O que é o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos?
O fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos refere-se ao conjunto específico de tarefas ordenadas que devem ser concluídas para executar uma etapa do processo. Para se qualificar como um fluxo de trabalho, cada etapa do processo deve ser contingente à conclusão da etapa anterior.
Por exemplo, um processo simples de fluxo de trabalho pode se parecer com este:
- Realizar uma reunião.
- Escrever um relatório de resumo da reunião.
- Reunir uma lista de participantes dessa reunião.
- Enviar o relatório aos participantes, juntamente com uma pesquisa.
Por outro lado, a lista a seguir funciona mais como uma lista de verificação diária do que um fluxo de trabalho, pois essas tarefas podem ser concluídas em qualquer ordem:
- Responder aos e-mails.
- Delegar tarefas para a equipe.
- Organizar notas do relatório de status.
“Cada dia é diferente", diz William Cohen, fundador e CEO da My GRE Exam Preparation. “Acho que a melhor maneira de colocar isso [é que] fluxo de trabalho é uma entidade viva. Existe um fluxo de trabalho na minha empresa como um processo interno e externo”.
Cohen elimina a ideia de processos internos e externos como segue:
- Interno: Os processos internos permitem que você veja o quanto a equipe realizou ontem em comparação com o que deveria ter realizado de acordo com os planos. Isso exige que você veja o que normalmente acontece e as áreas que estão tendo problemas, para que a equipe possa tomar medidas corretivas.
- Externo: Os clientes também preenchem o cronograma da equipe com suas necessidades - às vezes, sem levar em consideração se a equipe tem ou não espaço em sua programação. Os fluxos de trabalho externos exigem que a equipe aceite essas alterações do cliente, mantendo os fluxos de processo suaves.
Como criar um fluxo de trabalho eficiente para gerenciamento de projetos
A criação de um fluxo de trabalho eficiente para o gerenciamento de projetos leva quatro etapas: delinear os pontos cruciais em seu projeto, delinear as tarefas necessárias para cada etapa, criar fluxos de trabalho para cada tarefa e organizar sua lista. Cada fase é detalhada abaixo:
- Delinear as etapas principais do seu projeto: Determinar os pontos críticos ou fases de seu projeto do início ao fim.
- Delinear as tarefas necessárias para concluir cada etapa: Identificar as etapas necessárias para concluir cada fase do projeto.
- Criar fluxos de trabalho para cada tarefa na lista: Interligar as etapas em uma sequência lógica. Dividir cada etapa individualmente e identificar o que precisa ser realizado para concluir a tarefa.
- Organize e otimize sua lista: Remova redundâncias e certifique-se de que cada tarefa flua logicamente de uma para a outra. Depois de estabelecer o processo, delegue partes dele à sua equipe.
Matt Spiegel é o fundador e CEO da Lawmatics, uma empresa de CRM para equipes jurídicas. “Acredito que a delegação é a chave para um fluxo de trabalho eficiente, por isso, depois de saber quais tarefas precisam ser priorizadas, eu delego as tarefas de acordo com meus colegas", diz ele.
Exemplos de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos
O fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos pode ter várias formas, desde um processo em duas ou três etapas até um esboço maior das fases do projeto. Planejar seu fluxo de trabalho pode ajudá-lo a estimar os tempos de conclusão e detectar qualquer área de problema antes que eles ocorram.
Primeiro exemplo: Compartilhar um relatório de status do projeto
- Dados agregados:
Esses dados podem incluir o status do projeto, cronograma, informações de orçamento, listas de tarefas ou qualquer outra coisa relevante para o seu relatório. Organize e analise esses dados para determinar o que você incluirá em seus relatórios. - Criar um relatório ou um painel: Escreva um relatório ou crie um painel que possa compartilhar com os membros da equipe.
- Confirmar destinatários:
- Atualize as informações de contato do destinatário.
- Confirme a lista de pessoas que receberão o relatório.
- Compartilhar acesso aos dados: Compartilhe o acesso ao painel ou envie o relatório aos destinatários.
Segundo exemplo: Planejar e conduzir uma reunião
- Convidar participantes:
- Confirme e atualize as informações de contato.
- Envie convites com antecedência.
- Prepare-se com antecedência:
- Escolha uma data e hora.
- Reserve uma sala.
- Prepare gráficos e auxiliares visuais.
- Crie uma agenda.
- Prepare suas notas e sua apresentação.
- Prepare a sala:
- Reúna mesas e cadeiras.
- Forneça materiais de escrita e de anotação.
- Considere fornecer algum refresco.
- Apresente sua agenda: Delineie sua apresentação e quanto tempo levará.
- Apresente informações e conduza a discussão:
- Use ajuda visual para manter a conexão com o público.
- Permita tempo para discussões em grupo.
- Conclusão: Não se esqueça de agradecer a todos por virem.
- Acompanhamento: Organize as notas da reunião e envie um relatório de acompanhamento.
Você pode extrapolar essas listas para criar fluxos de trabalho para qualquer tarefa ou até mesmo projetos inteiros.
Por que o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos é importante?
Ter um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos melhora a visibilidade e a eficiência do projeto e reduz os erros. Além disso, um fluxo de trabalho é importante pelos seguintes motivos:
- Garante a conclusão das tarefas no padrão da empresa: Com um fluxo de trabalho em vigor, você pode eliminar a confusão sobre como concluir as tarefas. Siga o fluxo de trabalho como descrito para garantir que as tarefas sejam concluídas da maneira pretendida.
- Chave para a visibilidade: Estabelecer o fluxo de trabalho é a chave para a visibilidade do projeto. Um fluxo de trabalho permite que as partes interessadas vejam com facilidade o status do projeto, assim como as etapas concluídas e próximas.
- Reduz riscos e erros: Um fluxo de trabalho bem planejado garante que a equipe complete as tarefas corretamente em todas as etapas do processo. “Um efeito colateral documentado de fluxos de trabalho ineficientes é que a ineficiência tende a se acumular. Isso significa que quanto mais um processo for executado de forma ineficiente, mais erros ele produzirá e menos provável será a capacidade do gerenciamento de detectar esses erros antes que seja tarde demais", diz Cohen.
- Estimula a padronização de processos entre departamentos e projetos: Ao estabelecer um fluxo de trabalho, você incentiva a coesão entre os departamentos. Por exemplo, quando você usa o mesmo método para coletar e relatar informações, os dados são mais fáceis de se referenciar e comparar.
Vantagens do fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos
Um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos estabelecido fornece uma série de vantagens, incluindo mais eficiência e responsabilidade. Fluxos de trabalho fortes também facilitam a carga dos gerentes de projeto.
Os fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos também geram as seguintes vantagens:
- Organização: Fluxos de trabalho padrão e eficientes mantêm seus processos organizados e previsíveis. Quando os fluxos de trabalho são organizados e estabelecidos, também fica mais fácil ajustá-los conforme necessário.
- Visibilidade: Com maior visibilidade do projeto, é mais provável que os projetos tenham sucesso. Ao definir os processos envolvidos em um projeto, você ajuda todos a entender o que esperar e quando esperar por ele.
- Prestação de contas:
Delegar e atribuir tarefas claras é essencial para a prestação de contas. “Com um fluxo de trabalho em vigor, todos os membros da equipe entendem quais tarefas devem fazer, quem é o responsável por completá-las e quando essas tarefas devem ser finalizadas", diz Stacey Kane, líder de desenvolvimento de negócios da EasyMerchant.- Eficiência e produtividade aumentadas: Delinear um fluxo de trabalho pode mostrar a visão geral e ajudá-lo a escolher a pessoa ou equipe certa para o trabalho. “Ter um fluxo de trabalho nos ajuda a selecionar quais funcionários são responsáveis por quais tarefas", diz Kane. “Garantimos que toda a produção seja de boa qualidade, atribuindo trabalhos aos funcionários com as habilidades necessárias, em vez de dar projetos a qualquer pessoa cujo cronograma seja gratuito naquele momento”.
- Torna o trabalho de todos mais fácil: Ao delinear fluxos de trabalho, você minimiza as incertezas e permite que membros da equipe e gerentes passem mais tempo trabalhando e menos tempo questionando os membros da equipe. “Estabelecemos um fluxo de trabalho eficiente, delineando explicitamente três aspectos principais: os papéis, os resultados e as expectativas", diz Kane. “Os gerentes podem poupar tempo eliminando consultas de um lado para o outro, pois tudo o que um funcionário tem que realizar está definido”.
Fluxo de trabalho do projeto vs. Processo
O processo se refere a todas as partes móveis necessárias para concluir uma tarefa. Um processo é uma operação mais longa que detalha cada etapa importante de um projeto. O fluxo de trabalho é cada etapa dentro desse marco e sua conexão com a próxima etapa.
Metodologias de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos
Todos os tipos de empresas usam vários estilos diferentes de metodologias de fluxo de trabalho. A meta mais importante é encontrar uma metodologia que funcione para você e adaptá-la à cultura e métodos existentes da empresa.
- Agile: Toda a metodologia Agile é criada em torno da ideia de que necessidades e circunstâncias mudam ao longo da vida de um projeto. A Agile se concentra em períodos de tarefas curtas e orientadas ao fluxo de trabalho e na capacidade de mudar de direção por uma decisão rápida.
- Scrum: Nascido da metodologia Agile, o Scrum se concentra em sprints curtos para alcançar metas menores específicas na estrutura maior de um projeto.
- Estrutura de projeto adaptativa (Adaptive Project Framework - APF): Com uma implementação do Agile, a APF se concentra na antecipação de riscos e na mitigação deles antes que eles ocorram.
- Método do caminho crítico: O método do caminho crítico mapeia as principais etapas de um projeto no início, para que um gerente de projeto possa estimar o melhor uso de tempo e recursos para cada um deles. Ele pode ajudar a garantir que um projeto seja concluído da forma mais rápida e eficiente possível, sem perder nenhum dos elementos mais cruciais.
- Kanban: O Kanban se concentra na criação de um mapa visual do progresso de um projeto. Um pilar essencial da metodologia Kanban é limitar o trabalho em andamento, atribuindo novas tarefas à medida que a equipe completa cada tarefa predecessora. O uso de um quadro Kanban torna cada tarefa em andamento visível para todos. “Um sistema de gerenciamento de projetos Kanban o auxilia no esclarecimento dos fundamentos de sua estratégia, permitindo que os membros da equipe resolvam obstáculos prontamente e reduzindo as chances de que os projetos sejam parados", diz Kane.
- Metodologia Lean: A metodologia Leam se concentra na redução de desperdícios. Isso pode incluir desperdícios físicos da fabricação, ou tempo e desperdício de recursos gastos em projetos mal gerenciados. Metodologias Lean podem ajudar um gerente de projeto a aumentar a eficiência em seus fluxos de trabalho “cortando a gordura”.
- Projetos integrando métodos sustentáveis (PRiSM): A PRiSM enfatiza os benefícios e a sustentabilidade de um projeto ao longo de seu ciclo de vida, mesmo após a conclusão. A PRiSM divide os projetos em cinco fases (pré-projeto, descoberta, concepção, entrega e desejo) e fornece uma lente ecológica através da qual visualizar o fluxo de trabalho e o gerenciamento de projetos. É usado principalmente para projetos de construção ou imóveis em larga escala, ou projetos que podem ter um impacto profundo no ambiente local.
- Seis Sigma: Seis Sigma é uma metodologia focada na melhoria de processos de negócios e na asseguração da aderência às melhores práticas estabelecidas. A Seis Sigma emprega métodos estatísticos para analisar e padronizar processos para alcançar resultados quase perfeitos.
- Cascata: A Cascata é um processo de fluxo de trabalho lógico e linear que move um projeto desde a concepção até a conclusão. Ela divide os projetos em sete estágios, os quais podem ser divididos ainda mais em unidades de fluxo de trabalho menores.
Como usar os sistemas de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos de forma eficaz
Usar sistemas de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos requer mais do que criar e aderir a listas. Automação, otimização e aceleração de tarefas básicas são todas as maneiras de usar seus sistemas de fluxo de trabalho com mais eficiência.
- Estabeleça expectativas:
- Parte do estabelecimento de fluxos de trabalho é garantir que eles façam sentido para as pessoas que os usarão. “Certifique-se de trazer todas as partes interessadas relevantes a bordo no primeiro dia: os desenvolvedores que construíram os fluxos de trabalho, os não desenvolvedores que interagem com eles e os gerentes e executivos que analisam os resultados e as economias de eficiência. Todo mundo precisa saber como isso vai funcionar para que você possa solucionar melhor as dificuldades e fazer melhorias", diz Daniel Cooper, Diretor Administrativo da Lolly, empresa de automação de negócios.
- Agilize as tarefas básicas: Use seus processos e tecnologias de fluxo de trabalho a seu favor para acelerar os relatórios e tarefas comuns do dia-a-dia. “A tecnologia está em um ponto em que, se você tem uma tarefa repetitiva, provavelmente um fluxo de trabalho pode ser construído para acelerar o processo. Você deixará de ter trabalhadores lidando com essas tarefas todos os dias para simplesmente supervisionar a produção e garantir que as coisas corram sem problemas", diz Cooper.
- Automatize quando for possível: Muitas funções, como relatórios e agendamento regular de reuniões, podem ser automatizadas. “Se o fluxo de trabalho de uma empresa pode se manter sozinho e não precisar ser verificado diariamente devido a um planejamento meticuloso, então ele pode ser automatizado. Isso pode nos dar mais tempo para que os funcionários se concentrem mais em fazer tarefas do que em planejamentos com elas", afirma Spiegel.
- Observe as dependências: Estabelecer um fluxo de trabalho pode ajudá-lo a identificar relacionamentos entre tarefas que podem não ser óbvios à primeira vista. Esses relacionamentos podem até ser alavancados para otimizar ainda mais seu fluxo de trabalho.
- Otimize ao longo do tempo: Entenda que seu fluxo de trabalho não será perfeito e abrangente no início. Comece pequeno nos locais onde mais precisa de sistemas de fluxo de trabalho e otimize e adicione a eles ao longo do tempo.
Como encontrar um fluxo de trabalho de projeto quebrado
Fluxos de trabalho quebrados podem ser difíceis de reconhecer, especialmente se você não sabe o que está procurando. Prazos e requisitos perdidos, grandes obstruções e perda de tempo em processos redundantes podem ser sinais de um fluxo de trabalho que precisa de uma atualização.
- Prazos perdidos: Os prazos são importantes em qualquer configuração de projeto. Se sua equipe perder prazos regularmente, pode ser um sinal de que você precisa otimizar seu fluxo de trabalho. “Tente criar um cronograma de gerenciamento de projetos no início de um projeto", sugere Kane. “Isso o auxiliará a visualizar quais atividades devem ser finalizadas em um tempo específico, o que diminui a possibilidade de perda de tempo. Com um cronograma, você também pode determinar se os prazos definidos são razoáveis. Prazos pouco realistas geralmente são a causa de funcionários não conseguirem atender aos requisitos”.
Para abordar prazos perdidos, primeiro determine se o problema é o processo ou o prazo. Defina prazos realistas com base em experiências passadas, não em aspirações. - Requisitos que estão faltando em entregas: Se as entregas com frequência estão em falta com requisitos importantes, também pode ser um sinal de um fluxo de trabalho ineficiente.
Certifique-se de ter descrito seu fluxo de trabalho de tal forma que você contabilize os itens-chave antes de prosseguir para as próximas etapas. Defina as verificações em cada etapa do processo para procurar por recursos importantes antes de continuar. - Obstruções: Embora você não possa prever todos os obstáculos, muitas obstruções importantes resultam do mau fluxo de trabalho e planejamento.
Considere a abordagem da APF e certifique-se de delinear todo o processo do projeto antes de começar. Inclua prazos e detalhes importantes, como estimativas de envio em seu plano de projeto, e verifique o progresso regularmente para evitar grandes obstruções inesperadas. - Processos redundantes: Um dos maiores sinais de um fluxo de trabalho ineficiente é o tempo gasto em processos redundantes.
Não comprometa recursos até que os requisitos sejam definidos para evitar ter que fazer as coisas duas vezes. Além disso, certifique-se de atribuir cada tarefa a uma equipe ou indivíduo para garantir que você não a complete mais de uma vez.
Também é importante analisar seus processos existentes de um escopo maior. “Dê um passo atrás e avalie possíveis lacunas em seu fluxo de trabalho", aconselha Spiegel. “Verifique se se trata de um conflito de agendamento ou um problema de pessoas. Isso é importante, pois você poderá saber se vai resolver um problema que está acontecendo no próprio fluxo de trabalho ou nas pessoas que estão operando nele”.
Como escolher o software certo para o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos para sua empresa
Muitas soluções de software de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos estão disponíveis, mas é importante escolher uma que atenda a todas as necessidades de sua empresa. Considere os seguintes fatores ao decidir qual software é certo para você:
- Disponibilidade em várias plataformas: É uma boa ideia escolher softwares que podem ser usados em várias plataformas para garantir facilidade de acesso para sua equipe.
- Automação: Um dos melhores recursos de software de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos é a capacidade de definir lembretes automatizados para tarefas e datas de vencimento. “Eu só usaria um software de gerenciamento de projetos de fluxo de trabalho se fosse capaz de garantir eficiência e automação para as tarefas da nossa empresa. Quando se faz negócio, tempo é dinheiro. Se o software pode economizar tempo no planejamento e gerenciamento de tarefas, então com certeza vale cada centavo pago", diz Spiegel.
- Colaboração: Um software eficaz de fluxo de trabalho deve fornecer ferramentas colaborativas e de compartilhamento. Cohen compartilha seus recursos colaborativos favoritos: “Mensagens para a equipe (para notificar outras pessoas ou fazer perguntas), compartilhar documentos e visualizar calendários compartilhados que referenciam cronogramas de projeto”.
- Personalização: A ferramenta deve funcionar para você, não o contrário. Encontre uma ferramenta que você possa personalizar de acordo com as necessidades da sua organização.
- Fácil de usar: Escolha um software intuitivo e simples de usar. “O melhor software de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos pode ser usado pela equipe não técnica para criar seus próprios fluxos de trabalho sem o conhecimento profundo de programação", diz Cooper.
- Segurança: Suas informações são importantes, então escolha uma solução que leve a segurança de seus dados a sério.
- Treinamento e suporte: O software certo deve vir com treinamento para as pessoas que irão usá-lo e ensiná-lo, bem como suporte contínuo e facilmente acessível.
- Limites de usuário: Considere os limites de usuário e escolha um software que tenha espaço para usuários suficientes para sua organização.
Modelo de agenda de reunião
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Use este modelo de agenda de reunião para delinear suas reuniões para apresentar ou discutir fluxos de trabalho. Insira os detalhes da reunião, os nomes das pessoas presentes e enquadrar sua programação. Este modelo inclui um exemplo de cronograma de reunião para que você comece, mas você pode personalizá-lo completamente para atender a todas as necessidades de reunião.
Modelo de ata de reunião
Baixe um modelo de ata de reunião
Use este modelo de ata de reunião para documentar e salvar notas de reuniões de fluxo de trabalho. Registre os detalhes da sua reunião, os participantes e transcreva a ata de suas reuniões com este modelo.
Modelo de painel de controle de gerenciamento de projetos
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Microsoft Excel | Microsoft Word
Use este modelo para criar gráficos simplificados de mapas de fluxo de trabalho de projeto mais complicados. Inclua este gráfico em apresentações e relatórios às partes interessadas a fim de exibir o caminho e o resultado esperados de seus fluxos de trabalho. Este modelo é totalmente personalizável e funciona com projetos de grande escala e tarefas de menor escala, conforme necessário
Modelo de mapa do processo de fluxo de trabalho
Baixe um modelo de mapa do processo de fluxo de trabalho
Este modelo poderoso pode ajudá-lo a criar um mapa até mesmo dos fluxos de trabalho mais complicados. Registre os detalhes do seu fluxo de trabalho na primeira guia e use a segunda guia para criar um fluxograma de processo para mapear sua progressão. Use formas básicas como etapas, decisões, entradas, saídas e setas para criar mapas de fluxo de trabalho infinitamente complexos para atender a qualquer necessidade.
Modelo de relatório de status do fluxo de trabalho
Baixe um modelo de relatório de status do fluxo de trabalho
Use este modelo de relatório de status de fluxo de trabalho para criar exibições contínuas do progresso do fluxo de trabalho. Cada projeto ou tarefa é listado pelo nome e cada etapa do processo é marcada como Não Iniciada, Em Andamentoou Concluída. Use as opções de cores da célula Conclusão esperada para marcar os fluxos de trabalho que estão dentro do cronograma ou ficando para trás. Os gerentes de projeto podem usar este modelo de relatório com o modelo de mapa do processo de fluxo de trabalho acima para ficar de olho no progresso dos fluxos de trabalho.
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