Nota do editor: Neste artigo, nosso Gerente de produto sênior Chris Mathews apresenta o criador de documentos Smartsheet, que ajudará nossos clientes a usar os dados de planilhas para gerar rapidamente vários PDFs personalizados - ao mesmo tempo.
A cada dia, equipes em todo o mundo usam documentos para iniciar processos, aprimorar suas comunicações, formalizar contratos e muito mais. Mas nossos clientes nos dizem que, com muita frequência, o processo de criação desses documentos é um obstáculo para o avanço de seu trabalho com uma velocidade suficiente.
Como líder de produto para criação de conteúdo na Smartsheet, eu me supero para ajudar equipes como a sua a se concentrarem mais em seus fluxos de trabalho de negócios importantes e a gastar menos tempo criando os documentos que os apoiam. Tenho o prazer de anunciar o lançamento do novo construtor de documentos Smartsheet, que ajudará você a fazer exatamente isso.
Construtor de documentos Diga adeus ao copiar e colar
Se sua equipe é responsável por preencher contratos, pedidos de compra, relatórios de garantia de qualidade (QA), solicitações de informações de construção (RFIs) ou quaisquer outros documentos amplamente padronizados, você sabe que (geralmente) a preparação leva muito tempo.
O problema não é um documento ser tão demorado para preparar ou que seja difícil de fazer. O desafio é combinar a escala e a urgência dos processos de negócios que seus documentos apoiam.
Em alguns cenários, sua equipe pode precisar gerar um grande número de documentos personalizados de forma intermitente - como renovações de aluguel a cada mês ou análises de desempenho em uma base anual ou semestral.
Outras vezes, a necessidade é ad-hoc e contínua, mas a urgência está em publicar cada documento o mais rápido possível. Depois de uma longa procura de candidato, por exemplo, você provavelmente quer enviar a oferta de emprego para o escolhido o mais rápido possível. E quando uma nova solicitação de cotação chega de um cliente em potencial, atrasar sua resposta pode resultar na perda de uma venda.
As etapas manuais envolvidas na personalização de documentos padrão são, geralmente, muito lentas e sujeitas a erros para atender à demanda. Na verdade, a monotonia de copiar e colar valores repetidamente aumenta a chance de cometer erros, ao mesmo tempo que impede que os membros de sua equipe se concentrem na visão geral
Existem soluções especializadas disponíveis no mercado, mas elas têm um custo elevado e exigem a montagem de mais uma integração entre sistemas de cadastramento.
Agora você tem uma opção melhor no Smartsheet. Nosso novo gerador de documentos requer apenas alguns cliques para alimentar os dados de planilhas em um PDF padronizado existente e criar rapidamente dezenas de versões personalizadas ao mesmo tempo. Chega de copiar e colar. Chega de integrações caras
Existem duas etapas simples para usar o gerador:
- Use a IU de arrastar e soltar para selecionar os campos necessários em sua planilha e mapeá-los em um PDF preenchível.
- Em seguida, gere uma versão do seu documento com uma ou mais linhas e anexe-as a cada linha, onde as partes interessadas podem rapidamente tomar outras ações.
O que você vai realizar com o gerador de documentos?
“No primeiro mês de uso do gerador de documentos: como parte de um novo processo de compra altamente automatizado, conseguimos liberar pelo menos dois funcionários em tempo integral: eles agora estão fazendo outras coisas que são muito mais produtivas do que ficar correndo atrás de um pedido de compra”.
-Rob Waite, vice-presidente executivo, American Roofing & Metal
Desde o lançamento do gerador de documentos a um grupo de usuários desbravadores, eu fico continuamente impressionado com o que eles realizaram. Estou confiante também que o gerador ajudará a colocar o foco de sua equipe de volta no trabalho que mais importa. A equipe de criação de conteúdo agora está focada na construção de integrações dentro e fora do Smartsheet para otimizar ainda mais os fluxos de trabalho que dependem de seus documentos. Nós queremos muito compartilhar as atualizações com você no futuro.
Você pode saber mais sobre como o gerador de documentos Smartsheet funciona lendo nosso artigo de ajuda.
