todos os números para corresponder às informações da sua empresa. Cada tabela também possui fórmulas pré-criadas que somam cada coluna e calculam outras métricas, como margens de lucro, despesas líquidas e muito mais.
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