Melhore a qualidade do conteúdo da sua equipe com as ferramentas de revisão do Smartsheet

Nota do editor: Neste artigo, nosso Gerente de produto sênior, Brian Bosché, apresenta os novos aprimoramentos nas ferramentas de revisão do Smartsheet que podem ajudar equipes de todos a gerenciar revisões e aprovações de conteúdo ainda mais rápido.

Nos últimos anos, a demanda por conteúdo cresceu exponencialmente, forçando muitas equipes a um tentar manter um equilíbrio difícil: você está sendo solicitado a escalar as operações de conteúdo, mesmo quando o processo do produto se tornou mais complexo do que nunca.

Hoje em dia, os planos de conteúdo incluem mais formatos, canais e personalização, que por sua vez requerem táticas, fluxos de trabalho e ferramentas adicionais. Para manter o ritmo, as equipes precisam de uma maneira de integrar o gerenciamento de conteúdo com seus fluxos de trabalho e uma colaboração de projeto que seja mais ampla. No outono passado, nós apresentamos as ferramentas de revisão do Smartsheet para ajudar a agilizar as revisões e aprovações de conteúdo onde nossos clientes já planejam, gerenciam e relatam a produção.

Hoje, tenho o prazer de compartilhar com você como os aprimoramentos mais recentes nas ferramentas de revisão capacitarão sua equipe a completar mais conteúdo, ainda mais rápido, para acompanhar a demanda.

Finalize com perfeição, usando análises de conteúdo simplificadas

Caso você nunca tenha usado revisão antes, vou parar um pouco e explicar primeiro como elas proporcionam um caminho claro para obter as aprovações finais de que você precisa - em menos tempo.

Digamos que você seja um gerente de marketing on-line que prepare uma série de anúncios digitais e precise da aprovação das equipes de conteúdo e marca, além de obter a aprovação final de seu próprio gerente.

Enviar os anúncios via e-mail para vários revisores em várias equipes pode se transformar rapidamente em um pesadelo por vários motivos:

• Gargalos causados pelos revisores individuais
• Feedback que está armazenado em cópias de arquivos e equipes diferentes
• Muitas versões e a confusão resultante inevitável, conforme o feedback é implementado
• Riscos de segurança ao compartilhar os arquivos por e-mail com fornecedores externos

Ao usar uma ferramenta de revisão no Smartsheet, você pode solicitar imediatamente feedback das partes interessadas dentro ou fora de sua organização, enviando-os para a mesma página de revisão externa dedicada, onde fica claro que você gostaria que aprovassem ou solicitassem alterações.

Nessa página, as partes interessadas podem marcar o conteúdo conforme for necessário e discutir o feedback com os outros revisores. Isso torna mais fácil para eles manter o controle de qual arquivo revisar e onde encontrá-lo, e você não terá que lidar com agregar os feedback em silos de várias cópias.

Se a revisão precisar de alterações, você pode carregar uma nova versão a qualquer momento para iniciar o próximo ciclo de revisão com os mesmos revisores ou novos revisores e continuar até chegar à aprovação final. Ao longo do caminho, sua equipe pode acompanhar o progresso dentro do contexto do projeto mais amplo, revisando a prova diretamente na sua planilha.

As ferramentas de revisão podem ajudar todas as equipes

Se você não faz parte de uma equipe de marketing ou de serviços criativos, pode estar se perguntando:'Como a revisão pode me ajudar?' Durante meus primeiros anos na Smartsheet, conversei com muitos clientes, que me ajudaram a perceber que muitos dos desafios da produção de conteúdo são universais - assim como os benefícios de usar as ferramentas de revisão do Smartsheet. Queríamos tornar as análises simplificadas uma realidade para mais pessoas dentre vocês, e é por isso que agora você pode revisar arquivos do Microsoft Office, arquivos de vídeo e muito mais.

1. Microsoft Office

As ferramentas de revisão do Smartsheet agora oferecem suporte a documentos do Microsoft Word, apresentações do PowerPoint e planilhas do Excel.

Há várias opções para editar diretamente documentos de trabalho em andamento. Mas sem um processo de revisão claro, obter as aprovações finais desses documentos pode apresentar muitos desafios semelhantes ao conteúdo visual.

Quer você esteja desenvolvendo um plano de produto, preparando um contrato para um novo fornecedor, criando slides para uma apresentação importante ou trabalhando em qualquer um dos inúmeros outros documentos possíveis no Microsoft Office, você e sua equipe merecem o processo de revisão e aprovação perfeito que as provas do Smartsheet fornecem.

2. Vídeos:

Agora você também pode usar as ferramentas der revisão do Smartsheet para revisar e aprovar arquivos MP4, AVI e MOV.As ferramentas de revisão de vídeo permitem que sua equipe colete e controle facilmente o feedback sobre quadros específicos. Depois de anotar um quadro em um vídeo, seu produtor e outras partes interessadas podem ir direto para esse quadro com carimbo de hora clicando em seu comentário ou na sua foto de perfil na linha do tempo do vídeo.

3. Outros arquivos que podem ser anexados ao Smartsheet

Embora nossas ferramentas de revisão agora suportem totalmente imagens, PDFs, vídeos e arquivos do Microsoft Office, também tenho boas notícias para aqueles que trabalham com outros tipos de arquivo como os do Google Docs. Qualquer coisa que possa ser anexada à sua planilha - incluindo links (URLs) - agora também pode ser enviada para uma ferramenta de revisão.

Se o seu arquivo não for totalmente compatível, os revisores não poderão visualizar previamente ou marcar o conteúdo diretamente na prova, mas sua equipe ainda se beneficiará muito. Você ainda pode solicitar feedback de qualquer parte interessada; coletar comentários e decisões de aprovação em um único local dedicado; e gerenciar versões com facilidade.

Mais ainda: suba o conteúdo do trabalho em andamento para uma ferramenta de revisão sempre que ele exigir uma revisão.

Acelere os ciclos de revisão com ferramentas de marcação adicionais

Com os funcionários cada vez mais remotos e distribuídos geograficamente e entre as equipes, as revisões ao vivo tornaram-se muito menos frequentes. Isso torna o compartilhamento de feedback claro e acionável ainda mais crítico para os ciclos de revisão eficientes e eficazes. Quando as partes interessadas usam anotações para marcar o conteúdo nas provas, ajuda sua equipe a acelerar e reduzir o número de iterações necessárias para chegar à aprovação final.

A partir de hoje, os revisores podem marcar o conteúdo com caixas e setas, além dos marcadores simples que já estavam disponíveis. As caixas são úteis para comentar com mais precisão sobre uma área particular do conteúdo, seja ela grande ou pequena. E as setas são uma ótima maneira de apontar exatamente para onde um determinado elemento do conteúdo deverá ser movido.

O futuro é brilhante para a colaboração de conteúdo no Smartsheet

Temos planos fantásticos para gerenciar e colaborar no conteúdo do Smartsheet e teremos mais para compartilhar ainda este ano. Nesse ínterim, exorto todos vocês a aproveitarem as vantagens dos aprimoramentos das ferramentas de revisão mais recentes para finalizar um conteúdo excepcional com mais rapidez.Você pode saber mais sobre como as ferramentas de revisão do Smartsheet funcionam lendo nosso artigo de ajuda.