Cinco coisas que sua organização pode aprender ao fazer uma avaliação de maturidade de gerenciamento de projetos e portfólios (PPM)

À medida que uma organização cresce, o caminho da estratégia à execução se torna mais complexo, com mais iniciativas, projetos, equipes, pessoas, processos e cronogramas que precisam ser gerenciados com eficiência. Quando um projeto não atinge o objetivo, como identificar o que deu errado, tomar medidas corretivas e garantir que isso não aconteça novamente? Uma avaliação da maturidade de projetos e portfólios pode ajudar a trazer clareza, identificando tanto as lacunas como as oportunidades. 

Aqui, definimos o que é uma avaliação de maturidade de PPM, o que ela mede e cinco coisas vitais que sua equipe pode aprender com os resultados.

O que é uma avaliação de maturidade de PPM?

Uma avaliação de maturidade de PPM é uma análise sistemática conduzida sob a ótica de pessoas, processos e tecnologia da capacidade de uma organização de gerenciar seus projetos e portfólios. Ela envolve a medição das práticas de PPM de uma organização, geralmente coletadas por meio de um questionário autoadministrado, em comparação a um conjunto de práticas recomendadas para determinar o nível de maturidade, ou seja, a pontuação de maturidade. 

O que uma avaliação de maturidade de PPM mede?

Uma avaliação de maturidade de PPM é pensada para avaliar como sua organização está configurada para lidar com projetos, programas e portfólios em relação às principais disciplinas do PPM, também conhecidas como tarefas a serem realizadas no PPM. Essas disciplinas são: Planejamento estratégico, Entrada de demandas, Priorização de portfólios, Prospecção e planejamento de projetos, Execução de projetos/Trabalho e Relatórios de portfólios. Os resultados de cada disciplina são compilados na pontuação geral de maturidade. 

Quando sua organização deve fazer uma avaliação de maturidade?

Avaliar a maturidade de PPM de sua organização é um exercício útil, independentemente da fase de crescimento ou do nível de maturidade em que se encontre. As organizações de alto desempenho medem continuamente sua maturidade de PPM, pois o exercício não apenas expõe as lacunas que impedem que as equipes tenham o melhor desempenho possível, mas também oferece um roteiro para melhorias. 

1. Qual é o seu desempenho nas principais disciplinas de PPM

As organizações tendem a ter níveis de maturidade variados nas diferentes disciplinas mencionadas anteriormente. Uma avaliação de maturidade ajudará você a se aprofundar em cada uma delas e a obter uma compreensão granular de como a sua organização está se saindo em relação a elas.

2. Como comparar sua organização com as de seus pares do setor

Uma avaliação de maturidade de PPM permite que você compare suas práticas de PPM com os padrões do setor e de seus pares. Essa comparação pode gerar informações valiosas sobre como outras organizações estão abordando o PPM e ajudar você a identificar as áreas em que pode estar ficando para trás.

3. Compreender seus pontos fortes e fracos

Os resultados da sua avaliação ajudarão a esclarecer as áreas em que a sua organização é forte, bem como as lacunas em termos de pessoas, processos e tecnologia que dificultam a execução eficaz e criam riscos. Você também estará em melhores condições para identificar e resolver problemas antes que se transformem em riscos.

4. Identificar quais iniciativas de melhoria de processos devem ser priorizadas 

Níveis mais baixos de maturidade podem impedir a mudança. Você pode usar os resultados de sua avaliação para se concentrar nas áreas de baixa maturidade de PPM e desenvolver uma estratégia direcionada para melhoria incremental que inclua metas realistas e mensuráveis. Esses dados também podem ajudar você a fundamentar os investimentos necessários para o treinamento de equipes, a padronização de processos ou novas tecnologias. 

5. Como se alinhar melhor aos objetivos estratégicos

Uma avaliação pode ajudar a esclarecer as áreas em que seus portfólios de projetos não estão realmente alinhados com os objetivos de negócios da organização. Um verdadeiro caso de negócios de maturidade está na capacidade de priorizar e equilibrar os projetos de modo que todos estejam trabalhando para cumprir as metas estratégicas e não desperdiçar tempo e recursos em atividades de baixo valor.  
 

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