O departamento do U.S. General Services Administration economiza milhares de dólares e tempo com as automações e visualizações do Smartsheet

O U.S. General Services Administration (GSA) tem o dever de gerenciar com responsabilidade os fundos dos contribuintes, tanto em orçamentos de projetos quanto no desempenho de trabalho eficiente da própria organização. O Integrated Award Environment (IAE) dentro do Federal Acquisition Service (FAS) supervisiona programas especiais, incluindo o gerenciamento da resposta à pandemia da COVID-19 do governo, o American Rescue Plan Act de 2021 e o gerenciamento de prêmios federais por meio da plataforma SAM.gov. O Smartsheet ajuda o IAE a simplificar a comunicação e as atualizações, visualizar os dados e o status do programa com mais eficiência e fornecer relatórios claros e oportunos à liderança em toda a hierarquia federal.

“Somos um programa com mandato presidencial e precisamos contar nossa história nesse nível”, diz Tracie D. Strack, gerente de projetos especiais do IAE. “O Smartsheet nos permite fazer isso. Em vez de percorrer uma apresentação de 30 slides, podemos fornecer um briefing de um painel que visualiza dados e métricas e fornecer o link para que as pessoas com quem falamos tenham exatamente as informações de que precisam, quando precisam.”

O IAE, parte do Escritório de Gerenciamento de Sistemas do FAS, é responsável pela administração dos sistemas contidos no ciclo de vida dos prêmios federais. Isso inclui programas especiais, como os benefícios econômicos devido à COVID-19 dentro do American Recovery Plan Act de 2021 (ARPA-21), bem como gerenciamento e consolidação de sistemas em toda a organização.

Quando Strack ingressou no GSA em 2016, o Smartsheet já era a solução preferida. Ela estava mais familiarizada com o Microsoft Project depois de 25 anos trabalhando com o Exército dos EUA e seu impulso inicial foi solicitá-lo no lugar do Smartsheet. Mas ela logo percebeu que, para o trabalho complexo que o IAE supervisiona, o Smartsheet oferecia uma solução melhor para integrar e estruturar os dados do projeto e permitir uma comunicação clara na cadeia de comando.

“O Smartsheet me permite visualizar meus projetos de uma forma muito melhor”, diz Strack. “Também me permite manter o gerenciamento de configuração, mas permite que outras pessoas participem. Com ferramentas anteriores, como planilhas, eu não tinha controle sobre os usuários que poderiam trabalhar nelas sem meu conhecimento e nem sempre eu era notificada. Ou eu poderia passar horas procurando por algo e nunca encontrar, mas no Smartsheet eu encontro tudo facilmente. Isso tudo ocorre de uma forma muito natural pra mim.

Uma plataforma que traz eficiência e organização

O IAE usa o Smartsheet para supervisão e rastreamento de uma variedade de projetos federais, como iniciativas financiadas pelo ARPA-21. Strack conseguiu estabelecer um único número de rastreamento para programas do ARPA-21 que podem ser seguidos e gerenciados em toda a organização, substituindo o sistema anterior de diferentes números de rastreamento em vários estágios do projeto. Em outro projeto, Strack conseguiu trazer informações de milhares de planilhas desconectadas para uma única solução do Smartsheet, fornecendo insights mais claros para a liderança em todo o programa.

Quando Strack ingressou no IAE, 10 plataformas preexistentes estavam em vigor para dar suporte ao site SAM.gov, que fornece um portal central para empresas se registrarem para fazer negócios com o governo federal. Um longo projeto de migração reduziu esse número para sete, com trabalhos em andamento para consolidar ainda mais o sistema. Strack usou WorkApps, uma solução do Smartsheet, para criar espaços de trabalho dedicados às equipes que fornecem suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana para essas plataformas, enviando alertas automatizados para problemas do sistema que podem ser visualizados nos dispositivos móveis dos membros da equipe para notificação e resposta mais rápidas.

“Publicando nossos painéis nos WorkApps, podemos dar a essas equipes acesso instantâneo sempre que precisarem”, diz Strack. “E podemos ajudá-las a serem produtivas mesmo quando os indivíduos não têm uma licença do Smartsheet ou ainda não conseguiram fazer a atualização.”  

A geração de relatórios é um dos usos mais importantes do Smartsheet. Como os painéis são atualizados continuamente com dados em tempo real, eles fornecem uma visão sempre precisa, tornando-os uma base melhor para briefings e apresentações do que uma apresentação de slides que não compartilha mais informações ao vivo.

“Temos nossos painéis configurados para atualizar a cada três a cinco minutos”, diz Strack. “Quando estou trabalhando com a liderança e a tela pisca, informo que é o Smartsheet que está pegando novos dados automaticamente e os puxando para nós; nem precisamos nos preocupar com isso.”

Recuperar meia hora por dia representa uma economia real de custos

Alertas automatizados economizam tempo, e tempo é dinheiro. Strack estima que ela e os quatro diretores do IAE que se reportam ao comissário assistente costumavam gastar em média 30 minutos por dia compilando e enviando manualmente e-mails para solicitar atualizações ou lembrar as pessoas das próximas tarefas. Essas solicitações e atualizações agora são automatizadas por meio do Smartsheet, economizando 12,5 horas por semana, o que equivale a mais de US$ 70.000 por ano com base nas taxas de pagamento por hora.

Esse tempo também pode ser gasto trabalhando diretamente em projetos, resolvendo problemas de clientes ou reduzindo os tempos de resposta para problemas de sistema. A capacidade de concentrar mais atenção no desenvolvimento do projeto em vez da administração ajuda o trabalho a fluir com mais eficiência.

Outro benefício para as pessoas envolvidas em projetos é que o Smartsheet permite a visualização dos elementos e dados do projeto da maneira que funciona melhor para cada indivíduo. Isso inclui a exibição de tarefas em cartão, grade ou exibição de Gantt, bem como o desenvolvimento de gráficos e tabelas que aplicam novos quadros analíticos às informações para gerar novos insights.

“Eu penso fora da caixa”, diz Strack. “Com o Smartsheet, agora posso pegar a enorme quantidade de informações que recebemos e apresentar uma imagem totalmente diferente. O quebra-cabeça ainda se encaixa, mas a imagem agora está mais clara. Para alguém como eu, que é neurodiverso, o Smartsheet é uma oportunidade de apresentar material e dados de uma maneira totalmente diferente do que já foi visto antes, e isso definitivamente fortaleceu minha comunicação.” 

Aprimorando os requisitos de segurança de nuvem do FedRAMP

Strack está atualmente unindo duas implementações do Smartsheet: a versão original da plataforma e a versão Smartsheet Gov da plataforma, que foi autorizada pelo Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP). Isso significa que ela passou na avaliação de segurança FEDRAMP e na autorização para produtos e serviços em nuvem, disponibilizando-a para uso por agências federais dos EUA.

O Smartsheet está dentro do cronograma para fornecer funcionalidade completa, incluindo 10,000ft, Control Center e mais no ambiente Smartsheet Gov, que Strack acredita que aumentará drasticamente a adoção e aceitação no GSA e em outros escritórios federais.

“Ninguém queria mudar para nenhuma ferramenta”, diz Strack. “Mas depois que mudamos para o Smartsheet Gov, realmente acho que aumentou o desejo das pessoas de usá-lo. Permitir-nos trazer dados e informações mais seguros que não podíamos antes definitivamente aprimorou a experiência. Com esses dados concentrados no FedRAMP, o Departamento de Defesa, o Exército, a Marinha e outras agências federais podem abrir uma variedade de possibilidades de gerenciamento de dados.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.