Scrum board físico VS. Scrum board do Smartsheet on-line

By Kate Eby | 9 de September de 2016

Muitas equipes de software e desenvolvimento usam Scrum para acompanhar seu trabalho há anos. Cada vez mais, outras indústrias também estão vendo o valor no Scrum e no gerenciamento de projetos ágil em geral. Como todos os derivativos do método ágil, o Scrum enfatiza um cronograma de trabalho iterativo e prioriza a comunicação contínua e o feedback entre os membros da equipe e as principais partes interessadas.

Um aspecto integral da metodologia Scrum é o Scrum board, que atua como um centro de informações de projetos e tarefas. Essa representação visual do trabalho que está sendo feito torna simples organizar e acompanhar todo o trabalho e se manter atualizado sobre o progresso. Primeiro, você precisará decidir se cria um Scrum board físico ou on-line; ambos têm prós e contras, mas suas necessidades específicas de equipe e projeto serão, em última análise, o fator decisivo. Este artigo fornecerá mais informações sobre como configurar e usar um Scrum board, uma comparação de Scrum boards físicos e on-line e, finalmente, mostrará como configurar um quadro com uma ferramenta on-line, o Smartsheet.

O que é Scrum?

Scrum é uma das várias metodologias de fluxo de trabalho sob o guarda-chuva ágil que enfatiza a iteração, comunicação e resolução de problemas. O Scrum é mais comumente aplicado ao desenvolvimento de software, embora muitas outras indústrias também estejam adotando esse estilo de gerenciamento de projetos.

No Scrum, o trabalho é dividido em "histórias de usuário" ou "histórias", uma breve descrição de um novo produto ou atualização de recurso que geralmente é escrita do ponto de vista do usuário. Uma história de usuário deve comunicar a intenção da tarefa (ou seja, o problema que está resolvendo), em vez de apenas a tarefa em si, para que os membros da equipe possam manter o escopo completo do projeto em mente à medida que completam o trabalho. Depois que as histórias de usuário forem definidas, a equipe dividirá cada história em tarefas individuais e atribuirá cada subtarefa a um único membro da equipe responsável por completá-la até o final de um período de trabalho de duração fixa, chamado Sprint. 

Sprints geralmente duram de duas a quatro semanas, e os membros da equipe trabalham rapidamente para realizar sua tarefa nesse tempo antes de se reunirem novamente como uma equipe e planejarem o próximo Sprint. Independentemente da duração de cada Sprint, as equipes Scrum também realizam reuniões chamadas Daily Scrum, onde todos os membros da equipe relatam seu progresso e identificam quaisquer obstáculos. Ao final de cada Sprint, as equipes Scrum realizam uma Retrospectiva Sprint para rever seu progresso e fazer melhorias na preparação para o próximo Sprint. O Scrum pode ajudar as equipes a se tornarem mais organizadas e eficientes aumentando a comunicação, a prestação de contas e o feedback entre os membros da equipe. Para obter mais informações sobre a implementação do Scrum, confira nosso recurso, Metodologia Scrum para o gerenciamento de projeto eficiente

A equipe Scrum é o núcleo de qualquer método Scrum eficaz. As funções incluem Proprietário do produto, Scrum Master e Equipe de desenvolvimento, e cada um dos quais também deve incorporar os cinco valores principais do Scrum: comprometimento, coragem, abertura, foco e respeito. A construção de uma equipe Scrum forte o ajudará a planejar, executar e revisar Sprints de forma organizada e, em fim, ser mais produtivo. Para obter uma divisão detalhada das funções e responsabilidades do Scrum e aprender a construir uma equipe Scrum bem-sucedida, confira este artigo.

Antes de se comprometer com o Scrum, no entanto, você deve entender suas limitações. Projetos no Scrum geralmente passam por mudanças de orçamento e escopo, por isso é importante comunicar essa flutuação para os clientes com antecedência para definir as expectativas. Além disso, a ideologia Scrum pode estar em desacordo com a estrutura corporativa típica, então pode ser útil introduzir os princípios ao longo do tempo para minimizar a interrupção. O Scrum também funciona melhor se toda a equipe estiver no mesmo local. Embora equipes remotas certamente possam implementar o Scrum, você precisa ser extra disciplinado com os Daily Scrums e a comunicação para ter sucesso. Outras metodologias ágeis, como Kanban e Scrumban (uma mistura de Scrum e Kanban), podem minimizar os efeitos dessas limitações. Você pode ler nossa comparação abrangente para uma discussão completa sobre diferentes metodologias ágeis e híbridas.

O que é um Scrum board?

Um Scrum board é uma representação visual do trabalho a ser feito. A maioria das equipes Scrum usa um Scrum board para isolar e organizar tarefas, atribuir tarefas específicas aos membros da equipe e acompanhar cada tarefa através de seu ciclo de vida. 

Um Scrum board sempre incluirá colunas para História, Atividades, WIP (trabalho em andamento) e Concluído. As equipes que querem incluir mais detalhes sobre o status de uma tarefa podem adicionar colunas adicionais, como Não iniciada, Especificada, Agilizada ou Verificar. Independentemente das colunas escolhidas, é importante definir claramente p "concluído" para cada história, já que o objetivo é concluir todas as histórias até o final do Sprint.

Os membros da equipe recebem uma tarefa durante a sessão de planejamento do Sprint e assumem a propriedade total do trabalho atribuído. No início de cada Sprint, todas as tarefas são colocadas na coluna mais à esquerda e viajam da esquerda para a direita através das outras colunas à medida que avançam em direção à conclusão. 

Aqui está um exemplo de como um Scrum board pode ser no meio de um Sprint.

 

scrumboard example

Ao final de um Sprint, o Scrum Master realiza uma Retrospectiva Sprint para avaliar o progresso geral; um Sprint é bem-sucedido se todas as histórias estiverem na coluna "Concluído". As tarefas concluídas são, então, retiradas do quadro, e ele é preparado para o próximo Sprint. Equipes Scrum mais experientes também avaliarão a eficiência do Sprint criando um gráfico de burndown do Sprint, que registra as horas esperadas durante o Sprint e as horas reais trabalhadas. Um gráfico de burndown ajuda o Scrum Master a identificar ineficiência ou excesso entre os membros da equipe, e também a fazer previsões mais precisas das necessidades para o futuro. Isso é semelhante a um gráfico de burndown de lançamento, que examina as horas trabalhadas à medida que as equipes se aproximam de um lançamento de produto ou recursos.

O uso de um Scrum board pode ajudar as equipes a construir fluxos de trabalho transparentes e a melhorar a responsabilidade entre os membros da equipe. Ao dar a cada membro da equipe uma visão do status atual da tarefa, seja o Proprietário do produto ou os desenvolvedores, as equipes Scrum podem garantir que nenhum item seja negligenciado e identificar as alterações necessárias em seu processo ou cronograma. Um Scrum board, sozinho, não fará sua equipe ter um desempenho perfeito, mas provavelmente ajudará a evitar obstáculos da tarefa e a aumentar a eficiência geral. 

Se sua equipe decidir implementar o Scrum, o primeiro passo é escolher se você usará um Scrum board físico ou on-line. Ambos têm seus benefícios e desvantagens, mas é importante avaliar as necessidades de sua equipe antes de se comprometer com um certo estilo. As seções a seguir darão uma explicação detalhada de como configurar e usar um Scrum board físico e on-line, e mostrarão como uma ferramenta on-line, o Smartsheet, pode ajudá-lo a alcançar seus objetivos Scrum. Em seguida, ofereceremos uma comparação lado a lado dos dois tipos de Scrum boards. 

Scrum boards físicos

As equipes Scrum originais usaram um Scrum board físico para acompanhar suas histórias, e muitas equipes ainda usam um quadro físico hoje. Os Scrum boards físicos funcionam melhor para equipes locais e equipes menores, para as quais as atualizações manuais não os farão perder tempo, nem causarão falhas de comunicação. Se você escolher um Scrum board físico, certifique-se de ter estratégias de comunicação firmes em vigor para que nenhuma tarefa seja negligenciada e para que o status da tarefa esteja sempre atualizado. Uma maneira de fazer isso é utilizando o valor da sessão de planejamento e a Retrospectiva do Sprint, e também mantendo-se disciplinado com o Daily Scrums. Felizmente, os quadros físicos tendem a promover conversas presenciais, o que é importante porque o Scrum precisa de uma equipe unida que se comunica com frequência e assume a responsabilidade por seu trabalho. Vamos dar uma olhada em como configurar um Scrum board físico. 

Etapa 1: Crie seu quadro físico

  1. Comece com um grande quadro em branco. Certifique-se de que seu quadro esteja em um espaço central e acessível para que todos os membros da equipe possam fazer atualizações.
  2. Desenhe uma grade no quadro. Inclua células suficientes para o número de histórias que você tem que completar em seu primeiro Sprint.
  3. Crie suas colunas. No mínimo, você terá colunas para Histórias, Atividades, WIP e Concluído.
  4. Neste momento, seu quadro estará completamente em branco, exceto os cabeçalhos da coluna.

Etapa 2: Crie histórias de usuários

  1. Escreva cada história verticalmente na coluna História do seu quadro (cada história se tornará sua própria linha). Cada história deve ter de uma a duas frases e descrever o resultado desejado da história.
  2. As histórias geralmente podem ser divididas em conjuntos menores de tarefas. Escreva cada uma dessas tarefas na coluna Atividades da linha História. Muitas equipes escrevem essas tarefas em notas adesivas Post-itⓇ ou outros cartões, para que possam facilmente movê-las pelo Scrum board.
  3. Atribua cada tarefa a um membro da equipe e escreva o nome dele na tarefa. Cada membro da equipe é normalmente atribuído apenas a uma tarefa, e cada tarefa normalmente tem apenas um membro atribuído. Dessa forma, os trabalhadores não dividem a energia entre várias tarefas durante o Sprint; focar em uma única tarefa aumenta a probabilidade de que ela seja concluída a tempo.

Etapa 3: Mova tarefas por todo o quadro

  1. Quando o Sprint começar, os trabalhadores moverão sua tarefa atribuída da esquerda para a direita no Scrum board para indicar seu progresso.
  2. Quando os trabalhadores completam uma tarefa (e a movem para a coluna Concluído), eles voltam para a coluna Atividade e selecionam outra tarefa para trabalhar durante o Sprint.
  3. Ao final de um Sprint bem-sucedido, todas as tarefas individuais devem estar na coluna Concluído.
  4. Lembre-se de realizar uma Retrospectiva Sprint para avaliar o desempenho do último Sprint para melhorar continuamente seus processos.

Aqui estão alguns exemplos de como um Scrum board físico pode se parecer:

 

Os quadros físicos geralmente são mais intuitivos do que os quadros on-line para aqueles novos no Scrum, pois um quadro físico escrito à mão pode ser mais fácil de visualizar e entender. Lembre-se, no entanto, de que os membros da equipe devem verificar o Scrum board com frequência, independentemente de terem atualizações a fazer. Isso garante que todos estejam atualizados sobre o status geral da história do usuário e também pode ajudar a motivar os membros da equipe à medida que se aproximam do fim de um Sprint. Em última análise, os quadros físicos Scrum incorporam status de tarefa e outras informações do projeto forçando os membros da equipe a fazer atualizações manuais.

Scrum boards on-line

Você também pode criar um Scrum board on-line para gerenciar os Sprints. Os benefícios de um quadro on-line incluem atualizações em tempo real, personalização e mais flexibilidade (isso é útil no caso de mudança de produtos ou prazos). Além disso, muitas ferramentas on-line facilitam a agregação de todas as informações do projeto, permitindo que você anexe a documentação diretamente ao quadro. Os quadros on-line tendem a funcionar bem para equipes de software/tecnologia, equipes em ritmo acelerado, equipes com trabalhadores remotos ou casos em que partes interessadas externas (gerenciamento, clientes) precisam de insights sobre o progresso do projeto. Embora os quadros on-line possam aliviar alguns dos obstáculos sentidos pelos usuários físicos do Scrum board, um quadro on-line não resolverá automaticamente todos os problemas de comunicação da sua equipe. Em vez disso, manter o Daily Scrum e priorizar a comunicação entre os trabalhadores é a melhor maneira de garantir que tudo seja concluído até o final de cada Sprint. 

Existem várias ferramentas on-line populares que você pode usar para criar um Scrum board, incluindo JIRA, Trello ou VersionOne. A seguir, forneceremos uma visão geral de como você pode usar uma ferramenta on-line, o Smartsheet, como um Scrum board. Para uma divisão passo a passo da construção de um Scrum board no Smartsheet, confira o artigo de como fazer

Etapa 1: Crie seu quadro on-line no Smartsheet

  1. No Smartsheet, navegue até a guia Início e clique em Procurar modelos. Selecione o modelo Kanban nas opções, clique em Criar planilha e nomeie sua planilha. Embora este seja tecnicamente um modelo Kanban, você pode adaptar o quadro às necessidades do Scrum facilmente.
  2. O modelo será aberto na Exibição de cartões, um dos quatro tipos de exibição no Smartsheet.
  3. O modelo já inclui colunas rotuladas Backlog, Planejamento, Em Andamento e Concluído. Você pode editar esses títulos clicando duas vezes no cabeçalho e digitando. (No método Scrum tradicional, o Backlog deve ler "Histórias" e o Planejamento deve ler "Atividade.").

 

Etapa 2: Crie histórias de usuários

  1. Na coluna mais à esquerda, clique em +Adicionar cartão. Os cartões no Smartsheet tomam o lugar da nota adesiva em um Scrum board físico e registram todas as informações sobre uma tarefa.
  2. Digite as informações relevantes sobre sua tarefa nos campos do cartão. Isso pode incluir uma descrição, prioridade e anexos.
  3. Atribua sua tarefa a um membro da equipe diretamente no cartão digitando seu nome ou e-mail no campo Atribuído a.
  4. Você também pode adicionar ou excluir campos de seus cartões clicando em Campos no canto superior direito do quadro. Além disso, personalize e categorize cartões usando cores para facilitar a visualização.

 

Etapa 3: Mova tarefas por todo o quadro

  1. Um quadro on-line mantém a mesma mecânica que um quadro físico. Os membros da equipe moverão os cartões da esquerda para a direita pelo quadro usando arrastar e soltar e, em seguida, selecionarão uma nova tarefa na coluna Atividade quando precisarem de mais trabalho.
  2. Com o quadro on-line, você também pode definir alertas e lembretes para os membros da equipe, para receber uma atualização por e-mail. Atualizações automáticas ajudam a manter os membros da equipe alinhados em relação ao status do projeto e garantem que haja um registro central da verdade.
  3. Compartilhe seu quadro on-line com membros da equipe e quaisquer partes interessadas externas selecionando o ícone Compartilhar, adicionando e-mails dos membros da equipe e ajustando as permissões de compartilhamento. Certifique-se de conceder status de editor apenas às pessoas que devem fazer atualizações no Scrum board (provavelmente apenas as da equipe Scrum).

 

Funcional e mecanicamente, um Scrum board on-line age da mesma forma que um físico. No entanto, com um quadro on-line, você tem alguns recursos adicionais: alterar histórico, armazenamento de documentos, lembretes automáticos, configurações de compartilhamento e maior personalização. Além disso, ferramentas baseadas em nuvem facilitam a colaboração e o acompanhamento do progresso das equipes remotas. Em última análise, uma ferramenta on-line pode economizar tempo valioso mantendo sua equipe organizada e concedendo a flexibilidade que um Scrum board físico pode não oferecer.

Comparação de recursos: Scrum board físico VS. on-line

Não tem certeza se deseja implementar um Scrum board físico ou on-line? Aqui está uma comparação lado a lado para ajudá-lo a tomar sua decisão.

 

physical vs online scrum board comparison

Nenhuma das opções é objetivamente mais adequada à metodologia Scrum. Em vez disso, seu quadro será mais eficaz se você escolher a versão que melhor se adequa às necessidades de sua equipe. Por exemplo, se a equipe é nova no Scrum e está toda em um único local, um quadro físico pode ser melhor para ajudar a facilitar o fluxo de trabalho e promover a conversa entre os trabalhadores. Por outro lado, se você está trabalhando com uma equipe grande e remota e precisa acompanhar e revisar todas as alterações feitas no quadro, uma ferramenta on-line com funcionalidade de histórico de mudanças funcionará melhor. Portanto, o primeiro passo na implementação do Scrum é isolar as necessidades e pontos fortes e fracos únicos de sua equipe antes de selecionar como você organizará e acompanhará o trabalho que está sendo feito.

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