Empresas de design de arquitetura comercial normalmente impactam o modo como os clientes percebem e experimentam as marcas, inclusive além da estética visual de uma vitrine ou seção de loja. Essas empresas são responsáveis pelo fluxo interior e pela fachada de algumas das mais populares empresas dos EUA que atingem consumidores em todo o mundo. Afinal de contas, um design bem executado cria uma experiência memorável e um fluxo eficiente de clientes, ambos impactando as expectativas de vendas e a retenção de cliente.
O PM Design Group, uma jovem e próspera empresa de arquitetura e engenharia com cerca de 160 funcionários e 13 escritórios nos Estados Unidos, lida com lançamentos nacionais para alguns dos mais renomados restaurantes, lojas de varejo de cadeias de hipermercados, bancos e loja de conveniências.
“Executamos as tradicionais construções novas, grandes restaurações e muitas reformas pequenas de alto volume para diferentes clientes em todo o país”, afirma Carl Nelson, gerente de projeto sênior do PM Design Group.
"Fazemos tudo. É sempre mais interessante para um cliente contratar uma [empresa] para fazer tudo."
—Carl Nelson, PM Design Group
A partir desses grandes projetos de alto nível surge a necessidade de continuar inovador, habilidoso e na vanguarda dos avanços na tecnologia. O PM Design Group adota e promove a inovação em um setor que frequentemente se apega a fluxos de trabalho de processo familiares e tradicionais e plataformas de software específicas para design.
Quando Nelson iniciou a empresa, as principais soluções de tecnologia para gerenciar seus projetos multifacetados eram soluções prontas para serem usadas. Como as equipes na empresa estavam conduzindo pesquisas, normalmente com câmeras padrão e às vezes de 360 graus com resolução mais alta e depois fazendo o acompanhamento com desenhos 2D e modelagem 3D, gerenciar o alto volume de fotos do local se tornou difícil.
As melhorias dos processos impactam os clientes
Pode ser desafiador mudar o modo como as organizações operam em qualquer setor, mesmo se tal mudança for conduzida por uma equipe de inovadores. Felizmente para a equipe de Nelson, o PM Design Group estimula os funcionários a explorar maneiras inovadoras de resolver desafios de processo. Nelson descobriu que sua empresa já tinha uma licença do Egnyte, uma plataforma de software como serviço (SaaS) para armazenar com segurança conteúdo colaborativo, mas era raramente usada.
Nelson também descobriu que o Egnyte se integra perfeitamente ao Smartsheet, então ele e sua equipe poderiam facilmente anexar os arquivos de imagens armazenados no Egnyte nas planilhas que eles usavam no Smartsheet para gerenciar projetos. Ele configurou os fluxos de trabalho por meio do Smartsheet e pediu à sua equipe para anexar arquivos do Egnyte a uma linha ou planilha de projeto para que os membros da equipe e as partes interessadas externas, incluindo clientes, pudessem acessar instantaneamente e revisar fotos do local.
“Estamos trabalhando em centenas e milhares de lojas por vez. Temos um processo do tipo linha de montagem, que passa por diferentes equipes internas e clientes.”
—Carl Nelson, PM Design Group
Usando o AutoCAD em tablets de propriedade da empresa, os funcionários pesquisam o local e tiram cerca de doze fotos básicas de 360 graus durante suas vistorias. Além das câmeras de 360 graus mais acessíveis, a empresa adotou recentemente câmeras de alta resolução que permitem aos funcionários mapear as vistorias de 360 graus dos locais de modo similar ao Google Street View ou a um software para vistorias de imóveis.
Depois que a pesquisa é concluída, eles convertem e carregam as imagens digitais no Egnyte. Dentro da plataforma, eles têm de centenas a milhares de pastas de fotos digitais para projetos de larga escala. Em seguida, a equipe de desenho técnico do PM Design Group pega a imagem e esboça os planos iniciais para o design. Depois que a fase é concluída, vem o processo interno de CQ para os designs, gerenciado por meio do Smartsheet.
Gerenciar projetos de larga escala requer visibilidade a agilidade constantes, o que a equipe de Nelson pode fornecer com o Smartsheet. Além de fazer com que os clientes tenham mais confiança na execução do projeto da empresa, a integração entre o Egnyte e o Smartsheet traz grandes benefícios para sua equipe.
Nelson estima que além da economia de tempo, sua equipe é 10 a 20% mais produtiva usando o Smartsheet e o Egnyte.
“O [Smartsheet] ajuda nosso resultado final. Se formos mais produtivos, seremos mais lucrativos”, afirmou Nelson.
A integração reduziu pela metade o tempo que Nelson gastava gerenciando programas grandes e projetos de larga escala. Em vez de gerenciar os processos manualmente, Nelson tem mais tempo para focar no pensamento estratégico e administrar o desenvolvimento de sua equipe, o que leva ao aumento da qualidade e alinhamento em toda a empresa.
Além disso, como as fotos e os planos são acessados diversas vezes pelos clientes também, “nós economizamos muitos cliques para muitas pessoas diferentes”, afirma Nelson. Tendo acesso direto a esses arquivos no Smartsheet, o PM Design Group e seus clientes recuperam o tempo que normalmente seria usado em e-mails ou chamadas telefônicas de acompanhamento.
O presidente de uma das empresas clientes “sabe que o Smartsheet fez muitas coisas legais e está funcionando”, afirma Nelson. “Ele diz ‘apenas continuem a fazer o que vocês estão fazendo’.”
