O que é gerenciamento do portfólio de projetos?
Gerenciamento do portfólio de projetos (PPM) refere-se ao planejamento, acompanhamento e gerenciamento consolidados de processos, projetos e tecnologias para ajudar os gerentes de projeto a comandar e avaliar projetos — existentes e propostos — com base em detalhes específicos.
Usando o PPM, as organizações visam atingir suas metas e objetivos estratégicos, considerando fatores como condições de mercado, concorrentes, desejos e necessidades do cliente e requisitos do governo.
O PPM também tem como objetivo criar um portal de informações que abrange todos os objetivos e iniciativas orientados ao projeto. Isso ajuda os membros da equipe e as principais partes interessadas a visualizar facilmente todos os principais dados do projeto, da organização e do desempenho para que possam avaliar quais projetos ajudam ou comprometem os negócios.
As metas adicionais do PPM incluem:
- Fornecer informações amplas para que as principais partes interessadas possam tomar decisões de negócios melhores e mais informadas sobre projetos, prioridades e recursos
- Manter visibilidade de alto nível e granular das principais informações do projeto em toda a organização
- Implementar uma maneira de colaborar entre todas as partes interessadas para chegar a um consenso sucinto ao alinhar os projetos com as metas e objetivos de negócios
Enquanto o gerenciamento de projetos em geral se concentra em um projeto específico por vez, o PPM estabelece um processo pelo qual as organizações podem colaborar coletivamente, concordar e agir de acordo com programas específicos que apoiam as metas e objetivos gerais de negócios.
Processo de gerenciamento de portfólios no gerenciamento de projetos
As equipes usam o PPM no gerenciamento de projetos para criar e manter processos que consideram continuamente todos os projetos em relação aos objetivos gerais de negócios e metas estratégicas, o que ajuda a priorizar e validar os projetos à medida que eles surgem.
Esse processo também ajuda as organizações a financiar e alocar recursos adequadamente para os projetos.
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Fases do gerenciamento do portfólio de projetos
O processo de PPM visa estabelecer fases específicas nas quais os membros da equipe são notificados sobre diferentes marcos do projeto, como ao atingir os limites de recursos ou quando surgem conflitos no projeto ou os orçamentos excedem seus valores.
As fases do processo de PPM ajudam a criar um vínculo estratégico entre a estratégia geral de negócios, a seleção do projeto e a execução do projeto.
Grupo de processo de alinhamento (Fases 1-7) do processo de PPM
O primeiro grupo de fases no processo de PPM é o grupo de processo de alinhamento, que se baseia em todo o trabalho preparatório que uma equipe deve concluir antes de aprovar ou iniciar um projeto.
- Identificação: documente todos os processos e projetos em andamento e novos que devem ser gerenciados usando o PPM.
- Categorização: classifique esses processos e projetos em grupos ou unidades de negócios apropriados.
- Avaliação: avalie cada processo ou projeto para determinar seu valor de negócios. Essa avaliação deve ser orientada por dados, mas você pode usá-la em variáveis qualitativas e quantitativas.
- Seleção: escolha os processos ou projetos mais valiosos e efetivos da fase de avaliação e crie uma lista abrangente.
- Priorização: classifique cada processo ou projeto com base em categorias estratégicas específicas, como risco versus retorno, redução de custos, inovação, vantagem competitiva etc. Na maioria das vezes, as organizações determinam a classificação usando um modelo de pontuação, o qual é uma forma de análise na qual os tomadores de decisão classificam o projeto em uma série de perguntas que distinguem os projetos superiores (normalmente em uma escala de 1-5 ou 0-10). Essa pontuação serve como um substituto para o valor do projeto para a empresa, mas também inclui estratégia, alavancagem e fatores além das medições financeiras.
- Equilíbrio do portfólio: organize os projetos por valor e crie um plano executivo sensato com base em sua priorização.
- Autorização: comunique a priorização e a estratégia que você identificou nas etapas anteriores, obtenha aprovação do orçamento e linhas do tempo e aloque recursos adequadamente.
Benefícios do grupo de processo de alinhamento do processo de PPM
O principal benefício do grupo de processo de alinhamento é que ele permite que as organizações avaliem todos os projetos e processos, depois selecionem apenas aqueles que fornecem o maior valor para os negócios e se melhor alinham com as metas e objetivos gerais do negócio.
Desafios do grupo de processo de alinhamento do processo de PPM
O grupo de processos de alinhamento pode ser difícil de lidar porque desafia as organizações a listar todos os projetos e processos atuais e, em seguida, classificá-los com base no retorno sobre o investimento (ROI) e no alinhamento com as metas de negócios, que podem ser difíceis de identificar.
Grupo de processo de monitoramento (Fases 8-9) do processo de PPM
A próxima fase do processo de PPM é o grupo de processo de monitoramento, que envolve analisar, relatar e revisar um projeto. Nessa fase, as equipes de PPM revisam todos os projetos e processos associados e os modificam conforme necessário.
- Revisão e relatórios periódicos de portfólio: colete todos os principais indicadores de desempenho (KPIs) e analise-os em relação aos objetivos de negócios. Revise esses KPIs periodicamente para melhorar constantemente os processos internos.
- Mudanças estratégicas: analise adicionalmente e ajuste seus processos estratégicos conforme necessário, com base em sua revisão da etapa anterior.
Benefícios do grupo de processo de monitoramento do processo de PPM
O principal benefício do grupo de processo de monitoramento é que ele fornece etapas específicas na análise e revisão de todos os projetos em relação aos objetivos comerciais, usando KPIs predeterminados. Isso permite que as organizações melhorem consistentemente seus projetos e processos.
Desafios do grupo de processo de monitoramento do processo de PPM
O grupo de processo de monitoramento pode ser desafiador, pois exige que as organizações julguem os projetos e processos em relação a KPIs específicos, que devem ser estrategicamente atualizados com base no que está e não está funcionando.
Processo de componentes (Fase 10) do processo de PPM
A última fase do processo de PPM é o processo de componentes, no qual você analisa o desempenho dos componentes envolvidos no processo geral de PPM.
Execução e relatórios de componentes: analise o desempenho de cada componente e determine o sucesso relativo de cada um para obter feedback sobre a força do seu processo de PPM como um todo.
Benefícios do processo de componentes do processo de PPM
O grupo de processo de componentes oferece o benefício de determinar os componentes que são bem-sucedidos e permitir que as organizações fortaleçam seu processo geral de PPM.
Desafios do processo de componentes do processo de PPM
O principal desafio do processo de componentes é a análise real de cada componente, o que pode ser difícil de analisar individualmente e julgar pelo seu sucesso.
O que é o processo de gerenciamento do portfólio de projetos?
O processo de gerenciamento do portfólio de projetos é contínuo, embora ainda siga um conjunto específico de fases que avaliam adequadamente cada projeto ou conjunto de projetos.
Abaixo, o processo de PPM será descrito desde a identificação até a execução e os relatórios:
Como definir um processo de gerenciamento do portfólio de projetos
O processo de PPM envolve um processo contínuo de identificação, seleção, planejamento, acompanhamento e gerenciamento de projetos, que entregam o valor máximo de negócios e ROI, além de estarem alinhados aos objetivos estratégicos.
O PPM é um processo dinâmico de tomada de decisões que define o melhor uso dos recursos, além de determinar linhas do tempo e orçamentos apropriados e realistas para os projetos, alinhados com as metas e objetivos gerais de negócios.
Etapas do processo de gerenciamento do portfólio de projetos
As etapas do processo de PPM são as mesmas das fases, que são compostas por três grupos centrais (alinhamento, monitoramento e componente), conforme descrito em mais detalhes acima.
Modelo do processo de gerenciamento do portfólio de projetos
Use esse modelo para criar um processo coeso para os componentes do PPM. Comece identificando e listando todos os projetos e termine com uma análise completa dos componentes. Esse modelo fornece uma estrutura para um processo de PPM que você pode implementar em toda a organização.
Baixe o Modelo do processo de gerenciamento do portfólio de projetos
Visite este artigo para obter modelos adicionais relacionados a PPM, incluindo modelos voltados ao processo de PPM.
Fluxo do processo de gerenciamento do portfólio de projetos
O processo de PPM é um fluxo vivo e ágil que inclui fases, detalhadas acima, nas quais você avalia precisamente cada projeto e programa em relação aos objetivos gerais de negócios.
Exemplo de processo de gerenciamento do portfólio de projetos para empresas
Um processo de PPM corporativo deve dedicar uma atenção especial ao alinhamento dos projetos e programas com as metas e objetivos estratégicos de toda a organização, que podem facilmente se tornar obscurecidos em uma empresa de grande porte.
Aqui está um exemplo de um processo de PPM corporativo que permite capturar todos os projetos dentro da organização, classificá-los com base em critérios específicos e priorizar, obter recursos e verificar durante todo o ciclo de vida para garantir que mantenham o alinhamento aos objetivos de negócios.
Visite este artigo para saber mais sobre o PPM específico para empresas.
Práticas recomendadas para o processo de gerenciamento do portfólio de projetos
Para criar e implementar o processo de PPM mais efetivo em sua organização, comece identificando as metas e objetivos de negócios.
Isso ajudará você, e o restante da organização, a desenvolver um plano de ação específico para avançar, com base no alinhamento entre essas metas e a sua visão estratégica.
Práticas recomendadas adicionais a serem usadas à medida que você desenvolve seu processo de PPM incluem:
- Estabelecer um Escritório de gerenciamento de projetos (PMO): um PMO é uma unidade de negócios específica destinada a supervisionar todo o processo de PPM e coordenar os esforços inerentes aos projetos e programas em toda a organização para garantir que os projetos estejam alinhados com a estratégia de negócios da empresa.
- Criar critérios específicos para a avaliação do projeto: esses critérios ajudarão a organização a revisar, avaliar e priorizar os projetos efetivamente, para que você possa determinar facilmente quais projetos podem prosseguir e quais devem ser adiados. Considere as seguintes perguntas:
- Como o projeto impulsiona as metas de negócios?
- Quais são os desfechos esperados do projeto?
- Já existe outro projeto em andamento que pode alcançar desfechos semelhantes?
- Qual é o perfil de risco-retorno do projeto?
- De quais recursos você precisa para o projeto? Você tem largura de banda e finanças para adquiri-los?
- Desenvolva uma Estratégia de gerenciamento de riscos: crie uma maneira de avaliar os riscos potenciais e inerentes de um projeto, bem como uma maneira de efetuar avaliações de risco ao longo do projeto.
- Pesquise e implemente uma solução ou ferramenta de PPM: uma ferramenta de PPM pode ajudar a aumentar a visibilidade do processo de PPM, para que todas as partes interessadas e membros da equipe possam ver como os projetos se movem ao longo do processo, do início ao fim.
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