Aumente o desempenho da equipe e agilize a execução dos projetos com os novos recursos de monitoramento da carga de trabalho no Smartsheet

No mundo dinâmico do gerenciamento de projetos, uma dos segredos para o sucesso é alocar as tarefas certas às pessoas certas no momento certo. Porém, para isso, muitas vezes você precisa ler milhares de e-mails, fazer reuniões intermináveis e acessar planilhas desatualizadas. Outra dificuldade comum é descobrir quem está disponível para assumir mais tarefas e quem já está no limite. É aí que entra o Smartsheet: os dois novos recursos de monitoramento da carga de trabalho da plataforma simplificam muito a vida de quem gerencia tarefas.

Digamos que Adam, um gerente de projetos, precise gerenciar vários projetos. Antes, ele tinha que adivinhar quem poderia assumir uma nova tarefa. Adam precisava enviar e-mails e mensagens do Slack, realizar reuniões e analisar planilhas para saber como estava a carga de trabalho da equipe. Era demorado e trabalhoso.

Vamos destacar a primeira inovação: o mapa de calor da carga de trabalho.

O mapa de calor da carga de trabalho apresenta um resumo da disponibilidade da equipe, mostrando rapidamente quem está livre e quem está com muitas tarefas e agilizando o processo de tomada de decisão, o que facilita o trabalho para gerentes como Adam. É importante ressaltar que a barra de alocação considera todos os projetos em andamento, oferecendo uma visão abrangente sobre o período em que os membros da equipe estão reservados e o período em que estão disponíveis. Por exemplo, basta olhar rapidamente para ver que Hazel está sobrecarregada, pois há um destaque em vermelho na barra de alocação dela. Essa ferramenta visual facilita a atribuição de tarefas estratégicas com base em dados, garantindo que os projetos avancem sem problemas e que a carga de trabalho seja distribuída da maneira uniforme entre os membros da equipe.

Também tem a agenda de carga de trabalho, que mostra mais detalhes do mapa de calor, como os outros projetos em que a equipe está trabalhando. Com a agenda, Adam pode ver exatamente por que alguém está com muitas tarefas e tomar decisões conscientes em tempo real. Por exemplo, ele percebe que Hazel está sobrecarregada com dois projetos. Com alguns cliques, Adam reatribui uma tarefa para Olivia (veja a captura de tela abaixo), que tem disponibilidade, equilibrando a carga de trabalho e mantendo os projetos no caminho certo sem perder o ritmo.

“Os novos recursos de monitoramento de carga de trabalho no Smartsheet melhoraram muito nosso processo de gerenciamento de projetos. Pela primeira vez, sei quem está disponível para assumir o trabalho e quais são os outros projetos em que as pessoas estão trabalhando. O mapa de calor e a agenda da carga de trabalho possibilitam avaliações rápidas da disponibilidade da equipe. Assim, posso ajustar as tarefas em tempo real e aumentar muito a nossa eficiência. Essas ferramentas são importantíssimas para agilizar o gerenciamento da carga de trabalho e aprimorar a execução dos projetos.” — Gerente de planejamento, membro do EAP (Programa de primeiros usuários)

Graças a essas inovações, Adam não perde mais tempo trocando milhares de e-mails. ​​Agora, ele evita ativamente a superalocação e reduz o risco de os membros da equipe ficarem para trás, enfrentando um desafio importante no gerenciamento de projetos. Essa supervisão estratégica não só agiliza a execução dos projetos, mas também aumenta o desempenho da equipe, contribuindo para a conclusão bem-sucedida dos projetos.

Atualmente, esses recursos estão disponíveis para usuários licenciados nos planos Executivo e Empresa do Smartsheet. Acesse o artigo de ajuda para saber como ativar o monitoramento da carga de trabalho. Se você ainda não usa o Smartsheet, pode experimentá-lo grátis.