A Krispy Kreme Doughnuts agiliza a abertura de lojas e aumenta a eficiência do gerenciamento de projetos com o Smartsheet

A Krispy Kreme Doughnuts fabrica rosquinhas quentes e frescas desde que seu fundador Vernon Rudolph começou a vender os doces para as mercearias locais da Carolina do Norte em 1937. A Krispy Kreme vendeu mais de 1,6 bilhão de donuts em 2022 e agora opera em mais de 30 países.

A empresa usa o Smartsheet para gerenciar grande parte do processo de abertura de lojas.

“Nossa meta é ser a marca de doces mais amada do mundo. Também queremos garantir que as aberturas de lojas e as implementações de novos produtos e processos sejam tranquilos”, diz Seth Whisnant, gerente sênior de operações estratégicas e melhoria contínua da Krispy Kreme Doughnuts. “O Smartsheet deixa tudo muito mais eficiente.”

Acompanhamento de aberturas de lojas e gerenciamento de outros processos importantes no Smartsheet 

Logo após a adoção do Smartsheet, Seth começou a criar uma lista de tarefas abrangente para apoiar os processos de abertura de lojas da equipe de operações. “Conversei com as nossas principais partes interessadas para saber quais são os marcos críticos e prazos de execução do projeto”, diz ele. “Depois, criei uma ferramenta de gerenciamento de projetos no Smartsheet para gerenciar o processo.”

Agora, usando o Smartsheet, a empresa acompanha cada etapa do processo, desde a concepção até a abertura da loja. Várias equipes da empresa usam o Smartsheet para acompanhar processos como licenças de construção, aprovações e prazos de projetos importantes.

“Todas as partes envolvidas têm acesso ao Smartsheet durante todo o processo de abertura da loja. Cada abertura de loja é um projeto enorme, e o Smartsheet nos ajuda a mapear tudo com facilidade e pontualidade”, diz Seth.

As equipes também usam as pesquisas do Smartsheet para avaliar a experiência geral de abertura de lojas e coletar feedback de melhoria contínua dos parceiros de operações de campo e do centro de suporte. Além disso, o centro de suporte da Krispy Kreme realiza pesquisas no Smartsheet para desenvolver sistemas de pontuação e aprender e melhorar com base nos projetos, testes e lançamentos.

A empresa também usa a ferramenta para colaborar com fornecedores externos, como empreiteiros gerais de construção e parceiros terceirizados da cadeia de suprimentos. A equipe trabalha com esses fornecedores para se manter alinhada com os cronogramas do projeto, bem como com a entrega e a instalação de equipamentos. Seth e sua equipe também usam a automação de fluxos de trabalho no Smartsheet para lembrar e alertar automaticamente as pessoas envolvidas quando os prazos das principais tarefas estão se aproximando. 

Mais visibilidade para alinhamento de metas estratégicas

Ao usar o Smartsheet, a empresa também tem melhor visibilidade sobre os processos. Seth e sua equipe de operações realizam reuniões de integração com outros departamentos para discutir as principais atividades e projetos. “Em nossa reunião, fizemos descobertas importantes sobre o uso do Smartsheet”, diz ele. “Os departamentos usam essa ferramenta para atualizar projetos e marcos, o que dá à equipe visibilidade sobre o que está acontecendo nas iniciativas multifuncionais.” Agora, Seth pode gerenciar aberturas de lojas com mais eficácia, porque os processos de gerenciamento de projetos foram simplificados em todos os departamentos.

Reuniões de projeto mais eficientes 

Ao aproveitar a visibilidade sobre os projetos e a automação de fluxos de trabalho no Smartsheet, as equipes economizam o tempo gasto anteriormente em processos manuais e reuniões. “Automatizamos todos os processos no Smartsheet, então só preciso ler as atualizações ou conferir os alertas”, diz Seth. Seth também envia solicitações de atualização de projeto no Smartsheet e recebe alertas de respostas.

“Como podemos ver as respostas diretamente no Smartsheet, reduzimos o tempo das reuniões para 20 a 30 minutos”, diz ele. “É muito mais eficiente.”

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.