Os Smartsheet Overachievers encontram maneiras de dinamizar e dimensionar projetos em uma pandemia

Nota do editor: em 2020, lançamos um novo programa para nossos mais apaixonados embaixadores do Smartsheet: o Smartsheet Overachievers. Esse grupo de elite de clientes não é apenas especialista em produtos; eles são inovadores, agentes da mudança e realizadores definitivos. Este é o quinto de uma série de postagens de blog apresentando a você nossa coorte inaugural de Overachievers compartilhando suas vitórias, desafios e dicas do Smartsheet.

É difícil encontrar alguém que não teve que mudar sua forma de trabalhar e encontrar um novo normal depois do ano passado.

As Smartsheet Overachievers, Jennifer Greenough e Deanna Vandermeer, não foram exceção, embora talvez suas carreiras específicas as tenham aproximado mais da mudança pandêmica do que outras.

Deanna oferece suporte a mais de sete departamentos diferentes do Mesa County Valley School District 51, um distrito de escolas públicas da K12 em Grand Junction, Colorado.

E Jennifer, bem, ela é a chefe de gerenciamento de projetos e portfólio do Center for Vaccine Access and Innovation (CVIA) da PATH, uma equipe global de inovadores que trabalha para acelerar a equidade na saúde para que todas as pessoas e comunidades possam prosperar.

Embora a COVID-19 tenha virado seus dias de trabalho de ponta-cabeça, elas encontraram uma maneira não apenas de sobreviver, mas também de escalar.

Em uma época antes do coronavírus

Depois de terminar seu mestrado em administração de empresas, Jennifer se envolveu em uma incubadora com sede em Seattle e cruzou no caminho do CEO da Smartsheet, Mark Mader, durante uma apresentação. A experiência deixou uma impressão e, quando chegou a hora de seu futuro empregador, PATH, escolher uma ferramenta de PPM, ela pensou nessa interação. Após um rigoroso processo de avaliação e período de teste, a organização começou com 20 usuários licenciados e, desde então, cresceu para mais de 200.

Deanna diz que seu objetivo sempre foi criar o máximo de recursos possível não apenas para ela, mas para todos os departamentos de seu distrito. “Depois que me apaixonei pelo Smartsheet, descobri que nunca era demais”, diz ela, e logo passou as noites e fins de semana assistindo a vídeos, lendo artigos de ajuda e fazendo cursos na Smartsheet University.

Depois que o teste gratuito de Deanna terminou, ela elaborou uma proposta de liderança baseada em evidências. Ela garantiu também o apoio de seu departamento de TI e de seus diretores executivos, mostrando, e não contando, o valor do Smartsheet. E, finalmente, ela se concentrou em treinar e dar suporte para novos usuários licenciados assim que o distrito aderiu, algo que ela faz ainda hoje. “Quero que saibam que podem contar comigo”, explica ela.

Transformando trabalho em trabalho dinâmico

A motivação de Deanna para ajudar os outros disparou no início de 2020, quando, como muitas escolas, o distrito teve que mudar repentinamente para um modelo on-line. Com professores e alunos em casa, Deanna usou o Smartsheet para criar um processo para os professores solicitarem suporte on-line.

“Eu desenvolvi isso usando o DataMesh, que conectaria nossos educadores à pessoa de suporte certa por meio da automação”, diz ela. “Por exemplo, se eles ensinassem matemática no ensino médio, poderíamos conectá-los perfeitamente a um especialista em conteúdo de matemática.”

Olhando para trás, ela deve ter alcançado o objetivo de ajudar os outros, pois diz que seu departamento de RH desenvolveu um painel que compartilha o rastreamento da COVID-19 na área.

“Eu moro no Smartsheet. É a primeira coisa que abro e a última que fecho à noite.”

Para Jennifer, a capacidade da PATH de responder com agilidade às ameaças de doenças atuais e futuras foi testada quando eles também passaram a operar on-line em 2020. Antes da COVID-19, sua equipe estava ocupada gerenciando projetos em todo o mundo. Com a COVID-19 interrompendo os ensaios clínicos e eliminando as viagens, os projetos ficaram em espera. Como eles poderiam dinamizar e realocar recursos e, ao mesmo tempo, causar impacto na pandemia?

A resposta foi formar uma equipe de iniciativa para COVID-19 e implementar uma solução do Control Center, incluindo um rastreador e uma ferramenta de avaliação para novos financiamentos - tudo com o Smartsheet.

“Todos em nossa organização tiveram acesso em tempo real e ativamos as notificações na planilha. Isso agilizou a troca de informações e nos permitiu tomar decisões pontuais sobre oportunidades para que pudéssemos nos concentrar nos projetos mais impactantes que se encaixam em nossa missão.”

De olho no futuro do trabalho

“Minha prioridade no futuro é garantir que as pessoas tenham as informações de que precisam para realizar o trabalho”, diz Jennifer enquanto olha para o resto de 2021 e além. Ambas as Overachievers concordam que os iniciantes no Smartsheet não devem ter medo de pedir ajuda.

“Não fique muito tempo passando trabalho”, diz Jennifer. “Sei que muitos de nós somos 'realizadores', mas entre em contato com a Comunidade Smartsheet ou com seu especialista interno, se tiver um”.

Deanna concorda e incentiva os recém-chegados a fazer experiências. “Não pense no Smartsheet como apenas mais uma planilha. Ele é um balcão único para todas as suas necessidades.”

“Garanto que você será capaz de fazer as coisas com mais rapidez e eficiência no Smartsheet.”

Enquanto espera que os efeitos da pandemia diminuam, Jennifer aproveita o ar livre com a família, incluindo corrida em trilhas, caminhadas, esqui e seu quintal. Deanna está ansiosa para ir ao cinema novamente e visitar a Disneylândia com seus netos. Vamos torcer para que esse dia esteja chegando.

Conheça o restante dos Smartsheet Overachievers e certifique-se de ingressar na comunidade do Smartsheet para receber mais dicas de outras pessoas, como Deanna e Jennifer.