O que é o processo de gerenciamento do portfólio de projetos?
O processo de gerenciamento do portfólio de projetos (PPM) é uma abordagem contínua e estruturada para gerenciar uma coleção de projetos, garantindo alinhamento com a estratégia da empresa. Envolve uma série de fases e etapas que orientam as organizações na seleção, priorização e gerenciamento de projetos para alcançar seus objetivos estratégicos.
A popularidade do PPM cresceu ao longo dos anos devido à insatisfação com a falta de ênfase nos resultados empresariais na gestão de projetos tradicional. Em um artigo de 2002 para os Seminários e Simpósios Anuais do Project Management Institute, a autora Jean Miller pergunta: "Você está fazendo as coisas certas ou apenas fazendo as coisas da maneira certa?" Miller continua escrevendo: “Semelhante ao seu portfólio financeiro pessoal, seus projetos de TI são investimentos e fazem parte de um portfólio no qual você deve gerenciar riscos e aumentar seu retorno e valor.”
Hoje, o processo de gerenciamento do portfólio de projetos assume diferentes formas em diferentes indústrias e empresas. Ainda assim, adere a princípios fundamentais de alinhamento estratégico, fases de processo bem definidas e foco no sucesso empresarial.
7 Principais Fases do Gerenciamento de Portfólio de Projetos
Especialistas dividem o processo de gerenciamento do portfólio de projetos em sete fases principais. A primeira fase é planejamento estratégico e alinhamento. As duas próximas fases são identificação e seleção de projetos, seguidas pelo planejamento, execução e otimização de projetos. A fase final é o fechamento.
Aqui está uma visão mais detalhada das sete principais fases do gerenciamento do portfólio de projetos:
- Planejamento Estratégico e Alinhamento: Os líderes da empresa definem os objetivos empresariais e elaboram uma estratégia para alcançá-los. A organização então utiliza o processo de PPM para escolher, planejar e executar projetos que apoiem essa estratégia.
Grandes empresas que utilizam gerenciamento de portfólio de projetos corporativos geralmente criam um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) para orientar o processo. A estrutura geralmente inclui gerentes de portfólio com gerentes de projeto sob sua supervisão. Essa estrutura de governança garante que os processos e projetos de PPM permaneçam no caminho certo e que as empresas os ajustem conforme necessário para atender a seus objetivos. Saiba mais neste guia abrangente sobre PPM empresarial. - Identificação de Projetos: Nesta fase, pessoas de toda a empresa identificam projetos potenciais para alcançar os objetivos de negócios. Eles reúnem detalhes e projeções suficientes para determinar se um projeto merece consideração adicional. As organizações podem usar um processo de triagem inicial com base em ROI, alinhamento estratégico, custo, risco e outros fatores.
- Seleção de Projetos: Na fase de seleção, os projetos passam por uma avaliação mais detalhada. As organizações aprofundam-se nas projeções de ROI, custos, riscos, alinhamento estratégico, condições de mercado e outros fatores. Elas costumam usar um sistema de pontuação para priorizar projetos. Elas também consideram portfólios de projetos e como podem trabalhar em conjunto, e não em conflito. Isso é chamado de balanceamento de portfólio. Empresas maiores podem ter múltiplos portfólios, cada um exigindo um equilíbrio de projetos.
- Planejamento: Após a seleção, é hora do planejamento do projeto. Isso significa criar documentação detalhada com cartas de projeto, alocação de recursos, riscos, cronogramas, marcos, resultados pretendidos, planos de comunicação e mais. Sem planejamento suficiente, os projetos podem ultrapassar o orçamento, perder prazos e falhar em alcançar os resultados pretendidos.
- Execução: A execução do projeto começa com um início formal. As organizações costumam dividir tarefas individuais em sprints ou fases para torná-las mais gerenciáveis e garantir a realização de marcos intermediários. Indivíduos responsáveis pelas tarefas trabalham para cumprir prazos e alcançar os resultados esperados. Esta fase inclui monitoramento constante de obstáculos, atrasos ou estouros de custo.
- Otimização:As equipes fazem os ajustes necessários com base nas métricas de desempenho do portfólio e de seus projetos. As mudanças podem envolver a realocação de recursos, reequilíbrio do portfólio ou ajuste dos planos de projeto individuais.
- Encerramento do Projeto:Os projetos devem ter um início e um fim claros. Na fase de fechamento, os líderes de projeto garantem que concluíram as entregas e relatam os principais métricas e resultados do projeto. Eles realizam uma retrospectiva para extrair lições para projetos futuros. Eles encerram formalmente o projeto e finalizam o trabalho nele.
Quando implementadas de forma eficaz, essas fases do processo de portfólio de projetos garantem uma abordagem holística e estratégica para alcançar os objetivos da empresa.
| Fases | Destaques | |
|---|---|---|
| 1 | Planejamento e Alinhamento Estratégico | Os executivos definem objetivos de negócios e planos estratégicos. |
| 2 | Identificação de Projetos | Pessoas em toda a empresa identificam projetos potenciais alinhados com os objetivos selecionados. |
| 3 | Seleção de projeto | O escritório de gerenciamento de projetos (PMO) avalia, classifica e seleciona projetos. |
| 4 | Planejamento | A equipe do PMO cria estatutos de projeto e cronogramas, e aloca recursos. |
| 5 | Execução | As equipes iniciam tarefas do projeto para cumprir prazos e marcos. |
| 6 | Otimização | As equipes ajustam-se conforme necessário para lidar com obstáculos, atrasos ou mudanças. |
| 7 | Encerramento | As equipes encerram projetos após garantir que as entregas foram atendidas, e então realizam retrospectivas. |
Etapas do processo de gerenciamento do portfólio de projetos
O processo de gerenciamento de portfólio de projetos começa no nível executivo na fase de planejamento estratégico. Os passos então fluem através das fases de identificação de projetos, seleção, planejamento, execução, otimização e fechamento.
Aqui está uma visão detalhada dos passos no processo de gerenciamento de portfólio de projetos em cada fase do PPM:
1. Fase de Planejamento Estratégico e Alinhamento
Durante esta fase, os executivos definem metas e desenvolvem uma estratégia ampla.
- Definir Objetivos e Estratégia de Negócios: Os executivos definem os objetivos de negócios e a estratégia de alto nível da organização. Uma abordagem comum é chamada de objetivos e resultados-chave (OKRs).
Tudo começa com os objetivos da organização. Esses objetivos mudarão periodicamente, gerando novos projetos para apoiá-los. Frequentemente, uma mudança de mercado precipitará uma mudança de direção.
“PPM é um grande compromisso para uma organização e funciona melhor quando você tem uma equipe de liderança alinhada com os objetivos estratégicos da empresa,” diz Lulu Richter, Gerente de Projetos Técnicos Sênior na Smartsheet. “Fiz parte de soluções de PPM onde a estratégia da empresa mudava rapidamente, invalidando meses de trabalho. As equipes podem se esforçar para ser ágeis, mas são mais eficazes quando guiadas por uma forte estratégia de negócios.”
- Estabelecer Estruturas de Governança: Defina papéis, responsabilidades e níveis de autoridade para a gestão de portfólio de projetos para garantir alinhamento com a estratégia de negócios.
Essa etapa acontece quando uma organização se compromete com a gestão de portfólio de projetos. Provavelmente, criará um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) ou equipe semelhante para gerenciar portfólios e projetos dentro dele. Saiba mais neste artigo sobre como implementar PPM em sua organização.
As empresas devem revisar regularmente o funcionamento da estrutura e dos processos de PPM para garantir que estejam funcionando de forma ideal.
2. Fase de Identificação e Triagem de Projetos
Na esta fase, a equipe do portfólio reúne e analisa projetos potenciais.
- Identificar Projetos Potenciais: Coletar e documentar projetos potenciais de toda a organização.
- Garantir Alinhamento Estratégico dos Projetos: Verifique se os projetos potenciais estão alinhados com os objetivos de negócios e metas estratégicas.
Um exemplo de alinhamento estratégico vem de um campo não tradicional para PPM: entretenimento. “Um dos aspectos mais críticos de um PPM eficaz é garantir que os projetos que você escolhe perseguir estejam alinhados com os objetivos estratégicos da sua organização,” diz Daniel Meursing, Fundador e CEO da Premier Staff, uma agência de recrutamento para eventos.
“Embora o glamour de Hollywood possa parecer distante do mundo do PPM, a verdade é que os princípios de alocação eficaz de recursos, gestão de riscos e alinhamento estratégico são universais, seja você gerenciando um evento de alto perfil ou um portfólio complexo de projetos.”
- Realizar Triagem Inicial: Realize uma avaliação de alto nível para determinar se os projetos são viáveis e valem a pena ser perseguidos. Esta não é uma avaliação completa, apenas uma triagem para determinar se um projeto merece consideração adicional. Isso reduz o tempo gasto em avaliações detalhadas.
3. Fase de Seleção
No fase de seleção, a equipe do portfólio avalia, prioriza e escolhe projetos para o portfólio.
- Realizar uma Avaliação Detalhada: Avalie cada projeto em detalhes com base em vários critérios, como benefícios esperados, custos, riscos, escopo, requisitos de recursos e alinhamento com os objetivos estratégicos.
“Na Premier Staff, recebemos inúmeras solicitações para equipe eventos que variam de encontros íntimos com celebridades a grandes conferências corporativas,” diz Meursing. “Para determinar quais oportunidades perseguir, temos um rigoroso processo de seleção de projetos que avalia cada projeto potencial com base em um conjunto de critérios pré-definidos, incluindo alinhamento com nossos valores e missão, potencial para relacionamentos de longo prazo com clientes, requisitos de recursos e restrições de capacidade, e viabilidade financeira e lucratividade. Ao aplicar consistentemente essa estrutura, conseguimos construir um portfólio de projetos que não apenas impulsiona o crescimento da receita, mas também reforça nossa identidade de marca e posicionamento no mercado.”
- Avalie e Classifique Projetos: Use modelos de pontuação, critérios ponderados ou outros métodos de avaliação para classificar projetos com base em seu valor avaliado e adequação estratégica.
“Descobri que um bom processo de seleção de projetos pode aumentar o ROI, pois enfatiza o uso de decisões baseadas em dados,” diz Richter. “Modelos de pontuação são particularmente eficazes em traduzir dados qualitativos em um formato quantitativo, o que, por sua vez, permite que você compare mais facilmente o valor relativo dos projetos.”
- Priorize Projetos: Priorize projetos com base em suas classificações e na capacidade da organização de executá-los.
“É importante escolher projetos que estejam alinhados com nossos objetivos, atendam à demanda do mercado e utilizem bem nossos recursos,” diz Ozzy Akpek, CEO da Smile Art Design, uma agência criativa que trabalha com empresas. “Ao focar em projetos com o maior potencial de sucesso, podemos alcançar grandes resultados.”
- Equilibre o Portfólio: Garanta um portfólio equilibrado considerando a disponibilidade de recursos, distribuição de riscos, alinhamento estratégico e outros fatores.
“A gestão eficaz e eficiente do portfólio de projetos depende fortemente do equilíbrio do portfólio,” diz Daniel Kroytor, Diretor da TailoredPay, uma solução de processamento de pagamentos. “Sem isso, todo o modelo de PPM desmorona e o progresso será mínimo.”
Kroytor enfatiza a importância de dividir a atenção entre vários projetos. “Pense assim — se um gerente de portfólio, ou PM, passar 18 horas por dia em um único projeto, suas outras responsabilidades ficarão de lado,” ele diz. “As reuniões não acontecerão. Os prazos serão perdidos. Os funcionários ficarão confusos. Em uma escala maior, isso apresenta uma série de problemas, sendo o mais urgente deles a má gestão de recursos. Simplificando, isso é a última coisa que qualquer empresa deseja que aconteça com os recursos que lhe foram confiados.
” Meursing também utiliza o equilíbrio de portfólio em sua empresa de eventos. “Na Premier Staff, aprendemos que ter uma mistura diversificada de projetos — desde eventos de alto perfil e únicos até contratos contínuos e estáveis — é essencial para gerenciar riscos e otimizar nossos recursos,” ele diz. “Embora trabalhar nos Oscars ou nos Emmys possa trazer prestígio e exposição, esses eventos únicos também carregam um grau mais alto de risco e podem sobrecarregar nossos recursos se não forem gerenciados com cuidado. Por outro lado, nossas parcerias de longo prazo com marcas como Nike e Disney fornecem uma base estável de receita recorrente e nos permitem planejar nossa equipe e operações de forma mais eficaz.”
4. Fase de Planejamento
No fase de planejamento, a equipe desenvolve planos de projeto e aloca recursos.
- Preparar Documentação de Planejamento: Membros da equipe de projeto e portfólio preparam documentos de planejamento para guiar os projetos.
“Pode ser tentador pular direto para a execução, mas um planejamento adequado para qualquer projeto melhorará a qualidade do seu resultado,” diz Richter. “Esta fase é particularmente vulnerável ao inchaço, por isso é importante avaliar quais tarefas de planejamento específicas são necessárias em cada projeto.” Pessoalmente, utilizo uma biblioteca de modelos que posso gerar rapidamente e usar como um roteiro geral para minhas atividades de planejamento.”
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- Formalizar Cartas de Projeto: Escreva uma carta para cada projeto no portfólio para detalhar aspectos-chave do projeto, para que não haja confusão sobre seu escopo, objetivos, entregáveis, prazos, riscos e orçamento.
- Desenvolver Listas de Tarefas e Cronogramas: Crie cronogramas de projeto detalhados, incluindo prazos, marcos e dependências.
- A alocação de Recursos: Atribua recursos financeiros, humanos e tecnológicos aos projetos selecionados com base na prioridade e nas necessidades.
“Existem algumas chaves para evitar a má gestão de recursos,” diz Kroytor da TailoredPay. “Para começar, a organização é fundamental. Desde a definição de metas até a definição de alocações-alvo e simples anotações, o acesso rápido e fácil a todas as informações relevantes é o padrão ouro. Além disso, deve haver envolvimento com as partes interessadas. Afinal, eles são uma engrenagem vital nesta máquina.”
- Planejar Gestão de Riscos: Identifique riscos potenciais para cada projeto e desenvolva planos de mitigação.
“Identificar e planejar riscos potenciais desde o início é crucial,” diz David Pumphrey, CEO da RiverAxe, uma empresa de TI em saúde. “Na minha experiência, criar um registro de riscos e envolver a equipe em reuniões regulares de avaliação de riscos ajuda a abordar proativamente os problemas antes que eles se agravem. Essa abordagem minimiza interrupções e mantém os projetos no caminho certo.”
- Definir Padrões de Qualidade: Estabeleça padrões de qualidade para projetos do portfólio e meça o trabalho em relação a eles.
Planejar Comunicação: Desenvolva um plano de comunicação que descreva como informar as partes interessadas.
“Um plano de comunicação bem definido garante que todas as partes interessadas sejam informadas e envolvidas,” diz Pumphrey. “Atualizações regulares, documentação clara e definição de expectativas desde o início são fundamentais. Durante meus projetos de AV, a comunicação consistente com clientes e membros da equipe ajudou a manter a transparência e a confiança.”
5. Fase de Execução
Nesta fase, as tarefas do projeto começam com controles e relatórios bem definidos.
- Iniciar Projetos: Inicie formalmente os projetos, garantindo que todas as partes interessadas sejam informadas e envolvidas. As organizações costumam realizar reuniões de lançamento para revisar a carta do projeto, envolver a equipe e responder a perguntas sobre o projeto.
- Monitorar e Controlar o Progresso: Monitore continuamente o progresso do projeto, gerencie mudanças e garanta que os projetos permaneçam no caminho certo em relação ao escopo, tempo, custo e qualidade.
“Não existe uma única metodologia de execução que funcione para todos os projetos, e parte do planejamento do projeto deve ser determinar qual estilo de gerenciamento de trabalho se adapta melhor à sua situação única,” diz Richter. “Não importa qual abordagem você adote, eu descobri que tenho mais sucesso quando colaboro com equipes funcionais para entender suas preferências de gerenciamento de trabalho e pontos problemáticos.”
- Monitorar e Controlar Riscos: Monitore os gatilhos de risco e implemente planos de contingência conforme necessário.
- Garantir Qualidade: Implemente processos para garantir que os projetos atendam aos padrões de qualidade definidos e tome ações corretivas se necessário.
“Em última análise, o sucesso de qualquer processo de PPM se resume à capacidade de executar projetos de forma eficaz e eficiente,” diz Meursing. “Na Premier Staff, descobrimos que a chave para uma execução de projeto bem-sucedida reside em duas áreas críticas: capacitar nossas equipes e aproveitar a tecnologia.”
- Comunicar Regularmente: Mantenha comunicação regular com as partes interessadas para fornecer atualizações sobre o status do projeto, riscos e problemas.
- Gerenciar Solicitações de Mudança: Estabeleça um processo para submissão, revisão e aprovação de mudanças no portfólio.
- Implementar Mudanças Aprovadas: Execute as mudanças aprovadas e atualize os planos do portfólio de acordo.
6. Fase de Otimização
Nesta fase, os gerentes podem adicionar, atrasar ou cancelar projetos com base nos resultados da execução e nas prioridades em mudança. Eles também podem ajustar processos.
- Reequilibrar o Portfólio:Reavalie e ajuste o portfólio para manter um equilíbrio de tipos de projetos, riscos e alocação de recursos.
“Ao monitorar e ajustar continuamente nossa mistura de portfólio, conseguimos alcançar um equilíbrio que maximiza nossa lucratividade, mitiga riscos e garante que temos os recursos certos para oferecer um serviço excepcional a todos os nossos clientes,” diz Meursing.
- Implementar Melhoria Contínua: Aplique lições aprendidas e melhores práticas para melhorar continuamente o processo de PPM.
7. Fase de Encerramento
Nesta fase, as equipes de projeto encerram seu trabalho e realizam retrospectivas.
- Fechar Projetos:Feche formalmente os projetos após confirmar que a equipe concluiu seu trabalho.
- Realizar Revisão Pós-Implementação:Revise os projetos concluídos para avaliar seu sucesso e identificar lições aprendidas. Implemente um mecanismo para coletar e abordar o feedback das partes interessadas para informar projetos futuros.
“Como gerente de projeto, é fácil reduzir seus projetos a sucessos e fracassos,” diz Richter. “O processo de fechamento do projeto dá espaço para essas nuances, permitindo que você colete informações que alimentam a melhoria contínua e tornam a próxima iniciativa ainda mais eficaz.”
- Documentar e Relatar Resultados:Documente os resultados do projeto, métricas de desempenho e insights obtidos para referência futura e relatórios às partes interessadas.
“Precisamos avaliar o que funcionou e o que não funcionou para aprender e melhorar,” diz Akpek da Smile Art Design. “Ao analisar os resultados dos projetos, podemos melhorar nosso processo de PPM e impulsionar o sucesso futuro.”
Kit de Início do Processo de Gerenciamento do Portfólio de Projetos
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Este kit de início fornece o que você precisa para planejar, comunicar e acompanhar o processo de gerenciamento do portfólio de projetos da sua organização.
Neste kit, você encontrará:
- Um modelo de placar de projetos para Excel para ajudá-lo a avaliar e selecionar projetos para um portfólio na fase de seleção.
- Um modelo de rastreador de PPM para Excel para fornecer uma linha do tempo visual para múltiplos projetos na fase de planejamento.
- Um modelo de rastreamento de orçamento do portfólio de projetos para Excel para uma visão detalhada de custos, despesas, gastos e saldo devedor para a fase de alocação de recursos.
- Um painel de gerenciamento do portfólio de projetos para Excel que mostra a linha do tempo do portfólio, alocação de recursos, status financeiro, análise de riscos, problemas e ações pendentes para as fases de planejamento e execução.
- Um modelo de status do portfólio de projetos para Excel para calcular automaticamente custos orçados, custos reais, uma previsão financeira e variação.
Práticas recomendadas para o processo de gerenciamento do portfólio de projetos
Para obter o máximo de PPM, algumas melhores práticas a seguir incluem alinhar projetos com metas estratégicas, monitorar continuamente o progresso e implementar a metodologia Lean em seus projetos.
Aqui está uma visão detalhada das melhores práticas comuns para o processo de gerenciamento do portfólio de projetos:
- Alinhar Projetos com Metas Estratégicas: Garanta que todos os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos e metas de negócios. Revise e ajuste regularmente o portfólio para manter o alinhamento estratégico.
- Estabelecer uma Governança Forte: Crie um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) para supervisionar os processos de gerenciamento do portfólio e garantir o alinhamento com a estratégia de negócios. Defina papéis, responsabilidades e autoridade de tomada de decisão claros para gerenciar o portfólio. Alguns especialistas recomendam delegar autoridade e responsabilidade para fomentar uma cultura de propriedade e engajamento.
- Avaliação e Priorização Abrangentes: Implemente critérios para avaliar e priorizar projetos com base em fatores como adequação estratégica, valor, risco e requisitos de recursos. Use modelos de pontuação para avaliar e classificar projetos de forma objetiva.
- Gestão Eficaz de Recursos: Otimize recursos em todo o portfólio para evitar gargalos. Preveja as necessidades de recursos e planeje a capacidade para garantir que a organização possa apoiar projetos priorizados.
- Monitoramento e Controle Contínuos: Estabeleça processos para monitorar o desempenho do projeto, incluindo revisões regulares de progresso e avaliações de risco. Use indicadores-chave de desempenho (KPIs) e outras métricas para acompanhar o desempenho.
- Comunicação Transparente: Forneça atualizações sobre o status do projeto, riscos e problemas para as partes interessadas. Desenvolva painéis para mostrar o progresso em relação às metas.
- Gestão de Riscos: Avalie e gerencie riscos nos níveis de projeto e portfólio. Implemente estratégias para mitigar riscos.
- Processos Ágeis e Adaptativos: Incorpore flexibilidade nos processos para se adaptar às necessidades de negócios em mudança e condições externas. Ajuste regularmente o portfólio para responder a novas oportunidades, riscos e prioridades.
- Realização e Medição de Benefícios: Defina os benefícios esperados para cada projeto e acompanhe o progresso. Use KPIs para medir o sucesso dos projetos e suas contribuições para os objetivos estratégicos.
- Melhoria Contínua: Implemente lições aprendidas e melhores práticas para melhorar continuamente o processo de PPM. Realize revisões pós-implementação para capturar insights e aplicá-los a projetos futuros.
- Considerações de Sustentabilidade e Ambientais: Avalie os projetos quanto ao seu impacto ambiental e sustentabilidade.
- Tomada de Decisão Estruturada: Estabeleça uma estrutura de tomada de decisão estruturada para garantir consistência, transparência e alinhamento com os objetivos estratégicos. Use insights baseados em dados e métodos quantitativos para informar decisões, equilibrando julgamentos qualitativos com análises objetivas.
- Métodos Lean para Evitar Burocracia: Implemente princípios Lean para simplificar processos, eliminar desperdícios e aumentar a eficiência dentro do processo de PPM. Concentre-se em atividades que agregam valor e reduza tarefas que não agregam valor para minimizar a burocracia. Capacite os membros da equipe a melhorar continuamente o processo.
“Na Premier Staff, nosso compromisso com o PPM disciplinado tem sido um dos principais motores de nosso crescimento e sucesso na última década”, diz Meursing. “Ao aplicar consistentemente as melhores práticas em seleção, planejamento, execução e encerramento de projetos, conseguimos escalar nossas operações, expandir nossa base de clientes e nos estabelecer como líderes na indústria de recrutamento para eventos.”
Essas melhores práticas também se aplicam geralmente às áreas relacionadas de gestão de portfólio de produtos e TI. Essas formas de gerenciamento de portfólio compartilham objetivos comuns de alinhamento estratégico, otimização de recursos e gerenciamento de riscos. No entanto, elas diferem significativamente em suas áreas de foco, aplicações e métricas específicas. Saiba mais nestes artigos sobre gerenciamento de portfólio de produtos e gerenciamento de portfólio de TI. Você também pode conferir estes modelos de gerenciamento de portfólio de produtos para ajudá-lo a organizar e gerenciar qualquer portfólio.
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