A EmberPoint garante uma melhor inteligência de negócios e otimiza as suas operações com a Smartsheet

Estabelecida em 1999 em Tóquio, Japão, a EmberPoint Corporation é a maior fornecedora da MailPublisher, plataforma japonesa de envio de e-mails. Após firmar parcerias e se integrar com empresas globais por mais de uma década, a EmberPoint se reinventou como uma fornecedora interna com o objetivo de conectar clientes e usuários através da melhor comunicação possível. Essa visão permitiu que a empresa construísse processos internos igualmente excelentes.

Na época, a EmberPoint usava o Excel e o Google Sheets para gerenciar os processos de atendimento ao cliente, como solicitações de cotações e de assinaturas. Já havia um sistema estabelecido, porém vários problemas surgiam. 

“O formulário de pedido de assinatura criado no Excel era baseado na suposição de que o cliente receberia um formulário ‘impresso e carimbado’, que é exclusivo do Japão. Era necessário publicar manualmente o formulário no sistema de gerenciamento interno, o que era ineficiente e propenso a erros.”, afirma o Sr. Yamashita.

A EmberPoint já utilizava o Smartsheet desde 2017 para EAP de projetos, lista de tarefas, gerenciamento de orçamento, registros de informações de ativos ISO 27001, etc. A empresa, então, decidiu expandir o seu uso para processos de negócios internos que ainda dependiam do Excel e do Google Sheets. O seu uso cobria a produção de cotações de software como serviço (SaaS), os processos de solicitações e de aprovação e até mesmo o gerenciamento de contratos.

“Para a nossa satisfação, o Smartsheet é uma ferramenta flexível que se integra facilmente às soluções externas de SaaS e nos permite personalizá-la para se adequar às nossas necessidades específicas,” afirma o Sr. Yamashita. “É evidente que as melhorias nos processos são notáveis.”

Inscrições simplificadas e aprimoradas 

“Os fatores de sucessos fundamentais foram a digitalização de pedidos pelo uso do Forms e a integração automática de assinaturas eletrônicas”, explica o Sr. Yamashita. No passado, os clientes tinham que preencher um formulário no Excel e enviar um arquivo em PDF do documento impresso com um selo, uma prática de negócios tradicional do Japão.

Portanto, os arquivos em PDF dos formulários de pedido não poderiam ser tratados como dados. Dessa forma, a equipe da EmberPoint tinha que transcrever manualmente o conteúdo para o sistema interno, o que era ineficiente e exigia um grande cuidado para evitar erros de transcrição.

Além disso, o formulário de pedido convencional possuía muitos campos a serem preenchidos pelo cliente. Problemas relacionados ao preenchimento incorreto ou incompleto atrasavam o processo de pedido e geravam estresse para o cliente e nossa equipe.

A EmberPoint decidiu criar um formulário on-line do Smartsheet para o processo de solicitação. Para resolver o problema existente, projetamos mais eficientemente o formulário do Smartsheet utilizando uma variedade de listas suspensas e caixas de seleção para que os representantes de vendas pudessem inserir os detalhes das propostas.

Quando o envio do formulário é concluído, o processo de aprovação interno é acionado de acordo com o valor da proposta etc. “Todos os controles para determinar o nível de aprovação, notificar o aprovador da solicitação e processar a etapa seguinte são automatizados através das funções do Smartsheet”, explica o Sr. Yamashita.

Assim que as aprovações internas são concluídas, um formulário de pedido é gerado baseado no conteúdo do formulário através de uma integração automática com o DocuSign e, então, uma solicitação de assinatura é enviada. O cliente precisa apenas revisar os conteúdos e assinar o formulário eletronicamente.

“A integração do Smartsheet com o DocuSign funciona perfeitamente; a atualização do status é automática com os documentos assinados em anexo, o que é muito útil”, acrescenta o Sr. Yamashita.

A habilidade de controlar o acionamento deste status para iniciar automaticamente a próxima etapa também contribuiu significantemente para a automação de todo o processo. A automação da integração com o DocuSign foi lançada enquanto este projeto estava em andamento, por isso, foi benéfica.

Dados visíveis e aumento de produtividade

No início da transição, centralizar as informações com a ajuda da automação era a prioridade para a EmberPoint. Porém, um outro aspecto, a organização de dados, logo se tornou o foco. 

“A automação ajudou a simplificar o nosso processo, sem dúvida. Mas anexar links para pastas no Google Drive tornou possível a consolidação de informações relacionadas no Smartsheet e o acesso a todas as informações desde o contrato mestre gerado no processo de pedido.“, afirma o Sr. Yamashita. “E foi fácil aprender como fazer isso, já que os formulários do Smartsheet orientam os usuários pelos seus itens utilizando listas suspensas e lógica.” 

O aprendizado dessas configurações não levou muito tempo depois que começamos a usá-las. Os membros que estão trabalhando com o Smartsheet pela primeira vez estão cumprindo um importante papel neste projeto.

Para os seus processos internos, a EmberPoint pensou brevemente em usar outras ferramentas, porém, decidiu ficar com o Smartsheet. “Já consideramos usar um software de fluxos de trabalho dedicado antes, mas ele não conseguia fazer tão bem aquilo que queríamos. O Smartsheet nos permite fazer mais do que apenas o fluxo de trabalho, pois ele integra tudo o que precisamos”, conclui o Sr. Yamashita. 

A empresa está muito feliz em introduzir a Smartsheet para as aprovações de despesas e compras. “As aplicações de despesas de viagem, aprovações de compra e registros de fornecedores podiam levar muito tempo. Com o Smartsheet, todos estes processos agora são feitos mais rapidamente, pois as ferramentas são integradas.”

“Neste ano, automatizamos 70% das etapas com o Smartsheet. Esse sucesso pode ser atribuído a aprovações internas automáticas, integração com o DocuSign, lembretes e automação”, explica o Sr. Yamashita. 

Trabalhar com a Smartsheet permitiu à EmberPoint retornos mais rápidos, menos horas-pessoa e dados com maior qualidade.