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Eficiência, visibilidade e operações mais inteligentes: o valor do Smartsheet para gerentes de projeto
Raro é o dia em que um gerente de projeto não tenha várias tarefas para realizar, prioridades para equilibrar ou partes interessadas que gerenciar. Essa pressão só cresce enquanto os negócios no Reino Unido se esforçam para navegar pelo trabalho remoto e um clima econômico turbulento. Porém, embora a complexidade seja parte da descrição do trabalho de um gerente de projetos, o caos não deve ser. Como a recente pesquisa sobre impacto econômico da Forrester revela, o Smartsheet pode ajudar os gerentes de projeto a desbloquear uma gama de benefícios, tornar os processos mais suaves e os resultados positivos mais fáceis de alcançar.
Solicitamos que a Forrester Consulting explorasse o Total Economic Impact™ das empresas que usam o Smartsheet, criando uma organização composta baseada nas respostas dos clientes entrevistados para ilustrar os ganhos em potencial que podem ser vistos após usar o Smartsheet por um período de três anos. Leia para descobrir os benefícios que os gerentes de projeto desbloquearam no Smartsheet, desde eficiência, visibilidade, melhor planejamento de recursos e retornos financeiros, com citações de usuários reais sobre o valor que agregaram.
Processos mais eficientes
Processos eficientes são um componente crucial do trabalho bem-sucedido. O Smartsheet ajudou os gerentes de projeto que pesquisamos a simplificar seus fluxos de trabalho, a liberar tempo precioso através da automação, a comunicar-se com mais eficiência e a capacitar as equipes a cumprir os prazos. Um gerente sênior dentro de serviços profissionais disse: "O que costumava levar três horas agora é instantâneo".
Com o Smartsheet, a organização composta conseguiu reduzir o tempo gasto na configuração do projeto, do portfólio e do programa em 80%, enquanto os processos simplificados resultaram em 75% menos e-mails relacionados ao gerenciamento do trabalho. As economias de tempo devido a processos mais eficientes ajudaram até aqueles que não estavam usando diretamente o Smartsheet para concluir tarefas com mais eficiência. A importância disso não pode ser superestimada, já que uma eficiência maior não é apenas um reforço do valor empresarial: o estudo da Forrester descobriu que a administração menos manual aumentou a satisfação do funcionário, com os usuários finais conseguindo concentrar-se mais nas tarefas importantes do trabalho.
"Provavelmente gastamos menos de um terço do tempo criando esses conjuntos de ferramentas e os resultados finais são provavelmente cinco vezes melhores." - um gerente de projeto de uma empresa líder para organização do software de computador
Obtenha visibilidade
Consolidar informações importantes em um só local pode ser a diferença entre dez minutos gastos em geração de relatórios de rotina ou duas horas. A pesquisa da Forrester mostra que as empresas entrevistadas usando o Smartsheet obtiveram visibilidade e transparência no trabalho, economizando tempo para gerentes e liderança.
Como uma fonte única da verdade, as informações podem ser acessadas em um local, implicando em que os gerentes de projeto não gastam tempo procurando-as em outros lugares ou rastreando a versão mais recente. Painéis e planilhas atualizadas em tempo real dão uma compreensão melhor do status do projeto, com o tempo gasto nos ciclos de revisão reduzido em 50% como resultado.
"Agora é só uma questão de colocar os dados em um lugar onde eu possa vê-los e mantê-los atualizados. O que é muito menos trabalho do que tentar perseguir um grupo de pessoas no final do trimestre." - um líder de operações empresariais de um fabricante de tecnologia
Obtenção de recursos mais inteligente
A velocidade da entrega e a qualidade da saída depende de como as cargas de trabalho são gerenciadas nas equipes. A obtenção de recursos ineficiente pode atrasar drasticamente os prazos de conclusão do projeto e ter um efeito tangível no bem-estar dos membros da equipe.
Com o Smartsheet, os gerentes de projeto podem garantir que a equipe certa seja alocada para os projetos certos e que recebam tempo e recursos suficientes para concluí-los. A Forrester descobriu que a organização composta que usou o Smartsheet economizou mais de 40 horas por funcionário anualmente, liberando 80% do tempo que os funcionários usaram anteriormente em projetos de formação de equipe.
"Acredito que o Smartsheet nos permitiu ser mais eficientes na formação de equipes ou obtenção de recursos porque tenho uma melhor ideia de quais são as cargas de trabalho das pessoas. Consigo ver exatamente onde elas estão no plano de projeto e obter uma compreensão de onde estão as dificuldades." - diretor de uma organização de software de serviços financeiros
Benefícios financeiros
Um bom processo pode fazer toda a diferença na eficiência com que uma organização é comandada. Mas o teste de qualquer processo de implementação é como ela consegue entregar o retorno financeiro. Em um período de três anos, os benefícios financeiros de usar o Smartsheet na empresa composta do estudo da Forrester foram estimados como:
- US$ 1,1 milhão em economias de custo. Obtido através da capacidade de dimensionar outras ferramentas tecnológicas e licenças de convidados, e a visibilidade das planilhas de projeto sem mais investimentos
- US$ 1,5 milhões + crescimento dos serviços profissionais. Receita aumentada através de eficiências de processos
- Redução de US$ 996 mil nos custos de desenvolvimento. As economias feitas nos custos supostos para fornecedores terceiros e no tempo de desenvolvimento
Resolução de desafios de gerenciamento de projeto para qualquer empresa
Para prosperar no mundo moderno do trabalho, as empresas do Reino Unido devem ser adaptativas e explorar continuamente como os processos podem ser mais eficientes, especialmente porque a recessão iminente implica em que muitos já estão pensando sobre como fazer mais com menos. Como descoberto pela pesquisa da Forrester, o Smartsheet tem uma gama de recursos que a tornam uma ferramenta valiosa para resolver desafios comuns no gerenciamento de projetos e para entregar valor empresarial em troca.
"O Smartsheet funciona porque todos ficam animados com os vários recursos que ela tem e todos desejam ver e compartilhar os casos de uso uns dos outros. Sua flexibilidade e adaptabilidade a tornam um ativo inestimável em nosso futuro como o conhecemos; quanto mais a usamos, mais casos de uso descobriremos e otimizaremos." - líder de operações empresariais de um fabricante de tecnologia
Leia o estudo completo da Forrester: The Total Economic Impact™ of Smartsheet.
