Smartsheet em movimento, 3º trim. 2024: inovações que agregam valor e proporcionam tempo para trabalhos importantes

Olá, comunidade Smartsheet!

Nossa equipe vem trabalhando muito no desenvolvimento de recursos e melhorias. Agora, temos o prazer de compartilhá-los com vocês. Esses produtos e recursos foram criados para revolucionar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade. Nesta edição do Smartsheet em movimento, apresentamos as adições importantes ao nosso portfólio: a exibição em quadro inspirada no Kanban, as ferramentas de IA, um pacote de segurança robusto e um jeito novo de analisar os dados de aquisição. As inovações foram desenvolvidas com todo o cuidado para atender às necessidades em evolução das empresas modernas, combinando um design elegante com uma funcionalidade poderosa. Vamos conferir cada novidade em detalhes.

Exibição em quadro inspirada no Kanban para manter os projetos no caminho certo

Esperamos que a nova exibição em quadro seja um divisor de águas no dia a dia de quem trabalha em um ambiente ágil ou prefere trabalhar de modo mais visual. Criada a partir de quadros Kanban, a exibição dá bastante visibilidade sobre o status das tarefas. Assim, você pode ver rapidamente o que está em andamento, o que está concluído e o que está por vir.

Além de permitir organizar tarefas em raias e ver o progresso ou reatribuir o trabalho arrastando-as de uma raia para outra, é um novo jeito de planejar sprints, gerenciar roteiros de produto e acompanhar tarefas até a conclusão no Smartsheet. Você também pode aninhar tarefas, adicionar subtarefas e priorizar tarefas novamente ou alterar o status e os detalhes. Experimente esse recurso no seu próximo projeto!

“A exibição em quadro é excelente, uma adição e tanto à plataforma Smartsheet. Gosto muito do fato de as edições serem dinâmicas e atualizadas em tempo real. Assim, não é necessário salvar as alterações para vê-las. Também gosto de como é possível rolar pelas raias individuais. É muito útil para nós, pois temos um grande volume de cartões nas planilhas.” — Nick Stafford, líder da equipe de treinamento, sistemas e processos, Martin Brower do Canadá

Assim como a exibição em linha do tempo lançada recentemente, a exibição em quadro é uma das muitas formas de gerenciar o trabalho no Smartsheet. A exibição em linha do tempo é ideal para ver trabalhos com datas marcadas, como campanhas de marketing e lançamentos de produto. Adicionamos um recurso interessante que permite ver exibições em linha do tempo somente de marcos para planilhas com apenas uma coluna de data, além da configuração normal de duas colunas de datas. Em breve, você poderá anexar arquivos às tarefas e conversar sobre seu trabalho em um só lugar.

A cada lançamento de uma exibição, oferecemos mais ferramentas para você trabalhar da melhor forma. Você pode alternar facilmente as exibições e aproveitar a flexibilidade para trabalhar como quiser.

Ajuda instantânea: basta perguntar à IA 

No ano passado, a IA generativa foi o foco principal da nossa missão de ajudar as pessoas a fazer mudanças significativas. Acreditamos que, com a IA, é possível usar o potencial da plataforma Smartsheet para:

• enfrentar problemas empresariais — a IA do Smartsheet mantém o foco nos resultados de negócios sem que você precise se preocupar com a tecnologia;
• aumentar a produtividade da equipe — a IA do Smartsheet ajuda a reduzir o tempo gasto em trabalhos repetitivos manuais e aumentar a eficiência;
• acessar insights rápidos — se você é gerente de portfólio ou COO, pode ter acesso a insights práticos de dados de trabalho.

Lançamos ferramentas de IA de conversação que entendem o que você precisa na linguagem cotidiana, dando insights sobre o trabalho. Os usuários podem se destacar, pois não há necessidade de treinamento avançado. Desde o lançamento, metade dos planos Empresa adotou as ferramentas de IA do Smartsheet para gerar fórmulas, textos, gráficos e métricas pontuais. Em junho, lançamos a ferramenta “Receber ajuda com IA” como parte do pacote de suporte premium, ajudando usuários a tirar dúvidas sobre o Smartsheet sem sair do fluxo de trabalho. 

“Adoro poder só digitar o que estou procurando e ter automaticamente acesso ao insight de que preciso a partir dos meus dados. Assim, posso dar uma ideia rápida ao meu supervisor sem ter que criar uma fórmula.” — Deborah L. Richardson, Dartmouth Hitchcock Medical Center

Desenvolveremos ferramentas baseadas em IA para resumir conversas, criar fluxos de trabalho automatizados de conteúdo e gerar textos em escala, reduzindo o trabalho repetitivo para que suas equipes possam fazer mais. Além disso, facilitaremos a geração de fórmulas e gráficos em portfólios inteiros de dados, dando aos gerentes e executivos uma visão holística do status do trabalho. Eles só vão precisar fazer algumas perguntas.

Gerenciamento de acesso flexível e seguro

No cenário digital dinâmico de hoje, é fundamental controlar o acesso dos usuários com segurança e precisão. Para aumentar a segurança e reduzir a carga de trabalho administrativa, lançaremos dois recursos nos próximos meses que ajudarão a automatizar as funções de usuário e o gerenciamento de acesso, além de dar controle detalhado sobre os ativos.

Essas melhorias podem simplificar muito mais situações como esta: imagine que Jade, gerente de projetos do seu departamento financeiro, receba a função de líder de operações de marketing. Atualmente, você teria que remover manualmente o acesso dela a todos os ativos financeiros e conceder acesso aos ativos de marketing. Você poderá fazer isso com mais facilidade por meio do acesso gerenciado pelo provedor de identidade (IdP).

Ao definir funções no Smartsheet, como gerente de projetos financeiros, você pode atribuir acesso e permissões a ativos específicos do Smartsheet com base nessas funções diretamente por meio do IdP. Se alguém mudar de função, o Smartsheet revogará automaticamente o acesso aos ativos associados à função antiga e concederá permissões para a nova função. Você pode gerenciar tudo isso facilmente pelo seu IdP atual, tornando tudo mais seguro e sem complicações.

Para o controle detalhado sobre ativos, lançaremos um novo conjunto de permissões chamado Manager, de forma iterativa, em toda a plataforma. Ele foi projetado para aproximar as funções de editor (pode compartilhar) e administrador em planilhas. Muitos clientes falaram da necessidade de certos membros da equipe terem mais recursos que os da função de editor, como ocultar/exibir colunas, modificar propriedades das colunas de planilhas ou criar solicitações automatizadas de aprovação para fluxos de trabalho. Porém, eles não precisam do acesso total que um administrador de ativos tem.

O novo conjunto de permissões do Manager oferece o equilíbrio perfeito. Ele concede permissões essenciais para o tratamento avançado de dados e o gerenciamento de projetos, mantendo controles e configurações administrativos confidenciais reservados para os administradores.

Insights mais detalhados sobre pessoas e trabalho

Em junho, lançamos um jeito novo de analisar os dados de aquisição. O recurso de relatórios avançados coloca os dados do Resource Management diretamente em planilhas, juntamente com relatórios e painéis pré-prontos. Agora você pode combinar os dados de aquisição com outras informações, como custos e taxas de faturamento, para calcular a lucratividade e criar relatórios personalizados com vários níveis de agrupamentos e valores resumidos, bem como classificação e colunas personalizadas. Os painéis pré-prontos têm gráficos e tabelas que você pode ajustar como quiser. Além disso, recentemente aprimoramos a exibição de capacidade (encontrada na guia Cronograma) com novos controles de exibição. Assim, você pode criar diferentes situações usando campos personalizados e tipos de projeto para escolher combinações de recursos e investimentos potenciais e salvar os modelos para uma comparação rápida.

No fim de julho, lançamos a tão aguardada conexão de fases com as planilhas de projeto para os clientes do Programa Early Adopter. Ela permite atribuir, acompanhar e informar o tempo e os orçamentos de partes específicas do projeto, oferecendo mais flexibilidade e insights detalhados. Esse recurso estará disponível para todos os clientes até o fim de outubro de 2024. Também facilitaremos a atribuição de trabalhos aplicando automaticamente uma alocação padrão às atribuições. Essas melhorias se aplicam tanto ao acompanhamento de cargas de trabalho (incluído nos planos Executivo e superiores) quanto ao complemento premium Resource Management by Smartsheet.

Queremos saber quais são as suas ideias de produto

Por ora, é isso, mas queremos ouvir o que você tem a dizer. Envie comentários e ideias de produto ou vote em ideias compartilhadas por colegas. Não vejo a hora de encontrar vocês na conferência de clientes ENGAGE, que ocorre de 8 a 10 de outubro em Seattle, para compartilhar o que lançaremos a partir do próximo trimestre!

Até lá, 
Ben Canning
, Vice-Presidente Sênior, Experiências de Produto