Relatório Future of Work Management de 2023 da Smartsheet
O gerenciamento de projetos depende de processos bem-sucedidos.
No relatório anual em vigor, revelamos o estado atual do gerenciamento de projetos: as principais tendências, pontos problemáticos e desconexões entre os vários níveis da organização. Também fornecemos maneiras práticas de reformular a maneira como você aborda o trabalho baseado em projetos em sua organização, para que você possa maximizar seu sucesso e o bem-estar de seus funcionários.
Leia o relatório de 2023Qual das opções a seguir melhor representa sua função na empresa?
Você pode pensar que investiu adequadamente nas ferramentas certas de gerenciamento de projetos… mas o que suas equipes realmente pensam?
dos entrevistados dizem que sua empresa não está investindo o suficiente nas ferramentas necessárias para enfrentar os desafios comuns de gerenciamento de projetos.
das pessoas ficam sobrecarregadas com o ritmo de seus projetos e prazos.
das pessoas têm acesso a um software formal de gerenciamento de projetos.
Então, como você pode preparar melhor seus funcionários e projetos para o sucesso?
Identifique os tipos de suporte a projetos de que seus funcionários precisam e invista adequadamente.
Certifique-se de que todos aqueles que trabalham com base em projetos tenham acesso a ferramentas e recursos eficazes.
Crie maneiras para que os funcionários deixem feedbacks regulares para que você possa ficar por dentro das necessidades de seu pessoal.
Pronto para mergulhar em todas as descobertas?
A visibilidade é crucial para a criação de processos simplificados e sustentáveis que podem ser dimensionados – mas a maioria dos funcionários não tem uma visão confiável dos projetos anteriores.
das pessoas precisam atualizar manualmente seus chefes sobre o que estão fazendo.
dos entrevistados dizem que não estão recebendo atualizações regulares sobre projetos em toda a empresa.
das pessoas dizem que enfrentam desafios para acessar o aprendizado e os processos de projetos anteriores.
Então, como você pode garantir que todos tenham acesso às informações de que precisam, quando precisam?
Crie um local que todos possam acessar para guardar todos os detalhes relacionados ao projeto e ao processo.
Aproveite a automação para economizar tempo valioso, eliminar gargalos de processo e garantir que as pessoas certas estejam conectadas no momento certo.
Conduza relatórios finais para discutir aprendizados de projetos anteriores e use esse conhecimento para criar processos escaláveis e repetíveis que as pessoas possam usar em esforços futuros.
Pronto para mergulhar em todas as descobertas?
Os prazos não podem ser mudados – mas a maior fonte de disfunção do projeto é, na verdade, o “trabalho intermediário”.
das pessoas esperam que sua empresa peça às equipes de projeto que realizem ainda mais com menos no futuro próximo.
profissionais de projetos esperam que os prazos permaneçam os mesmos (ou seja, as coisas não vão desacelerar, independentemente de terem recursos ou ferramentas para serem bem-sucedidos).
dos entrevistados dizem que seus níveis de estresse são menores quando os projetos são executados sem problemas do início ao fim.
Então, como você pode garantir que o trabalho do dia a dia seja executado de maneira mais tranquila, mesmo com tempo e recursos apertados?
Elimine processos manuais repetitivos sempre que possível para que sua equipe possa se concentrar no trabalho de maior impacto.
Crie um local para armazenar todos os detalhes relacionados ao projeto para que todos tenham acesso ao que precisam — e possam ter certeza de que está atualizado.
Identifique todos os recursos necessários para levar seu projeto até a linha de chegada. Além disso, tenha um plano de contingência em vigor se precisar realocar recursos ou reduzir o orçamento.
Não importa qual seja o seu cargo, é provável que você acabe gerenciando projetos. Mas isso não significa que você tenha o suporte adequado para fazer seu trabalho com eficiência.
das pessoas dizem que assumem o papel de gerente de projeto por necessidade, mesmo que isso não faça parte de sua descrição oficial de trabalho.
de todas as equipes de projeto que relatam falta constante de pessoal.
das pessoas dizem que estão sobrecarregadas com o ritmo e os prazos do projeto.
Como o trabalho baseado em projetos provavelmente não vai acabar tão cedo, como você pode trabalhar de maneira mais inteligente — tanto para evitar o esgotamento quanto para criar processos mais sustentáveis e escalonáveis?
Automatize processos repetíveis para evitar tempo gasto em tarefas redundantes, gargalos no fluxo de trabalho e atrasos no projeto.
Elimine os gargalos de conhecimento defendendo a visibilidade do status do projeto e do programa e aprendizados multifuncionais.
Certifique-se de ter o suporte adequado para planejar, acompanhar e gerenciar seu projeto desde a concepção até a execução, incentivando a liderança a investir nas ferramentas certas.
Pronto para mergulhar em todas as descobertas?
Which of the following best represents your role at your company?
You may think you’ve adequately invested in the right project management tools… but what do your teams really think?
of respondents say their company is not investing enough in the tools needed to address common project management challenges.
of people are overwhelmed by the pace of their projects and deadlines.
of people have access to formal project management software.
So, how can you better set up your employees and projects for success?
Identify the types of project support your employees need, and invest appropriately.
Ensure that all those working on project-based work have access to effective tools and resources.
Create ways for employees to regularly leave feedback so you can stay on top of the needs of your people.
Ready to dive into all the findings?
Visibility is crucial to creating streamlined, sustainable processes that scale – but the majority of workers don’t reliably have insight into past projects.
of people have to manually update their boss on what they’re doing.
of respondents say they aren’t getting regular updates on projects across the company.
of people say they face challenges accessing learning and processes from past projects.
So, how can you ensure everyone has access to the information they need, when they need it?
Create one place that houses all project and process-related details that everyone can access.
Leverage automation to save valuable time, eliminate process bottlenecks, and ensure the right people are looped in at the right time.
Conduct postmortems to discuss learnings from past projects and use that knowledge to build scalable, repeatable processes that people can use for future efforts.
Ready to dive into all the findings?
Deadlines are what they are – but the biggest source of project dysfunction is actually the “middle work.”
of people expect their company to ask project teams to accomplish even more with less in the near future.
project professionals expect deadlines to stay the same moving forward (i.e. things aren’t slowing down, regardless of if they have the resources or tools to be successful).
of respondents say their stress levels are lower when projects run smoothly from start to finish.
So, how can you ensure that the day-to-day work runs more smoothly — even with tight time and resources?
Eliminate repetitive, manual processes wherever possible so your team can focus on the most impactful work.
Create one place to house all project-related details so everyone has access to what they need – and they can be confident that it’s up-to-date.
Identify all necessary resources to get your project over the finish line. Plus, have a contingency plan in place if you need to reallocate resources or pull back on budget.
Regardless of your job title, it’s likely that you end up managing projects. But that doesn’t mean you have the proper support to do your work effectively.
of people say they step into the role of project manager out of necessity, even if it’s not part of their official job description.
of all project teams who report being understaffed on a regular basis.
of people say they are overwhelmed by the project pace and deadlines.
Since project-based work likely isn’t going away anytime soon, how can you work smarter — both to prevent burnout and create more sustainable, scalable processes?
Automate repeatable processes to avoid time spent on redundant tasks, workflow bottlenecks, and project delays.
Eliminate knowledge silos by advocating for visibility into project and program status and cross-functional learnings.
Ensure you have the proper support to plan, track, and manage your project from ideation to execution by encouraging leadership to invest in the right tools.
Ready to dive into all the findings?
