Com o Smartsheet, a Electromek aumenta a visibilidade dos projetos, melhora a comunicação com o cliente e economiza milhares de horas por ano

A Electromek Diagnostic Systems, fundada em 1976, oferece equipamentos de imagem de cardiologia e radiologia, software de visualização de imagens e serviços de TI a clientes da área de saúde. A empresa é especializada em equipamentos médicos de imagem avançados, como PACS (sistema de comunicação e arquivamento de imagens) e soluções de raio-x, revenda e manutenção de equipamentos para clientes.

Todos os dias, a Electromek conta com o software do Smartsheet para gerenciar projetos, processos de gerenciamento de qualidade, comunicações internas, oportunidades de vendas e agendas de funcionários. "O Smartsheet é minha ferramenta preferida para o gerenciamento de projetos", diz Rebekah Schreader, diretora de gerenciamento de qualidade e gerente sênior de projetos de TI, "Ele permite que eu gerencie todos os nossos projetos centralmente e envie informações automaticamente a qualquer pessoa que precisar, então, sabemos de forma clara quais projetos estão no funil, quem está trabalhando em qual projeto e como está o andamento do processo". 

Anteriormente, Schreader e outros membros da equipe da Electromek usavam planilhas, e-mails e outros processos manuais para manter as agendas de projetos de engenheiros de manutenção e funcionários de TI da empresa. "Para fazer um agendamento, eu tinha que olhar dezenas de e-mails para encontrar em qual local um funcionário específico precisaria estar na semana", diz Schreader. "Além disso, nós não tínhamos um diretório compartilhado para informações do projeto ou do cliente. Tudo era dividido e descentralizado e eu tinha que esperar alguém de um departamento diferente me informar sobre os detalhes de um projeto. Nada era simplificado." Sem uma solução centralizada, a Electromek estava preocupada com a capacidade de cumprir com as normas de certificação Organização Internacional de Normalização (ISO). "Parte de ser certificado significa ter um bom sistema de gerenciamento de qualidade, que exige o gerenciar muitos documentos e formulários", diz Schreader. "Nós precisávamos hospedar esses documentos em um só lugar e dar aos nossos engenheiros de manutenção um acesso fácil".

Contando com o Smartsheet para monitorar centenas de projetos e cronogramas

Schreader ouviu falar do Smartsheet pela primeira vez no cargo anterior dela em uma outra empresa.

"Eu fui apresentada ao Smarsheet para compartilhar informações de projetos e fiquei imediatamente impressionada", diz ela. "Depois que eu experimentei, foi muito simples de usar para criar projetos e planos e foi muito mais fácil do que as outras ferramentas que eu usava até então".

Atualmente, a Electromek gerencia todos os projetos atuais e futuros dentro do Smartsheet. O Smartsheet contém relatórios, formulários, informações de contato dos clientes e cronogramas dos projetos para cada implementação de PACS e de raio-x ou solicitações de serviços da empresa. Por meio das automações do Smartsheet, as notificações são enviadas automaticamente a cada membro da equipe de um projeto quando são feitas atualizações ou alterações no Smartsheet. Desde que a empresa começou a monitorar projetos no Smartsheet, ela criou 262 projetos de implementações de raio-x e PACS e de serviços.

A Electromek também integra o Smartsheet ao Microsoft Teams. Um funcionário pode clicar em uma guia dentro do Teams e iniciar o Smartsheet para cada novo projeto, com as atualizações enviadas automaticamente ao Teams quando forem feitas alterações no Smartsheet. Além disso, a empresa usa o Smartsheet para monitorar problemas de TI. "Se alguém tem uma dúvida ou problema de TI, pode enviar a solicitação e ela vai diretamente para o Smartsheet e para o Teams", diz Schreader. "Isso simplifica o processo geral de TI".

A Electromek conta com o Smartsheet para monitorar e atualizar as agendas e as solicitações de folga de todos os funcionários. "Nossos engenheiros de manutenção podem ver as agendas atualizadas no Smartsheet e também recebem notificações automáticas por e-mail sobre a folga de colegas de equipe", diz Schreader. A equipe de vendas da Electromek gerencia clientes e monitora novas oportunidades em uma ferramenta interna de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) integrada ao Smartsheet. A Electromek também registra todas as novas solicitações de manutenção de equipamento no Smartsheet.

Além disso, a empresa usa um painel do Smartsheet para ter rápida visibilidade dos status e cronogramas dos projetos, bem como para solicitar e gerenciar o uso de veículos de manutenção. Outro painel oferece informações atualizadas sobre documentos de procedimento e status de aprovação dos formulários de gerenciamento de qualidade. A Electromek também mantém um painel do Smartsheet que permite que os clientes acessem as listas de contato e planejamentos de projetos.

A empresa também começou a usar o aplicativo móvel do Smartsheet para verificar o cronograma dos funcionários e as informações do projeto. Os engenheiros de manutenção também podem usar o aplicativo para fazer um resumo sobre as visitas a locais do cliente.

Maior visibilidade dos projetos e melhor comunicação com o cliente 

Usando o Smartsheet para gerenciamento central, a Electromek aumentou a visibilidade do status de todos os projetos e cronogramas.

"Com o Smartsheet, largamos os processos descentralizados e evoluímos para uma solução de comunicação totalmente simplificada", diz Schreader. "Nós temos visibilidade de alto nível de cada projeto. Em vez de ter que olhar dezenas de páginas de anotações para encontrar uma informação de um projeto, eu posso simplesmente olhar em um painel do Smartsheet para ver os tópicos principais e se tudo está atualizado." 

Com maior visibilidade de projetos, a Electromek pode ver de forma clara quando os projetos estão saindo do esperado para que os gerentes e clientes possam trabalhar para garantir que os prazos sejam cumpridos.

"Nós podemos nos comunicar muito melhor com nossos clientes porque temos dados em tempo real sobre os cronogramas, e eles também têm acesso a isso", diz Schreader. "No geral, está nos ajudando a melhorar o atendimento ao cliente."

Por exemplo, a Electromek agora consegue antecipar melhor os possíveis problemas com o progresso dos projetos e manter os projetos atrasados no caminho certo. "Isso é muito importante na área da saúde, porque o cuidado com o paciente poderia ser afetado por um projeto atrasado", diz Schreader. "Ao ser transparente e disponibilizar as informações aos nossos clientes, podemos definir as expectativas e proporcionar a eles a confiança de que as coisas estão avançando."

Nova configuração de projetos reduzida de 30 horas para 30 minutos 

Aproveitando as automações e os painéis do Smartsheet, a Electromek cria novos projetos com muito mais facilidade e rapidez do que antes. "Eu gastava facilmente até 30 horas por semana configurando um projeto novo, porque tinha que usar diferentes ferramentas e planilhas de gerenciamento de projeto para consolidar as informações, ler muitos e-mails e anotações e depois pesquisar calendários para descobrir quais engenheiros de manutenção estavam disponíveis para aquele projeto", diz Schreader. "Agora, com o Smartsheet, em 30 minutos eu configuro um projeto e ele já está pronto para começar." Em 2022, Schreader criou 146 novos projetos no Smartsheet, o que representa uma economia total de mais de 4 mil horas por ano.

Ao economizar tempo na criação dos projetos, Schreader pode investir mais tempo em tarefas de gerenciamento de qualidade.

"Eu criei mais de 350 documentos de certificação para nossos engenheiros no ano passado", conta ela. "Eu não conseguiria fazer tudo isso se não tivesse o tempo que eu economizo usando o Smartsheet."

A Electromek está planejando criar um painel do Smartsheet para os engenheiros de manutenção, que substituirá o quadro branco usado para agendar compromissos e projetos. "O Smartsheet nos dá muita flexibilidade e nós estamos ansiosos para continuar crescendo com ele", diz Schreader. "O Smartsheet torna nossas vidas mais simples."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.