O que é uma reunião post-mortem?
Uma reunião post-mortem é um processo que ajuda a melhorar os projetos ao identificar o que funcionou e o que não funcionou e mudar os processos organizacionais para incorporar as lições aprendidas. O PMBOK (Project Management Book of Knowledge, Conhecimento em gerenciamento de projetos) refere-se a essa atividade como “lições aprendidas”.
As reuniões post-mortem geralmente ocorrem no fim de um projeto. No entanto, em projetos mais longos, você pode realizar reuniões post-mortem em intervalos regulares (a cada mês, trimestre ou ano) para permitir correções de curso e garantir que nenhum incidente seja negligenciado.
As reuniões post-mortem são mais do que uma simples apuração de fatos. As funções mais importantes de uma reunião post-mortem são impulsionar aperfeiçoamentos no processo e promover melhores práticas para repetir sucessos.
Essa reunião é parte integrante do processo de gerenciamento de projetos, mas as equipes, às vezes, preferem não participar devido a restrições de tempo e recursos ou à sensação de que ela não contribui para o resultado final. Grant Aldrich, fundador da OnlineDegree.com, explica: “O post-mortem talvez seja o aspecto mais importante do gerenciamento de projetos e da melhoria de processos. No entanto, geralmente é o mais negligenciado. É uma oportunidade incrivelmente importante para refletir sobre como as coisas foram feitas e como buscar melhorias. Infelizmente, acho que o post-mortem raramente é utilizado na maioria das organizações. Tudo o que as empresas costumam fazer quando concluem um projeto é apressar a transição para o próximo, porque isso se traduz em receita.”
Aborde a reunião post-mortem como um fórum aberto no qual qualquer pessoa envolvida no projeto pode apontar problemas e sucessos para discussão. Examine todos os aspectos do ciclo de vida do projeto durante a reunião post-mortem, do planejamento ao encerramento, a fim de encontrar áreas de melhoria e processos a serem repetidos em projetos futuros. Além do líder e da equipe, as partes interessadas e os clientes do projeto também devem participar da discussão. Isso ajudará a reforçar o trabalho em equipe, fazendo com que as pessoas continuem trabalhando juntas com foco em uma meta comum, independentemente das funções individuais.
O que é uma reunião post-mortem nos negócios?
Nos negócios, uma reunião post-mortem faz parte do gerenciamento de riscos e ajuda a impulsionar a melhoria contínua por meio da adoção de melhores práticas. A reunião post-mortem realizada no final de um projeto determina o que deu certo e o que deu errado, para que você possa usar essas lições daqui para frente.
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Nomes alternativos para reuniões post-mortem
Muitas organizações usam um nome diferente para se referir à reunião post-mortem. Confira algumas alternativas possíveis a seguir.
- Discussão pós-evento (debrief): esse termo tem origem na área militar, onde é usado para revisões pós-missão.
- Retrospectiva: o gerenciamento de projetos Agile usa esse termo para reuniões que ocorrem em cada estágio da conclusão do projeto.
- Conclusão do projeto (wrap-up): é um nome usado por muitos gerentes de projetos.
- Lições aprendidas: o Project Management Institute (PMI) usa essa terminologia.
- Revisão pós-ação: esse termo é geralmente aplicado a revisões de TI/DevOps.
- Revisão de incidente crítico: as equipes de TI/DevOps também costumam usar esse termo para suas revisões.
Post-mortem de projeto X post-mortem de incidente
A reunião post-mortem também é uma parte fundamental do gerenciamento de riscos. Uma empresa pode reduzir ou mitigar riscos em projetos futuros analisando o que deu errado em projetos anteriores e fazendo alterações em processos e procedimentos.
Há duas situações principais em que as reuniões post-mortem ocorrem. A primeira (como mencionado acima) está relacionada ao projeto. A segunda é analisar incidentes de DevOps/TI, como uma falha no servidor ou um site que está fora do ar. Embora a principal meta de ambos os tipos de post-mortem seja encontrar as causas raízes, há algumas diferenças.
| post-mortem de projeto | post-mortem de incidente | |
|---|---|---|
| Momento certo | Programado no final do projeto ou em intervalos regulares durante o projeto. | Pontual, após a resolução de um incidente. |
| Pessoas envolvidas | Equipe do projeto e partes interessadas do gerenciamento | Qualquer pessoa que causou, foi impactada por ou reagiu ao incidente. |
| Resultados | Melhorias em processos e procedimentos para que projetos futuros sejam executados com mais tranquilidade. | Melhorias em processos, procedimentos e segurança para evitar que o problema aconteça novamente. |
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Geralmente são os gerentes de projetos que organizam as reuniões post-mortem. As reuniões são úteis em muitas situações e benéficas para muitos grupos, incluindo equipes de marketing, agências e gerenciamento de informações e de problemas.
É importante considerar o momento certo ao agendar reuniões post-mortem. A memória das pessoas pode ser curta, sendo importante agendar reuniões assim que o projeto é concluído ou quando você resolveu o incidente.
Em uma pequena pesquisa com gerentes de projetos, 100% dos entrevistados disseram que já fizeram reuniões post-mortem após a conclusão de projetos:
- 40% sempre fazem essas reuniões
- 20% fazem frequentemente
- 40% fazem de vez em quando
Retrospectiva Agile X post-mortem de projeto
No gerenciamento de projetos Agile, o termo “retrospectiva” é usado para se referir a uma atividade semelhante, que ocorre após cada iteração de desenvolvimento de software. Estas são as diferenças entre os dois:
| post-mortem de projeto | Retrospectiva Agile | |
|---|---|---|
| Momento certo | Programado no final do projeto ou em intervalos regulares durante o projeto. | Uma vez por iteração |
| Pessoas envolvidas | Equipe do projeto e partes interessadas do gerenciamento | Equipe do projeto |
| Foco | Sucessos e falhas que ocorreram durante o projeto | Experiência durante a iteração anterior |
| Resultados | Alterações propostas nos processos para melhorar os resultados de projetos futuros | Itens de ação para melhoria incremental para a próxima iteração |
Como realizar uma reunião post-mortem
Durante uma reunião post-mortem, o grupo discute o que deu errado e o que deu certo ao longo de um projeto. O grupo publica as descobertas em uma linha do tempo do projeto e recomenda maneiras de repetir sucessos e evitar problemas em projetos futuros.
Normalmente, o líder do projeto reúne dados sobre o projeto, inclusive feedback das partes interessadas e dos membros da equipe, para criar a pauta da reunião. Durante a reunião, o grupo revisa o projeto e cria uma linha do tempo que ilustra os principais marcos e eventos e, em seguida, adiciona os sucessos e as falhas.
A criação da linha do tempo permite que a equipe se aprofunde nos problemas e nos sucessos, documente a causa raiz de cada um e determine como evitá-los ou repeti-los. Com base nas causas descobertas, a equipe desenvolve itens de ação para melhorar os processos e repetir os sucessos.
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O impacto de uma reunião post-mortem bem-sucedida
Uma reunião post-mortem tem muitos benefícios, seja referente um projeto, seja a um incidente de TI. O processo pode ajudar a melhorar a comunicação, a colaboração e os fluxos de trabalho, o que contribui para uma organização mais eficiente e bem-sucedida.
As reuniões post-mortem podem ajudar a execução mais tranquila de projetos futuros por meio das funções a seguir.
- Melhorar os processos internos: a análise dos processos quando ocorrem problemas expõe os pontos fracos do sistema. Aplique as lições aprendidas em uma reunião post-mortem para reparar essas armadilhas e melhorar os procedimentos.
- Simplificar os fluxos de trabalho: os problemas descobertos nas reuniões post-mortem podem abranger aqueles relacionados ao fluxo de trabalho que você pode eliminar em projetos futuros.
- Promover a colaboração da equipe: o formato das reuniões post-mortem reforça um propósito comum e orienta as equipes sobre como trabalhar em conjunto.
- Melhorar a eficiência: uma reunião post-mortem pode revelar trabalho duplicado, etapas atrapalhadas do processo e outras tarefas ineficientes.
- Impulsionar a comunicação: um problema comum em projetos é a falta de comunicação adequada e oportuna. Uma das principais etapas do processo de reuniões post-mortem é comunicar as descobertas e informar as partes interessadas quando cada item de ação é concluído.
- Aprender com os erros: a parte mais útil da reunião post-mortem é identificar o que deu errado e procurar maneiras de evitar que esses problemas ocorram novamente.
- Encerrar: ao informar que um item de ação foi concluído, os membros da equipe ficam tranquilos de que os problemas descobertos foram resolvidos.
- Compartilhar informações: compartilhar as lições de uma reunião post-mortem com outras equipes que trabalham em projetos semelhantes ajuda todos na organização.
- Elevar o moral: as reuniões post-mortem permitem que as pessoas identifiquem problemas e garantam que eles sejam resolvidos. O progresso aumenta o moral porque as pessoas sabem que podem contribuir diretamente para a qualidade do local de trabalho e o produto desse trabalho.
- Comemorar os sucessos: além de analisar os problemas, a reunião post-mortem permite que as equipes destaquem suas vitórias, o que contribui para melhorar o moral e a integração da equipe.
- Mudar o curso:
- para projetos mais longos, o agendamento de várias reuniões post-mortem ao longo do tempo permite que a equipe implemente correções que ajudarão o resto do projeto a ser executado sem interrupções. Paula Cizek, diretora de pesquisa da nobl.io, uma empresa de design organizacional, afirma: “Se você faz reuniões post-mortem regularmente, tem a chance de corrigir o curso. Se você aguardar até o final do projeto, muitas coisas poderão mudar, que poderiam ter sido aprimoradas de maneira mais rápida eficaz. É por isso que realmente recomendamos fazer reuniões post-mortem regularmente.”
Em uma pequena pesquisa com gerentes de projetos, 60% dos entrevistados disseram que, em uma escala de um (não eficaz) a cinco (extremamente eficaz), as reuniões post-mortem são muito ou extremamente eficazes na condução de melhorias no processo.
O que é uma análise post-mortem?
Uma análise post-mortem é um processo no qual você resume o que deu errado (e deve ser corrigido) em um projeto e o que deu certo e deve ser repetido. A análise também gera itens de ação e define os responsáveis por cada um deles.
Os dados analisados durante a reunião post-mortem abrangem informações de diversas fontes, inclusive feedback da equipe e avaliação dos resultados do projeto. Os resultados da análise devem conter:
- uma lista completa de problemas a serem resolvidos (e os itens de ação resultantes de cada problema);
- questões cruciais que atrasaram o projeto;
- sucessos que contribuíram para o êxito do projeto;
- eventuais lições não óbvias que necessitem de ação; e
- a pessoa responsável pela implementação de cada item de ação.
Uma ferramenta eficaz é a análise dos “Cinco porquês”. Essa técnica consiste em se perguntar “por quê?” cinco vezes para isolar a causa raiz de um problema. Leia mais sobre a técnica dos “Cinco porquês” neste artigo sobre reuniões post-mortem sem apontar culpados. Para consultar informações gerais sobre reuniões post-mortem, você também pode ler nosso artigo “Como executar uma reunião pós-projeto”.
Reuniões pre-mortem e quando as realizar
Uma análise pre-mortem é uma estratégia que usa a estrutura de reunião post-mortem, mas ocorre no começo do processo de planejamento, antes do início de um projeto. Os participantes da reunião imaginam que o projeto tenha sido concluído, porém sem sucesso, e apontam prováveis falhas e possíveis causas.
A equipe usa os resultados do exercício para trabalhar de trás para frente e fazer alterações nos processos a fim de evitar que as falhas imaginadas ocorram. Durante a reunião, incentive os participantes a considerarem os motivos dos erros que não mencionariam normalmente, o que os preocupa antes do início do projeto e as possibilidades não consideradas em projetos anteriores. Os membros da equipe devem ser específicos ao descrever possíveis falhas.
O que você precisa pensar durante a análise pre-mortem varia de acordo com o tipo de projeto, mas geralmente envolve o plano do projeto, os recursos, as tarefas, o momento certo e a documentação. Veja a seguir alguns exemplos de perguntas para reuniões pre-mortem.
- O que está faltando no plano do projeto?
- O que poderia atrasar o projeto ou fazer com que a equipe perca o prazo de lançamento?
- O que acontecerá se perdermos pessoas importantes durante o projeto?
- Quem é responsável pelas maiores áreas de risco?
- Levamos em consideração todas as tarefas críticas?
- Teremos acesso a todos os recursos de que precisaremos no momento oportuno?
- Temos os membros da equipe certos para cada função?
- O cronograma é realista?
- Há reserva no cronograma para atrasos?
- O que acontecerá se perdermos dados devido a uma falha no servidor?
- O plano de documentação é suficiente?
Depois de gerar uma lista, você pode afunilá-la eliminando problemas que são improváveis (por exemplo, sua empresa falir), que não seriam impeditivos (atraso no envio de camisetas para a festa de lançamento) e sobre os quais você não tem controle algum (queda de um meteorito no canteiro de obras).
Por outro lado, você também pode imaginar que tudo deu certo e seguir o processo de execução dessa visão. A chave é considerar possíveis perigos e o que você pode fazer para evitar que eles ocorram.
Tipos de perguntas post-mortem
As perguntas que você faz durante uma reunião post-mortem podem trazer informações cruciais sobre o projeto. Essas perguntas se enquadram nas categorias de planejamento, execução, resultados e comunicação. A seguir, você encontrará a meta de cada categoria e alguns exemplos de perguntas.
As perguntas de planejamento se concentram nos problemas que surgem no planejamento do projeto. É válido investigar esse processo inicial porque o planejamento é a base do projeto, portanto o aprimorar resulta em um projeto melhor. As questões de planejamento podem ser divididas nas seguintes partes:
- Plano do projeto: Havia algo muito vago no plano? Faltava alguma informação importante?
- Recursos: As ferramentas, os orçamentos e os membros da equipe foram alocados corretamente? Os recursos necessários eram adequados para o projeto?
- Momento certo: Trabalhamos com alguma folga no cronograma? Os prazos são alcançáveis e realistas?
- Tarefas: Consideramos todas as tarefas necessárias? As dependências e os entregáveis relacionados foram acompanhados em cada tarefa?
- Documentação: O repositório de documentos foi adequado para as necessidades da equipe? O plano de documentação ajudou no sucesso do projeto?
As perguntas sobre execução se aprofundam nos problemas que surgiram devido a falhas nas etapas do processo, na alocação do pessoal e na qualidade do trabalho. Elas são importantes porque se concentram no cerne do projeto. Essas perguntas podem ser divididas nas áreas a seguir.
- Fluxo de trabalho: Onde o fluxo de trabalho falhou? Quais partes do fluxo de trabalho não foram devidamente documentadas?
- Pessoas: Houve algum contratempo com a hierarquia da equipe que resultou em problemas? As pessoas certas foram alocadas ao projeto?
- Tarefas: Houve alguma tarefa que apresentou mais dificuldade na conclusão do que deveria? Quais tarefas não foram concluídas corretamente?
- Atrasos: Havia processos adequados implementados para lidar com atrasos no cronograma? Os atrasos contribuíram para algum problema ocorrido posteriormente no projeto?
- Gerenciamento: A gerência interferiu de alguma forma que tenha entravado o trabalho da equipe? A gerência e a equipe do projeto trabalharam juntas?
- Controle de mudanças: O processo de controle de mudanças foi eficaz? Ele permitiu que as mudanças indispensáveis fossem aceitas e que as desnecessárias fossem ignoradas?
As perguntas sobre resultados abordam desempenho e KPIs. Elas são essenciais porque analisam como você está acompanhando e medindo o sucesso do projeto e garantem que esse acompanhamento faça sentido. Essas perguntas podem ser divididas nos seguintes subgrupos a seguir.
- Meta principal: A meta principal do projeto foi alcançada? Quais obstáculos dificultaram o alcance dessa meta?
- Meta secundária: O projeto atendeu às metas secundárias? O que impediu tais metas de serem alcançadas?
- Qualidade: O projeto permitiu que a equipe executasse as tarefas com qualidade? A empresa atendeu aos padrões descritos no plano?
- Desempenho externo: O cliente ficou satisfeito com os resultados? O que surpreendeu o cliente?
- Desempenho interno: As métricas de sucesso fizeram sentido? Elas eram alcançáveis considerando as limitações do projeto?
As perguntas de comunicação analisam problemas com falhas na comunicação, tanto interna quanto externa. Vale a pena examinar esses problemas porque os projetos dependem de uma boa comunicação para ter sucesso. Veja a seguir algumas áreas a serem exploradas.
- Canais: Os principais métodos de comunicação falharam de alguma forma? Houve algum canal de comunicação que se mostrou inadequado?
- Equipe: Os membros da equipe conseguiram se comunicar quando e onde precisavam? Alguma vez os membros da equipe precisaram ignorar os métodos de comunicação combinados?
- Gerente: A gerência conseguiu se comunicar efetivamente com a equipe? A equipe do projeto conseguiu se comunicar com a gerência quando necessário?
- Reuniões: De que modo as reuniões podem ser mais eficazes? Houve reuniões insuficientes ou em excesso?
- Externo: A comunicação com o cliente funcionou como esperado? Que outros métodos de comunicação externa precisam ser revistos?
Melhores práticas de reuniões post-mortem
As reuniões post-mortem ajudam a promover melhores práticas para os processos de uma empresa. Confira a seguir algumas dicas para conduzir reuniões post-mortem eficazes.
- Faça uma reunião post-mortem para cada projeto, não importa o tamanho dele.
- Agende a reunião post-mortem para imediatamente após o término do projeto.
- Agende uma reunião post-mortem no calendário ao criar o plano do projeto para incentivar as pessoas a pensarem sobre isso ao longo de toda a execução.
- Reagende a reunião post-mortem se o cronograma mudar.
- Incentive os participantes a agirem de maneira construtiva.
- Inclua reuniões post-mortem em intervalos regulares para projetos mais longos ou complexos por duas razões: as memórias são curtas, e você pode fazer correções de curso ao longo do caminho.
- Siga o modelo de reunião post-mortem sem atribuição de culpa para chegar à verdadeira causa raiz dos problemas. Em uma pequena pesquisa com gerentes de projetos, todos os entrevistados que usaram o formato sem atribuição de culpa concordaram que foi mais eficaz do que o formato tradicional. Sessenta por cento desses gerentes deram uma resposta de quatro ou cinco em uma escala de cinco pontos (cinco sendo o mais eficaz).
- Organize várias reuniões menores com subequipes para projetos grandes ou complexos. Depois, consolide os resultados de todas as reuniões no documento final. Jordan Kentris, um designer que trabalhou com grandes marcas e liderou muitas reuniões post-mortem, sugere: “Pode ser muito benéfico trabalhar com equipes menores e separadas. Depois, trabalhe com os líderes desses departamentos ou projetos e reúna-os em uma reunião post-mortem secundária.”
- Limite o tempo de cada participante para que os membros da equipe abordem as questões mais importantes primeiro. Grant Aldrich diz: “As pessoas devem ter um tempo predeterminado para falar. Isso as ajuda a respeitar o tempo dos outros e força todos a pensarem somente nas coisas mais importantes a serem abordadas”.
- O líder do projeto deve estabelecer o comportamento que você deseja que a equipe siga.
- Convide um moderador e um responsável por anotações que não façam parte da equipe do projeto. O moderador pode se ater ao cronograma e às regras. O responsável pelas anotações deixa o líder da reunião livre para guiar a discussão.
- Grave a reunião para não perder nada.
- Atribua um proprietário para cada item de ação que envolva uma mudança de processo. Paula Cizek diz: “Antes de sair da reunião, identifique os indivíduos responsáveis por garantir que a política seja implementada ou incorporada aos processos existentes”.
Reuniões post-mortem com equipes remotas
Teoricamente, todos os envolvidos estarão na mesma sala para uma reunião post-mortem. Com muitas pessoas trabalhando remotamente ou com membros da equipe distribuídos pelo país ou pelo mundo, talvez isso não seja possível. Embora as teleconferências, as videoconferências (leia algumas dicas sobre solução de problemas com vídeo) e o compartilhamento de tela possam ajudar, há limitações nessas opções. Um software de colaboração pode trazer algumas vantagens.
Fizemos uma breve pesquisa com gerentes de projetos que realizaram os dois tipos de reuniões post-mortem e falaram sobre as diferenças. As perguntas incluíam: “A ordem da pauta muda quando todos estão participando remotamente?” e “Qual é a coisa mais importante a fazer de forma diferente em uma reunião post-mortem remota em comparação com uma presencial?”.
Confira a seguir algumas descobertas importantes da pesquisa.
- Todos os entrevistados disseram que não mudaram a pauta para as reuniões remotas. Portanto, manter a mesma ordem das reuniões presenciais parece funcionar bem.
- A maioria dos entrevistados disse que encontrar maneiras de manter os participantes envolvidos é a principal mudança que eles implementam ao liderar reuniões remotas em comparação com reuniões presenciais. As recomendações incluem garantir que todos estejam com a câmera ligada e fazer com que o moderador convide todos a participar quando está coletando informações e opiniões.
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