Um guia dos Overachievers para capacitar sua equipe de TI de atendimento médico com o Smartsheet

Nota do editor: em 2020, lançamos um novo programa para nossos mais apaixonados embaixadores do Smartsheet: o Smartsheet Overachievers. Esse grupo de elite de clientes não é apenas especialista em produtos; eles são inovadores, agentes da mudança e realizadores fundamentais. Esta é a quarta de uma série de postagens de blog apresentando a você nossa tropa inaugural de Overachievers compartilhando suas vitórias, desafios e dicas do Smartsheet.

Gerenciar pessoas e equipes pode ser desafiador: delegar trabalho, treinar e dar suporte ao crescimento profissional e garantir que os projetos cumpram os prazos e agreguem valor. Encorajar a adoção de uma nova ferramenta ou plataforma é especialmente intimidador. Mas para a Overachiever Melanie Corbin, supervisora sênior de operações de negócios da MedPOINT Management, é um pouco mais fácil gerenciar duas equipes de TI com a ajuda do Smartsheet.

Melanie trabalhou em TI de atendimento médico por mais de 30 anos. Começando em um grupo de médicos no departamento de cobrança, ela desenvolveu suas habilidades em um fornecedor de software e em um grande plano de saúde na Califórnia antes de chegar à MedPOINT Management. Aqui, as equipes de Melanie focam na produção, com uma fornecendo suporte na central de atendimento e a outra na configuração, alternando projetos que podem ser muito especializados.

“Mesmo não sendo programadora, posso criar soluções de TI no Smartsheet que melhoram os processos, o que leva a uma maior visibilidade sobre o trabalho que está sendo feito. É uma plataforma incrível para ajudar as pessoas no trabalho.”

Aprimoramento do uso interno

A MedPOINT é uma organização familiar de serviços de saúde que fornece serviços selecionados para grupos hospitalares e grupos de médicos com contratos de atendimento gerenciados. Ou, como diz Melanie: “nós fazemos os serviços de retaguarda para liberar os médicos”. Quando começou, Melanie diz que a empresa já estava usando o Smartsheet, mas principalmente para monitoramento de projetos menores e planilhas.

“Então eu cheguei e comecei a fazer perguntas do tipo ‘o que é um painel? O que ele faz?’” Melanie ri. “Primeiro, eu pensei que eram exatamente como o Excel, mas assim que comecei a ver os vídeos de ajuda e a observar o site, os painéis me deixaram intrigada.”

Agora, ela é a autoridade não oficial do Smartsheet na empresa e uma das Overachievers. Mas ela também é uma mobilizadora e faz parte do Programa de primeiros usuários. Internamente, ela organizou dez sessões “lançar e aprender” na MedPOINT para mostrar (e capacitar) seus colegas de equipe como criar fórmulas, relatórios e planilhas de métricas. Se você faz parte da comunidade do Smartsheet, poderá também vê-la respondendo às perguntas de outras pessoas de vez em quando. “Eu acho relaxante resolver os problemas dos outros”, ela afirma.

Mantendo equipes no caminho e conservando os registros para auditoria

Para ajudar a manter suas equipes no caminho, Melanie criou uma lista de tarefas com o nome, a atribuição e o status de cada membro. Os painéis maiores mostram como muitos projetos são atribuídos a cada pessoa.

“Como os serviços de saúde são auditados minuciosamente, eu preciso monitorar quem configurou o que e quais mudanças foram feitas desde então”, ela explica. “Com relação às reivindicações, eu preciso saber as respostas para perguntas, como: nós reprocessamos essas reivindicações? Qual é a configuração atual? Quantas mudanças foram feitas? Dessa forma, quando a auditoria vier, saberemos a data exata em que um erro ocorreu e podemos reprocessar rapidamente.”

Às vezes, pode ser uma solução simples que cria os maiores desafios para uma equipe. A resistência a uma nova ferramenta ou um novo processo é natural. Ao automatizar os fluxos de trabalho e configurar alertas, lembretes e atualizações de status, Melanie elimina as tarefas manuais repetitivas que desperdiçam tempo. “O Smartsheet é tão personalizável que se um membro da equipe disser que não gosta do modo como algo funciona, eu peço uma sugestão e podemos fazer uma alteração”, ela afirma.

Adesão garantida desde a liderança

“Se você usar, haverá adesão.” Esse é o melhor conselho de Melanie para garantir a adesão da liderança em relação a um recurso. Ao criar painéis para seu gerente e para os colegas do nível executivo, ela teve êxito em mostrar a eles os recursos do Smartsheet em vez de falar sobre esses recursos.

“Eu ofereço aos líderes a visibilidade total sobre minhas equipes e o que está acontecendo com elas”, ela afirma. “Você quer saber quantas chamadas nós recebemos na central de atendimento? Quanto tempo é gasto em cada uma delas? Está tudo lá no seu painel, e toda a empresa pode ver isso também”.

Com a solução sem código do Smartsheet, Melanie também pode ajudar as equipes multifuncionais. “Eu posso criar coisas para nosso departamento financeiro com o Smartsheet porque posso configurar soluções complexas que atendem às necessidades dos negócios sem ocupar o tempo de um de nossos recursos de programação limitados.”

Capacitação das pessoas para criarem

Eu suas horas de folga, Melanie é artista multimídia e ensina art journaling. Assim como o Smartsheet, ela tem paixão em ensinar aos outros como criar e como melhorar suas vidas. “As pessoas dirão que não são muito artísticas, mas assim que você aprende como usar as ferramentas, vem a expansão e a capacidade de se expressar.” Isso que é empoderamento.

Conheça o restante dos Smartsheet Overachievers e certifique-se de ingressar na comunidade do Smartsheet para receber mais dicas de outras pessoas como Melanie (e diga olá se você a vir!).