Espere, ele faz o quê? Cinco clientes colocaram a IA para trabalhar no Smartsheet no ENGAGE 2026

Dan Humphries, da Lilly Kinsale, tinha uma mensagem clara para qualquer pessoa com pressa de adotar a IA: ela não corrige operações inconsistentes, ela as intensifica. Qualquer pessoa que já tenha visto um piloto de IA emperrar por causa de dados bagunçados, ou de um processo pelo qual ninguém assume total responsabilidade, sabe que isso é verdade.

Visão geral dos casos de uso de IA no ENGAGE 2026

• Lilly Kinsale: o Claude cria uma visualização em tempo real da troca no Smartsheet, economizando cerca de 30 a 35 minutos por membro da equipe principal todos os dias.
• Swampfox: o Claude propõe atualizações no registro RAID em uma planilha de triagem, e o cliente aprova, rejeita ou reformula cada uma delas.
• Wizards of the Coast: uma skill do Claude verifica até 14.000 faces de cards de acordo com uma programação e informa apenas o que está faltando.
• Compassion International: 35 planilhas e 35 relatórios se tornaram 3 relatórios, reconstruídos em 30 minutos.
• Vista: uma área de trabalho, mais de 100 usuários e mais de 75 automações lidam com contratos de transferência, sem necessidade de IA para começar.

A inteligência ficou barata. A execução, não. 

A IA tornou a inteligência abundante. Os modelos melhoram a cada poucos meses, e agora praticamente qualquer pessoa pode criar algo útil com eles. Mas Claude, Copilot, ChatGPT, Gemini, Amazon Quick e os demais leram os cantos mais remotos da internet, mas não sabem como você trabalha. Eles não conhecem o processo da sua equipe, o que precisa ser entregue na segunda-feira, quem é responsável por isso ou o que mudou no fim de semana. 

Então o trabalho ficou mais rápido, mas nada ficou mais alinhado. Cada pessoa cria prompts por conta própria, as saídas se acumulam sem que ninguém as verifique, e ninguém consegue dizer quem aprovou. Cada saída de IA sem governança é uma decisão não registrada e, deixada por conta própria, a IA não gera valor composto. Ela multiplica a fragmentação.

A solução não é um modelo mais inteligente. É o que as pessoas projetam ao redor dele: quem aprova, quem é o próximo a aprovar, onde a IA deve parar. A questão não é qual modelo você compra. É onde o trabalho acontece e quem tem permissão para tocá-lo.

Cinco clientes nos mostraram como isso funciona na prática. Começa em escala empresarial, com a Lilly Kinsale, onde um processo de fabricação complexo agora é executado a partir de uma única visualização compartilhada. Depois, quatro criadores da Comunidade do Smartsheet mostram como chegar lá, do primeiro passo mais fácil ao trabalho em que todos os números precisam estar certos.

Cinco clientes, cinco maneiras de fazer a IA trabalhar no Smartsheet 

Uma visualização do trabalho antes da reunião da manhã (Lilly Kinsale)

Economiza cerca de 30 a 35 minutos por membro da equipe principal todos os dias.

A unidade de Kinsale da Lilly, no condado de Cork, na Irlanda, fabrica ingredientes farmacêuticos ativos. Sempre que muda de um medicamento para outro, a troca envolve segurança, limpeza, manutenção, automação e operações. Antes, os dados ficavam em cinco sistemas e no papel, então os planejadores faziam de três a quatro atualizações de status de meia hora por dia, contando a mesma história a cada vez. Agora, o Smartsheet armazena todos os planos de troca, e o Claude cria uma visualização em tempo real sobre eles por meio do conector do Smartsheet (MCP, a ligação entre uma ferramenta de IA e suas planilhas). As equipes publicam atualizações, a visualização é atualizada antes da reunião da manhã, e todo o chão de fábrica trabalha a partir da mesma tela. O conselho de Dan: padronize seus planos primeiro e depois adicione a IA.

Principal conclusão: Padronize as estruturas de planos entre equipes antes de adicionar IA.

Nada muda até Will dizer que sim (Swampfox)

A IA propõe. Ele decide.

Will Jeffords é consultor e Smartsheet Community Overachiever, e trabalha dentro dos programas de seus clientes. Will mantém um registro RAID (riscos, premissas, problemas e dependências) para um de seus grandes clientes, algo que antes consumia horas todas as semanas. Agora, ele usa o Claude para revisar sua planilha de cronograma e sugerir atualizações para o registro RAID. Essas recomendações são registradas em uma planilha de triagem separada, na qual ele pode aprovar, rejeitar ou reformular cada uma delas, testando-as ainda mais com a ajuda da IA. A economia de tempo com isso tem sido significativa e, agora, sessenta das setenta pessoas neste projeto têm licenças do Smartsheet. 

Principal conclusão: pegue algo que você atualiza o tempo todo e deixe a IA propor as atualizações em uma planilha de triagem.

Até 14.000 faces de cards, verificadas em segundo plano (Wizards of the Coast)

Apenas o que está faltando, relatado enquanto a equipe segue com outros trabalhos.

Cada lançamento de Magic: The Gathering tem de 8.000 a 14.000 faces de cards, e os fãs percebem cada erro. Jean-Alix Duplantier, gerente criativo com 22 anos de experiência como designer gráfico, e a equipe comparavam manualmente a arte do lançamento em uma planilha do Smartsheet com o servidor de impressão (ferramenta/produto/software?), linha por linha. Agora, um recurso do Claude (um conjunto de instruções salvo, para que a IA execute uma tarefa do seu jeito todas as vezes) faz isso e informa apenas o que está faltando. Então, a equipe perguntou: "Isso poderia ser executado sozinho?" Agora, isso é executado de forma programada. A Wizards tem uma regra rígida: nada de IA generativa no trabalho criativo. A IA verifica. As pessoas criam.

Principal conclusão: coloque uma verificação manual de rotina em um agendamento com IA.

De duas semanas a 30 minutos (Compassion International)

35 planilhas e 35 relatórios foram reduzidos a 3 relatórios.

Matt Austermiller tem 15 anos de experiência com Excel e VBA e cerca de 3 meses com IA. Em dezembro passado, ele criou um cronograma de liderança em dezenas de projetos da maneira mais difícil: 35 planilhas, 35 relatórios, duas semanas de trabalho e uma solução frágil. Neste ano, sua equipe obteve acesso ao Kiro da Amazon, conectou a ferramenta ao Smartsheet e ele recriou toda a solução em 30 minutos. Agora, ela é mais robusta e funciona como uma tarefa programada (um agente que trabalha por conta própria em um horário definido) às 8h00 todos os dias, quase sem manutenção. Ele pegou a ideia emprestada de Cicero, evangelista-chefe da Smartsheet, que cria soluções desde o primeiro dia. Nem todos os ganhos foram atribuídos à IA: adicionar uma nova coluna de seleção múltipla substituiu 35 caixas de seleção, garantindo melhor qualidade de dados e auditabilidade.

Principal conclusão: atualize sua solução existente com pequenas otimizações e IA para causar um grande impacto. 

Onde quase bom não é bom o suficiente (Vista)

Uma área de trabalho. Mais de 100 usuários. Mais de 75 automações.

Claire Williams lidera uma equipe financeira na Vista Equity Partners, uma empresa de private equity, onde um número errado tem consequências reais. Sua equipe lida com contratos de transferência: um contrato finalizado desencadeia uma cadeia de tarefas em uma organização com mais de 750 pessoas. Claire mapeou primeiro o processo ideal, depois abordou o problema mais difícil e adicionou algumas automações simples. Com o tempo, isso se tornou uma área de trabalho conectada com controles, permissões e links para dados do Salesforce, eFront e dados contábeis. O ponto dela: trabalhos financeiros complexos podem ser controlados e automatizados apenas no Smartsheet, principalmente com recursos que as pessoas já têm. Ela não começou com IA. Ela começou colocando o trabalho, as regras e as aprovações em um só lugar.

Principal conclusão: mapeie primeiro seu processo ideal e, em seguida, encontre a ferramenta que se ajuste a ele.

O cargo que ainda não existe

Drew Garner, diretor de IA da Smartsheet, pediu aos clientes no ENGAGE que ficassem atentos a um cargo que ainda não existe. Ele o chamou de “arquiteto de fluxos de trabalho”, ou seja, a pessoa que decide onde a IA pode ajudar, onde uma pessoa permanece no comando e como tudo isso leva a resultados reais. 

Esses clientes são arquitetos de fluxos de trabalho por si só. A equipe de Dan padronizou o plano antes de adicionar IA. Will formalizou o processo de aprovação humana para as recomendações da IA. Jean-Alix definiu limites claros sobre o que a IA pode e não pode fazer. Matt atualizou a configuração da solução antes de configurar a IA para lidar com tarefas recorrentes. Claire mapeou seu fluxo de trabalho e suas regras ideais antes de adicionar IA.

As pessoas e equipes mais bem posicionadas para ter sucesso já sabem como o trabalho realmente avança, quem aprova o quê, onde as transferências de responsabilidade falham e onde os dados ficam desatualizados. O Hub de Execução é o que as capacita: os agentes elaboram e verificam, os humanos decidem e aprovam, tudo em um só lugar governado.

Comece hoje

Escolha algo que você atualiza regularmente e crie uma planilha de triagem para isso. Deixe a IA fazer sugestões e, então, decida o que usar. Você não precisa aprender tudo sobre IA primeiro. Comece de forma simples. Não sabe por onde começar ou como criar isso? A Série Smartsheet Builders explica as opções para escolher quando e como usar o Smart Assist, automações, MCP e a API.

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