A Herotel elabora um projeto de colaboração em toda a empresa facilitado pelo Smartsheet

A Herotel é uma empresa sul-africana de telecomunicações que opera em mais de 605 cidades e distritos diferentes na região. Ela oferece serviços de banda larga sem fio fixa e por fibra óptica, VOIP e Wi-Fi. 

Para oferecer mais serviços de internet de melhor qualidade ao público sul-africano, a Herotel uniu 33 provedores de serviços de internet (ISP). Em seguida, começou o processo de alinhar cada entidade com os protocolos padrão da Herotel e unificar diferentes processos. 

Agregando os processos 

“No começo, com a compra e reunião de 33 entidades diferentes em um único ambiente, todos ainda usavam as próprias plataformas para várias funções. Tínhamos em uso vários sistemas contáveis, plataformas de telefonia e sistemas de operação em campo. Tínhamos uma mistura de documentos em Word e Excel ou material inteiramente escrito no papel ou colocado em um e-mail”, lembra Michelle Basson, Líder de inovação digital da Herotel. É aí que o Smartsheet entra. 

“Eu nunca tinha usado o Smartsheet, mas havia experimentado outras ferramentas de gerenciamento de programas”, começa Michelle. “Meu gerente direto disse: ‘Tem uma nova ferramenta que queremos começar a implementar na empresa. Vamos testar em um ambiente operacional e ver o que acontece’. Nessa época, eu era coordenadora de projetos e ele me pediu para experimentar, pois estávamos iniciando um projeto regional. Fiquei fascinada com a nova plataforma. Eu vi como o Smartsheet era um sistema de gerenciamento de projetos que poderíamos começar a usar do zero.”

Migrar para o Smartsheet foi uma mudança drástica, mas Basson reconheceu seu valor imediatamente. “É da nossa natureza nos apegar ao que conhecemose e a mudança para o Smartsheet não foi diferente, mas, durante a primeira semana de teste, eu sabia que o Smartsheet era o aplicativo que mudaria nossa empresa e conectaria nossa equipe”, conta. 

Uma solução poderosa 

A Herotel também teve que realinhar o branding em todas as empresas e departamentos prévios, incluindo escritórios, veículos e uniformes. Como era um esforço em toda a organização, a equipe precisou garantir que as comunicações estavam perfeitas. Também teve que garantir que ninguém duplicasse trabalhos e que todos usassem os recursos da empresa com eficiência. O Smartsheet proporcionou tal única fonte de verdade para todos os envolvidos.

“O genial do Smartsheet é que ele pode disponibilizar informações e permitir que todos deem seu toque e façam edições positivas. Nem todos gostam de mudança, mas o Smartsheet se tornou uma ferramenta prática para auxiliar nessa mudança”, conta Basson.

Parte do processo de adoção foi deixar as pessoas experimentarem a ferramenta por conta própria. “Eu me membro do período inicial de dar treinamento sobre o Smartsheet para as pessoas”, continua Basson. “Eu criei planilhas para todos nas áreas de trabalho, os coloquei como administradores e deixei explorarem ou verem o que podem fazer e usarem à vontade. Após certo tempo, as pessoas começaram a perceber o quão poderoso é o Smartsheet.” 

Para ilustrar o valor do Smartsheet, Basson conta sobre um de seus primeiros momentos com os formulários. “Antes do Smartsheet, eu enviava e-mails para terceiros pedindo uma resposta e tinha que verificar minha caixa de entrada o tempo todo e fazer uma lista das respostas”, relata.

“Na primeira vez que enviei um formulário do Smartsheet, digitei meu e-mail, adicionei o link do formulário e instruí as pessoas a responderem preenchendo o formulário. Eu fiquei olhando a planilha ansiosa e vi como as informações começavam a chegar. Não estava acreditando. Fiquei muito surpresa. O que eu estava fazendo a minha vida inteira? Eu analisava e-mails e e-mails e, de repente, 30 pessoas em um dia responderam a essa solicitação. Eu não tive que colocar em tabelas nem nada. Tudo era preenchido automaticamente em um só ambiente.”  

Uma ferramenta que entrega o que promete 

O Smartsheet também permitiu que as equipes da Herotel monitorassem prazos e entregas de projetos com muito mais rapidez. As informações dos projetos se tornaram muito mais transparentes e acessíveis. “Deixar nossas metas mensais muito mais visíveis fez uma diferença gigantesca. Podíamos dizer que tínhamos mil metas e batê-las no mesmo dia. Se você sair do caminho, as bandeiras são levantadas e todos aparecem para ajudar a cumprir o prazo”, continua Basson. Tal transparência e melhoria da colaboração levaram a 50% do aumento do cumprimento das prazos e por bater metas mensais. Também reduziram em 60% a quantidade de e-mails de coordenação enviados para toda a empresa. 

Com todas essas funções, o Smartsheet se tornou parte integrante do trabalho de Basson e ela não consegue pensar em não usá-lo. ”Se eu acabar indo para uma empresa diferente ou mudar para uma função ou departamento diferente que não usa o Smartsheet, eu buscaria uma forma de implementá-lo. Eu acho que as pessoas não conhecem totalmente os recursos dele e gostaria de preencher essa lacuna”, declara Basson.