Modelo de instruções de trabalho de projeto
Use este modelo para explicar o processo envolvido tanto para projetos de trabalho gerais quanto para os específicos do setor. Ele inclui espaço para documentar objetivos, ações e tarefas, juntamente com os nomes e descrições das tarefas sequenciais. Este modelo foi projetado para que você tenha a liberdade de fornecer instruções sobre uma variedade de projetos, mas é direcionado o suficiente para fornecer estrutura e melhorar a comunicação executiva.
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Modelo de instruções de trabalho de construção
Este modelo é voltado para escrever instruções lógicas e abrangentes para um projeto ou processo de construção. Com espaço para documentar etapas individuais, as datas projetada e real da conclusão, cronograma de produção mestre e autorizações, este modelo acompanha todos os detalhes necessários para concluir um processo de construção específico.
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Modelo de instruções de trabalho
Este modelo foi projetado para documentar um processo de trabalho básico com instruções abrangentes e etapas detalhadas. Use este modelo para delinear as instruções de uma variedade de processos de trabalho – ele inclui espaço para listar o título do trabalho, o(s) responsável(is) pelo trabalho, as etapas e listas numeradas e os resultados esperados. Este modelo básico e personalizável ajudará a agilizar a comunicação entre as equipes para garantir consistência e transparência.
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Modelo de instruções de trabalho de segurança
Este modelo fornece instruções para processos de trabalho que envolvem políticas e procedimentos de segurança rigorosos. Use este modelo para documentar componentes-chave dos processos de trabalho de segurança, como perigos, controles de segurança, requisitos e procedimentos de encerramento. Este guia de instruções passo a passo garante que qualquer pessoa que seguir este modelo atenderá a todos os requisitos de segurança.
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Modelo de instruções de trabalho de fabricação
Este modelo é ideal para projetos de fabricação, pois ajuda a estabelecer a estrutura e as instruções para um processo. Com este modelo, você pode fornecer instruções detalhadas sobre cada procedimento de fabricação, como número ou ID do processo, data de vencimento, escopo, custos, cronogramas mestres e datas de conclusão projetadas. Este modelo fácil de editar ajudará a eliminar a confusão, delineando os trabalhos individuais de fabricação e todos os detalhes que os acompanham.
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Modelo de instruções de trabalho de montagem
Use este modelo para documentar cada detalhe de um processo de montagem, desde o número da etapa e as verificações de qualidade até o tempo estimado até a conclusão e notas adicionais. Aproveite este modelo para agilizar cada processo de trabalho de montagem, documentar quaisquer alterações nas instruções e acompanhar o progresso de múltiplos projetos, como é típico em uma configuração de montagem.
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Modelo de instruções de trabalho de engenharia
Este modelo foi criado para projetos de engenharia e as instruções específicas para esses processos. Use este modelo para fornecer instruções passo a passo para atividades individuais de engenharia, com espaço para documentar o título e a descrição do projeto, número da versão, escopo do projeto, cronograma do projeto e data de conclusão. Gerencie todos os seus projetos de engenharia com este modelo de instruções, agilizando a comunicação e garantindo que você siga todos os processos corretamente.
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Modelo de instruções visuais de trabalho
Esta é uma versão visual de um modelo simples de instruções de trabalho, que oferece instruções passo a passo de um processo de trabalho e imagens cruciais que ajudam a explicar cada estágio de um processo. Use este modelo para processos intrincados e detalhados que requerem mais explicações do que as instruções por escrito podem fornecer.
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Modelo de instruções de trabalho de produção
Este modelo fornece instruções detalhadas sobre como realizar atividades no processo de produção, incluindo instruções passo a passo. Você encontrará áreas dentro do modelo para documentar atualizações do processo, datas de emissão, custo, cronograma e autorização da alta gerência.
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Modelo de instruções de trabalho ISO 9001
Este modelo fornece instruções detalhadas para concluir projetos que cumprem as normas de gerenciamento de qualidade 9001 e relacionadas. Este modelo inclui detalhes abrangentes que esboçam e descrevem as instruções envolvidas em um processo compatível com 9001. Também inclui espaço para documentar mapas do processo, descrições, responsabilidades, objetivos-chave e muito mais.
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Qual é o propósito de um modelo de instruções de trabalho?
Uma instrução de trabalho, também conhecida como instrução de operações ou uma instrução visual de trabalho, é vital para o seu processo executivo pois apresenta informações específicas, sequenciais e detalhadas sobre como executar uma determinada tarefa. Ela fornece instruções simples, não apenas sobre os projetos e processos, mas também sobre uma infinidade de políticas e procedimentos em áreas como segurança, recursos humanos e sistemas de engenharia.
Uma instrução de trabalho reduz o potencial de risco ou erros ao executar um processo e, portanto, reforça a eficiência nos negócios e aumenta a precisão. Ao dividir os procedimentos e fluxos de trabalho complexos de um processo em instruções detalhadas passo a passo, a instrução de trabalho agiliza processos de trabalho, aumenta a comunicação e a tomada de decisões e esclarece o trabalho para quem segue o documento.
Além disso, quando aplicada, uma instrução de trabalho oferece muito mais benefícios à sua empresa. Uma instrução de trabalho pode ajudar a fazer o seguinte:
Documentar a maneira correta de executar todas as atividades, de alto nível a baixo nível
Garantir que todas as partes cumpram as normas, regulamentos e políticas da operação
Fornecer o conteúdo necessário para que os usuários não precisem buscar informações explicativas por conta própria
Manter informações exatas e precisas entre todos os departamentos
Descrever como executar tarefas específicas dentro de um processo maior, com mais detalhes e maior clareza
Ajudar no treinamento de novos funcionários ou na memorização dos funcionários atuais em relação aos processos
Definir todas as partes de um processo ou tarefa, como responsabilidades, requisitos, ferramentas e outras informações importantes
Estabelecer um método consistente para todos os processos, desde TI e RH até engenharia
Acompanhar as compras e descrever todos os componentes-chave, como quantidade, preço unitário e datas de envio
Obter aprovação para a compra de um item ou uma alteração em um processo do sistema
Como escrever uma instrução de trabalho
Escrever uma instrução de trabalho abrangente, clara e educativa pode ser uma tarefa complexa porque requer uma atenção completa aos detalhes e imenso conhecimento sobre a tarefa ou processo envolvido. Para eliminar as suposições ao escrever uma instrução de trabalho, siga estas etapas fáceis:
Escreva a introdução. Dê contexto ao projeto, identifique os proprietários do projeto e documente claramente a tarefa ou o trabalho em questão. Inclua uma breve visão geral do propósito do trabalho descrito nas instruções.
Descreva como fazer o trabalho. Divida cada etapa em orientações menores e fáceis de seguir para garantir que cada ação seja clara e compreensível para quem a lê. Inclua todos os componentes necessários para concluir o trabalho, como materiais, referências e imagens ou recursos visuais que apoiem as etapas escritas.
Valide as informações. Consulte os especialistas em assuntos (do inglês Subject-matter experts – SMEs) e as principais partes interessadas para garantir que cada etapa dentro das instruções seja precisa e atual.
Use um formato que facilite a leitura. Depois que todas as etapas forem escritas, certifique-se de que as instruções sejam fáceis para o usuário. Verifique se as instruções são sequenciais, as etapas estão destacadas em negrito e as instruções incluem listas numeradas ou em tópicos para cada etapa.
Simplifique e reescreva, se necessário. Releia o documento e verifique se tudo faz sentido. Simplifique as etapas se houver confusão e reescreva ou reformule as etapas quando necessário para garantir a consistência.
Teste o que escreveu. Dê o documento a um colega de trabalho e peça para seguir as etapas. Determine se há confusão, ou se as instruções não estão claras ou levam à meta final errada.
Salve e compartilhe. Depois de concluir todas as etapas acima, salve o documento, envie-o para as equipes e armazene-o onde qualquer pessoa que precise das instruções possa acessá-lo.
Como criar uma instrução visual de trabalho
Uma instrução visual de trabalho oferece os mesmos recursos de um modelo básico de instrução de trabalho, mas também fornece uma maneira mais fácil de visualizar as instruções descritas no documento. Instruções visuais de trabalho são tipicamente usadas em departamentos e campos que requerem uma explicação mais gráfica de uma tarefa, como engenharia, desenvolvimento de produtos e produção.
Para escrever uma instrução visual de trabalho, basta seguir as mesmas etapas que você usaria para uma instrução de trabalho regular, mas adicione gráficos, imagens, diagramas ou fluxogramas quando aplicável. Documente as etapas em um formulário escrito e mostre as mesmas etapas por meio de componentes visuais.
Por exemplo, digamos que você esteja escrevendo sobre como configurar uma mesa para um novo funcionário. Anote cada etapa consecutiva: encontrar a área em que a nova mesa ficará, montar as pernas, instalar o tampo da mesa etc. Em seguida, tire fotos de alguém concluindo cada etapa ou inclua diagramas que mostrem exatamente como cada etapa deve ser realizada. Lembre-se: uma instrução de trabalho se concentra em fornecer o como por trás de cada etapa de um processo, a fim de documentá-lo e transcrevê-lo em detalhes.
Dicas para escrever suas instruções de trabalho
Para ajudar a montar instruções de trabalho melhores e mais abrangentes para todos os seus processos executivos, consulte estas dicas úteis ao escrever, editar e fazer a manutenção das suas instruções.
Certifique-se de que o significado seja claro e fácil de entender para cada funcionário, membro da equipe ou parte interessada que consultá-las.
Reúna todas as informações necessárias com antecedência para ter uma ideia de como você deseja estruturar as instruções e escreva o processo consultando pessoas experientes na tarefa ou trabalho.
Determine todos os procedimentos, políticas e dependências de alto nível que regem a tarefa ou o trabalho para o qual você está criando as instruções.
Evite palavras e frases complexas, jargões desnecessários, siglas e termos técnicos, ao mesmo tempo em que mantém a linguagem consistente.
Use a voz ativa para que a pessoa que lê as instruções possa se identificar com elas.
Mantenha o documento o mais curto e conciso possível, certifique-se de que todos os dados e informações sejam úteis e precisos e organize todas as etapas de maneira lógica.
Inclua recursos visuais ou imagens quando apropriado para tornar o documento envolvente e complementar as partes escritas das instruções.
Certifique-se de que o documento final seja fácil de acessar.
Revise o documento regularmente e atualize as instruções conforme necessário.
A diferença entre uma instrução de trabalho e um procedimento operacional padrão
Instruções de trabalho e procedimentos operacionais padrão (POPs), também conhecidos como auxílios de trabalho e manuais do usuário, são ferramentas importantes no local de trabalho pois ajudam a descrever um processo em detalhes e fornecer instruções sobre a melhor maneira de realizar um procedimento. Ambos são considerados mais detalhados do que um procedimento e fornecem instruções sobre as especificidades de um processo de trabalho. No entanto, eles são diferentes em termos do que descrevem exatamente.
Simplificando, os POPs ajudam a descrever o que deve ser feito, por quem e em que prazo. Os POPs descrevem tudo o que você deve fazer em uma determinada situação ou enquanto realiza um certo processo de trabalho.
Por outro lado, uma instrução de trabalho descreve como um processo deve ser concluído, documentando como cada etapa individual deve ser executada em um esforço para agilizar a operação geral. As instruções de trabalho apoiam cada procedimento descrito no POP e, geralmente, há uma instrução de trabalho que complementa cada POP ou procedimento.
Por que uma instrução de trabalho é importante?
As organizações geralmente podem ignorar as instruções de trabalho porque os processos parecem simples de entender, já existem pessoas treinadas para ajudar os outros a aprender os processos ou simplesmente não querem gastar tempo criando instruções detalhadas para cada processo. Dito isso, uma instrução de trabalho é vital para o sucesso de uma empresa por vários motivos.
Uma instrução de trabalho ajuda a construir a base de conhecimento da empresa e preservá-la por meio de instruções documentadas. As instruções de trabalho ajudam a evitar qualquer interpretação errada e equivocada de um processo, substituem o erro humano, reduzem a "procura de culpados" quando um processo dá errado e garantem a segurança máxima ao executar uma tarefa. A longo prazo, uma instrução de trabalho também pode economizar tempo para a empresa estabelecendo e documentando a maneira mais eficiente de concluir um processo.
Em resumo, o investimento do tempo para criar uma instrução de trabalho para um processo será pago assim que ela tenha circulado por toda a empresa e sido usada por muitos funcionários.
Recursos de instruções de trabalho
Ao montar seu documento, consulte estes recursos para obter mais informações sobre como escrever uma instrução de trabalho, por que uma instrução de trabalho é importante e como uma instrução de trabalho bem escrita pode afetar positivamente sua empresa. Além disso, consulte as amostras para criar a instrução de trabalho mais abrangente para suas necessidades empresariais.
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