Como a automação do fluxo de trabalho pode tornar sua organização mais eficiente

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Os processos que ajudam a administrar nossos negócios, por mais importantes que sejam podem ser repetitivos, enfadonhos e requerem pouco pensamento estratégico. Eles também podem ser propensos a erros humanos, atrapalhando o processo enquanto sua empresa tenta seguir em frente. É por isso que a automação do fluxo de trabalho pode ser tão útil e importante para sua organização.

Este artigo fornece uma visão abrangente do que é a automação do fluxo de trabalho, como você pode implementá-la em seu negócio e fornece um aconselhamento especializado sobre como ela pode tornar seu negócio mais eficiente e eficaz.

O que é automação do fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho é o sistema pelo qual uma organização utiliza a tecnologia para completar alguns de seus processos de negócios de forma mais eficiente. Se bem feita, a tecnologia executará processos regulares e muitas vezes simples de forma mais rápida e eficaz, liberando tempo para que os funcionários de uma organização possam enfrentar trabalhos mais complexos.

Antecedentes e história da automação do fluxo de trabalho

A história da automação do fluxo de trabalho pode ser rastreada até os anos 1920, com o trabalho pioneiro de Frederick Taylor e Henry Gantt em ajudar empresas e fabricantes a compreender as eficiências industriais. Taylor e Gantt (que desenvolveram o gráfico de Gantt, utilizado ainda hoje) foram alguns dos primeiros consultores de gestão, que ajudaram as organizações a entender como completar mais eficientemente seus processos de fabricação e negócios.

Nos anos 80 e 90 as pessoas começaram a utilizar a tecnologia informática para ajudar as organizações a compreender melhor e gerenciar seu fluxo de trabalho. O trabalho que a tecnologia faz é agora considerado automação do fluxo de trabalho.

O que é automação nos negócios?

Vários processos comerciais podem ser feitos de forma mais eficiente se forem automatizados (ou seja, feitos com o mínimo de atenção das pessoas). Os processos comerciais nos departamentos de recursos humanos, contabilidade e compras, entre outros, podem ser tornados mais eficientes através da automação.

Por que a automação do fluxo de trabalho é importante?

A automação do fluxo de trabalho pode ajudar qualquer organização a realizar tarefas regulares (e às vezes rotineiras) de forma mais eficiente e eficaz que levam mais tempo das pessoas para fazer. Porque o trabalho é feito com mais eficiência - e às vezes com mais precisão - a automação economiza dinheiro para as organizações. Também libera os funcionários de uma organização para enfrentar trabalhos mais complexos, que requerem um pensamento mais estratégico e não podem ser automatizados.

“If I have a process that can be automated, then a person shouldn’t be doing it,” says Ari Meisel, author of The Art of Less Doing and an efficiency speaker and expert. Meisel says his recommendation is to always seek ways for automation to replace a person — but not to end the person’s job. “It’s not about replacing people,” he says. “It’s about the ability to focus on what you do best.”

Como a automação do fluxo de trabalho pode beneficiar sua organização

A automação do fluxo de trabalho pode beneficiar as organizações de diversas maneiras, incluindo as seguintes:

Tornar mais fácil o gerenciamento de pessoas
Agilizar certos processos comerciais
Melhorar a gestão da carga de trabalho

Reduzir tarefas repetitivas
Ajudar a criar documentos atualizados e consistentes
Construir formulários personalizados para capturar dados importantes e entender melhor como utilizá-los
Permitir que as organizações analisem mais facilmente seus processos e fluxos de trabalho para melhorar ainda mais
Permitir ciclos de vendas mais curtos
Expandir a capacidade dos funcionários de trabalhar fora dos escritórios principais
Aumentar o envolvimento do cliente
Ajudar a aumentar as opções de auto-atendimento ao cliente
Melhorar a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe
Permitir que os funcionários se concentrem em tarefas mais complexas e estratégicas
Minimizar erros
Aumentar a responsabilização
Reduzir custos
Aumentar a satisfação profissional dos funcionários
Aumentar a aderência às regras de conformidade
Reduzir os ciclos de aprovação

Dados concretos sobre os benefícios da automatização do fluxo de trabalho no mundo real

Estudos demonstraram que a automação do fluxo de trabalho pode ter resultados reais que podem aumentar o resultado final de uma empresa. Por exemplo:

O Grupo Annuitas publicou resultados de pesquisa que revelaram que, através de uma combinação de automação de processos e marketing, as empresas pesquisadas haviam experimentado um aumento de 417% na receita.
A Cisco Systems automatizou seu processo de gestão de relacionamento com clientes (CRM), eliminando 75.000 chamadas de clientes por mês e economizando mais de $270 milhões anuais em despesas operacionais, de acordo com o Business Process Management Journal.

Tipos de trabalho onde a automatização do fluxo de trabalho pode ser útil

Workflow automation can be useful in literally thousands of business processes. But it can be especially helpful in a number of processes that most business and organizations undertake. According to Faith Kubicki, Content Marketing Manager at IntelliChief, an enterprise content management company, these common processes include the following:

Cobrar faturas e enviá-las para os processadores apropriados
Confirmar que cada fatura está correta e programar os pagamentos do fornecedor
Colaborar em contratos, solicitações de compras e outras ordens de trabalho internas
Coletar pedidos de clientes e seu envio para o cumprimento
Monitorar o status de pagamento de cada conta
Criar e manter arquivos de funcionários no departamento de recursos humanos de uma organização
Processar e acompanhar pedidos especiais de clientes
Manter de um livro contábil geral
Faturamento de bens ou serviços para os clientes
Coletar contratos e informações transacionais para auditorias financeiras

Passos para realizar a automatização do fluxo de trabalho

A automação do fluxo de trabalho não acontece apenas. Também não é algo que você simplesmente compra pronto para uso e instala para transformar seus processos comerciais. Sua organização e seus líderes precisam fazer alguma análise de suas operações atuais para entender onde e como ela pode beneficiar seu negócio. Aqui estão alguns passos principais:

Identificar e mapear alguns dos processos de negócios que estão maduros para serem melhorados através da automação do fluxo de trabalho - incluindo processos repetitivos ou outros processos que precisam ser melhorados.
Defina suas metas gerais de negócio e esboce como a melhoria de um processo específico através da automação do fluxo de trabalho pode ajudar a alcançar essas metas.
Defina como você vai medir objetivamente se a automação do fluxo de trabalho está melhorando o processo de negócios.
Explore serviços de automação de fluxo de trabalho ou software que possam ajudar nesses processos.
Implemente os serviços ou software por um período de teste definido.
Ao final do período de teste, use as medidas objetivas acordadas para avaliar se a automação melhorou seu processo comercial.

“Uma iniciativa de automação do fluxo de trabalho pode ser tão grande ou tão pequena quanto uma empresa preferir", explica Kubicki, da IntelliChief. "Eles podem automatizar um ou dois de seus processos mais demorados, ou uma variedade de fluxos de trabalho em toda a sua organização".

O que é um software de automação do fluxo de trabalho?

O software de automação do fluxo de trabalho ajuda as organizações a avaliar seus processos, mapeá-los e delinear maneiras de executá-los de forma mais eficaz através da automação.

Como usar um software de automação do fluxo de trabalho

O software está mais frequentemente disponível como uma aplicação de software como serviço (SaaS). A maioria dos softwares armazena automaticamente dados e os integra com outros softwares e aplicativos baseados na web que sua empresa possa utilizar.

Coisas a ter no software de automação de fluxo de trabalho e em um sistema de automação de fluxo de trabalho

Você vai querer procurar atributos importantes no software de automação de fluxo de trabalho - ou em qualquer sistema de automação de fluxo de trabalho - que permitam que ele seja eficaz. Os atributos importantes incluem o seguinte:

A capacidade de automatizar múltiplos fluxos de trabalho em toda uma organização
A capacidade de conexão com outros softwares e outros sistemas
O fluxo de trabalho representado de forma amigável (incluindo graficamente)
Baseado em nuvem (ou pelo menos a opção de usá-lo como baseado em nuvem)
Notificações contínuas quando as tarefas são concluídas
Capacidade de gerar relatórios mostrando o progresso do processo e metas maiores da empresa
Capacidade de mostrar fluxos de trabalho paralelos
Controles de acesso baseados no papel de uma pessoa dentro de sua organização
Capacidades móveis
Indicadores de status para acordos de nível de serviço que sua organização possa ter com terceiros

Exemplos de soluções específicas de software de fluxo de trabalho

Há centenas de soluções de software que podem ajudar na automação do fluxo de trabalho. Entre algumas das principais soluções estão:

ProcessMaker
Integrify
Comindware Tracker
Flokzu
Zapier
Kissflow
FastFlow
Diretor de Processo (BP Logix)
TrackVia
GravityFlow

Como você sabe qual é o modelo certo para sua empresa? Use esta tabela para ter uma ideia das características básicas que cada um oferece para que você possa restringir as escolhas aos seus três ou quatro produtos superiores a serem avaliados.

Como a automação da captura de documentos pode ajudar sua empresa

Um tipo de automação de fluxo de trabalho chamado automação de captura de documentos está se tornando cada vez mais importante para a maioria das empresas. O processo, que é parte de muitos sistemas de automação de fluxo de trabalho, ajuda sua empresa a capturar e armazenar qualquer documento (papel, PDF, e-mail ou outros documentos) como um arquivo digital similar.

O processo permite classificar mais facilmente o documento por tipo de documento, extrair informações dele e encaminhá-lo ao departamento apropriado de sua empresa. A automação da captura de documentos pode aumentar significativamente a eficiência e diminuir os erros.

Como alcançar a automação do fluxo de trabalho em um ambiente de comércio eletrônico?

A automação do fluxo de trabalho pode ser excepcionalmente útil e importante no comércio eletrônico. Pode ajudá-lo a acompanhar os clientes, lidar com as preocupações dos clientes e executar mais eficientemente os processos que podem ajudar sua empresa de comércio eletrônico a superar a concorrência. Aqui estão vários processos de comércio eletrônico que podem ser melhorados com a automação do fluxo de trabalho:

Abandono do carrinho: Estudos demonstraram que a maioria dos "carrinhos de compra" de comércio eletrônico são abandonados antes de qualquer compra. Um estudo da eMarketer indicou que o valor de todos esses carrinhos abandonados era de quase 5 trilhões de dólares em 2015. Se esses clientes forem contatados logo após abandonarem seus carrinhos, é mais provável que eles concluam um pedido. Um software de automação do fluxo de trabalho pode enviar automaticamente e-mails para clientes potenciais nas horas ou dias após o abandono de seus carrinhos.

Atendimento ao cliente: Embora muitos serviços ao cliente devam ser realizados diretamente pelos funcionários, há oportunidades para a automação do fluxo de trabalho para complementar seus esforços. Alguns softwares permitem que os clientes apresentem solicitações de serviço com detalhes suficientes para que o software possa então priorizar e atribuir as solicitações a determinadas equipes de atendimento ao cliente automaticamente. O sistema permite uma melhor gestão das solicitações com base em sua urgência e área temática.

Gestão automatizada de inventários: A automação do fluxo de trabalho pode ajudar a rastrear o estoque em tempo real nas lojas on-line, garantindo que os clientes sejam informados imediatamente quando um item está fora de estoque e a entrega será atrasada.

Ajuda com faturas: Use a automação do fluxo de trabalho para rastrear recibos e faturas pagas e não pagas. O software pode sincronizar essas informações com outras informações financeiras, incluindo dados fiscais.

Ajuda com marketing: O marketing on-line e de mídia social é vital para as empresas de comércio eletrônico. Uma série de serviços pode ajudar a agendar postagens na mídia social e outros conteúdos on-line para seu comércio eletrônico.

Incentive e monitore avaliações on-line de seu produto ou serviço: A Nielsen descobriu que as avaliações on-line obtiveram 70% de aprovação dos clientes, um número muito mais alto do que a maioria das formas de publicidade. E de acordo com um estudo conduzido pela Dimensional Research, mais de 90% dos clientes dizem que as avaliações on-line influenciam suas decisões de compra.

O software de fluxo de trabalho pode gerar e-mails automáticos logo após a compra de um consumidor que o encoraja a enviar avaliações on-line do produto. Pode-se também acompanhar o cliente por e-mail, para garantir que ele ficou satisfeito com sua compra e com o processo de compra.
Ajuda com análise: Compreender os dados sobre o tráfego on-line de um comércio eletrônico e o comportamento de seus clientes é vital. O software de automação do fluxo de trabalho pode gerar automaticamente relatórios programados que fornecem uma ampla gama desses dados.

Dicas de especialistas para considerar e implementar a automação do fluxo de trabalho

Tentar implementar a automação do fluxo de trabalho em seu negócio sem pensar estrategicamente provavelmente levará ao fracasso. Esse fracasso custará tempo e dinheiro a sua organização e construirá uma resistência organizacional para uma nova tentativa. Portanto, é importante pensar e planejar qual processo comercial você deve abordar primeiro e como implementar a automação do fluxo de trabalho no processo. Aqui estão algumas recomendações de especialistas sobre como lidar estrategicamente com seu primeiro projeto de automação de fluxo de trabalho:

Choose transformational projects to kick off your automation. Automate small tasks for a large impact. “As with any disruptive technology, it’s important to start small and demonstrate value early,” says Eoin Hinchy, the founder of an enterprise automation platform called Tines. “Choose one or two use cases which are repetitive and prone to human error. Use these to prove the efficiency and accuracy improvements that workflow automation tools can provide.”

Implemente a automação somente em áreas onde há uma necessidade óbvia e isso faz sentido.
Concentre-se primeiro em tratar das tarefas mais repetitivas.
Pegue os processos manuais existentes e insira gradualmente ferramentas de automação para melhorá-los. Faça com que os funcionários que entendem o trabalho e os problemas diários criem um mapa detalhado de cada processo, de ponta a ponta. "Muitas organizações lutam com o conhecimento tribal - detalhes importantes que as pessoas que realizam certas tarefas conhecem como resultado da experiência, mas que de outra forma não estão documentados nas políticas oficiais de uma empresa", diz Kubicki. "Isto pode levar a que certas etapas sejam deixadas de fora de um fluxo de trabalho recém automatizado. As empresas precisam dedicar um tempo para se aproximar dos funcionários que estão nas trincheiras - não apenas os CTOs, CFOs, CIOs ou outros tomadores de decisão de alto nível".
Automatize tanto para o engajamento interno quanto o externo.
Crie - ou garanta que sua automatização do fluxo de trabalho crie intrinsecamente - conexões automatizadas entre vários softwares que sua empresa utiliza.
Audite seus processos comerciais para a otimização potencial.
Certifique-se de que a automação do fluxo de trabalho de sua empresa não exija profundo conhecimento técnico para ser operada.
Assegure-se de que seus funcionários estejam disponíveis para se concentrar em sua missão principal e considere uma eventual automação para tudo mais. Mantenha-se flexível. "Os fluxos de trabalho evoluem conforme as empresas crescem", diz Kubicki. “As empresas devem avaliar seus processos de forma contínua e atualizar sua abordagem de automação de acordo com isso".

Como a automação do fluxo de trabalho pode ser útil em setores específicos

A automação do fluxo de trabalho pode ser útil para processos comerciais específicos dentro de setores específicos. Também pode ajudar os processos dentro de departamentos específicos na maioria das empresas e setores.

Setores

Saúde:

A transferência de informações de saúde nos registros eletrônicos dos pacientes que são registrados digitalmente, mas que podem ser passíveis de erro se transferidos pelo pessoal
Admissão e alta de pacientes, com médicos tratando algumas altas com uma aplicação móvel
Horários de trabalho do pessoal e rotações de plantão

Jurídico:

Automatize o faturamento através de software de rastreamento de tempo ligado ao software de faturamento
Gerencie os prazos dos processos jurídicos
Use modelos para montar partes de documentos legais
Apresente e acompanhe pedidos de contrato revisões e aprovações
Introduza novas informações do cliente

Impressão:

Assegure que os trabalhos recebidos sejam atribuídos à tecnologia apropriada da loja
Meça o desempenho dos operadores em equipamentos específicos para garantir que os melhores operadores sejam designados para o equipamento certo
Monitore as operações e determinar onde o tempo é longo em tipos específicos de trabalho

Departamentos específicos:

Desenvolvimento/Operações:

Desenvolvimento e teste de código de software
Implantação de código
Coleta de métricas da produção
Orquestração do pipeline de desenvolvimento-operação

Tecnologia da Informação:

Pedidos de serviço
Criação de novas contas
Pedidos de alteração
Pedidos relacionados a novos projetos
Lidar com incidentes de segurança

Finanças:

Pedidos de despesas de capital
Aprovações de despesas
Mudanças em salários
Automatizações de contas a pagar

Marketing:

Aprovações para campanhas
Gerenciamento de questões de marca organizacional

Instalações:

Mudanças de escritórios
Programação de recursos
Monitoramento do acesso às instalações
Pedidos de mudança de funcionários

Vendas:

Aprovações de descontos em preços
Aprovações de propostas
Aprovações de orçamentos

Recursos Humanos:

Mudanças nos benefícios dos funcionários
Folhas de ponto
Detalhes de intregração de novos funcionários
Gerenciamento de detalhes sobre a saída de funcionários da organização
Pedidos de férias

Compras:

Aquisição geral
Aprovações de despesas de capital
Gerenciamento de fornecedores
Aprovações para faturas

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