Como a IA generativa aumenta a eficiência dos usuários do Smartsheet

A inteligência artificial vem tomando as manchetes ultimamente. Na Smartsheet, usamos a IA para ajudar os clientes há algum tempo, e é muito animador poder usar essas ferramentas chamadas de IA generativa, como ChatGPT e DALL-E, a fim de possibilitar aos clientes maior eficiência, criatividade e capacitação e assim eliminar muitas das tarefas manuais associadas ao trabalho colaborativo. Nesta publicação, explicarei como estamos usando a IA na Smartsheet, com foco específico nas novas formas dessa tecnologia. 

O uso de IA para solucionar problemas de clientes não é uma ideia nova para a Smartsheet. Nossos clientes já se beneficiam dela todos os dias, seja por meio da IA de recomendações, que mostra "Itens sugeridos" na página inicial, ou da IA de reconhecimento avançado de imagens, que extrai todos os tipos de informação de cada imagem no Brandfolder, a plataforma da Smartsheet para gerenciamento de ativos digitais. Estamos até mesmo criando modelos personalizados de IA para os clientes que detectam automaticamente logotipos, por exemplo, para tornar ainda mais eficientes os processos de conteúdo desses clientes. 

Uma novidade é a classe de modelos de IA avançados, chamada de modelos de base, que pode gerar conteúdo em grande parte indistinguível do conteúdo criado pelo ser humano. São esses modelos de base que estão definindo uma nova era na IA, ajudando humanos a realizar várias tarefas com mais eficiência do que nunca porque eles podem gerar conteúdo.  

Para interagir com esses modelos, basta falar ou digitar. Os usuários podem orientar os modelos a escrever o título de uma publicação de blog sobre a Smartsheet ou a criar uma imagem de um panda usando um traje espacial e, como mágica, isso tudo é gerado. Veja abaixo um exemplo do resultado de um modelo do produto da OpenAI. 

 

Como você deve estar imaginando, essas ferramentas podem ser muito avançadas. Nelas percebemos um potencial de mudança radical no futuro em relação ao modo como as pessoas trabalham, criam e colaboram. E é claro que nossos clientes e parceiros já estão descobrindo o poder dessas ferramentas. Pedimos feedback a nossos clientes que usam o ChatGPT para sugerir fórmulas avançadas e a parceiros, como a Achievan e a AMX, que estão criando integrações baseadas no ChatGPT no Smartsheet. Os clientes até mostraram como estão usando o ChatGPT para escrever módulos personalizados de JavaScript para Bridge by Smartsheet, a fim de possibilitar fluxos de trabalho avançados para seus negócios. O ChatGPT inclusive cria a documentação para o código que escreve!

Nossa animação sobre essas novas ferramentas é tão grande quanto a de vocês. Porém, como toda nova ferramenta, podemos nos beneficiar de alguns princípios para direcionar o modo como a usamos a fim de aproveitar bem seu poder e evitar potenciais armadilhas. Adotamos diversos princípios orientadores para nos guiar ao desenvolver novos recursos baseados em IA para o Smartsheet:

• Manter nossos valores:  em primeiro lugar, usamos a IA de modo ético. Isso significa garantir que estamos atribuindo o conteúdo corretamente enquanto ele é criado e assegurar que não estamos habilitando a IA para automatizar as predisposições humanas. 
• Preservar a confiança do cliente: os clientes confiam em nós para protegermos seus dados e sempre agirmos com transparência. Não combinaremos os dados dos clientes e sempre permaneceremos abertos sobre nosso uso de IA. 
• Possibilitar que os humanos façam mais: nossa missão principal é ajudar qualquer pessoa a promover mudanças significativas.  A IA é uma excelente maneira de ajudar as pessoas a serem mais criativas, inventivas e impactantes, e nossa meta é reduzir consideravelmente o trabalho repetitivo e maçante para aproveitar o potencial humano de modo mais eficaz.
• Ter foco no cliente: há um velho ditado que diz: “Quando você tem um martelo, tudo se parece com um prego”. Visamos manter o foco nas necessidades dos clientes e descobrir como usar a IA para ajudá-los, e não apenas por ser a nova tendência tecnológica. 
• Ser único:  pode apostar que, no futuro próximo, você verá inúmeros produtos com chatbots. Planejamos focar nossa energia em áreas nas quais a Smartsheet pode fornecer valores únicos e extraordinários para nossos clientes. 

Com esses princípios em mente, temos aqui uma prévia de algumas áreas nas quais estamos investindo para ajudar você e sua organização a serem mais eficientes e criativos e a simplesmente eliminarem o que é entediante para focarem nas coisas que apenas os humanos podem fazer. 

Como eu…?

O Smartsheet é uma plataforma avançada que permite que você faça coisas impressionantes. Às vezes, no entanto, você gostaria de ter um especialista ao seu lado para fazer perguntas específicas como: “Como faço para escrever uma fórmula para amortizar as despesas de capital em um orçamento? Qual é a melhor maneira de monitorar um projeto de construção? Como faço para transferir dados do SAP para o Smartsheet?”

Estamos investindo em modelos como o ChatGPT para nos permitir responder a essas perguntas em qualquer lugar no Smartsheet. Imagine um assistente pessoal do Smartsheet que possa ajudar você com suas necessidades específicas em qualquer lugar, a qualquer hora. Esse é o poder que pretendemos alcançar na parceria com a IA. 

Com o tempo, planejamos integrar profundamente esse tipo de tecnologia assistiva para passar do “Como eu posso?” para o “Faça isso para mim”. Acreditamos, por exemplo, que a IA será capaz de personalizar uma fórmula com base nos dados da sua planilha atual e atualizar a planilha diretamente sem que você precise fazer essa tarefa manualmente. Outro exemplo é fazer com que essa tecnologia converse com você sobre as necessidades do seu processo específico e crie uma solução personalizada para realizá-lo. Assim, você poderá começar a trabalhar imediatamente. 

O pessoal do mundo da tecnologia vem prometendo esse tipo de coisa desde os tempos do Microsoft Clippy, há quase 30 anos, mas achamos que os novos modelos são finalmente bons o suficiente para que possamos de fato executar tal promessa. O segredo é garantir que podemos manter a confiança do cliente deixando claro que você está trabalhando com a IA e que existe um loop de feedback constante para sabermos quando estamos acertando e onde podemos deixar a integração mais uniforme.

Conheça formas criativas de usar conteúdo com imagens generativas 

Nesta era digital, o conteúdo desempenha um grande papel no modo como a empresas se apresentam aos clientes. Os usuários do Smartsheet que usam conteúdo para criar um painel bonito, elaborar uma campanha ou personalizar um modelo precisam de meios para fazer isso sozinhos para que não tenham sempre que pedir ajuda a um designer ao criar o dito conteúdo. 

Modelos como o DALL-E 2 têm recursos de geração de imagem a imagem que permitem aos usuários de conteúdo fazer tarefas simples relacionadas à imagem sem a ajuda de um designer, poupando milhares de horas por ano para as equipes criativas e ajudando-as a conseguir mais rapidamente o conteúdo necessário. 

Uma experiência de conteúdo unificada em tela cheia que permite aos clientes analisar, redimensionar, converter o arquivo e fazer pequenas edições de IA pode ajudar as equipes a trabalhar de modo mais eficiente 

Remova o plano de fundo da imagem de um produto.

 

Edite uma pequena parte de uma imagem com base na descrição de entrada de um texto, como “adicionar prédios no primeiro plano”.

 

Mude as cores e o tom de uma imagem de acordo com o estilo de uma marca específica.

 

Crie imagens a partir de outras existentes pegando um objeto e usando a IA generativa para posicioná-lo perfeitamente em outras imagens, reais ou geradas.

Apesar disso, essa área de imagens geradas por IA tem sido assunto de muita controvérsia, mas nossos princípios centrais ajudarão a guiar o uso que faremos desse tipo de tecnologia. Nosso foco não é criar imagens do zero, e sim permitir que praticamente qualquer usuário faça rápidas modificações em imagens já existentes sem ter que gastar o tempo de um designer para aprimorar ou modificá-las. Estamos analisando formas de aproveitar essas ferramentas avançadas a fim de criar imagens prontas para as marcas personalizadas conforme seus ativos digitais de modo que você possa dar o melhor de si. 

Possibilite fluxos de trabalho avançados com IA e fórmulas

Os clientes falam comigo o tempo todo sobre a necessidade de trabalhar com conteúdo desestruturado para impulsionar o trabalho na empresa. Por exemplo, eles podem ter uma planilha preenchida com datas inconsistentes por conta da entrada manual de dados ou uma série de solicitações que foram copiadas de e-mails. Eles precisam de uma forma eficiente de extrair informações dessa entrada bruta, um conjunto consistente de datas em um formato específico ou uma lista de nomes de produtos e de quantidades. 

Talvez eles tenham uma planilha preenchida com colunas de informações sobre novos produtos, mas precisam que todos esses dados brutos sejam transformados em uma lista de descrições de produtos com 150 palavras ou menos. É possível que precisem de tudo isso traduzido para alguns idiomas. 

Às vezes, as informações já estão na planilha ou podem estar em um dos milhões de anexos carregados no Smartsheet todos os anos. Enfim, é um tesouro escondido de informações que os clientes desejam ser capazes de escavar e usar para promover uma mudança significativa.

Vemos uma grande oportunidade para combinar o poder das fórmulas do Smartsheet com a IA para possibilitar esses cenários. Estamos trabalhando na capacidade de usar as fórmulas do Smartsheet para fazer coisas, como analisar o conteúdo de uma célula e extrair números de telefones de textos brutos, converter o texto em diferentes idiomas e resumi-lo em 150 palavras. 

Do mesmo modo, você poderá escrever uma fórmula capaz de analisar o conteúdo de algumas células e gerar uma descrição inicial para um produto ou milhares de produtos de uma vez. 

Deu para entender, não é? Esses são só alguns exemplos do que você poderá fazer, pois as possibilidades são infinitas. A combinação das fórmulas avançadas presentes no  Smartsheet com a capacidade da IA de extrair informações e criar conteúdo traz oportunidades que podem simplificar muito várias tarefas comuns.

Resuma e compartilhe informações

Boa parte do trabalho dos nossos clientes exige uma comunicação perfeita com os membros da equipe e as partes interessadas. Recentemente publicado, nosso relatório Future of Work Management (O futuro do gerenciamento de trabalho) revelou que, quando as pessoas não têm visibilidade sobre o trabalho, 37% relatam trabalho duplicado que já foi feito, 27% dizem que acabam descartando trabalho irrelevante ou desnecessário e 23% relatam que enviam informações desatualizadas ou incorretas. 

Por mais que desejemos eliminar os e-mails de atualização ou as reuniões de status ao fazer todo mundo consultar um painel, a realidade é que, às vezes, para manter a visibilidade, você precisa resumir o andamento do projeto.

Nessa linha, resumir informações é uma das tarefas em que os grandes modelos de linguagem se sobressaem. Estamos procurando formas de usar esses modelos para analisar um projeto e fornecer todos os tipos de informação sobre ele. 

Digamos que alguém pediu a você para esboçar um resumo de todas as principais decisões tomadas na seção de conversas em uma planilha ou escrever e enviar um e-mail para todas as pessoas com o trabalho a ser entregue nesta semana. Estamos investigando como possibilitar isso sem que você faça esforço manual pegando as informações estruturadas nos seus projetos, programas e processos e orientando a IA a ajudar você a entender melhor esses dados e divulgá-los com mais facilidade. 

Nosso futuro com a IA

Estamos na primeira fase do que parece ser uma grande transformação nas soluções que podemos entregar com a IA generativa. Ainda há muito para aprender sobre como usar essa tecnologia e como torná-la confiável e acessível. É um momento muito empolgante para o Smartsheet e nossos clientes. 

Conforme avançarmos, você verá como o seu trabalho no Smartsheet ficará mais fácil com a IA generativa, e enviaremos atualizações quando essas mudanças ocorrerem. Também queremos ouvir sua opinião, então acesse a Comunidade Smartsheet para conferir mais conversas sobre o futuro do Smartsheet e da IA generativa. A partir de abril, você poderá contribuir diretamente para nosso futuro.

Obrigado,
Ben Canning
vice-presidente sênior, gerenciamento de produtos