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7 principais descobertas do estudo da Forrester Consulting sobre o impacto econômico da Smartsheet
Às vezes, o trabalho atrapalha o trabalho. As informações ficam isoladas. Você tem que ir atrás das pessoas para receber aprovações. Os programas e as ferramentas que deveriam ajudar servem apenas para um aspecto do seu trabalho. E a lista continua.
No centro de tudo isso está uma verdade: é difícil criar processos e sistemas para uma organização inteira quando cada um trabalha de forma diferente. Muitos de nossos clientes lidaram com esses mesmos problemas antes de usar o Smartsheet. Embora tivessem ferramentas para ajudar as equipes, os programas não acompanhavam o crescimento das empresas conforme as necessidades mudavam.
O Smartsheet foi um divisor de águas para esses clientes, porque deu a indivíduos e equipes o poder de construir soluções que funcionassem exatamente do jeito que queriam. Assim, informações importantes não ficavam mais isoladas, porque as equipes tinham visibilidade quando precisavam. As pessoas não só podiam acessar relatórios e dados em tempo real, como também eram capazes de criar soluções personalizadas sem terceirizar ou ter que conhecer código.
A mudança dos fluxos de trabalho ad hoc para o uso do Smartsheet traz muitos benefícios. Alguns são óbvios: economia de tempo, eficiência e transparência. Alguns são menos claros: o impacto econômico. Em quanto tempo uma empresa vê o retorno sobre o investimento? E quanto ao resultado final, que sempre é importante?
Contratamos a Forrester Consulting para investigar os detalhes e responder a essas perguntas. Eis o que eles descobriram.
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Sobre o estudo
Para entender melhor e calcular o Total Economic Impact™ (TEI) decorrente do uso do Smartsheet, a Forrester Consulting realizou entrevistas detalhadas com tomadores de decisões em nove organizações que usam a plataforma atualmente. Com base nas entrevistas, foi criada uma organização composta que representava cada uma das descobertas da empresa.
As empresas entrevistadas compartilharam esses três problemas:
- Execução de trabalho inconsistente que dependia de planilhas estáticas e desatualizadas, bem como processos manuais
- Cada equipe usava ferramentas diferentes para trabalhar, ou seja, não havia uma fonte única de verdade para projetos e iniciativas estratégicas
- As equipes de liderança não tinham visibilidade do trabalho e muitas vezes precisavam entrar em contato com os responsáveis por projetos ou equipes para saber as novidades
Os resultados do estudo
A Forrester Consulting descobriu que uma organização composta teve US$ 16,3 milhões em valor presente líquido em um período modelado de três anos. Nesse mesmo período, o Smartsheet gerou um retorno de 680% sobre o investimento, com o capital inicial pago em menos de seis meses.
A capacidade do Smartsheet de entregar resultados tão significativos para os clientes está detalhada no estudo completo, mas estamos explicando as descobertas aqui.
O Smartsheet libera funcionários para se concentrarem no trabalho estratégico
Foi descoberto que os funcionários que usam o Smartsheet não gastaram mais tempo procurando pessoas e informações, o que permitiu focar em trabalhos de valor mais alto e maior impacto. Com funcionários mais produtivos, as empresas conseguiram atingir metas ainda mais rapidamente e economizar ainda mais.
O tempo gasto na organização de projetos, portfólios e programas caiu 80%
As equipes de gerenciamento de projetos geraram modelos e automatizaram tarefas repetitivas, como a criação de projetos e aprovações, o que reduziu o trabalho manual. Isso liberou 80% do tempo na parte de configuração desses fluxos de trabalho. Outro benefício de fazer um processo facilmente repetível foi uma experiência mais consistente para os clientes.
75% menos e-mails relacionados ao gerenciamento de trabalho
As equipes também tiveram visibilidade instantânea dos status do projeto, pois acompanhavam tudo no Smartsheet em tempo real. Executivos e outras partes interessadas não precisaram solicitar informações e esperar pelas respostas. Em vez disso, eles entravam no Smartsheet e encontravam exatamente o que estavam procurando. Isso reduziu os e-mails relacionados ao gerenciamento do trabalho em 75%.
Ciclos de análise foram cortados pela metade
A visibilidade adicional também reduziu a quantidade de tempo gasto em ciclos de análise em 50% e diminuiu o número de reuniões de análise necessárias para cada projeto. A Forrester Consulting calculou que a combinação de menos e-mails sobre gerenciamento de projetos e tempo gasto na configuração do projeto resultou em ganhos de produtividade de US$ 6,1 milhões em um período modelado de três anos.
Economia de mais de 40 horas por funcionário a cada ano
O Smartsheet melhorou o uso de recursos gerenciados em 2%, economizando mais de 40 horas por funcionário anualmente. Mesmo os membros da equipe que não usavam o Smartsheet com tanta frequência se beneficiaram fortemente do uso da plataforma por suas equipes, levando a uma economia de US$ 7,5 milhões em três anos.
O Smartsheet aumenta a geração de receita e reduz o custo da TI
O estudo descobriu que o Smartsheet permitiu que as empresas reduzissem o orçamento em outros programas, construíssem as soluções necessárias internamente e aumentassem a geração de receita.
US$ 1,5 milhão em serviços profissionais e crescimento de receita
Ao automatizar tarefas administrativas e repetitivas e aumentar o foco no trabalho de maior valor, as equipes entregaram projetos mais rapidamente. Essa eficiência ajudou a impulsionar o crescimento anual da receita das empresas e totalizou mais de US$ 1,5 milhão para a organização composta ao longo de três anos.
US$ 1,1 milhão economizado em licenças de software
A Forrester Consulting descobriu que as empresas economizaram US$ 1,1 milhão em três anos, pois conseguiram reduzir os investimentos em licenças para CRM, ERP ou outras ferramentas de gerenciamento de projetos herdadas.
US$ 996 mil economizados em custos de desenvolvimento
As ofertas sem código do Smartsheet permitiram que as empresas construíssem os próprios apps e fluxos de trabalho em menos tempo e a um custo menor do que desenvolver uma solução do zero ou adquirir de terceiros. A economia total da organização composta foi calculada em quase US$ 996 mil durante o período de três anos.
Sobre a metodologia
Com uma abordagem multietapas, a Forrester construiu uma estrutura de Total Economic Impact™ que identificou o custo, o benefício, a flexibilidade e os fatores de risco que afetam as decisões de investimento. Com base nas entrevistas, a Forrester criou uma estrutura de TEI, uma organização composta e uma análise de ROI. A organização composta representa nove tomadores de decisão que Forrester entrevistou e é usada para apresentar a análise financeira agregada. O estudo completo tem uma descrição detalhada das características da organização composta.
"Sim, você está comprando uma ferramenta de TI, mas também está comprando muito mais do que isso. Você está comprando uma maneira fundamentalmente nova de trabalhar e pensar que pode ser muito poderosa. Conversei com os usuários e eles descreveram como estão resolvendo problemas que nem sabiam que existiam."
— Diretor de saúde, segurança e meio ambiente, agrichemical, Total Economic Impact™ do Smartsheet
A mudança para ambientes de trabalho digital exacerbou a necessidade de alinhamento organizacional. Testemunhamos em primeira mão a rapidez com que o mundo pode mudar no início da pandemia COVID-19 e como as empresas que se adaptaram rapidamente estavam muito melhor.
O isolamento de informações não é mais uma desculpa. A maneira tradicional de trabalhar que era fixa e linear evoluiu para ser multidirecional, facilmente automatizada e adaptável. E quando os funcionários têm as ferramentas para serem dinâmicos no trabalho, são mais felizes com o que fazem. O Smartsheet facilita o trabalho em equipe, quebrando as barreiras que dificultam a colaboração. Além disso, unifica as pessoas com processos que funcionam para elas e permite que elas tenham as informações de que precisam.
