A Simpson Strong-Tie usa os pontos fortes ocultos como base para que o trabalho ocorra com mais facilidade

A maioria das pessoas que se beneficiam dos pontos fortes e da resiliência de um conector estrutural da Simpson Strong-Tie não chega a se dar conta, porque ele fica oculto. Por trás da tinta, do estuque e do material de isolamento, o metal desenhado com precisão, os fixadores de madeira e os componentes da estrutura mantêm os edifícios em pé, tornando-os resistentes e resilientes a desastres naturais como terremotos e furacões.

Da mesma forma, Deirdre Spencer, gerente sênior de projetos para estúdio digital em marketing na Simpson Strong-Tie, usa a capacidade de ocultar elementos em um projeto do Smartsheet como base para tornar mais eficiente o fluxo de trabalho da empresa e simplificar o gerenciamento e a execução dos projetos.

"Os engenheiros necessitam de uma grande quantidade de informações técnicas para realizar o trabalho", afirma Spencer. "Nas nossas páginas de destino, selecionamos os principais pontos de engenharia e os reunimos em um modo simplificado. É divertido trabalhar nisso; não é todo dia no marketing que eu sei que estou usando minhas habilidades para pôr algo à venda que faz diferença no mundo. Nossos produtos literalmente salvam vidas."

Eliminando o trabalho duplicado

A equipe de Spencer é responsável pela comunicação por meio do site e e-mail com os clientes, que vão de arquitetos, engenheiros e construtoras e pessoas que estão reformando suas casas por conta própria. Os recursos da empresa baseados na web incluem documentação técnica, software de construção, plug-ins, desenhos, vídeos e links para oficinas e programas de treinamento. A equipe elabora páginas de destino para produtos, desenvolve um conjunto de boletins informativos por e-mail e promove webinars para compartilhar a expertise dos engenheiros da Simpson Strong-Tie.

Quando Spencer entrou na Simpson Strong-Tie cinco anos atrás, várias equipes já usavam o Smartsheet, mas muitos usuários sentiam que ele criava trabalho duplicado quando associado às ferramentas de Software de escritório com as quais eles estavam acostumados. Seus colegas criaram planos de marketing no Smartsheet, mas depois tiveram que inserir informações nas novas planilhas ou enviar e-mails separados para outras equipes para solicitar serviços, como design gráfico ou desenvolvimento de aplicativos.

Spencer percebeu que, quando seus colegas de equipe sentiram um verdadeiro senso de propriedade com relação aos planos deles, eles precisavam de uma maneira melhor de solicitar serviços compartilhados. A solução: automação. Spencer criou colunas ocultas especiais no modelo de plano de marketing que automatizaria o fluxo de trabalho e minimizaria a desorganização visual para os usuários e adicionou uma caixa de seleção nomeada "Pronto para a equipe". Agora, quando um projeto está pronto para ser enviado aos serviços de design, o gerente de projetos verifica a caixa "Pronto para a equipe", que preenche instantaneamente as colunas e veicula para a equipe de design as linhas de dados adequadas do projeto, sem a necessidade de inserir dados duplicados.

"O plano deles se tornou um meio de iniciar projetos após seu planejamento e também um meio de ver o status de um projeto depois que ele é entregue à equipe de serviço", afirma Spencer. "E também se tornou uma pauta para nossas verificações mensais com o gerente de marketing de produtos para acompanhar o status. Os panos se tornaram uma ferramenta real de comunicação, que é um documento vivo e dinâmico. "Expandimos bastante o escopo de quem estamos apoiando com soluções do Smartsheet e tentando simplificar as vidas das pessoas usando automação, notificações e vinculação entre planilhas."

Impulsionando visibilidade e demonstrando valor

A Simpson Strong-Tie usa o Smartsheet para geração de relatórios executivos por meio de painéis, criação e gerenciamento de projetos e prestação de contas com alertas e notificações automáticos. Já que várias equipes além da equipe de marketing usam o Jira, Spencer planeja implementar um conector Jira para que essas equipes enviem solicitações de serviços de marketing e multifuncionais com apenas alguns cliques.

O Smartsheet também possibilitou que Spencer e sua equipe criassem um único portal para serviços de marketing compartilhados na intranet no SharePoint da empresa. Uma página central hospeda um painel do Smartsheet com links para formulários, modelos e relatórios principais. O portal ajuda a garantir a consistência na definição do projeto e nas solicitações de serviços, o que facilita a execução de todo o portfólio de projetos da equipe.

Ao usar os recursos do Smartsheet para reduzir a quantidade de trabalho duplicado, a equipe de Spencer conseguiu poupar tempo e energia. E como os colegas conseguiram executar mais projetos, o acompanhamento do projeto no Smartsheet forneceu os dados que mostraram que a carga de trabalho de marketing digital aumentou mais de 50% em apenas alguns anos, corroborando com a necessidade de novas contratações.

"A maioria das pessoas não quer inserir informações três vezes por estarmos usando ferramentas diferentes", afirma Spencer. "A iniciação com apenas um clique de solicitações de serviços tem sido importantíssima. É algo tão simples e que reduziu drasticamente o número de formulários preenchidos. É uma excelente forma de conquistar a aceitação das pessoas, de facilitar suas vidas; tem sido maravilhoso".

Otimização para o futuro

Spencer planeja aprimorar o uso do Smartsheet na empresa adicionando ferramentas como o conector Jira e o aplicativo de calendário. Já que os painéis usados para geração de relatórios executivos foram criados alguns anos atrás, ela está ansiosa pela modernização deles com os desenhos e gráficos mais recentes disponíveis para apresentação de dados e impacto melhores.

E ela está especialmente empolgada com a oportunidade de criar lógica condicional nos formulários do Smartsheet; o objetivo dela é criar um formulário unificado de entrada de serviços que encaminhará solicitações automaticamente às equipes de design, desenvolvimento de software e outras equipes relevantes com base nos dados específicos inseridos. É outra forma pela qual os recursos do Smartsheet funcionam discretamente em segundo plano para ajudar as pessoas a aumentar sua eficiência, assim como os conectores de construção ocultos da empresa tornam os edifícios mais fortes e mais resilientes.

"O Smartsheet tem sido a referência dos gerentes de marketing de produtos há alguns anos", afirma Spencer. "Eles adorariam ter um único formulário em vez de três para três rastreadores de projetos, além de formulários adicionais para fotografia e edição de imagens no site e várias outras coisas. Se pudermos pegar só um formulário essencial de entrada que construísse uma planilha de entrada e enviasse as linhas para a pessoa pertinente que acompanha o projeto com base no tipo do projeto, então seríamos heróis."