Modelos de análise de lacunas
Você pode usar os modelos de análise de lacunas abaixo para documentar o que descobriu e as mudanças que precisa fazer.
Modelo geral de análise de lacunas
Adapte esse modelo geral de análise de lacunas a muitas situações, como a revisão da conformidade regulatória ou uma análise de custo-benefício. Se não houver um modelo específico para suas necessidades ou se você não tiver certeza por onde começar, use este modelo para descobrir onde existem lacunas e orientar o processo de reduzi-las ou eliminá-las.
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Modelo de análise de lacunas de habilidades
Um modelo de análise de lacunas de habilidades orienta um funcionário na atualização de suas habilidades para que ele esteja mais qualificado para receber promoções ou melhorar seu desempenho. O modelo oferece espaços para listar as habilidades, o nível de proficiência e o resultado desejado. Você também encontrará uma área para criar um plano de ação para o funcionário, juntamente com datas de início e término.
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Modelo de análise de lacunas de candidatos
Um modelo de análise de lacunas de candidatos é a opção ideal para avaliar as habilidades de uma pessoa que está se candidatando a uma vaga. Os resultados da lacuna o ajudarão a determinar se o candidato seria uma boa adição à sua organização. Esse modelo também inclui um espaço onde você pode avaliar a competência do candidato, observar as lacunas existentes e adicionar comentários.
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Modelo de lacunas de software
Um modelo de lacunas de software é útil para avaliar o software que você está pensando em comprar (para ver se atenderá às necessidades da empresa) ou para avaliar o software existente (para determinar se ele precisa ser substituído). Há espaço para documentar o estado desejado, a descrição da necessidade e a solução proposta.
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Modelo de análise de lacunas de processo
Use este modelo de análise de lacunas de processo para considerar os processos existentes e descobrir onde eles são insuficientes, além de planejar como melhorar ou atualizar o processo. Esse modelo inclui uma área para descrever o processo, indicar o proprietário do processo e declarar os resultados atuais e desejados. Use itens de ação e áreas de datas-alvo para começar a desenvolver um plano para fazer melhorias.
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Modelo de análise de lacunas do fornecedor
O modelo de análise de lacunas do fornecedor pode ajudar a orientar a seleção de um novo fornecedor ou a avaliar o desempenho de um fornecedor existente. Nesse modelo, você encontrará uma área para identificar sua necessidade, custo e prioridade.
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Modelo de análise de lacunas de treinamento
Realize uma análise de lacunas de treinamento para determinar quais cursos de treinamento obrigatórios e opcionais os funcionários precisam concluir para atingir os objetivos. Preencha as áreas de função, habilidade, descrição, classificação e treinamento necessário para cada funcionário. Use a data de conclusão prevista para formular um plano para garantir que os membros da equipe recebam o apoio de que precisam.
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Modelo de análise de lacunas de mercado
Use uma análise de lacunas de mercado para descobrir novas oportunidades de vendas, áreas em que a oferta não está atendendo à demanda ou áreas para diversificação. Este método é baseado na técnica de Ansoff-Matrix. Depois de conhecer um status geral, esse modelo pode direcionar uma empresa para possíveis opções de melhoria de alto nível.
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Modelo de análise de lacunas de dados
Realize uma análise de lacunas de dados para descobrir quais dados não estão disponíveis para responder às consultas que um usuário pode fazer e para iniciar o processo de disponibilização dos dados. Use os campos de modelo para recurso de dados, consulta, dados necessários para responder e motivo para obter uma visão geral do estado de seus dados. Conclua o plano de correção, as datas de vencimento e as seções atribuídas para começar a agir de acordo com os resultados da análise.
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Modelo de análise de lacunas de segurança
O modelo de análise de lacunas de segurança pode ajudar a rastrear os pontos fracos das políticas, protocolos ou documentação de segurança que ajudam a promover melhorias. O modelo é dividido em seções e pode ser usado no todo ou em parte.
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Outros tipos de análise
Uma análise de lacunas é uma maneira de procurar áreas para aprimoramento. Mas há outras. Aqui estão algumas usadas ocasionalmente pelas organizações.
SWOT: Uma análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) leva os indivíduos ou as equipes a examinar os aspectos internos (forças e fraquezas) e externos (oportunidades e ameaças). Uma análise de lacunas examina apenas os aspectos internos e tende a se concentrar nos pontos fracos (que também podem ser chamados de lacunas, necessidades ou oportunidades de melhoria). A análise SWOT é frequentemente realizada como parte do gerenciamento de projetos.
Os resultados de uma análise SWOT geralmente são exibidos em uma grade de quatro partes, com os pontos fortes e fracos na parte superior e as oportunidades e ameaças abaixo. Essa estrutura alinha os itens internos e externos horizontalmente, e os positivos e negativos verticalmente. Se o modelo abaixo não atender às suas necessidades, confira 14 modelos gratuitos de análise SWOT.
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ISO 9001:2015: A Organização Internacional de Padrões (ISO) é composta por organizações nacionais de padrões de todo o mundo. As famílias de padrões são identificadas por números. A família 9000 lida com sistemas de gerenciamento de qualidade, e a 9001 especifica requisitos para esses sistemas. A especificação atual foi lançada em 2015 e é chamada de 9001:2015 (que substituiu a 9001:2008). Conforme descrito no site da ISO, a 9001...
... especifica os requisitos para um sistema de gestão da qualidade quando uma organização:
a) precisa demonstrar sua capacidade de fornecer consistentemente produtos e serviços que atendam aos requisitos do cliente e aos requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis; e
b) tem como objetivo aumentar a satisfação do cliente por meio da aplicação eficaz do sistema, incluindo processos para a melhoria do sistema e a garantia de conformidade com os requisitos do cliente e os requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis.
Todos os requisitos da ISO 9001:2015 são genéricos e se destinam a ser aplicáveis a qualquer organização, independentemente de seu tipo ou tamanho, ou dos produtos e serviços que fornece.
Uma organização que assina as normas ISO pode usá-las para analisar seus sistemas de gerenciamento de qualidade e garantir a conformidade com as normas internacionais. Esse tipo de análise é muito mais abrangente e exige mais recursos do que uma análise de lacunas.
Servqual: quando as expectativas do cliente não estão sendo atendidas, o Servqual pode ser usado para obter feedback por meio de perguntas que se concentram em cinco dimensões. São elas:
- Confiabilidade: o funcionários cumprem as promessas feitas aos clientes de forma confiável.
- Garantia: funcionários que transmitem convencimento e confiança.
- Tangíveis: a aparência de itens reais, de uma loja a um folheto ou a um site.
- Empatia: funcionários que dão atenção às necessidades individuais dos clientes.
- Resposta: disponibilidade dos funcionários para responder prontamente.
Esse tipo de avaliação também descobre lacunas, mas é específico para diferenças nas expectativas dos clientes em relação à realidade.
Benefícios de uma análise de lacunas
Uma análise de lacunas ajuda a documentar onde é necessário fazer melhorias, onde os resultados estão aquém do potencial e as diferenças entre os estados real e desejado. Os resultados de uma análise de lacunas podem ajudar a informar como conduzir melhorias no processo, melhorar os tempos de resposta, aumentar as habilidades dos funcionários ou determinar se um candidato é adequado para um cargo específico.
O processo de análise de lacunas fornece uma estrutura para uma análise estruturada de muitas situações e permite uma maneira de documentar as deficiências. Muitos programas de MBA ensinam a análise de lacunas como parte das aulas de estratégia e também é útil como um exercício de formação de equipes (pois pode reunir grupos para que se concentrem em um objetivo comum).
Como realizar uma análise de lacunas
As etapas de alto nível de uma análise de lacunas são bastante simples, mas como cada situação é única, os detalhes serão diferentes para cada tipo de análise realizada. (Por exemplo, em uma análise de lacunas de treinamento, habilidades ou candidatos, as etapas podem ser executadas pela pessoa em questão ou por outras pessoas).
- Defina o escopo da análise.
- Revise e documente o estado ou os resultados atuais e determine o que está faltando, o que está aquém do potencial etc.
- Descreva e documente o estado ou os resultados desejados.
- Compare o estado ou os resultados atuais e o estado ou os resultados desejados e documente as diferenças. Essa é a lacuna.
- Determine e documente as etapas a serem tomadas para fechar cada lacuna.
Se as etapas necessárias para fechar as lacunas forem simples, o documento de análise de lacunas também poderá ser usado para rastreá-las até a conclusão. Se as etapas forem mais complexas, as informações podem ser usadas para gerenciar um projeto para encerrá-las ou ser divididas entre as partes ou equipes responsáveis.
Quando não usar uma análise de lacunas
A análise de lacunas é útil em muitas situações, mas tem suas deficiências. Por natureza, trata-se de um processo único: Uma vez que as alterações documentadas tenham sido feitas, a situação terá mudado e todas as informações coletadas serão irrelevantes. Também é difícil usar uma lacuna para entrar em complexidades, pois os itens são avaliados isoladamente uns dos outros.
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