Como a transformação digital ajudou a Miller & Long a reunir dados-chave mais rápido

Depois de 70 anos no negócio de construção em concreto, a Miller & Long não estava apenas inaugurando uma nova geração de lideranças, mas também modernizando seus processos de sua tecnologia. O CEO Brett McMahon percebeu que para obter uma maior visibilidade sobre os negócios e as operações de campo, a empresa precisava de uma plataforma que superasse seus procedimentos baseados em papel e suas ferramentas de software fragmentadas.

“Nosso novo CEO desejava mais transparência sobre o que estava acontecendo nos canteiros de obras e internamente”, afirma Raylene Dufresne, diretora de TI na Miller & Long.

“Nós realmente não estávamos conseguindo com a estrutura que havia sido configurada anteriormente. Era tudo muito disperso. Se você quisesse saber do andamento de um trabalho, precisaria esperar algumas semanas a papelada chegar ao escritório vinda do canteiro de obras. Quando comecei a aprender mais sobre os processos internos da empresa em si e como as pessoas trabalhavam, pensei que o Smartsheet seria a solução perfeita para colaboração fácil e transparência”.

O Smartsheet ajudou a Miller & Long a modernizar suas operações, economizar tempo da equipe, melhorar a supervisão das despesas e dos processos além de aprimorar a segurança e a privacidade.

Operações e bancos de dados desatualizados

Com o passar dos anos, a Miller & Long acumulou pontuações de banco de dados, cada uma com a intenção de atender a metas e objetivos específicos. Os funcionários costumavam inserir dados manualmente em vários sistemas e, em seguida, comparavam conjuntos de dados diferentes. Relatórios de planilhas circulavam com atualizações menores – às vezes com nomes de arquivos de funcionários que já tinham saído da empresa há anos – então não ficava claro quem era, no fundo, responsável por determinados documentos.

Os dois sistemas mais importantes da empresa eram baseados em papel. O “diário” era uma lista de verificação de três camadas, padronizada e pré-impressa na qual o apontador em cada canteiro de obras anotava os materiais recebidos e usados, as horas trabalhadas da equipe e outros eventos do dia, além de calcular à mão os totais entre categorias.

As entregas de concreto, compensado, vergalhão e outros materiais eram documentadas com tíquetes de papel no canteiro de obras ou no armazém. Podia demorar dias para que um membro da equipe recebesse e inserisse nos bancos de dados certos os dados das planilhas rabiscadas e com respingos de chuva.

Era insustentável: “os apontadores tinham que fazer as contas de cabeça”, afirma Dufresne. “E, claro, se você não consegue entender a letra, qual é o sentido de ter aquilo? Mas, literalmente, todos os trabalhos e todos os dias tinham que ter esse pedaço de papel e ele precisava ser entregue fisicamente ao escritório”.

O caminho para a digitalização

Os dados capturados dos locais de trabalho eram essencialmente para acompanhar o progresso e criar estimativas mais precisas para futuros trabalhos. Assim, uma das primeiras metas de Dufresne era digitalizar o papel diário.

Ela colaborou com uma força tarefa de tecnologia para analisar o processo de geração de relatório do local e desenvolver uma versão do formulário no Smartsheet. Os apontadores do local de trabalho preenchem o formulário com os números para estoque, trabalho, entregas e muito mais. As fórmulas integradas fazem os cálculos, eliminando os erros que costumavam resultar de cálculos por alto no canteiro de obras. Com apenas alguns cliques, os números do dia são carregados para um sistema central diretamente de um dispositivo móvel.

O "diário" digital foi um grande acerto: demorou apenas alguns meses para que o último formulário em papel fosse substituído pela versão do Smartsheet. Dufresne afirma que os funcionários estavam tão animados que começaram a fazer lobby para converter os tíquetes de entrega em papel para o Smartsheet mais cedo do que ela havia planejado.

“Depois de verem quanto tempo foi eliminado da rotina de trabalho, eles estão querendo mais automação por meio do Smartsheet”, afirma Dufresne. “O departamento de contas a pagar sempre exigiu a entrega física de tíquetes que são dados aos apontadores. Mas os apontadores só podiam tirar uma foto com o telefone celular e registrá-los em uma linha do Smartsheet, e você terá o original em mãos mais cedo do que teria com a versão em papel. Assim, o tempo que demorava para que todos esses dados chegassem às nossas sedes principais não existe mais. É extraordinário”.

Tempo economizado por meio da automação de dados

A Miller & Long está aproveitando ao máximo seu investimento no Smartsheet usando ferramentas premium para simplificar as tarefas mais desafiadoras. O Data Shuttle transformou o modo como a empresa acompanha e analisa duas principais áreas de despesa: pedágios de autoestradas e uso de telefone celular:

• Cada caminhão da empresa que entrega concreto, compensado e vergalhão para canteiros de obras em toda a área metropolitana estendida de Washington, D.C., é equipado com um repetidor de radiofrequência para pagar pedágios automaticamente. Corresponder manualmente o uso do pedágio com caminhões individuais costumava demorar dias até um superintendente analisar o arquivo CSV da autoridade de trânsito. O Data Shuttle permite a importação otimizada dos dados do CSV em uma planilha da frota de caminhões; o superintendente pode ver em minutos quem está gastando mais em pedágios e por quê.
• A operadora de mídia também fornece um arquivo CSV com os dados de uso dos telefones celulares fornecidos pela empresa. O Data Shuttle combina rapidamente os números com os membros da equipe para que os analistas possam confirmar se os telefones estão sendo cobrados pelo conjunto certo de recursos ou acompanhar os funcionários que estão excedendo os limites de uso.

Criação de uma cultura aberta à mudança

Um fator principal da adoção entusiasmada do Smartsheet pela Miller & Long é a facilidade de uso e o processo de aprendizado acessível da plataforma. Outro fator é a abordagem experiente de Dufresne à socialização com uma nova tecnologia. Ela sabia que em qualquer organização, sempre haverá pessoas que resistem à mudança. Sua estratégia é focar nesses colegas primeiro e trabalhar atentamente para ouvir suas preocupações e criar processos que dão atenção a eles.

“Você sempre terá pessoas que estarão lidando com medo, incerteza e dúvida”, afirma Dufresne. “Quando eu identifico quem são essas pessoas, eu as trago mais para perto porque elas se sentem mais à vontade para falar. Nós nos aprofundamos em cada pequeno problema para transformá-lo em um 'não problema', e quanto mais eu os coloco como parte do processo de mudança, mais eles se tornam nossos maiores campeões.”

Dufresne e sua equipe estão usando o Smartsheet para projetos pequenos, como o inventário das impressoras da empresa, e para grandes projetos, como o desenvolvimento de modelos para o primeiro processo de orçamento em nível departamental padronizado da empresa. Eles estão planejando adotar complementos e integrações premium: Smartsheet DataMesh para eliminar ainda mais tempo dos processos de reconciliação de dados do fornecedor e analisando como e quando adicionar a integração do Microsoft Teams e o Smartsheet Dynamic View.

Dufresne também aprecia o fato de a solução baseada em nuvem oferecer a ela e a seus colegas segurança e privacidade melhores do que o velho sistema local de árvore de arquivo.

“Foi uma conversa interessante que tive com as pessoas”, afirma Dufresne. “Algumas estavam realmente hesitantes em colocar dados sigilosos no Smartsheet por ele estar na nuvem. Mas como ele é um banco de dados multilocatário, é mais seguro do que armazenar os dados localmente. Eu explicava: você tem controle sobre sua senha no Smartsheet, eu não. Como administrador, eu não consigo ver esses dados. Ao passo que se você os colocar no meu servidor, eu poderei vê-los. Tem sido realmente legal ver as pessoas entenderem e adotarem isso”.