O que é fluxo de caixa de projeto?
O fluxo de caixa de projeto refere-se à forma como o caixa entra e sai de uma organização, em relação a um projeto específico existente ou potencial. O fluxo de caixa de projeto inclui receita e custos do projeto em questão.
A seguir, estão alguns princípios básicos do fluxo de caixa de projeto:
- É uma parte crucial do planejamento financeiro em relação aos projetos atuais ou potenciais de uma empresa que não exigem um fornecedor ou vendedor.
- Especialistas às vezes o denominam fluxo de caixa relevante, que se refere a quando uma empresa ainda está decidindo se um projeto vale seu tempo. A fim de calcular o fluxo de caixa relevante de um projeto, uma empresa analisa as entradas e saídas de caixa que ocorreriam se ela decidisse assumir o projeto. Ao realizar uma análise de fluxo de caixa de projeto, certifique-se de excluir todos os custos contínuos e não relevantes, como aluguel de escritório ou salários regulares.
- A previsão do fluxo de caixa de projeto deve incluir pelo menos incrementos mensais para mostrar os custos e receita relacionados ao projeto e, também, quando você notará esses custos e receita.
- Conforme mencionado acima, uma análise de fluxo de caixa de projeto é menos importante se você não estiver usando vendedores ou fornecedores externos – sem contratos externos, um projeto não incorre em custos externos. Ainda assim, mesmo um projeto sem prestadores de serviço pode se beneficiar com uma análise de fluxo de caixa de projeto, já que o processo pode ajudar a empresa a quantificar os recursos que estão sendo usados para o projeto.
- Os líderes da empresa devem aprovar um fluxo de caixa de projeto e uma análise de custo-benefício antes que uma empresa decida assumir um projeto.
- Periodicamente, o gerente de projetos deve comparar as projeções de um fluxo de caixa de projeto com os resultados reais. Em seguida, o plano deve ser ajustado da maneira correspondente.
Como calcular o fluxo de caixa de projeto
Você pode calcular o fluxo de caixa de projeto usando uma fórmula simples: o dinheiro que um projeto gera menos as despesas que um projeto incorre. Exclua quaisquer custos operacionais fixos ou outras receitas ou custos que não estejam especificamente relacionados a um projeto.
Para saber mais sobre como criar demonstrações gerais de fluxo de caixa para uma empresa, visite "Fundamentos do fluxo de caixa operacional: dicas, fórmulas e exemplos".
Exemplo de análise de fluxo de caixa de projeto
Para criar sua própria declaração de fluxo de caixa de projeto, pode ser útil consultar um exemplo. Aqui está um exemplo de uma declaração de fluxo de caixa para um projeto hipotético.
Você pode usar o seguinte modelo para criar uma demonstração de fluxo de caixa de projeto. O modelo inclui espaço para listar as receitas e despesas e permite acompanhar o fluxo de caixa de um projeto ao longo de 12 meses. O modelo é gratuito para download e pode ser personalizado para atender às suas necessidades.
Baixar o modelo de fluxo de caixa de projeto
Previsão de fluxo de caixa de projeto
Uma previsão de fluxo de caixa de projeto inclui as estimativas de custos para um projeto, bem como um cronograma de quando você incorrerá nesses custos. Essa previsão também exibe a receita do projeto e um cronograma de quando você receberá essa receita.
A seguir, estão algumas recomendações úteis para acompanhar as despesas do projeto:
- Crie um calendário da previsão: organize a previsão de acordo com as várias fases de um projeto e, em seguida, preencha os detalhes da estrutura analítica de projeto (WBS) para cada fase. Além disso, certifique-se de incluir códigos de projeto para cada custo.
- Inclua datas de vencimento de pagamentos: certifique-se de inserir as datas de vencimento dos pagamentos aos vendedores ou fornecedores.
- Use os termos do vendedor/fornecedor como guia: os termos do contrato de um fornecedor definirão claramente a data de vencimento do pagamento. Use essas informações no calendário.
- Mostre o custo real de um projeto: você também deve incluir a folha de pagamento e outros custos estimados para obter uma imagem mais precisa do custo total do projeto.
Para a receita do projeto, siga práticas semelhantes. Por exemplo, certifique-se de inserir as datas que indiquem o vencimento do pagamento de um cliente à sua empresa. Para saber mais sobre a previsão de fluxo de caixa para uma empresa como um todo (não apenas para um único projeto), visite "Cash Flow Forecasting 101".
Análise de fluxo de caixa de projeto
Uma análise de fluxo de caixa de projeto permite que você veja detalhadamente as entradas e saídas de caixa associadas a um projeto existente ou em potencial. A análise também aborda os custos de oportunidade (isto é, a quantidade de dinheiro que a empresa perde ao embarcar em um projeto).
A seguir, estão alguns detalhes a serem considerados ao realizar uma análise de fluxo de caixa de projeto:
- Custos irrecuperáveis: os custos que a empresa incorre se assumir ou não um projeto. Os custos irrecuperáveis geralmente se referem aos custos fixos que você incorre ao administrar seu negócio, como aluguel, folha de pagamento geral, pesquisa e desenvolvimento e outras despesas.
- Investimentos iniciais: investimentos que se referem aos desembolsos de caixa para equipamentos e outros ativos necessários para você executar um projeto.
- Fluxos de caixa relevantes: as receitas e os custos que ocorrem devido a um projeto. Alguns exemplos são:
- Fluxos de caixa incrementais: referem-se a todas as entradas e saídas de caixa resultantes de um projeto, incluindo pagamentos a fornecedores e aluguéis de equipamentos.
- Fluxo de caixa terminal: refere-se aos lucros dos equipamentos que você compra e usa especificamente para um projeto.
- Custos de oportunidade: a quantidade de dinheiro que a empresa perde ao embarcar em um projeto. Por exemplo, participar de um projeto de um ano pode exigir um investimento de US$ 50.000 em novos equipamentos. Se investir esse dinheiro de outra forma rendessem US$ 10.000, então seus custos de oportunidade incluem esses US$ 10.000.
Benefícios da análise de fluxo de caixa de projeto e quando ela é particularmente importante
Uma análise de fluxo de caixa de projeto pode ajudar uma empresa a entender os possíveis problemas de fluxo de caixa associados à participação em um projeto. Entre outros fatores, a análise pode alertar sobre a possibilidade de você se sobrecarregar (isto é, assumir muitas despesas antes da entrada da receita de um projeto).
Os principais benefícios de uma análise de fluxo de caixa de projeto incluem os seguintes:
- Ela ajuda a empresa a evitar a sobrecarga, principalmente com relação a grandes projetos (como os de construção), em que o desembolso de caixa geralmente precede a receita esperada por um período significativo.
"Se você sabe que precisa licitar um trabalho de um milhão de dólares e precisará de 400.000 a 500.000 em materiais, deve se perguntar: ‘tenho o suficiente para financiar esses materiais?’" diz T.J. Liles-Tims, sócio e cofundador da BVFF Partners, uma empresa de avaliação executiva e ciência forense financeira em Oklahoma City. "Ou preciso ir ao meu banco e obter uma linha de crédito para financiar minha compra de materiais?"
Tracey Bissett, presidente da Bissett Financial Fitness, sediada em Toronto, trabalha com empreendedores para ajudá-los a entender e usar várias demonstrações financeiras. Ela diz que reconhecer essas questões de fluxo de caixa é particularmente importante para as novas empresas.
"As questões de fluxo de caixa são uma consideração séria, especialmente quando alguém está iniciando um negócio", diz ela. "Um projeto com inúmeras questões de fluxo de caixa pode derrubar uma empresa."- Uma análise pode ajudar a evitar o uso de outras receitas da empresa para pagar as despesas de um projeto.
"As pessoas se sobrecarregam e estabelecem preços muito baixos. Depois, elas usam o dinheiro de um novo cliente para pagar as despesas de outro projeto", diz Courtney Barbee, COO e proprietária da The Bookkeeper, uma empresa de contabilidade e consultoria sediada na Carolina do Norte. Ela continua: "Fazer isso pode criar grandes problemas de fluxo de caixa, bem como problemas legais".- Uma análise de fluxo de caixa do projeto também pode ajudar nos contratos de projeto que incluem grandes pagamentos antecipados. "Vemos esse tipo de compromisso [antecipado] em grandes contratos de marketing, nos quais uma empresa pode estar esperando compras de anúncios para seu cliente ou um trabalho externo para um terceirizado", diz Barbee.
- Uma análise também pode ajudar nos projetos que pagam com menos frequência. "Vemos esse problema em muitas licitações do governo. Uma empresa quer fazer o lance mais baixo para ficar com o trabalho. Porém, o governo não paga até 45 dias após receber uma fatura. Então, um negócio coloca em risco muito dinheiro", diz Barbee.
- Uma análise pode aumentar a confiança e reduzir o estresse. Bissett diz que você pode fazer até uma simples análise de lápis e papel para se tranquilizar: "Não estamos tentando substituir a contabilidade por uma previsão de fluxo de caixa de projeto. Não estamos criando registros financeiros altamente precisos. Estamos analisar o futuro. É o nosso melhor palpite… e deixa as pessoas dormirem melhor.
"Isso reduz o nível de estresse a ponto de um cliente poder dizer: 'Agora, posso quantificar meu problema em potencial e lidar com ele antes que aconteça.' Isso não tem preço."
Bissett acrescenta que, quando os clientes começam a entender os benefícios de fazer uma análise de fluxo de caixa e uma análise rápida do fluxo de caixa de projeto, "Eles começam a mudar a maneira como pensam sobre o negócio. Eles passam a enxergar por uma lente completamente diferente."
Problemas que uma análise de fluxo de caixa de projeto pode destacar
Uma análise de fluxo de caixa de projeto pode destacar os problemas potenciais e dar tempo para lidar com eles. Os problemas podem incluir ter muitas cobranças vencidas simultaneamente ou precisar que os clientes paguem mais cedo.
A seguir, estão as principais maneiras pelas quais uma análise de fluxo de caixa de projeto pode ajudar você a se ajustar aos problemas potenciais:
- Alterar seu cronograma de compra de estoque: a análise pode ajudar você a repartir suas compras de inventário por um período mais longo, para que você possa evitar pagar grandes valores de uma só vez.
- Escalonar outras compras ou requisitos de pagamento de contas: uma análise de fluxo de caixa permite escalonar outras contas, para que elas sejam repartidas ao longo de vários meses.
- Escalonar outros pagamentos grandes: ela também permite escalonar outros pagamentos grandes que estão vencidos (por exemplo, impostos trimestrais ou seguro anual).
- Mostrar a necessidade dos pagamentos antecipados dos clientes: uma análise de fluxo de caixa pode indicar quando seu projeto precisa de um adiantamento maior de um cliente. Também pode mostrar os casos em que os pagamentos subsequentes devem vencer mais cedo. Barbee diz que exigir adiantamentos ou outros tipos de compromissos financeiros antecipados é "uma boa maneira de definir suas expectativas para um cliente". A forma como um cliente responde a esses requisitos também pode revelar seu nível de seriedade e comprometimento. "Se eles não quiserem antecipar algo, isso pode ser um sinal de alerta", explica ela.
- Alterar os termos da compra: a análise pode dar a oportunidade de alterar os termos de compra de alguns materiais, repartindo assim os pagamentos a longo prazo.
- Alertar sobre a necessidade de um empréstimo: a análise pode mostrar quando há pouco dinheiro e você dará tempo para garantir um empréstimo em condições favoráveis.
Dicas e melhores práticas para análise de fluxo de caixa baseada no projeto
Especialistas recomendam uma série de melhores práticas para realizar análises efetivas de fluxo de caixa de projeto, incluindo garantir que você identifique as despesas e a receita específicas do projeto.
A seguir, estão algumas melhores práticas para criar uma análise de fluxo de caixa baseada no projeto:
- Identificar e separar as despesas variáveis relacionadas a um projeto: muitas organizações não têm o cuidado de separar as despesas associadas a um projeto específico. "As organizações têm uma forte predileção por misturar o custo das mercadorias com despesas gerais", diz Barbee. Ao misturar os dois, você "não consegue distinguir entre custos variáveis e custos fixos. Você tem que separá-los primeiro.
- Certificar-se de entender as cinco etapas do custo do projeto: para fins de análise de fluxo de caixa de um projeto, um custo é apenas um custo real quando você paga por ele. Existem quatro estágios iniciais nesse tipo de despesa: quando você faz o orçamento para a despesa; quando você se comprometeu a fazer a compra; quando você realmente fez a compra e recebeu os materiais; e quando a compra é faturada para você.
- Praticar a cobrança incremental ou por marcos: significa faturar os clientes por uma parte do trabalho à medida que você atinge vários marcos do projeto. Ao fazer isso, você recebe pagamentos menores e mais frequentes ao longo do projeto, aumentando assim seu fluxo de caixa.
Praticar esse tipo de cobrança também significa identificar e acompanhar as horas que sua equipe dedica a um projeto. Mesmo quando sua empresa não deve a um fornecedor externo por trabalhos relacionados ao projeto, você ainda deve entender as horas que os funcionários estão dedicando a um projeto. Barbee diz que você deve acompanhar as horas dos funcionários "mesmo que esteja cobrando apenas uma taxa fixa por um projeto. Dessa forma, você pode obter a análise." - Atribuir empréstimos e subsídios a um projeto: você pode obter empréstimos ou subsídios do governo para trabalhar em um projeto. Certifique-se de atribuir essa receita e quaisquer juros sobre os empréstimos às receitas e custos desse projeto específico.
- Fazer uma estimativa precisa em relação às horas de pessoal esperadas: Bissett diz que proprietários de empresas ou gerentes de projeto com profunda experiência em um setor podem geralmente executar certas tarefas muito mais rapidamente do que outros funcionários da empresa. Consequentemente, os proprietários ou gerentes de projeto podem subestimar o tempo que a equipe levará para concluir essas tarefas para um cliente.
"Se os proprietários são excelentes no que fazem e levam uma hora para fazer algo, eles preveem uma hora do tempo para sua equipe", explica Bissett. "Mas, geralmente a equipe não é tão forte, então os líderes subestimam quanto tempo realmente leva para fazer o trabalho."
Análise do fluxo de caixa de projeto no gerenciamento de projetos
A análise do fluxo de caixa de projeto é um componente crucial do gerenciamento de projetos. O processo permite que você entenda (e, até certo ponto, orquestre) quando terá o dinheiro necessário para concluir as várias fases de um projeto.
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