Como a Smartsheet Overachiever, Rebecca Wilhelm, transformou os processos do departamento jurídico da cidade de Detroit

Nota do editor: neste ano, lançamos um novo programa para nossos mais apaixonados embaixadores do Smartsheet: o Smartsheet Overachievers. Esse grupo de elite de clientes não é apenas especialista em produtos; eles são inovadores, agentes da mudança e realizadores definitivos. Este é o primeiro de uma série de postagens de blog apresentando a você nossa coorte inaugural de Overachievers compartilhando suas vitórias, desafios e dicas do Smartsheet.

Conheça a Overachiever Rebecca Wilhelm, gerente de projetos e especialista em análise de negócios da cidade de Detroit. Ela gerencia projetos jurídicos, com foco na melhoria de processos. Por estar no departamento jurídico, a eficiência e a eficácia são fundamentais — tanto para garantir que os processos sejam bem-sucedidos para os advogados que ela atende quanto para melhorar a experiência dos clientes.

“Para mim, um processo bem-sucedido significa certificar-se de que está documentado. Parece básico, mas realmente ajuda a garantir que as diretrizes estão sendo seguidas e, quando não estão, descobrir o motivo com rapidez. Esquecemos de algo? Demora muito? Uma vez que estabelecemos as métricas, a fase de implementação encontra a solução.”

Em um instante, você está prestes a ver por que ela inspira tanto a nós e ao resto da comunidade de realizadores.

Como o Smartsheet resolveu o desafio de Rebecca

“Uma de nossas melhorias de processo de maior sucesso envolveu solicitações de informações. No departamento jurídico, com frequência nos pedem para obter informações da cidade. Por exemplo, se há uma ação judicial, a gente vai receber um pedido de descoberta e depois precisamos entrar em contato com a prefeitura. No passado, não tínhamos como rastrear dados como quantas solicitações tínhamos em andamento ou quanto tempo demorava para concluí-las porque cada advogado gerenciava as solicitações isoladas em suas próprias caixas de entrada.”

Foto cortesia da cidade de Detroit 

“Há quatro anos, fizemos nosso maior departamento — o departamento de polícia — usar o Smartsheet para solicitações de informações. O advogado preenchia um formulário e então tínhamos um ponto de contato em cada subdepartamento. Com esse processo, pudemos ver exatamente quantas solicitações estavam saindo e até como as várias seções do departamento estavam respondendo. Ao longo dos quatro anos, implementamos esse processo em quinze departamentos diferentes e, desde então, também desenvolvemos painéis.”

Rebecca admite que, no início, foi um desafio lançar um novo processo. Mas a chave do sucesso foi garantir o apoio de cada chefe de departamento. Ao encontrarem oposição e resistência de outras pessoas, eles os educavam sobre o processo e davam feedback sobre como proceder.
 

“Agora nós evoluímos para uma conta empresarial. Foi fácil quando começamos a mostrar os resultados do uso do Smartsheet porque tudo pode ser feito com ele.”

O conselho de Rebecca para iniciantes no Smartsheet

Rebecca tem três dicas para novos clientes do Smartsheet:

1. “Explore o máximo que puder. Se houver um problema, você pode encontrar uma solução no próprio Smartsheet.” A melhor maneira de aprender a usar o Smartsheet é usando o Smartsheet. Não tenha medo de estragar qualquer coisa que criar - sempre dá para desfazer ou começar de novo.
2. “Pergunte à Comunidade Smartsheet.” A chance de outras pessoas terem a mesma dúvida que você é muito grande. Uma pesquisa rápida pode resultar em uma resposta que já foi respondida. Ou, como observa Rebecca: “Mesmo que você não encontre nada, poste a pergunta e dentro de 24 horas alguém provavelmente vai responder”.
3. “Resolva problemas reais para que as pessoas possam se relacionar.” Como especialista em produtos, Rebecca treinou centenas de pessoas no uso do Smartsheet. E ela sempre usa um exemplo ou problema real para demonstrar uma solução. Por exemplo: “Se eles estão em um grupo da igreja ou querem administrar seu orçamento pessoal, eu os ajudo a dominar o Smartsheet por meio dessas experiências reais que eles podem entender”.

Como Rebecca se tornou uma Overachiever

Sua participação na comunidade Smartsheet começou no Early Adopter Program (EAP), bem como no teste beta privado. “Gosto de estar ‘por dentro’ das coisas quando novos produtos são lançados, quero ajudar a moldá-los.” Além disso, Rebecca faz parte do programa Mobilizer.

Quando Rebecca não está criando planilhas, construindo fluxos de trabalho e projetando painéis, ela tem alguns hobbies. “Eu fico bem ocupada com meus pequeninos! Tenho um filho de dois anos e um de nove meses. No meu tempo livre limitado, sou uma grande leitora e aproveito meu clube do livro.”

Conheça o restante dos Smartsheet Overachievers e certifique-se de ingressar na comunidade do Smartsheet.