Trabalhe com arquivos de forma mais inteligente e fácil

Como gerente de marketing de produtos, tenho uma relação de amor e ódio com conteúdos. Independentemente do tipo de projeto em que estou trabalhando, existem arquivos para serem gerenciados, criados e usados em conjunto. E isso não é exclusividade dos profissionais de marketing. Se o seu trabalho depende de conteúdo, então você sabe o que é procurar um arquivo, adivinhar se é a versão certa, gastar uma hora em uma chamada revisando as alterações de conteúdo e ficar sem tempo antes de poder finalizar. Sem as ferramentas certas, esses desafios são inevitáveis e problemáticos.

O conteúdo está no centro de todos os negócios e a capacidade de organizar, revisar e criar ao longo do ciclo de vida é fundamental para alavancar o conteúdo em todo o seu potencial. Qualquer fluxo de trabalho que envolva conteúdo é prejudicado quando é difícil gerenciar arquivos. Com uma alta demanda por uma grande variedade de ativos, de imagens e vídeos a contratos e faturas, atualmente, empresas de todos os setores têm muito trabalho para gerenciar. Além do crescente número de arquivos, o conteúdo geralmente é dividido em vários sistemas completamente separados de onde o trabalho está sendo planejado, monitorado e compartilhado. Como resultado, os projetos que dependem de conteúdo ficam para trás e os arquivos logo se tornam um problema.  
 

“É provável que organizações sem um sistema para garantir que todas as partes interessadas acessem, revisem e colaborem na mesma versão de um ativo tenham satisfação bastante reduzida com o ciclo de vida do conteúdo.” — 2024 State of Content Collaboration Report

Para criar uma experiência CWM mais completa, lançamos a biblioteca de arquivos. Começando pelas áreas de trabalho, a biblioteca é específica para arquivos. Ao aproximar o conteúdo de seus projetos e programas, facilitamos muito o fechamento de ciclos de feedback, a finalização mais rápida do conteúdo e as consultas aos arquivos necessários para o encerramento do trabalho. 

A biblioteca é o lugar que coloca os arquivos no contexto do trabalho, simplificando a localização, o compartilhamento e a colaboração de qualquer lugar do mundo, a qualquer momento, sem precisar sair da sua plataforma de gerenciamento de trabalho. Com a biblioteca de arquivos, você pode:

• Aproveitar a colaboração assíncrona com recursos integrados de anotação e conversa para agilizar as revisões e aprovações de conteúdo. Os usuários podem comentar, anotar e fazer @menção diretamente de uma imagem, vídeo, apresentação ou arquivo PDF, o que significa passar menos tempo fazendo malabarismos com loops de feedback fragmentados e mais tempo realmente trabalhando. Ou seja, você precisará de menos reuniões, terá menos idas e vindas e seguirá um caminho mais tranquilo até a versão final, acelerando todo o processo. 
• Liberar todo o potencial do seu conteúdo centralizando arquivos ao lado de projetos, garantindo que eles sejam facilmente acessíveis e práticos para sua equipe. Reduza o tempo gasto alternando entre sistemas e, em vez disso, acesse seus arquivos onde eles são mais impactantes: ao lado do trabalho. 

• Assumir o controle da precisão e da disponibilidade dos arquivos com recursos robustos de controle de versão, pesquisa e marcação. Envie, marque e gerencie versões de arquivos em massa para garantir que sua equipe tenha acesso fácil ao conteúdo mais atualizado. Dessa forma, você tem a tranquilidade de saber que manterá a consistência entre os ativos e sempre apresentará uma identidade de marca unificada e coesa. 

   

“Não faz sentido ter documentos armazenados em uma unidade se podemos simplesmente disponibilizá-los no Smartsheet, já que estamos fazendo todo o trabalho nele.” — Membro EAP, Biblioteca de arquivos

E não vamos parar por aqui. A Smartsheet continua investindo em recursos que conectarão, simplificarão e aprimorarão ainda mais seus fluxos de trabalho de conteúdo. Estamos construindo um futuro que capacita o conteúdo por si só. 

Para começar a carregar e colaborar em arquivos, navegue até o painel de uma área de trabalho nova ou existente para acessar a biblioteca de arquivos. A biblioteca de arquivos está atualmente disponível para Early Adopters e estará disponível para todos os clientes em nosso novo modelo de assinatura de usuário no final de outubro de 2024. 

Obrigada! 

Emily Davenport, gerente de marketing de produto II